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La serie numérica es lo que convierte a una factura en un documento rastreable: una identificación única, correlativa y sin saltos, que permite demostrar que entre la factura 100 y la 102 existió la 101. Suele combinar una parte fija, la serie, con una parte que crece de a uno, el número. Para qué sirve esa serie cambia según el caso: separar puntos de venta, separar tipos de comprobante o separar líneas de actividad. El formato exacto y quién lo autoriza son normativa de cada país, y ahí las diferencias son grandes. Esta entrada explica la lógica común y cómo la resuelve el ERP de EGA Futura con su objeto Secuencia numérica.
Cada factura necesita un identificador que no se repita dentro de quien la emite.
Ese identificador se arma casi siempre con dos partes: una serie, que agrupa, y un número, que crece de a uno.
La serie dice de qué conjunto forma parte el comprobante y el número dice qué lugar ocupa dentro de ese conjunto.
Separadas responden preguntas distintas, y juntas identifican el documento sin ambigüedad.
Una numeración correlativa es una forma de prueba.
Si la secuencia avanza de a uno y sin huecos, cualquier comprobante faltante se nota de inmediato.
Un salto sin explicación abre la sospecha de que hubo una operación que quedó sin registrar.
Por eso el número y la fecha tienen que ser coherentes entre sí: la factura 8 no puede llevar una fecha posterior a la de la factura 9.
Cada serie mantiene su propia continuidad, así que dos series pueden llegar al número 500 sin pisarse.
Acá está la parte donde generalizar sale caro, porque el formato y la autorización cambian por completo entre jurisdicciones.
En algunos países la autoridad tributaria asigna de antemano el rango de números habilitado, y emitir fuera de ese rango invalida el comprobante.
En otros el contribuyente arma su propia codificación con letras, números y separadores, y solo debe respetar la correlatividad.
También cambian los caracteres admitidos, la cantidad de dígitos y qué ocurre al empezar un ejercicio nuevo.
La consecuencia práctica es simple: manda la regla local, y conviene confirmarla antes de definir el formato.
Se numeran los documentos que tienen efecto fiscal o contable, empezando por las facturas y siguiendo por los documentos de ajuste.
Una factura proforma es el caso opuesto, porque funciona como una estimación previa y no como un comprobante definitivo.
Aun así, muchas empresas la numeran con una serie propia para poder rastrearla internamente sin mezclarla con las facturas reales.
Una numeración escrita a mano acumula tres problemas: saltos, repeticiones y desorden cronológico.
Los tres son difíciles de detectar el mismo día y muchísimo más difíciles de reconstruir meses después.
Por eso la numeración es una de las primeras cosas que conviene delegar en el sistema, que asigna el número siguiente sin consultar a nadie.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP de EGA Futura resuelve la numeración con un objeto propio llamado Secuencia numérica.
La decisión de fondo es tratarla como un registro configurable y no como un formato escrito dentro del código.
Así una empresa puede tener tantas secuencias como necesite y cambiar el formato de una sin tocar las demás.
Cada Secuencia numérica combina un Prefijo, la parte numérica y un Sufijo, los dos de hasta 12 caracteres.
El campo Cantidad de dígitos define con cuántas posiciones se escribe el número, y admite de 3 a 12.
Esa combinación es la que permite escribir A-000123-X o 0001-00000123 sin que nadie tenga que recordar el formato.
Hay además un campo Clase, también de 12 caracteres, para etiquetar la secuencia según el criterio de cada empresa.
Tres campos numéricos gobiernan el avance: Primer número, Último número y Próximo número a emitir.
El primero y el último acotan el rango habilitado, que es justamente lo que hace falta cuando la autoridad tributaria asigna un tramo cerrado.
El tercero es el contador vivo, o sea el número que le va a tocar al comprobante siguiente.
Los tres admiten hasta 18 dígitos, así que el rango disponible es holgado para cualquier volumen.
Cada secuencia lleva Fecha de inicio y Fecha de caducidad, más una casilla No caduca para las que corren sin límite.
Eso permite dejar preparada la secuencia del ejercicio siguiente antes de que llegue, en lugar de improvisar el primer día del año.
La casilla Activa decide si la secuencia está disponible, y la casilla Predeterminada señala cuál se usa cuando nadie elige otra.
El campo Tipo de formulario distingue tres modalidades de emisión: Manual, Preimpreso y Electrónico.
Esa distinción existe porque un talonario preimpreso y un comprobante electrónico se numeran con lógicas diferentes.
El campo Tipo de operaciones indica a qué circuito pertenece la secuencia, con siete valores: Compras, Ventas, Inventario, Proyectos, Tesorería, Contabilidad y Contratos.
O sea que la numeración ordenada no es privilegio de la facturación, porque también alcanza a los movimientos de stock y a los contratos.
En el objeto Factura, el campo Número de Factura es un contador automático de la Plataforma.
Al no admitir escritura manual, queda descartado el error de tipear dos veces el mismo número.
La Factura guarda además su Fecha de Factura como único campo obligatorio, y ese es el dato con el que se controla la coherencia cronológica.
El objeto Ejercicio contable guarda Vigencia desde, Vigencia hasta y un Número de ejercicio.
Define además la Cantidad de períodos contables y la cantidad de períodos especiales.
Cruzar ese marco con las fechas de vigencia de cada Secuencia numérica es lo que mantiene alineadas la numeración y la contabilidad.
Estas preguntas ordenan la numeración de los comprobantes de tu empresa: qué separa la serie del número, si se admiten saltos y cuándo conviene una serie por sucursal.
La serie agrupa comprobantes que comparten algún criterio, como el punto de venta o el tipo de documento.
El número indica el lugar que ocupa cada comprobante dentro de esa serie, y avanza de a uno.
La correlatividad es justamente lo que permite demostrar que ningún comprobante quedó sin registrar.
Un salto sin explicación es una señal de alerta, y las consecuencias formales de ese salto dependen de la normativa de cada país.
Depende del país.
En algunas jurisdicciones la autoridad tributaria asigna el rango de números habilitado, y en otras el contribuyente arma su propia codificación respetando la correlatividad.
Es la práctica más común, porque así cada punto de emisión mantiene su propia continuidad sin coordinar con los demás.
También se usan series separadas por tipo de comprobante y por modalidad de emisión.
El objeto es EGAFutura__Number_sequence__c, con etiqueta Secuencia numérica.
Tiene 17 campos personalizados además de los de sistema, y gobierna la numeración de todos los comprobantes.
Estos campos definen cómo se ve cada número.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Nombre__c | Texto(120) | |
| EGAFutura__Descripcion__c | Área de texto larga(32768) | |
| EGAFutura__Prefijo__c | Texto(12) | |
| EGAFutura__Sufijo__c | Texto(12) | |
| EGAFutura__Clase__c | Texto(12) | |
| EGAFutura__Cantidad_digitos__c | Lista de selección | Valores de 3 a 12 |
Tres números marcan el rango y el próximo a emitir.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Primer_numero__c | Número(18, 0) | |
| EGAFutura__Ultimo_numero__c | Número(18, 0) | |
| EGAFutura__Proximo_numero_emitir__c | Número(18, 0) | El contador vivo |
Las fechas y las casillas deciden cuándo se usa cada secuencia.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Fecha_inicio__c | Fecha | |
| EGAFutura__Fecha_caducidad__c | Fecha | |
| EGAFutura__No_caduca__c | Casilla | |
| EGAFutura__Activa__c | Casilla | |
| EGAFutura__Predeterminada__c | Casilla |
En las dos el valor almacenado coincide con la etiqueta.
| Campo | Valores |
|---|---|
| EGAFutura__Tipo_formulario__c | Manual (por defecto), Preimpreso, Electrónico |
| EGAFutura__Tipo_operaciones__c | Compras, Ventas, Inventario, Proyectos, Tesorería, Contabilidad, Contratos |
La Factura y el Ejercicio contable completan el marco de la numeración.
| Objeto | Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|---|
| EGAFutura__Invoice__c | Name | Numeración automática | Número de Factura, de solo lectura desde la API |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Vigencia_desde__c | Fecha | |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Vigencia_hasta__c | Fecha | |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Numero_ejercicio__c | Texto(3) | |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c | Número(3, 0) |
EGAFutura__Proximo_numero_emitir__c es el campo que hay que respetar en cualquier proceso que emita comprobantes por fuera de la interfaz.
Un proceso que reserve números en paralelo tiene que serializar la lectura y el incremento, porque dos hilos que lean el mismo valor generan un duplicado.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
