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El ciclo operativo es la cantidad de días que tarda una empresa en recuperar el dinero que puso, contando desde que compra la mercadería hasta que cobra la venta.
Se lo llama ciclo porque mientras el negocio funcione el recorrido se repite sin parar.
Y el día que la cadena se corta en cualquier punto, el negocio deja de girar.
El cálculo suma dos plazos medidos en días y nada más.
Ciclo operativo = días de inventario + días de cuentas por cobrar
Los días de inventario son el tiempo promedio que la mercadería pasa guardada antes de venderse.
Los días de cuentas por cobrar son el tiempo promedio que tarda un cliente en pagar después de haber comprado.
Cuanto más alto es el resultado, más tiempo queda inmovilizado el dinero de la empresa.
Acá está el malentendido más repetido sobre este indicador, y vale la pena despejarlo.
El pago a los proveedores no forma parte del ciclo operativo, aunque muchas definiciones lo metan adentro.
El ciclo operativo mide el recorrido físico del negocio: comprar, guardar, vender y cobrar.
Lo que se le paga al proveedor y cuándo se le paga pertenece a otro indicador, que viene enseguida.
Es la versión exigente del mismo cálculo, y responde una pregunta distinta.
Ciclo de conversión de efectivo = ciclo operativo − días de cuentas por pagar
La pregunta que responde es cuántos días hay que poner plata propia antes de recuperarla.
Una empresa que cobra antes de lo que paga puede tener un ciclo de conversión de efectivo negativo.
Esa es la situación más cómoda que existe: el proveedor financia la operación y la empresa no pone un peso.
En una fábrica el recorrido tiene cuatro tramos encadenados.
Primero la compra de materia prima, que en una fábrica de muebles es la madera y los insumos.
Después la producción, que va desde la línea de montaje hasta el empaquetado.
Luego la venta, desde que el producto queda terminado hasta que un cliente lo compra.
Y por último el cobro, que en una venta en cuotas no termina hasta la última.
Sin mercadería física el indicador sigue sirviendo, aunque cambia de forma.
Acá no hay días de inventario que rotar, así que el ciclo se concentra casi por completo en el plazo de cobro.
Un cine compra los derechos de proyección, vende las entradas y cobra en el mismo acto, con lo cual su ciclo es prácticamente cero.
Una consultora que factura a fin de mes y cobra a sesenta días tiene un ciclo largo aunque no guarde nada en un depósito.
Vender el stock más rápido reduce los días de inventario.
Facturar apenas se entrega, y no a fin de mes, adelanta el arranque del plazo de cobro.
Y reclamar a tiempo reduce los días de cuentas por cobrar.
De las tres, la tercera suele ser la más barata de mejorar, porque depende de procesos internos y no de bajar precios ni de negociar con nadie.
Como regla general conviene que el ciclo sea corto, porque el dinero vuelve antes.
Pero un ciclo demasiado corto puede estar escondiendo dos problemas.
Puede significar que la empresa tiene tan poco stock que pierde ventas por falta de mercadería.
O que impone plazos de cobro tan duros que espantan clientes hacia la competencia.
El hub de Gestión financiera empresarial ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Contabilidad de tu empresa mediana: cómo elegir Software Contable sin ser Contador vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
El ciclo operativo es un número que se arma cruzando fechas que ya viven en varios módulos de la Plataforma.
Y ahí está el punto: cada etapa del ciclo deja su rastro en un registro distinto, con su fecha propia y su responsable.
Medirlo es una consulta sobre datos que ya están cargados, siempre que las fechas se registren cuando los hechos ocurren y no a fin de mes.
En EGA Futura Compras el recorrido queda documentado paso por paso, y cada paso es un objeto propio.
Arranca con la Solicitud de compra, que es el pedido interno antes de que exista compromiso con nadie.
Sigue con la Orden de compra, que es el compromiso formal con el proveedor.
Continúa con la Recepción de compra, y esta es la fecha que importa de verdad, porque es el momento exacto en que la mercadería entra al stock y empieza a correr el reloj del ciclo.
Y cierra con la Factura de compra, que es la que genera la deuda con el proveedor.
En EGA Futura Inventory la mercadería vive en registros de Stock, asociados cada uno a un Almacén.
Los movimientos entre depósitos quedan en registros de Transferencia de stock, con sus líneas de detalle.
De la diferencia entre la entrada y la salida sale el dato que interesa: cuántos días estuvo cada producto quieto.
Como el stock se lleva por almacén, ese plazo se puede mirar por depósito y no solo como promedio general.
En EGA Futura Ventas la secuencia también está desagregada en objetos.
La Cotización es la propuesta, la Venta es el pedido confirmado y el Envío registra la entrega física.
La Factura es la que abre el plazo de cobro, y lo hace desde su campo Fecha de Factura.
Ahí hay una diferencia práctica que conviene ver: entre la fecha del envío y la fecha de la factura suele haber días perdidos que alargan el ciclo sin que nadie los note.
La Factura tiene un campo Estado con tres valores: Borrador, Emitida y Pagada.
El paso a Pagada es, literalmente, el momento en que el ciclo operativo se cierra.
El movimiento del dinero queda en EGA Futura Treasury, en las Cuentas de tesorería y en las Cuentas bancarias de cada Banco.
La distancia entre la Fecha de Factura y ese cobro es, sin más vueltas, los días de cuentas por cobrar del negocio.
Para restarle al ciclo lo que financian los proveedores se usa el plazo de pago acordado con cada uno.
Ese dato vive en la Condición de compra, que es un objeto propio y no un texto suelto dentro de la orden.
Tenerlo como registro tiene una consecuencia concreta: se puede comparar el plazo pactado contra el plazo realmente usado, que casi nunca coinciden.
El registro de Configuración de la empresa guarda tres campos que parecen menores y mueven el indicador entero.
Son el Primer Aviso, el Segundo Aviso y el Tercer Aviso, cada uno expresado en días.
Definen a partir de cuántos días se reclama una factura impaga, y de ahí sale directamente la palanca más barata para acortar el ciclo.
Una fábrica de muebles recibe la madera el 1 de marzo y termina de vender el lote el 20 de abril.
Factura ese mismo día y cobra el 25 de mayo.
Su ciclo operativo es de 85 días, contando desde que puso la plata hasta que la recuperó.
Si además le paga al proveedor de madera a 60 días, su ciclo de conversión de efectivo baja a 25 días.
Esos 60 días son capital de trabajo que la empresa no tuvo que poner, y en un negocio con margen ajustado esa diferencia decide si hace falta pedir un préstamo o no.
Con las fechas cargadas en campos de tipo fecha y no en texto libre, el cálculo se resuelve desde un Informe.
Lo que conviene es dejarlo como indicador mensual dentro de un Panel de información, y no como algo que alguien arma a mano cuando se acuerda.
Vemos qué tramos entran en el ciclo, en qué se diferencia del ciclo de conversión de efectivo y si un ciclo corto siempre conviene.
No, y es el error más repetido sobre este indicador.
El ciclo operativo suma días de inventario más días de cobro, y el pago a proveedores solo entra en el ciclo de conversión de efectivo, que lo resta.
El ciclo operativo mide cuánto tarda el negocio en dar una vuelta completa, de la compra al cobro.
El de conversión de efectivo mide cuántos de esos días hay que bancar con dinero propio.
Como regla general sí, porque el dinero vuelve más rápido.
Pero un ciclo demasiado corto puede esconder falta de stock que hace perder ventas, o plazos de cobro tan duros que espantan clientes.
Sí, aunque no haya mercadería que rotar.
En ese caso el indicador se concentra en el plazo de cobro, o sea cuánto tarda el cliente en pagar un servicio ya prestado.
Medir el ciclo operativo se resuelve con datos que la Plataforma ya registra, siempre que cuatro fechas estén bien cargadas.
La primera es la fecha de Recepción de compra, que marca la entrada real al stock.
La segunda es la fecha de salida del inventario, que sale de los movimientos de Stock y cierra el plazo de almacenamiento.
La tercera es EGAFutura__Invoice_Date__c en el objeto Factura, que abre el plazo de cobro y es el único campo obligatorio de ese objeto.
La cuarta es la fecha del cobro efectivo, que se toma del paso del Estado de la Factura a Pagada y del movimiento en la Cuenta de tesorería.
El primero es usar la fecha de creación del registro en lugar de la fecha real del hecho, que infla o desinfla el indicador sin motivo.
El segundo es promediar todo el negocio en un solo número, cuando distintas líneas de producto tienen ciclos muy diferentes entre sí.
El tercero es ignorar las ventas en cuotas, que estiran el cobro varios meses y distorsionan cualquier promedio simple.
El vencimiento de cada factura se guarda en EGAFutura__Due_Date__c, y completarlo es lo que permite medir la mora dentro del cálculo.
El plazo pactado con el proveedor vive en el objeto EGAFutura__Condicion_compra__c, que es de donde sale el componente de cuentas por pagar.
Conviene construirlo como indicador mensual en un Panel de información y no como un informe manual.
Segmentar por línea de producto, por almacén o por tipo de cliente revela dónde se traba el dinero, que es la única pregunta que este indicador tiene que responder.
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