Glosario de la Plataforma EGA Futura

OKR Objectives and Key Results

Gestión de proyectos
Término estándar
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Qué son los OKR?

Es la sigla en inglés de Objectives and Key Results, que corresponde a Objetivos y Resultados Clave. Es una técnica organizacional que permite definir objetivos con claridad y precisión, pero también hacerles seguimiento. Seguir y controlar los resultados obtenidos es la parte más importante de la técnica. Con ello se puede lograr el crecimiento de una organización y su mejoramiento continuo.

Gestión de proyectos

Introducción a los OKR

Los OKR pueden ser empleados tanto por organizaciones como por personas que aspiran a obtener mejoras en cualquier ámbito.

Las dos partes clave son definir los objetivos y, luego, rastrear periódicamente los resultados que se van obteniendo.

Los objetivos son aquellas metas que se quieren alcanzar, o hacia dónde se quiere dirigir la empresa.

Por ello, deben inspirar y motivar al equipo.

Y los resultados son los efectos o consecuencias que provoca la aplicación de los objetivos.

Estos se miden, se procesan e informan cómo van los planes.

Características de los OKR

Son muchas las características que tienen los OKR, entre las cuales se pueden mencionar:

  • Son ambiciosos, puesto que deben motivar al logro y el mejoramiento.
  • Son simples, claros y precisos. Además, son rastreados periódicamente (por mes, trimestre o año).
  • Se establecen mediante acuerdo y jamás se deben imponer, de esa forma se aseguran buenos resultados.
  • Los resultados son medibles y verificables.  
  • Las mediciones se enfocan en el crecimiento y no deben ser elementos de juicio definitivo.
  • Con ellos se analizan de mejor manera las actividades y la gestión de la compañía.

Entonces, cuando se emplean en la organización, deben ser de conocimiento de todos.

Así, se logra involucrar a todo el equipo en alcanzar las metas.

Pero también tienen que ser abiertos y permitir cambios, de modo que se puedan actualizar y ajustar a la realidad.

No hay que olvidar que pueden ser aplicados en cualquier ámbito de la vida personal o empresarial.

Diferencias entre los OKR y los KPI

Los KPI son los indicadores clave de rendimiento, que se utilizan para evaluar la gestión y saber cuánto avanza un emprendimiento.

Si bien podrían confundirse, hay diferencias claras entre ambos, a saber:

  • OKR es más bien una técnica, mientras que los KPI son indicadores.
  • Los KPI indican el estado actual en el que se encuentra una compañía. En cambio, los OKR determinan hacia dónde se quiere llegar. 
  • Los KPI son puntuales y específicos, mientras que los OKR son amplios y generales.

Los OKR están dotados de integralidad, lo cual quiere decir que plantean el objetivo y a la vez miden el resultado.

Los KPI, en cambio, sólo detectan los resultados.

Por esa razón, ambos pueden ser perfectamente complementarios, pero los OKR siempre estarán por encima de los KPI.

Pasos para formular los OKR

De manera general, para plantear los OKR en una organización se pueden seguir los siguientes pasos:

  • Definir la frecuencia con que se van a configurar los OKR (mensual, trimestral o anualmente).
  • Plantear los objetivos, los cuales deben ser cortos y específicos, pero que ilustren con claridad lo que se quiere lograr (hacia dónde se quiere ir).
  • Definir la forma de medir y procesar los resultados (cómo identificar y controlar los efectos).
  • Registrar semanalmente los distintos datos de interés o variables que contribuyan a definir los resultados. Estos son los pequeños progresos.
  • Si se emplea software especializado para gestionar los OKR, se podrá ver el progreso de manera visual y realizar ajustes en los ritmos de trabajo.
  • Procesar todos los datos de forma general al terminar el trimestre y evaluar las metas.

Una vez que se llega al final del periodo y se someten a prueba los objetivos en base a los resultados alcanzados, es conveniente introducir mejoras.

Para ello, hay que considerar lo que se hizo bien, lo que se debió hacer de otra forma, y qué se debe hacer en el próximo periodo.

Cómo seguir con OKR Objectives and Key Results

El hub de Gestión de proyectos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Atrévete a Liderar (levántate fuerte y cambia el Destino de tu Trabajo) vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

EGA Futura Habitat muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura Project lo muestra desde otra parte del sistema.

Cómo se usa en EGA Futura

Para administradores y programadores

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Inteligencia de negocios

La inteligencia de negocios es el conjunto de procesos y herramientas que reúne los datos dispersos en los sistemas de una empresa, los ordena en un modelo único y los presenta como informes e indicadores listos para decidir. Lo que la distingue de un informe suelto es la continuidad y el alcance: no responde una pregunta puntual sino que mantiene disponible una lectura actualizada del negocio, con la misma definición de cada cifra para todas las áreas. Su terreno es lo que ya pasó y por qué pasó, y eso es justamente lo que la separa de la analítica de negocios, orientada a anticipar lo que va a pasar.

Capital social

El capital social es la cifra que representa el total de aportes que los socios comprometen con la sociedad, tanto los que realizan al constituirla como los que suman después en cada ampliación de capital. Esos aportes pueden ser dinerarios o en especie, o sea bienes y derechos con valor económico, y se cambian por acciones o participaciones que le dan a cada socio voz y voto en proporción a lo aportado. La cifra consta en los estatutos y figura dentro del patrimonio neto del balance, y solo se modifica mediante un acuerdo formal de aumento o de reducción. No es el dinero disponible en la caja de la empresa: es el respaldo que los socios comprometieron frente a los acreedores.

Chatter

Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.

Gestión de proyectos

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

Fidelización de clientes

Es el proceso que consiste en hacer que un cliente vuelva a comprar un artículo o servicio ofrecido por la empresa, es decir, hacerlo leal a una marca. De manera que, si se cubren las necesidades y deseos del cliente, éste logrará repetir la compra. Así, consumirá con frecuencia dicho producto o servicio, generando ingresos seguros en el futuro y mejorando la competencia.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Mención @ (Chatter)

Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.

Comentario de Chatter

Es la intervención que puede dejar escrita una persona acerca de una publicación de Chatter. Debajo de cada publicación de Chatter aparece un campo que permite escribir un comentario que quedará relacionado a la publicación. Para poder dejar un comentario las personas deben tener acceso a visualizar la publicación. Los comentarios permiten tener texto con formato enriquecido, emojis o links embebidos. También es posible agregar funcionalidad al texto del comentario como por ejemplo, @menciones, #temas, vincular registros o archivos y más.

Organización

Una organización es una implementación de la plataforma EGA Futura para una compañía y contiene un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual en la nube de EGA Futura. Una organización incluye todos los datos y aplicaciones de una empresa y es diferente del resto de las organizaciones.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Tarea de proyecto

Una Tarea de proyecto es cada unidad de trabajo concreta dentro de un Proyecto de la Plataforma EGA Futura. Siempre pertenece a un Proyecto, tiene una Prioridad y un Estado, y puede asignarse a una persona con un Supervisor que la controle. La Plataforma calcula sola su avance, los días que quedan hasta el Deadline y el desvío entre las horas estimadas y las reales.

Actividad

En la Plataforma EGA Futura, una Actividad es el registro de una tarea, un llamado telefónico, un correo electrónico o un evento del trabajo de la empresa. Se diferencia del Evento del Calendario en que este ocupa un lugar en el tiempo, con hora de inicio y de fin, mientras que una tarea solo tiene fecha de vencimiento. Cada Actividad se relaciona con los registros a los que pertenece y queda en su historial. Ese es su efecto concreto: el trabajo hecho sobre un cliente queda a la vista del equipo, y nadie repite un llamado que otro ya hizo.

Calendario de recursos

Un calendario de recursos es la agenda de un bien que se comparte, y no de una persona: una sala de reuniones, un vehículo, un proyector o una máquina. Lo que lo distingue del calendario de un usuario es que lo que se reserva es el uso del bien, así que dos personas no pueden tomarlo en la misma franja aunque las dos tengan la hora libre. Cada recurso lleva su propio calendario, y ahí se ve de un vistazo qué períodos están ocupados y cuáles quedan disponibles. Sirve para evitar la superposición y para saber cuánto se usa realmente cada bien antes de decidir comprar otro.
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