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Las cuentas por cobrar son el activo que registra el dinero que los clientes le deben a la empresa por bienes entregados o servicios prestados que todavía no se cobraron. Nacen cada vez que se vende a plazo: la venta ya está hecha y reconocida como ingreso, pero el dinero todavía no entró a la caja. Para quien lleva la contabilidad son un derecho propio y figuran en el activo del balance, como activo corriente cuando el cobro se espera dentro del año y como activo no corriente cuando vence más allá. El mismo importe, mirado desde el cliente, es una cuenta por pagar.
Las Cuentas por cobrar son, desde el punto de vista de quien vendió, un activo propio y no una deuda ajena.
Representan dinero ya ganado que todavía no ingresó, y de su cobranza depende que la empresa pueda pagar a sus proveedores y a su personal.
Nacen en el momento en que la empresa entrega el bien o presta el servicio y concede un plazo de pago en lugar de cobrar al contado.
Si el cliente paga en el acto, en efectivo o con tarjeta, la operación no genera ninguna cuenta por cobrar.
Cuando el cliente no cancela en el momento de recibir el bien o el servicio, se crea una cuenta por cobrar a favor de la empresa que vendió.
Vender a plazo equivale a financiar al cliente con recursos propios.
Esa financiación tiene un costo, porque el dinero inmovilizado en la cartera de clientes no está disponible para otros usos.
Por eso las Cuentas por cobrar tienen a la vez una dimensión comercial, que es la de ofrecer condiciones atractivas, y una dimensión financiera, que es la de controlar cuánto capital queda atado a ellas.
Otorgar plazo ayuda a construir una relación de continuidad con el cliente y a competir mejor.
Pero un plazo mal controlado convierte una venta rentable en un problema de caja.
La fecha de cobro esperada es lo que determina dónde se ubica cada saldo dentro del activo del balance.
Si el cobro se espera dentro del año, el saldo se presenta como activo corriente.
Si el vencimiento se ubica más allá del año, se presenta como activo no corriente.
La factura que respalda cada saldo debe contener los datos necesarios para poder gestionar el cobro:
El indicador más usado es la rotación de las Cuentas por cobrar.
Se obtiene dividiendo el total de las ventas anuales a crédito entre el saldo promedio de las cuentas pendientes de cobro.
Ese cociente indica cuántas veces al año la empresa alcanza a cobrar el saldo promedio de su cartera.
De ahí sale un segundo indicador, el plazo medio de cobro o días de rotación de cartera, que resulta de dividir los días del año entre esa rotación.
Ese segundo número muestra cuántos días tarda en promedio la empresa en cobrarle a sus clientes.
Cuanto más alto es ese plazo, más capital queda inmovilizado y mayor es la presión sobre la caja.
Las Cuentas por cobrar se incluyen de manera obligatoria dentro del balance de la empresa.
Siempre figuran en el activo, con distinta ubicación según el plazo de cobro esperado.
Cuando hay saldos de cobro dudoso, la práctica contable habitual es reconocer una previsión por incobrabilidad que reduce el valor del activo.
Los criterios concretos para constituir esa previsión los fija la normativa contable aplicable en cada país.
El hub de Gestión de cobranzas y deudores ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
Las Cuentas por cobrar, son aquellas sumas de dinero que un cliente debe saldar con su proveedor, producto de haber adquirido un bien o servicio.
Las deudas por cobrar, pueden haber sido establecidas a corto, mediano o largo plazo, y se presentan en cada transacción cotidiana que se realiza.
Cuando un cliente adquiere un producto y, al mismo tiempo, el proveedor emite una factura a favor del cliente, se genera una cuenta por cobrar, es decir, una deuda.
Las Cuentas por cobrar suelen ser vistas o definidas, como un préstamo a un cliente.
La fecha de cobro puede ser de corto, o largo plazo. Si la deuda que contrajo el cliente con el proveedor tiene una fecha de cobro por debajo del año, estamos hablando de una deuda a corto plazo.
Sin embargo, si la fecha de cobro se encuentra por encima de los doce meses, estamos hablando de una deuda a largo plazo.
Las Cuentas por cobrar, se relacionan más con la estrategia comercial del negocio, que con el aspecto contable.
Decimos esto, porque a través de las Cuentas por cobrar, el proveedor genera una relación de fidelidad, y en ese marco, logra atraer a otros potenciales clientes.
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