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Tutoriales actualizados
Comparamos el uso de filtros en informes y en vistas de lista, definimos condiciones, validamos resultados y protegemos los recursos compartidos.
Ambos limitan registros mediante campo, operador y valor. La interfaz cambia, pero la lógica empresarial debe ser la misma.
Una vista organiza trabajo operativo; un informe analiza y agrupa información. El filtro debe responder al propósito de cada recurso.
Trabajamos sobre copias, definimos ejemplos que deben incluirse y verificamos permisos y alcance.
Creamos una vista privada o guardamos una copia del informe.
Localizamos el panel en la vista y en el generador de informes.
Seleccionamos el dato y la comparación compatible.
Usamos un valor exacto y coherente con el tipo de campo.
Comprobamos cómo se combinan varias condiciones.
Validamos resultados conocidos en ambos recursos.
Confirmamos que los registros incluidos respondan al criterio y que el original compartido no haya cambiado.
No copiamos una condición sin comprenderla ni confundimos filtros con permisos o agrupaciones.
Antes de compartir el recurso, documentamos qué pregunta responde cada condición y quién la mantiene. Cuando cambian estados, fechas o valores disponibles, revisamos los filtros para que el informe y la vista sigan representando el mismo criterio empresarial. Esta práctica evita resultados técnicamente válidos pero difíciles de interpretar.
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Estas son las dudas que aparecen al comparar el comportamiento de los dos.
Sí, aunque cada interfaz ofrece opciones propias.
No. Modifica el conjunto mostrado.
Puede cambiar el alcance, los permisos o la lógica de filtros.
Sí, cuando el campo y la interfaz lo permiten.
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Tenemos varios tutoriales explicando cómo se aplica un filtro en una vista de lista. En este vídeo vamos a comparar la aplicación de un filtro en una vista de lista con la aplicación de un filtro en un informe y vamos a descubrir que se aplica de una manera muy similar y muy, pero muy, simple.
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A esta vista de lista yo la duplique y le puse un nombre nuevo que es Distribuidores. Este es el nombre que le asigne a mi vista de lista y vamos a aplicarle un filtro para que solamente estén incluidos en esta vista de lista, los tipos de cuenta distribuidor.
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Vamos a presionar el botón Filtro y se abre el panel de filtros. Para agregar un filtro nuevo presionamos el vínculo Agregar filtro y se abre la ventana donde vamos a elegir como primer criterio el campo que nos interesa para realizar el filtro, el campo Tipo de cuenta.
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En este caso vamos a dejar el operador igual a (=) y vamos a elegir el valor que tiene que estar contenido en el campo seleccionado Tipo de cuenta en los registros que quiero que formen parte de esta vista de lista. Elijamos el valor que es el segundo criterio, hacemos clic en el campo y de la lista que se despliega vamos a elegir Distribuidor.
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Se podrían elegir más valores, pero vamos a dejar este para comparar con el filtro que vamos a aplicar luego en el informe. Una vez que seleccionamos el segundo criterio vamos a presionar el botón Listo y de esta forma el filtro habrá quedado creado.
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En Amarillo vemos el nuevo filtro y para que se aplique a la vista de lista tenemos que presionar el botón Guardar. Miremos la columna tipo de cuenta y cuando apliquemos el filtro vamos a ver el cambio en la vista de lista.
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Y de esta forma quedó aplicado el filtro a nuestra vista de lista y solamente quedaron incluidos los registros que en el campo tipo de cuenta contienen el valor Distribuidor.
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Cerramos el panel de filtros y vamos a los informes. Ingresamos al objeto Informes desde la pestaña Informes de la barra de navegación. De la misma forma que las vistas de lista, no vamos a modificar los informes estándar que vienen predeterminados en la plataforma ya que pueden estar haciendo usados de la forma en la que se presentan por otros usuarios.
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Vamos a elegir un informe y lo vamos a duplicar para poder trabajar libremente aplicando filtros. Vamos a elegir un informe que contenga cuentas, busquemos en la carpeta 365 y vamos a buscar cuentas por tipo. Vamos a usar este informe como base.
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Cómo se hace una duplicación de informe? Vamos al menú de acciones, presionamos el botón del menú desbordante y eligiendo la opción Guardar como estamos generando un nuevo informe idéntico al que estamos usando como base. Presionamos Guardar como y le asignamos un nombre. En el segundo campo se va a generar un nombre asignado por el sistema, es decir, no lo tenemos que completar y en el tercer campo Descripción del informe, acá sí tenemos que ser lo más específicos posible para que cuando el volumen de informes con los que estamos trabajando sea grande, podamos comprender perfectamente, para qué fue creado cada uno de los informes que estamos usando.
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Una vez que ingresamos la descripción del informe, elegimos la carpeta y EGA Futura 365 donde se agrupan todos los informes que tiene que ver con cuentas y contactos. Presionamos el botón Guardar. Vamos a aplicarle un filtro: Primero vamos a quitar el gráfico, podemos desactivarlo y también desde el botón del menú controles de gráfico, podemos eliminarlo. Como vemos, en el informe que hemos duplicado en la columna tipo están presentes todos los tipos de cuentas de los registros que forman parte de este informe.
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Vamos a aplicarle un filtro para que solamente queden los distribuidores. Cómo se aplica un filtro en un informe? Vamos al botón Filtros, presionamos el botón, en el panel vemos los filtros que se encuentran actualmente aplicados a este informe. Vemos que el primero tiene que ver con los propietarios de los registros y están incluidas todas las cuentas de todos los propietarios y hay un filtro, también inclusivo, que tiene que ver con la fecha de creación y en este caso es Siempre, es decir, también incluye todos los registros de la base de datos.
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Para aplicar un nuevo filtro tenemos que modificar el informe. Para eso vamos a presionar el botón Modificar y ahora sí entramos en el modo de edición de un informe. En el panel de la izquierda, vamos a presionar la solapa filtros y ahora sí encontramos el panel que nos permite modificar los filtros.
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La diferencia que vamos a encontrar con las vistas de lista, es que el campo del primero de los criterios del filtro ya está disponible en este primer cuadro de búsqueda. En este primer campo vamos a elegir el primer criterio del filtro que vamos a aplicar. La ayuda de campo nos dice Agregar filtro, vamos a elegir el campo por el cual queremos filtrar. Presionamos dentro del campo y elegimos el campo Tipo, que es tipo de cuenta. Seleccionamos como primer criterio, vemos que se abre la ventana para completar los componentes de este filtro.
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Aparece el campo Operador, vamos a elegir igual que en la vista de lista, "igual a" y en el segundo criterio vamos a elegir el valor que queremos que esté contenido en el campo tipo, que es el que elegimos en el primero de Los criterios.
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Elegimos el valor Distribuidor y presionamos el botón Aplicar. De la misma manera que en una vista de lista habíamos creado un filtro, encontramos en esta tarjeta el nuevo filtro que hemos creado para este informe y para que se aplique al informe, ya que vemos todavía la columna tipo acá en color gris con todos los tipos de cuenta, debemos presionar el botón Ejecutar.
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Y de esa forma quedarán aplicados todos los filtros que figuran en este panel. Presionamos el botón Ejecutar y de esta manera encontramos en la columna Tipo el valor Distribuidor y en el informe todos los registros que cumplen con esa condición.
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Ahora hicimos la comparación y vimos que es muy pero muy similar y sumamente fácil aplicar filtros a vistas de lista a informes.
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