Gestión del conocimiento

Estrategias para Empresas y Profesionales

Aprende a identificar las fortalezas de tu empresa para obtener ventajas competitivas en el mercado compartiendo el conocimiento. Aquí te brindamos las herramientas necesarias para lograrlo.

¿Qué es la Gestión del conocimiento?

Es el proceso que lleva a cabo la organización para la transferencia de conocimientos entre los miembros de su equipo.

Esto permite el desarrollo de competencias que se distribuyen con cierta uniformidad entre los integrantes.

Cuando la organización adquiere conocimientos a través de uno de sus integrantes, debe hacer que se compartan y que los demás se pongan en sintonía para mantenerse actualizados.

Ese proceso de valoración del conocimiento, y su transmisión aumenta no solo el rendimiento de los trabajadores sino también el de la empresa.

¿Cuál es el objetivo de la Gestión del conocimiento?

Su objetivo principal es la generación de ventajas competitivas que le permitan a la empresa aprovechar el máximo potencial de su equipo humano. 

En otro sentido, su propósito es incrementar el conocimiento general de la organización vista como un equipo humano.

Y se desprenden objetivos secundarios como el aumento de la productividad al renovarse los procesos y otorgarle rapidez e innovación constante a la empresa. 

¿Qué implica la Gestión del conocimiento o Knowledge Management?

Se pueden mencionar tres elementos presentes en el proceso de Gestión del conocimiento:

  • Planificación: La cual permite gestionar el conocimiento de acuerdo a los objetivos de la empresa, programándolos para obtener el mayor rendimiento.
  • Coordinación: Para organizar los enlaces o establecer las relaciones y redes de trabajadores entre las cuales se deben transferir determinados conocimientos.
  • Control de flujos: El proceso definitivo de realizar la transferencia y monitorear el desempeño de acuerdo a lo planificado.
Es necesario que todo conocimiento provechoso sea siempre reutilizado para alcanzar niveles óptimos de desempeño y mantenerse constantemente innovando

¿Cuáles son los tipos de conocimientos a gestionar?

Existen dos tipos de conocimientos sobre los que se debe poner atención:

  • El explícito: Este tipo de conocimiento es formal y está basado en datos de todo tipo que pueden encontrarse en manuales, cuentas y cualquier informe de la empresa.
  • El tácito: Es un conocimiento difícil de publicar porque depende de la experiencia que adquieren los miembros de la organización. Se asocia también a lo creativo, siendo por ello complicado de racionalizarlo.

¿Cuáles son los componentes de la Gestión del conocimiento?

Se puede decir que sus componentes son esencialmente las informaciones y las habilidades.

Cada uno de los integrantes de la empresa dispone de habilidades específicas:

  • Propias de su formación, y
  • De su participación constante en las actividades.

De manera que, a mayor práctica, mayores habilidades

Y la información, construida por un conjunto de datos bien tratados y organizados, es almacenada para disponerse de ella según niveles de mando. La información está continuamente renovándose y recolectándose.

¿Qué técnicas existen para la Gestión del conocimiento?

La Gestión del conocimiento no es un proceso nuevo puesto que responde a la manera en que ha evolucionado la humanidad:

La transferencia de conocimientos de una generación a otra es natural y deseable.

En la empresa se aplica la Gestión del conocimiento de manera deliberada para que mejore la productividad. 

La transferencia de conocimientos puede efectuarse de manera informal a partir de las reuniones de equipo y discusiones.

O también de manera formal cuando se imparte capacitación o entrenamiento.

El proceso informal requiere a su vez de técnicas identificación, organización y almacenamiento de la información para capitalizarla en forma de intelecto. 

Aprovechando la inteligencia artificial (IA) el proceso de adquisición, y procesamiento de los datos se simplifica enormemente. Y el capital intelectual de la empresa crece de manera rápida pudiendo transferirse también con mucha rapidez.

¿Qué modelos se pueden aplicar a la Gestión del conocimiento?

Pueden mencionarse dos modelos, a saber:

  • El de Arthur Andersen: Este intenta identificar las fortalezas y dónde se encuentran alojadas para administrarlas eficientemente.
  • El de las cinco fases de Nonaka y Takeuchi: Se enfoca en los intercambios de datos y conocimientos tomando en cuenta si están dados explícitamente o si son tácitos.

¿Cómo se organizan los procesos de Gestión del Conocimiento?

Los pasos que permiten gestionar el conocimiento de forma eficiente, se pueden resumir de la siguiente manera:

  • Definir los objetivos de la empresa y diseñar la estrategia que permita alcanzar en el menor tiempo y con el menor costo.
  • Identificar las fortalezas de la compañía para determinar cuáles ofrecen ventajas competitivas.
  • Levantar la información en diferentes niveles, recolectando aquellas de tipo tácito y explícito que generen verdaderas ventajas.
  • Convertir las habilidades y experiencias (conocimientos tácitos) en conocimientos explícitos.
  • Almacenar la información, ordenarla, clasificarla y asegurarla. 
  • Transferir los conocimientos según áreas y niveles para asegurar la competencia interna que genere una adecuada salud empresarial.

...

Algunos sinonimos: Knowledge management, Gestión del conocimiento del personal, Administración del conocimiento de la empresa, Aprendizaje corporativo, y Aprendizaje organizacional.

Estrategias y tácticas

Aquí te decimos cómo mejorar tu negocio con las técnicas de Knowledge Management que EGA Futura ha preparado para ti.
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Aplicaciones de EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está compuesta por un grupo de aplicaciones vinculadas entre sí, todas trabajando de manera integrada sobre la misma base de datos.
Nuestra plataforma es la más competitiva del mercado brindándote potentes aplicaciones para que logres una Gestión del conocimiento adaptada a tus objetivos. Ven y descubre por qué miles de empresas se potencian todos los días en más de 20 países con nuestra tecnología.

EGA Futura Habitat

EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información. Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

EGA Futura Project

Unifica la administración de proyectos y tareas de manera fácil, integrando cada actividad con el resto de la plataforma.

EGA Futura Clarity

Centraliza todo el conocimiento, información y procesos de tu organización de manera organizada e integrada con el resto de la plataforma.

EGA Futura Service

Gestiona Tickets de servicio tanto internos como externos, incidentes y problemas del día a día.

EGA Futura Gastos

Controla los gastos realizados por todos los empleados de tu organización, y vincula a cada uno de ellos, con facturas, proyectos y servicios.

EGA Futura Recruit

Recluta nuevo personal para tu empresa, y toma todo el control de CVs, entrevistas y de todo el proceso de manera simple y cómoda.

EGA Futura People

Centraliza toda la información de las personas que trabajan en tu empresa de manera cómoda y simple.

Interfaz de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura

El Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura permite elevar la productividad de cada organización, automatizando y simplificando las tareas cotidianas de cada día.

Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura

Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

Base de datos de la Plataforma EGA Futura

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura está totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad según las necesidades de cada empresa.

Seguridad de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está construida sobre una arquitectura multitenant que brinda una capa de seguridad única lista para usar. Las capas adicionales brindan un alto grado de seguridad y control sobre todo, desde la autenticación de usuarios y clientes, hasta permisos administrativos, acceso a datos y encriptación.
Tutoriales
Nivel Avanzado
Como ordenar y clasificar Informes y Paneles en carpetas?Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

En este tutorial vas a aprender cómo ordenar y clasificar tus informes y paneles de información de manera eficiente dentro de la Plataforma EGA Futura.

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Nivel Intermedio
Cómo crear un informe personalizado dentro de EGA Futura?Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

La Plataforma EGA Futura cuenta con una gran cantidad de informes los cuales se pueden modificar, clonar o duplicar para luego ser modificados y así cumplir los requerimientos de cada empresa. En este tutorial vamos a aprender a crear un informe personalizado.

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Nivel Principiante
Cómo ver información ingresada al sistema por otro usuario?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Explora diferentes caminos para encontrar la información dentro de la base de datos de tu sistema de gestión, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.

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Nivel Introductorio
Qué es la Plataforma EGA Futura?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial hacemos un repaso por los principales aspectos de la plataforma. Ideal para usuarios nuevos que necesiten dar los primeros pasos.

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Nivel Intermedio
Qué es el Propietario de un registro en la Base de datos?La Base de datos de la Plataforma EGA Futura está totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad según las necesidades de cada empresa.

En este tutorial vas a aprender que es el Propietario de un registro, y como este esquema de seguridad nos permite mantener la gobernabilidad de la información que generemos en nuestra empresa.

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Qué es EGA Futura Habitat?EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información.
Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

En este tutorial aprenderás que es EGA Futura Habitat, cuál es la principal funcionalidad de esta red social empresarial, y cómo se utiliza su interfaz de usuario.

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Glosario

Incidente

Los Incidentes son la interrupción no planificada de un servicio que la empresa utiliza internamente u ofrece a sus clientes, o la reducción de calidad de un servicio, proceso de comercialización o de fabricación de productos.

Documento

Los Documentos tienen como objetivo permitirle a tu empresa administrar documentos físicos, como planos, patentes, brochures, folletos, escrituras y demás.

Decisión

Las decisiones te permiten trabajar en equipo, y te ayudan a tomar decisiones y registrar los resultados en tu empresa.

Proyecto

Un proyecto es un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados resultados, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dado.

Ubicación

Las ubicaciones representan a los diferentes lugares geográficos en los que opera la empresa utilizando la Plataforma EGA Futura. Se utilizan para vincular productos, sucursales, proyectos, gastos, activos fijos, empleados entre otros objetos. Permiten filtrar y agrupar registros de la base de datos en informes, paneles de información y vistas de lista de manera cómoda y práctica.

Problema

Un problema es lo que origina a uno o varios Incidentes.

Reunión

Las Reuniones sirven para organizar el trabajo internamente, documentar resultados y participar de procesos de toma de decisión.

Inspección

Este objeto almacena la información de las inspecciones internas y externas. Se pueden vincular a Activos fijos, Areas funcionales, Ubicaciones e Incidentes.

Artículo de conocimiento

Este objeto almacena Artículos de la KnowledgeBase.

Filtro

Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.

Barra

Es un sector en la interfaz de usuario o lugar específico que podemos visualizar en la pantalla y tiene diversas funciones de las cuales la principal es agrupar información y permitir el acceso a ella. La palabra barra refiere a la forma de disponer la información en la interfaz de usuario. Una barra en un programa, en una aplicación, en un software o en un sitio web, es un sector de la interfaz que permite acceder a diferente funcionalidad o a distintos lugares o secciones donde se encuentra determinada información o funcionalidad agrupada. En general la opción de la barra describe en una palabra el criterio de agrupamiento de la información a donde conduce o dirige.

Propiedad intelectual

Es el tipo de propiedad que se tiene sobre un bien intelectual o cultural, es decir, la propiedad sobre una creación de la mente. Por ello, abarca los bienes inmateriales, pero también los materiales que procedan de dicha idea. Así, el creador puede explotar económicamente su producción, gozando de protección legal en la mayoría de los países del mundo.

Recursos humanos o HR

Es el departamento en la empresa que administra y controla todo lo relacionado con el trabajo y los trabajadores. También se le conoce como HR por su sigla en inglés de human Resources o como RRHH en español. Es responsable de todo lo que tiene que ver con el componente humano, desde su reclutamiento y pago, hasta su entrenamiento y despido.

ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales

ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.

Correo electrónico

Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite.

Sectores de un registro

Son secciones que agrupan los campos dentro de un registro para organizarlos mas eficientemente.

Tarea de proyecto

Es una unidad de trabajo más o menos compleja que forma parte de un Proyecto. Está asignada a una sola persona como responsable y además tiene un supervisor. Ambos participantes deben ser usuarios de la plataforma.

PyME

Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.

Proveedor

Es la persona jurídica o empresa que proporciona a otras compañías dinero, productos y/o servicios. La finalidad de esto está íntimamente ligada con el objetivo principal de la empresa y sus diversas necesidades. El término de proveedor podría ser muy amplio y observarse en diferentes niveles, desde lo más simple hasta lo más complejo en el mercado.

Kanban

Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.

Area funcional

Son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de la empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada Área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y objetivos.

Gestión de proyectos

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

Empresa

Es una organización constituida por personas que buscan satisfacer necesidades del mercado para obtener beneficios económicos. Para ello, requiere de capital y trabajo. Todo se orienta por unos objetivos comerciales y una visión que indica el ideal que desea alcanzar. Mientras tiene un ánimo de lucro, también se asegura la producción de bienes y servicios para el país, movilizando la economía.

Activo intangible

Un activo intangible, es un bien o recurso de la empresa que no es físico, pero sí es identificable, cuantificable, de carácter no monetario, y que genera ingresos y beneficios a la compañía durante su vida útil que también es medible, y por tanto es un bien depreciable en el tiempo.

Data warehouse

Es una tecnología que almacena los diferentes datos que proceden de una organización o empresa. Facilita la integración y procesamiento de todos los registros, siendo de gran utilidad para la construcción de información y toma de decisiones. De esa forma, se puede decir que un Data warehouse registra todas las actividades o la vida de la empresa.

Inteligencia artificial (IA)

Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Inteligencia de negocios

Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.

Despapelización

La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.

Aplicación

También se puede denominar “app”, abreviatura de aplicación. Es una recopilación de elementos y componentes de la plataforma, como páginas, listas de registros, fichas, informes, gráficos, tableros, conjuntos de actividades, destinados a gestionar una necesidad concreta del negocio. Cada aplicación de la plataforma permite cumplir determinadas tareas en un área de negocios. EGA Futura proporciona aplicaciones estándar como Habitat, Activos, Compras, Ventas, Inventory y TAX.

Tema # para Chatter y Registros

Un tema o hashtag es una etiqueta que se aplica a publicaciones y comentarios de Chatter. También se aplican Temas a los registros. La etiqueta está compuesta por el signo numeral (#) también llamado gato o almohadilla, seguido de una y hasta tres palabras. La etiqueta sirve para clasificar y agrupar conversaciones de Chatter y registros etiquetados, todos en una sola página. Cuando se escribe el signo numeral por delante de la palabra, ésta adquiere funcionalidad y se convierte en un vínculo, de esta forma queda transformado en una etiqueta o #Tema. Para los registros hay un campo exclusivo para agregar la etiqueta.

Organización

Un despliegue de EGA Futura con un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual de EGA Futura. Su organización incluye todos los datos y aplicaciones y es diferente del resto de las organizaciones.

Lista (Vista de lista)

Presentación de una lista de elementos (por ejemplo, cuentas o contactos) basada en criterios específicos. EGA Futura ofrece algunas vistas predefinidas.En la consola de agente, la vista de lista es el marco superior que muestra una vista de lista de registros basados en criterios específicos. Las vistas de lista que puede seleccionar para que se muestren en la consola son las mismas vistas de lista definidas en las fichas de otros objetos. No puede crear una vista de lista dentro de la consola.

Campo personalizado

Además de los campos estándar que vienen de forma predeterminada en el sistema, se pueden agregar otros campos para personalizar y adaptar la funcionalidad del software a las necesidades de cada organización. Estos campos se crean a solicitud de los usuarios de la plataforma según la necesidad de administrar datos específicos y particulares propios del negocio de la compañía. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, y tener diferentes características. De la funcionalidad de los campos surge la posibilidad de establecer: tipo de dato que se ingresa, reglas de validación, clasificaciones, gráficos, reportes y toda la tecnología aplicada al manejo de información en una plataforma de arquitectura multidimensional.

Mejor respuesta (Chatter)

Cuando se ha publicado una pregunta en Chatter y ésta cuenta con varias respuestas, el moderador o el autor de la pregunta podrá seleccionar la más acertada entre todas y destacarla como la Mejor respuesta. Para que en futuras búsquedas los trabajos puedan resolverse fácilmente encontrando cada pregunta con su mejor respuesta señalada.

Cuenta

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de información que agrupan los datos correspondientes a una organización, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compañía se podrá realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar información de personas individuales.

Informe

Un Informe es un conjunto de Registros almacenados en la base de datos de EGA Futura, que cumple determinados criterios, y los muestra en filas y columnas organizadas. Permite agrupar datos de una manera simple. Además, se pueden aplicar filtros y gráficos en cada Informe. El usuario tiene la opción de ordenar los informes en diferentes carpetas, y vincularlos a un Panel de información determinado para trabajar cómodamente. Son accesibles desde cualquier aplicación de la plataforma.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Chatter

Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.

Enciclopedia

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