A medida que el coronavirus avanza, sabemos que nuestra prioridad es proteger el trabajo y que el mismo siga su curso. Una de las maneras de garantizarlo es a través de las conversaciones privadas 1-a-1, ejecutadas de manera efectiva.
Es fundamental que los gerentes y jefes de una organización entiendan la importancia de que sus empleados puedan ser capaces de manejar sus emociones negativas.
Contestar preguntas difíciles, y resolver preocupaciones durante esta etapa de incertidumbre que nos toca vivir.
Desde EGA Futura nuestra misión es hacer que el mundo funcione mejor cada día.
Sabemos que es un desafío y queremos que tu empresa se proponga ser exitosa, y para eso estamos.
Por lo tanto te mostramos a continuación, una guía para poder manejar conversaciones dentro de tu empresa durante la época de la pandemia del coronavirus.
Los empleados, gerentes, jefes, directivos y el ambiente de trabajo en general han sido interrumpidos y afectados.
Es momento de exigirles tener una conversación?
Sí que lo es.
El poder conectarte con tus empleados es fundamental para mantenerlos conectados y productivos ahora más que nunca.
Las conversaciones frecuentes y regulares le darán a los gerentes un mejor entendimiento de cómo los empleados se están sintiendo, cuáles son los obstáculos y cómo la empresa puede ayudarlos a ser exitosos.
Todos queremos saber que nuestras opiniones valen y que nuestras necesidades son consideradas.
Tomemos el tiempo para sentarnos con ellos en reuniones personalizadas, para demostrarles que nos preocupamos y son tenidos en cuenta por la empresa para la cual trabajan.
Mientras recolectamos feedback a través de encuestas, aplicaciones de chat, redes sociales internas o emails de forma efectiva, podemos también agregarle color mediante las conversaciones privadas.
La situación del coronavirus está evolucionando rápidamente y probablemente continúe durante un tiempo más.
Los gerentes deben involucrarse en los temas críticos a medida que surjan y el permanecer con reuniones individuales es fundamental.
Los circuitos de feedback ayudan a derribar las barreras que impiden las comunicaciones necesarias y valorables.
El diálogo abierto fortalece a los empleados.
Al compartir sus pensamientos, crear un ambiente de trabajo más sólido y unido (incluso cuando no se encuentren todos en el mismo lugar físico).
A pesar de la abrupta aparición del coronavirus, saldremos adelante.
Las conversaciones continuas focalizadas en:
Permiten que pongan su atención y sus energías en el futuro.
Tener reuniones durante la pandemia puede resultar bastante preocupante, en especial para un gerente nuevo e inexperto.
A continuación queremos derribar ciertos mitos respecto a este tema.
La realidad es que todo tipo de reunión 1-a-1 o privada es difícil.
Cualquier conversación entre gerente y empleado implica una comunicación efectiva, y el empleo de habilidades que en general, los gerentes no manejan.
Las circunstancias de este tipo de conversación podrán ser diferentes pero los criterios son los mismos.
Los gerentes pueden desconfiar de este tipo de reuniones durante los momentos de crisis, porque no quieren generar falsas expectativas.
Qué sucede si piden algo que no puedo darles?
De todos modos deben estar seguros y cómodos comunicando sus necesidades y pedidos.
Especialmente en épocas de gran incertidumbre y temor.
Deben saber lo que es posible y lo que no lo es.
Los gerentes deberían ser capaces de recibir pedidos en forma confidencial, y comunicar claramente en lo que pueden y en lo que no pueden ayudar.
Piensan que deben conocer todas las respuestas a cada pregunta, o temen mirar de manera inadecuada cualquier tipo de devolución o informe incorrecto.
Esto no es cierto.
Incluso en los momentos más difíciles, los empleados saben que los gerentes son humanos y no esperan que sepan todas las respuestas en todo momento
Es difícil cultivar una relación fuerte entre gerentes y empleados, especialmente en épocas de crisis.
Ambos necesitan estar conectados y alineados.
Además de conversaciones relacionadas al desenvolvimiento de cada empleado, los gerentes deberían tratar las percepciones y el feedback con cada uno de ellos.
A continuación mencionamos algunos consejos fundamentales para guiar a los gerentes en estas conversaciones.
Las reuniones privadas deben tener un foco y una agenda clara sobre los temas a tratar, y de qué manera presentar las preguntas y el feedback.
Tus empleados no son robots y, es un momento difícil para todos.
Tratémoslos como humanos y asignemos un tema a cada persona.
Intentemos entenderlos.
Es mejor decir lo que queremos decir.
Seamos vulnerables con tus empleados, ellos saben que nadie es perfecto.
Compartamos la información tan pronto podamos sin miedo en decir: “No lo sé, lo averiguo y nos comunicamos más tarde”.
El feedback es importante, pero puede ser difícil cuando uno da y recibe.
Cualquier respuesta o feedback debe estar hecha amablemente.
Seamos considerados con la entrega, y no olvidemos que es un momento de mucha sensibilidad para todos.
Algunas de las conversaciones pueden ser incómodas, pero necesitan ser comunicadas de manera clara y confidencial.
La mejor manera de hacer esto es planeando estas conversaciones y entender el mensaje central que queremos transmitir.
Es fácil dispersarse en un momento como este, pero hagamos lo mejor de nosotros para mantenernos atentos a la otra persona.
Ad Hoc significa "para este propósito" o "para esto".
Es una frase latina que a menudo se utiliza para indicar que un determinado acontecimiento es temporal y es destinado a ese propósito específico.
Este tipo de conversaciones pueden realizarse en cualquier momento entre los gerentes y los empleados.
Incluso es posible establecer una política de puertas abiertas, incluso si el trabajo se realiza de manera remota.
Aunque no requieren preparación previa, es conveniente tener una serie de preguntas para tener en cuenta en caso de necesitarlas:
Debido a que tus empleados se han dispersado y desconectado entre sí, es esencial estar al día con los progresos de sus tareas y su trabajo.
Te recomendamos mantener estas conversaciones semanales, o incluso más frecuentemente:
Las conversaciones centradas en el desempeño deben ser una prioridad, incluso en momentos difíciles.
De esta manera podremos saber qué impedimentos tienen los empleados, las oportunidades y los objetivos:
Mientras te sugerimos discutir cómo el medio ambiente está impactando en las conversaciones programadas con los empleados, también recomendamos una conversación específica para una gerencia en crisis y de emergencia.
Preguntemos a tus empleados lo siguiente:
Queremos ayudarte a que el trabajo continúe y sea mejor cada día, incluso en circunstancias difíciles.
Es un momento difícil, pero estos consejos te ayudarán a tener un mejor manejo de tu labor en medio de esta crisis que nos toca transitar.
Reunimos las dudas que aparecen cuando una empresa empieza a sostener conversaciones privadas en medio de una crisis. Las respuestas siguen los criterios que recorrimos en esta guía.
Conviene combinar tres ritmos distintos: una actualización de progreso semanal, o incluso más frecuente, para saber cómo vienen las tareas; una conversación de desempeño mensual para revisar objetivos y logros; y conversaciones ad hoc, que pueden darse en cualquier momento. Lo que sostiene la relación es la frecuencia, no la duración de cada encuentro.
Ese temor es uno de los mitos que conviene derribar, porque evitar la conversación para no generar falsas expectativas deja a la persona sin lugar donde plantear lo que necesita. Lo que corresponde es recibir el pedido en forma confidencial y comunicar con claridad en qué se puede ayudar y en qué no. Los empleados ya saben que no pueden tener todo lo que quieren, y lo que les falta es saber qué es posible y qué no.
No, y creer lo contrario es lo que hace que muchos gerentes posterguen la reunión. Incluso en los momentos más difíciles los empleados saben que los gerentes son humanos y no esperan que tengan una respuesta para cada pregunta. Decir que algo se va a averiguar y volver con la respuesta más tarde es una salida honesta y suficiente.
Siendo intencionales: cada reunión privada necesita un foco y una agenda clara sobre los temas a tratar, y también sobre la manera de presentar las preguntas y el feedback. Ayuda definir antes el mensaje central que queremos transmitir, sobre todo cuando la conversación puede resultar incómoda.
Ad hoc significa "para este propósito", y son conversaciones que pueden ocurrir en cualquier momento entre un gerente y un empleado, sin preparación previa, incluso bajo una política de puertas abiertas cuando el trabajo es remoto. Las reuniones programadas, en cambio, tienen un ritmo fijo y una agenda propia, como la actualización semanal y la evaluación de desempeño mensual. Para las ad hoc alcanza con tener a mano algunas preguntas por si hacen falta.
De estas conversaciones salen pedidos, prioridades y cargas de trabajo que después hay que seguir de cerca, y eso es más simple cuando la información con la que se dirige la empresa está a la vista en un solo lugar en lugar de reconstruirse de memoria. Agenda una demostración del ERP de EGA Futura: dura de 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas piezas continúan el tema por el lado del seguimiento del equipo: cómo se sostiene la motivación y cómo se encara la conversación más difícil de todas.
EGA Futura ERP es el Sistema de Gestión en la nube de EGA Futura, con IA integrada en cada aplicación.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
EGA Futura trabaja con empresas medianas desde 1994. Hoy desarrolla EGA Futura ERP, un sistema de gestión en la nube que reúne ventas, compras, inventario y finanzas en un solo lugar.
Lo usan empresas de 25 a 300 personas en Latinoamérica y Estados Unidos, y de ese trabajo diario salen los temas de cada artículo.
Cada categoría reúne sus artículos, y los términos, tutoriales y aplicaciones de EGA Futura relacionados con el tema.
