Actualizado en
2020
Guía Ninja para reuniones 1-a-1 en Tiempos de Crisis (dentro y fuera de la Empresa)
Es fundamental que los gerentes y jefes de una organización, entiendan la importancia de que sus empleados puedan ser capaces de manejar sus emociones negativas.
Contestar preguntas difíciles, y resolver preocupaciones durante esta etapa de incertidumbre que nos toca vivir.
Desde EGA Futura nuestra misión es hacer que el mundo funcione mejor cada día.
Por lo tanto te mostramos a continuación, una guía para poder manejar conversaciones dentro de tu empresa durante la época de la pandemia del coronavirus.
Los empleados, gerentes, jefes, directivos y el ambiente de trabajo en general han sido interrumpidos y afectados.
¿Es momento de exigirles tener una conversación?
Sí que lo es.
Las conversaciones frecuentes y regulares le darán a los gerentes un mejor entendimiento de cómo los empleados se están sintiendo, cuales son los obstáculos y cómo la empresa puede ayudarlos a ser exitosos.
Todos queremos saber que nuestras opiniones valen y que nuestras necesidades son consideradas.
Tomate el tiempo para sentarte con ellos en reuniones personalizadas, para demostrarles que te preocupas y son tenidos en cuenta por la empresa para la cual trabajan.
Mientras recolectamos feedback a través de encuestas, aplicaciones de chat, redes sociales internas o emails de forma efectiva, podemos también agregarle color mediante las conversaciones privadas.
La situación del coronavirus está evolucionando rápidamente y probablemente continúe durante un tiempo más.
Los circuitos de feedback ayudan a derribar las barreras que impiden las comunicaciones necesarias y valorables.
El diálogo abierto fortalece a los empleados.
Al compartir sus pensamientos, crear un ambiente de trabajo más sólido y unido (incluso cuando no se encuentren todos en el mismo lugar físico).
A pesar de la abrupta aparición del coronavirus, saldremos adelante.
Las conversaciones continuas focalizadas en:
Permiten que pongan su atención y sus energías en el futuro.
Tener reuniones durante la pandemia, puede resultar bastante preocupante, en especial para un gerente nuevo e inexperto.
A continuación queremos derribar ciertos mitos respecto a este tema.
La realidad es que todo tipo de reunión 1-a-1 o privada es difícil.
Cualquier conversación entre gerente y empleado implica una comunicación efectiva, y el empleo de habilidades que en general, los gerentes no manejan.
Los gerentes pueden desconfiar de este tipo de reuniones durante los momentos de crisis, porque no quieren generar falsas expectativas.
¿Qué sucede si piden algo que no puedo darles?
De todos modos deben estar seguros y cómodos comunicando sus necesidades y pedidos.
Especialmente en épocas de gran incertidumbre y temor.
Los gerentes deberían ser capaces de recibir pedidos en forma confidencial, y comunicar claramente en lo que pueden y en lo que no pueden ayudar.
Piensan que deben conocer todas las respuestas a cada pregunta, o temen mirar de manera inadecuada cualquier tipo de devolución o informe incorrecto.
Esto no es cierto.
Incluso en los momentos más difíciles, los empleados saben que los gerentes son humanos y no esperan que sepan todas las respuestas en todo momento
Es difícil cultivar una relación fuerte entre gerentes y empleados, especialmente en épocas de crisis.
Además de conversaciones relacionadas al desenvolvimiento de cada empleado, los gerentes deberían tratar las percepciones y el feedback con cada uno de ellos.
A continuación mencionamos algunos consejos fundamentales para guiar a los gerentes en estas conversaciones.
Las reuniones privadas deben tener un foco y una agenda clara sobre los temas a tratar, y de qué manera presentar las preguntas y el feedback.
Tus empleados no son robots y, es un momento difícil para todos.
Trátalos como humanos y asigna un tema a cada persona.
Intenta entenderlos.
Es mejor decir lo que quieres decir.
Comparte la información tan pronto puedas sin miedo en decir: “No lo sé,lo averiguo y nos comunicamos más tarde”.
El feedback es importante, pero puede ser difícil cuando uno da y recibe.
Se considerado con la entrega, y no te olvides que es un momento de mucha sensibilidad para todos.
Algunas de las conversaciones pueden ser incómodas, pero necesitan ser comunicadas de manera clara y confidencial.
Es fácil dispersarse en un momento como este, pero haz lo mejor de ti para mantenerte atento a la otra persona.
Ad Hoc significa "para este propósito" o "para esto".
Es una frase latina que a menudo se utiliza para indicar que un determinado acontecimiento es temporal y es destinado a ese propósito específico.
Este tipo de conversaciones pueden realizarse en cualquier momento entre los gerentes y los empleados.
Aunque no requieren preparación previa, es conveniente tener una serie de preguntas para tener en cuenta en caso de necesitarlas:
Debido a que tus empleados se han dispersado y desconectado entre sí, es esencial estar al día con los progresos de sus tareas y su trabajo.
Te recomendamos mantener estas conversaciones semanales, o incluso más frecuentemente:
Las conversaciones centradas en el desempeño, deben ser una prioridad, incluso en momentos difíciles.
De esta manera podrás saber que impedimentos tienen los empleados, las oportunidades y los objetivos:
Mientras te sugerimos discutir como el medio ambiente está impactando en las conversaciones programadas con los empleados, también recomendamos una conversación específica para una gerencia en crisis y de emergencia.
Pregunta a tus empleados lo siguiente:
Queremos ayudarte a que continúes con tu trabajo y, que el mismo, sea mejor cada día, incluso en circunstancias difíciles.
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