Actualizado en
2020

Guía Ninja para reuniones 1-a-1 en Tiempos de Crisis (dentro y fuera de la Empresa)

Sistema para Empresas
A medida que el coronavirus avanza, sabemos que nuestra prioridad es proteger el trabajo y que el mismo siga su curso. Una de las maneras de garantizarlo, es a través de las conversaciones privadas 1-a-1, ejecutadas de manera efectiva.

Es fundamental que los gerentes y jefes de una organización, entiendan la importancia de que sus empleados puedan ser capaces de manejar sus emociones negativas.

Contestar preguntas difíciles, y resolver preocupaciones durante esta etapa de incertidumbre que nos toca vivir.

Desde EGA Futura nuestra misión es hacer que el mundo funcione mejor cada día.

Sabemos que es un desafío y queremos que te propongas ser exitoso, y para eso estamos.

Por lo tanto te mostramos a continuación, una guía para poder manejar conversaciones dentro de tu empresa durante la época de la pandemia del coronavirus.

5 razones para mantener conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante esta época crítica

Los empleados, gerentes, jefes, directivos y el ambiente de trabajo en general han sido interrumpidos y afectados.

¿Es momento de exigirles tener una conversación?

Sí que lo es. 

El poder conectarte con tus empleados es fundamental para mantenerlos conectados y productivos ahora más que nunca.

Las conversaciones frecuentes y regulares le darán a los gerentes un mejor entendimiento de cómo los empleados se están sintiendo, cuales son los obstáculos y cómo la empresa puede ayudarlos a ser exitosos.

Te presentamos 5 razones para llevar a cabo conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante este periodo de crisis.
Te presentamos 5 razones para llevar a cabo conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante este periodo de crisis

1. Muéstrale a tus empleados que su jefe se preocupa por ellos

Todos queremos saber que nuestras opiniones valen y que nuestras necesidades son consideradas. 

Tomate el tiempo para sentarte con ellos en reuniones personalizadas, para demostrarles que te preocupas y son tenidos en cuenta por la empresa para la cual trabajan.

2. Entiende mejor las necesidades y las emociones únicas de tus empleados

Mientras recolectamos feedback a través de encuestas, aplicaciones de chat, redes sociales internas o emails de forma efectiva, podemos también agregarle color mediante las conversaciones privadas.

El lenguaje corporal y las expresiones faciales pueden ayudarte a notar algo que por escrito no puedes observar.
El lenguaje corporal y las expresiones faciales pueden ayudarte a notar algo que por escrito no puedes observar

3. Sumérgete en los temas importantes antes de que se conviertan en problemas

La situación del coronavirus está evolucionando rápidamente y probablemente continúe durante un tiempo más. 

Los gerentes deben involucrarse en los temas críticos a medida que surjan y el permanecer con reuniones individuales es fundamental. 

4. Fomenta una cultura de confianza y feedback

Los circuitos de feedback ayudan a derribar las barreras que impiden las comunicaciones necesarias y valorables

El diálogo abierto fortalece a los empleados.

Al compartir sus pensamientos, crear un ambiente de trabajo más sólido y unido (incluso cuando no se encuentren todos en el mismo lugar físico).

5. Focalizate en el futuro

A pesar de la abrupta aparición del coronavirus, saldremos adelante.

Las conversaciones continuas focalizadas en:

  • La apreciación,
  • El crecimiento,
  • Desenvolvimiento, y
  • Feedback de los empleados

Permiten que pongan su atención y sus energías en el futuro.

3 mitos acerca de tener reuniones personales en los momentos de crisis

Tener reuniones durante la pandemia, puede resultar bastante preocupante, en especial para un gerente nuevo e inexperto. 

A continuación queremos derribar ciertos mitos respecto a este tema.

1. Este tipo de conversación va a ser más difícil que otras

La realidad es que todo tipo de reunión 1-a-1 o privada es difícil.

Cualquier conversación entre gerente y empleado implica una comunicación efectiva, y el empleo de habilidades que en general, los gerentes no manejan. 

Las circunstancias de este tipo de conversación podrán ser diferentes pero los criterios son los mismos.

2. Una conversación como esta, puede generar falsas expectativas

Los gerentes pueden desconfiar de este tipo de reuniones durante los momentos de crisis, porque no quieren generar falsas expectativas.

¿Qué sucede si piden algo que no puedo darles?

Tus empleados no pueden tener todo lo que quieren, y ellos lo saben.
Tus empleados no pueden tener todo lo que quieren, y ellos lo saben

De todos modos deben estar seguros y cómodos comunicando sus necesidades y pedidos.

Especialmente en épocas de gran incertidumbre y temor.

Deben saber lo que es posible y lo que no lo es.

Los gerentes deberían ser capaces de recibir pedidos en forma confidencial, y comunicar claramente en lo que pueden y en lo que no pueden ayudar.

3. Los gerentes deben tener todas las respuestas antes de tener la reunión

Piensan que deben conocer todas las respuestas a cada pregunta, o temen mirar de manera inadecuada cualquier tipo de devolución o informe incorrecto.

Esto no es cierto.

Incluso en los momentos más difíciles, los empleados saben que los gerentes son humanos y no esperan que sepan todas las respuestas en todo momento

Consejos y sugerencias para enfrentar conversaciones críticas

Es difícil cultivar una relación fuerte entre gerentes y empleados, especialmente en épocas de crisis.

Ambos necesitan estar conectados y alineados.

Además de conversaciones relacionadas al desenvolvimiento de cada empleado, los gerentes deberían tratar las percepciones y el feedback con cada uno de ellos.

A continuación mencionamos algunos consejos fundamentales para guiar a los gerentes en estas conversaciones.

Se intencional

Las reuniones privadas deben tener un foco y una agenda clara sobre los temas a tratar, y de qué manera presentar las preguntas y el feedback.

Considera a cada reunión como una oportunidad para crear confianza.
Considera a cada reunión como una oportunidad para crear confianza

Se personal

Tus empleados no son robots y, es un momento difícil para todos.

Trátalos como humanos y asigna un tema a cada persona.

Intenta entenderlos.

Se honesto

Es mejor decir lo que quieres decir.

Se vulnerable con tus empleados, ellos saben que nadie es perfecto.

Comparte la información tan pronto puedas sin miedo en decir: “No lo sé,lo averiguo y nos comunicamos más tarde”.

Se amable

El feedback es importante, pero puede ser difícil cuando uno da y recibe.

Cualquier respuesta o feedback debe estar hecha amablemente. 

Se considerado con la entrega, y no te olvides que es un momento de mucha sensibilidad para todos.

Se claro

Algunas de las conversaciones pueden ser incómodas, pero necesitan ser comunicadas de manera clara y confidencial.

La mejor manera de hacer esto es planeando estas conversaciones y entender el mensaje central que quieres transmitir.

Se presente

Es fácil dispersarse en un momento como este, pero haz lo mejor de ti para mantenerte atento a la otra persona.

Apaga el celular, silencia tus notificaciones y sé un buen oyente
Apaga el celular, silencia tus notificaciones y sé un buen oyente

Conversaciones Ad Hoc

Ad Hoc significa "para este propósito" o "para esto".

Es una frase latina que a menudo se utiliza para indicar que un determinado acontecimiento es temporal y es destinado a ese propósito específico.

Este tipo de conversaciones pueden realizarse en cualquier momento entre los gerentes y los empleados.

Incluso es posible establecer una política de puertas abiertas, incluso si el trabajo se realiza de manera remota. 

Aunque no requieren preparación previa, es conveniente tener una serie de preguntas para tener en cuenta en caso de necesitarlas:

  • ¿Cómo estás hoy?
  • ¿Cómo está tu familia y amigos?
  • ¿Qué sabes de las noticias?
  • ¿Qué es lo que más te preocupa?
  • ¿Cómo puedo ayudarte a aliviar tus preocupaciones?
  • ¿Qué preguntas puedo contestarte?
  • ¿En qué tienes tu atención hoy?
  • ¿Qué es lo que ha ido bien? Y lo que no?
  • ¿Hay algo nuevo que te haya surgido?

Actualización de progreso semanal

Debido a que tus empleados se han dispersado y desconectado entre sí, es esencial estar al día con los progresos de sus tareas y su trabajo. 

Te recomendamos mantener estas conversaciones semanales, o incluso más frecuentemente:

  • ¿Cómo están tus proyectos actuales y tus tareas?
  • ¿Qué es lo que no está yendo bien con tus proyectos actuales y tus tareas?
  • ¿Cuáles son tus prioridades actuales? han cambiado?
  • ¿Cómo describirías tu actual carga de trabajo?
  • ¿En qué puedo ayudarte respecto a tus proyectos y tareas actuales?
  • ¿Tienes materiales, equipos y tecnología para realizar todo?
  • ¿Cómo crees que tus condiciones de trabajo actuales han afectado tu carga de trabajo?
  • ¿Qué inconvenientes o desafíos tienes?
  • ¿Qué recursos adicionales necesitas para trabajar efectivamente en estas condiciones?
  • ¿Tus percepciones de las circunstancias cambiaron desde hace una semana? Como?
  • ¿Qué dudas tienes respecto de nuestras recientes actualizaciones de equipo o de la empresa?
  • ¿Sentís que estás recibiendo una comunicación efectiva clara y en debido tiempo? Como podría mejorar?
  • ¿Qué puedo hacer mejor para ayudarte en esta etapa?

Evaluación de desempeño mensual

Las conversaciones centradas en el desempeño, deben ser una prioridad, incluso en momentos difíciles.

De esta manera podrás saber que impedimentos tienen los empleados, las oportunidades y los objetivos:

  • ¿Cuáles son tus objetivos?
  • ¿Cuáles son los logros del mes pasado?
  • ¿Qué fue lo que no salió bien el mes pasado?
  • ¿Qué es de lo que más estás orgulloso?
  • ¿Qué podrías mejorar?
  • ¿Cómo ves el éxito del próximo mes? Y del próximo trimestre?
  • ¿Qué es lo que te impide cumplir con tus objetivos?
  • ¿Cómo has estado priorizando tu crecimiento profesional?
  • ¿Qué has aprendido? Como se aplica a tus responsabilidades actuales?

Conversaciones gerenciales de emergencia

Mientras te sugerimos discutir como el medio ambiente está impactando en las conversaciones programadas con los empleados, también recomendamos una conversación específica para una gerencia en crisis y de emergencia

Pregunta a tus empleados lo siguiente:

  • ¿Te sientes apoyado en tu organización en todo momento?
  • ¿Te sientes apoyado por mí?
  • ¿La comunicación de los líderes ha sido efectiva?
  • ¿Te has sentido bien informado?

Conclusiones

Queremos ayudarte a que continúes con tu trabajo y, que el mismo, sea mejor cada día, incluso en circunstancias difíciles.

El llevar a cabo este tipo de reuniones privadas te garantizará el seguimiento de tus empleados y del trabajo que ellos tienen asignado.
El llevar a cabo este tipo de reuniones privadas te garantizará el seguimiento de tus empleados y del trabajo que ellos tienen asignado
Es un momento difícil, pero estos consejos te ayudarán a tener un mejor manejo de tu labor en medio de esta crisis que nos toca transitar.

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