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2020

Guía Ninja para reuniones 1-a-1 en Tiempos de Crisis (dentro y fuera de la Empresa)

Sistema para Empresas
A medida que el coronavirus avanza, sabemos que nuestra prioridad es proteger el trabajo y que el mismo siga su curso. Una de las maneras de garantizarlo, es a través de las conversaciones privadas 1-a-1, ejecutadas de manera efectiva.

Es fundamental que los gerentes y jefes de una organización, entiendan la importancia de que sus empleados puedan ser capaces de manejar sus emociones negativas.

Contestar preguntas difíciles, y resolver preocupaciones durante esta etapa de incertidumbre que nos toca vivir.

Desde EGA Futura nuestra misión es hacer que el mundo funcione mejor cada día.

Sabemos que es un desafío y queremos que te propongas ser exitoso, y para eso estamos.

Por lo tanto te mostramos a continuación, una guía para poder manejar conversaciones dentro de tu empresa durante la época de la pandemia del coronavirus.

5 razones para mantener conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante esta época crítica

Los empleados, gerentes, jefes, directivos y el ambiente de trabajo en general han sido interrumpidos y afectados.

¬ŅEs momento de exigirles tener una conversaci√≥n?

Sí que lo es. 

El poder conectarte con tus empleados es fundamental para mantenerlos conectados y productivos ahora m√°s que nunca.

Las conversaciones frecuentes y regulares le darán a los gerentes un mejor entendimiento de cómo los empleados se están sintiendo, cuales son los obstáculos y cómo la empresa puede ayudarlos a ser exitosos.

Te presentamos 5 razones para llevar a cabo conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante este periodo de crisis.
Te presentamos 5 razones para llevar a cabo conversaciones privadas entre gerentes y empleados durante este periodo de crisis

1. Muéstrale a tus empleados que su jefe se preocupa por ellos

Todos queremos saber que nuestras opiniones valen y que nuestras necesidades son consideradas. 

Tomate el tiempo para sentarte con ellos en reuniones personalizadas, para demostrarles que te preocupas y son tenidos en cuenta por la empresa para la cual trabajan.

2. Entiende mejor las necesidades y las emociones √ļnicas de tus empleados

Mientras recolectamos feedback a través de encuestas, aplicaciones de chat, redes sociales internas o emails de forma efectiva, podemos también agregarle color mediante las conversaciones privadas.

El lenguaje corporal y las expresiones faciales pueden ayudarte a notar algo que por escrito no puedes observar.
El lenguaje corporal y las expresiones faciales pueden ayudarte a notar algo que por escrito no puedes observar

3. Sumérgete en los temas importantes antes de que se conviertan en problemas

La situaci√≥n del coronavirus est√° evolucionando r√°pidamente y probablemente contin√ļe durante un tiempo m√°s.¬†

Los gerentes deben involucrarse en los temas críticos a medida que surjan y el permanecer con reuniones individuales es fundamental. 

4. Fomenta una cultura de confianza y feedback

Los circuitos de feedback ayudan a derribar las barreras que impiden las comunicaciones necesarias y valorables. 

El di√°logo abierto fortalece a los empleados.

Al compartir sus pensamientos, crear un ambiente de trabajo más sólido y unido (incluso cuando no se encuentren todos en el mismo lugar físico).

5. Focalizate en el futuro

A pesar de la abrupta aparición del coronavirus, saldremos adelante.

Las conversaciones continuas focalizadas en:

  • La apreciaci√≥n,
  • El crecimiento,
  • Desenvolvimiento, y
  • Feedback de los empleados

Permiten que pongan su atención y sus energías en el futuro.

3 mitos acerca de tener reuniones personales en los momentos de crisis

Tener reuniones durante la pandemia, puede resultar bastante preocupante, en especial para un gerente nuevo e inexperto. 

A continuación queremos derribar ciertos mitos respecto a este tema.

1. Este tipo de conversación va a ser más difícil que otras

La realidad es que todo tipo de reunión 1-a-1 o privada es difícil.

Cualquier conversación entre gerente y empleado implica una comunicación efectiva, y el empleo de habilidades que en general, los gerentes no manejan. 

Las circunstancias de este tipo de conversación podrán ser diferentes pero los criterios son los mismos.

2. Una conversación como esta, puede generar falsas expectativas

Los gerentes pueden desconfiar de este tipo de reuniones durante los momentos de crisis, porque no quieren generar falsas expectativas.

¬ŅQu√© sucede si piden algo que no puedo darles?

Tus empleados no pueden tener todo lo que quieren, y ellos lo saben.
Tus empleados no pueden tener todo lo que quieren, y ellos lo saben

De todos modos deben estar seguros y cómodos comunicando sus necesidades y pedidos.

Especialmente en épocas de gran incertidumbre y temor.

Deben saber lo que es posible y lo que no lo es.

Los gerentes deberían ser capaces de recibir pedidos en forma confidencial, y comunicar claramente en lo que pueden y en lo que no pueden ayudar.

3. Los gerentes deben tener todas las respuestas antes de tener la reunión

Piensan que deben conocer todas las respuestas a cada pregunta, o temen mirar de manera inadecuada cualquier tipo de devolución o informe incorrecto.

Esto no es cierto.

Incluso en los momentos más difíciles, los empleados saben que los gerentes son humanos y no esperan que sepan todas las respuestas en todo momento

Consejos y sugerencias para enfrentar conversaciones críticas

Es difícil cultivar una relación fuerte entre gerentes y empleados, especialmente en épocas de crisis.

Ambos necesitan estar conectados y alineados.

Además de conversaciones relacionadas al desenvolvimiento de cada empleado, los gerentes deberían tratar las percepciones y el feedback con cada uno de ellos.

A continuación mencionamos algunos consejos fundamentales para guiar a los gerentes en estas conversaciones.

Se intencional

Las reuniones privadas deben tener un foco y una agenda clara sobre los temas a tratar, y de qué manera presentar las preguntas y el feedback.

Considera a cada reunión como una oportunidad para crear confianza.
Considera a cada reunión como una oportunidad para crear confianza

Se personal

Tus empleados no son robots y, es un momento difícil para todos.

Tr√°talos como humanos y asigna un tema a cada persona.

Intenta entenderlos.

Se honesto

Es mejor decir lo que quieres decir.

Se vulnerable con tus empleados, ellos saben que nadie es perfecto.

Comparte la informaci√≥n tan pronto puedas sin miedo en decir: ‚ÄúNo lo s√©,lo averiguo y nos comunicamos m√°s tarde‚ÄĚ.

Se amable

El feedback es importante, pero puede ser difícil cuando uno da y recibe.

Cualquier respuesta o feedback debe estar hecha amablemente. 

Se considerado con la entrega, y no te olvides que es un momento de mucha sensibilidad para todos.

Se claro

Algunas de las conversaciones pueden ser incómodas, pero necesitan ser comunicadas de manera clara y confidencial.

La mejor manera de hacer esto es planeando estas conversaciones y entender el mensaje central que quieres transmitir.

Se presente

Es f√°cil dispersarse en un momento como este, pero haz lo mejor de ti para mantenerte atento a la otra persona.

Apaga el celular, silencia tus notificaciones y sé un buen oyente
Apaga el celular, silencia tus notificaciones y sé un buen oyente

Conversaciones Ad Hoc

Ad Hoc significa "para este propósito" o "para esto".

Es una frase latina que a menudo se utiliza para indicar que un determinado acontecimiento es temporal y es destinado a ese propósito específico.

Este tipo de conversaciones pueden realizarse en cualquier momento entre los gerentes y los empleados.

Incluso es posible establecer una política de puertas abiertas, incluso si el trabajo se realiza de manera remota. 

Aunque no requieren preparación previa, es conveniente tener una serie de preguntas para tener en cuenta en caso de necesitarlas:

  • ¬ŅC√≥mo est√°s hoy?
  • ¬ŅC√≥mo est√° tu familia y amigos?
  • ¬ŅQu√© sabes de las noticias?
  • ¬ŅQu√© es lo que m√°s te preocupa?
  • ¬ŅC√≥mo puedo ayudarte a aliviar tus preocupaciones?
  • ¬ŅQu√© preguntas puedo contestarte?
  • ¬ŅEn qu√© tienes tu atenci√≥n hoy?
  • ¬ŅQu√© es lo que ha ido bien? Y lo que no?
  • ¬ŅHay algo nuevo que te haya surgido?

Actualización de progreso semanal

Debido a que tus empleados se han dispersado y desconectado entre sí, es esencial estar al día con los progresos de sus tareas y su trabajo. 

Te recomendamos mantener estas conversaciones semanales, o incluso m√°s frecuentemente:

  • ¬ŅC√≥mo est√°n tus proyectos actuales y tus tareas?
  • ¬ŅQu√© es lo que no est√° yendo bien con tus proyectos actuales y tus tareas?
  • ¬ŅCu√°les son tus prioridades actuales? han cambiado?
  • ¬ŅC√≥mo describir√≠as tu actual carga de trabajo?
  • ¬ŅEn qu√© puedo ayudarte respecto a tus proyectos y tareas actuales?
  • ¬ŅTienes materiales, equipos y tecnolog√≠a para realizar todo?
  • ¬ŅC√≥mo crees que tus condiciones de trabajo actuales han afectado tu carga de trabajo?
  • ¬ŅQu√© inconvenientes o desaf√≠os tienes?
  • ¬ŅQu√© recursos adicionales necesitas para trabajar efectivamente en estas condiciones?
  • ¬ŅTus percepciones de las circunstancias cambiaron desde hace una semana? Como?
  • ¬ŅQu√© dudas tienes respecto de nuestras recientes actualizaciones de equipo o de la empresa?
  • ¬ŅSent√≠s que est√°s recibiendo una comunicaci√≥n efectiva clara y en debido tiempo? Como podr√≠a mejorar?
  • ¬ŅQu√© puedo hacer mejor para ayudarte en esta etapa?

Evaluaci√≥n de desempe√Īo mensual

Las conversaciones centradas en el desempe√Īo, deben ser una prioridad, incluso en momentos dif√≠ciles.

De esta manera podr√°s saber que impedimentos tienen los empleados, las oportunidades y los objetivos:

  • ¬ŅCu√°les son tus objetivos?
  • ¬ŅCu√°les son los logros del mes pasado?
  • ¬ŅQu√© fue lo que no sali√≥ bien el mes pasado?
  • ¬ŅQu√© es de lo que m√°s est√°s orgulloso?
  • ¬ŅQu√© podr√≠as mejorar?
  • ¬ŅC√≥mo ves el √©xito del pr√≥ximo mes? Y del pr√≥ximo trimestre?
  • ¬ŅQu√© es lo que te impide cumplir con tus objetivos?
  • ¬ŅC√≥mo has estado priorizando tu crecimiento profesional?
  • ¬ŅQu√© has aprendido? Como se aplica a tus responsabilidades actuales?

Conversaciones gerenciales de emergencia

Mientras te sugerimos discutir como el medio ambiente está impactando en las conversaciones programadas con los empleados, también recomendamos una conversación específica para una gerencia en crisis y de emergencia. 

Pregunta a tus empleados lo siguiente:

  • ¬ŅTe sientes apoyado en tu organizaci√≥n en todo momento?
  • ¬ŅTe sientes apoyado por m√≠?
  • ¬ŅLa comunicaci√≥n de los l√≠deres ha sido efectiva?
  • ¬ŅTe has sentido bien informado?

Conclusiones

Queremos ayudarte a que contin√ļes con tu trabajo y, que el mismo, sea mejor cada d√≠a, incluso en circunstancias dif√≠ciles.

El llevar a cabo este tipo de reuniones privadas te garantizar√° el seguimiento de tus empleados y del trabajo que ellos tienen asignado.
El llevar a cabo este tipo de reuniones privadas te garantizar√° el seguimiento de tus empleados y del trabajo que ellos tienen asignado
Es un momento difícil, pero estos consejos te ayudarán a tener un mejor manejo de tu labor en medio de esta crisis que nos toca transitar.

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