Gestión y administración de proyectos

Estrategias para Empresas y Profesionales

Si quieres potenciar tu emprendimiento o empresa, dar vida a tu proyecto y tomar el control de las actividades que debes desarrollar, aquí te damos los conocimientos y las claves para hacerlo realidad. No esperes más y ponte en acción, nuestros profesionales están a tu lado.

¿Qué es la Gestión y administración de proyectos?

La Gestión y administración de proyectos amerita de una perspectiva y de un método.

La perspectiva es un enfoque o manera concebir la forma en que se van a abordar todas las fases de un proyecto. Esa perspectiva o enfoque es esencial y va a orientar todo el emprendimiento.

Y luego el enfoque da paso a la elección de un método que servirá para la planificación, ejecución, monitoreo y evaluación final del emprendimiento.

La administración de proyectos es el resultado de los procesos cognitivos y las acciones que se necesitan ejecutar para llevar a cabo un proyecto. Eso implica no solo tomar decisiones sino también seguir las mejores estrategias.

Dicha gestión es aplicable para todo tipo de iniciativa o emprendimiento y asegura el éxito cuando es aplicada con disciplina y dedicación. 

¿Qué es un proyecto?

Es una idea bien definida y organizada de cómo queremos lograr algo, cómo queremos cumplir unos objetivos o desarrollar ciertos productos.

¿Qué implica la gestión de proyectos?

Son diversas las implicaciones de gestionar y administrar los proyectos, entre ellas están:

  • Diseñar o concebir un plan o realizar la planificación del mismo.
  • Ser flexibles para introducir correctivos en donde sea necesario.
  • Tomar decisiones efectivas a lo largo de todas las etapas del proyecto.
  • Calcular y administrar los recursos económicos y el tiempo de ejecución.
  • Implementar las acciones o ejecutar cada una de las tareas planificadas.
  • Reclutar y liderar al equipo humano encargado de ejecutar el proyecto.
  • Monitorear y controlar los indicadores y variables para asegurar que todo va según lo planeado y en caso contrario introducir correctivos.
  • Realizar una evaluación final del proyecto ya implementado para detectar las debilidades y puntos que deberán corregirse en proyectos similares a futuro.

Todo esto forma parte de lo que se conoce como ciclo de vida del proyecto.

¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?

Son cada una de las etapas a gestionar y administrar en el proyecto para ejecutarlo de principio a fin de manera exitosa.

El ciclo de vida del proyecto incluye cuatro etapas:

  • Diseño y planificación: Con esta fase inicia todo proyecto, haciendo un ejercicio cognitivo de todo lo que será necesario para ejecutarlo.
  • Ejecución: Corresponde al paso del papel a la realidad. Esta fase inicia cuando se da paso a la concreción del proyecto.
  • Monitoreo y control: Esta fase o etapa está presente en todo momento del proyecto. Su finalidad es encontrar debilidades y establecer correctivos.
  • Cierre y evaluación: Ejecutadas todas las acciones necesarias se deja que el proyecto corra y viva por sí mismo. Pero además se evalúa el mismo para realizar los toques finales y que todo funcione según lo planeado.

¿Cuáles son los objetivos de la administración de proyectos?

Cuando se inicia el emprendimiento necesariamente se va a seguir un plan de acción para alcanzar unos objetivos.

Pero más allá de esto existen unos objetivos que no están plasmados expresamente pero que están presentes en la gestión y son:

  • Conducir todas las etapas con la mayor eficiencia para incrementar la productividad.
  • Reducir los costos al máximo aprovechando cada centavo de inversión.
  • Distribuir adecuadamente las tareas entre los miembros del equipo.
  • Controlar todos los riesgos asociados a la ejecución del proyecto.
  • Entregar los resultados en los tiempos previstos, lo que es señal de buena planificación.
  • Satisfacer las exigencias del cliente o beneficiario del emprendimiento para posicionar la marca, el producto o el servicio prestado.
  • Producir asociaciones beneficiosas con otros entes, empresas o inversionistas.
  • Esperar el retorno de la inversión en el menor tiempo posible.
  • Producir un equilibrio entre todos estos meta-objetivos asegura una buena gestión de proyectos.

¿Qué limitantes se encuentran en el proceso de Project Management?

Existen algunos factores a considerar para reducir los riesgos que puede encontrar el proyecto o emprendimiento, estos son:

  • El presupuesto: Suele ser lo más preocupante ya que generalmente no se cuenta con los recursos y dinero necesarios para iniciar el proyecto.
  • El tiempo: Es una variable que se controla con una buena planificación, pero factores externos al proyecto pueden afectar su ejecución y producir retrasos.
  • El alcance: Desde sus inicios el emprendimiento deberá crecer para producir beneficios. Si no se proyecta bien la población a atender el resultado estará comprometido.
  • La calidad del producto o servicio brindado: Esto puede disminuir de acuerdo a cualquiera de los factores anteriores y afectar el proyecto.

Por último, se pueden mencionar factores políticos, legales y ambientales. Todos ellos no pueden ser controlados por el proyecto por lo cual hace falta una adecuada gestión de los riesgos para evitar las pérdidas.

¿Cuáles son los beneficios de una buena Gestión de proyectos?

Sus beneficios están dados en función de los objetivos que persigue todo proyecto y que ya se han destacado más arriba.

La buena gestión permite resolver de manera muy eficiente cualquier problema que se presente en el mercado o necesidad por satisfacer.

Además, es posible gracias a la buena gestión disminuir los costos o administrar los recursos eficazmente a medida que avanza el proyecto. Dentro de esto puede incluirse el tiempo como recurso administrable racionalmente.

Y lo que es más importante, se puede satisfacer al cliente con buenos productos y servicios que hagan su vida más cómoda.

Como compensación, un cliente satisfecho recomendará el producto o servicio y eso aumentará inevitablemente las ventas y los beneficios de la empresa. Así el emprendimiento será competitivo y logrará ubicarse bien en el mercado.

¿Existen herramientas digitales para llevar a cabo la administración de proyectos?

¡Por supuesto! 

Hoy en día los emprendedores pueden contar con múltiples programas, aplicaciones y herramientas digitales que van a hacer más sencilla la gestión del proyecto.

Basta con introducir en ellos todos los requerimientos necesarios para que los sistemas hagan automáticamente tareas complejas que llevarían mucho tiempo.

Y por otra parte son capaces no sólo de ayudarnos a diseñar el plan, sino también a gestionar los recursos, monitorear el proceso y evaluarlo.

Estrategias y tácticas

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Comunidad VIP

Tenemos para tu empresa la mejor atención junto al equipo más capacitado de asesores para acompañarte en la gestión de tus proyectos. Si tienes preguntas nosotros tenemos las mejores respuestas.

Aplicaciones de EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está compuesta por un grupo de aplicaciones vinculadas entre sí, todas trabajando de manera integrada sobre la misma base de datos.
Nuestro potente software de gestión en la nube y aplicaciones pueden adaptarse a tus necesidades y te permiten llevar a cabo una gestión de proyectos eficiente. Descubre cómo podemos simplificar tu trabajo y aumentar tu productividad.

EGA Futura Habitat

EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información. Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

EGA Futura Project

Unifica la administración de proyectos y tareas de manera fácil, integrando cada actividad con el resto de la plataforma.

EGA Futura Clarity

Centraliza todo el conocimiento, información y procesos de tu organización de manera organizada e integrada con el resto de la plataforma.

EGA Futura Activos

Gestiona todos los activos fijos de tu empresa, y controla sus pólizas de seguro, actividades de mantenimiento y asignaciones a empleados.

EGA Futura Service

Gestiona Tickets de servicio tanto internos como externos, incidentes y problemas del día a día.

EGA Futura Gastos

Controla los gastos realizados por todos los empleados de tu organización, y vincula a cada uno de ellos, con facturas, proyectos y servicios.

EGA Futura People

Centraliza toda la información de las personas que trabajan en tu empresa de manera cómoda y simple.

EGA Futura Compras

Ordena todo el proceso de compras junto a las interacciones con cada proveedor de tu empresa.

EGA Futura Treasury

Toma el control del Flujo de caja dentro de tu Organización y de sus Cuentas de tesorería.

EGA Futura TAX

EGA Futura TAX te permite liquidar los impuestos de tu Empresa generados por actividades de compra y venta.

EGA Futura Conta

Simplifica cada proceso contable integrando en un único lugar todas las transacciones realizadas dentro de la plataforma.

Interfaz de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura

El Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura permite elevar la productividad de cada organización, automatizando y simplificando las tareas cotidianas de cada día.

Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura

Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

Base de datos de la Plataforma EGA Futura

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura está totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad según las necesidades de cada empresa.

Seguridad de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está construida sobre una arquitectura multitenant que brinda una capa de seguridad única lista para usar. Las capas adicionales brindan un alto grado de seguridad y control sobre todo, desde la autenticación de usuarios y clientes, hasta permisos administrativos, acceso a datos y encriptación.
Tutoriales
Nivel Intermedio
Cómo funcionan los recordatorios de Tareas y Eventos?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial aprenderás a usar y configurar el recordatorio de actividades que son las notificaciones que aparecen como tarjetas emergentes para eventos y tareas debajo de la campana de notificaciones.

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Nivel Avanzado
Como ordenar y clasificar Informes y Paneles en carpetas?Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

En este tutorial vas a aprender cómo ordenar y clasificar tus informes y paneles de información de manera eficiente dentro de la Plataforma EGA Futura.

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Nivel Principiante
Cómo configurar los Recordatorios de actividad para Tareas y Eventos?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Aprende a activar y desactivar notificaciones con tarjetas de notificación emergentes y correos electrónicos para tus actividades, tareas y eventos dentro de la plataforma.

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Nivel Intermedio
Cómo crear un informe personalizado dentro de EGA Futura?Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

La Plataforma EGA Futura cuenta con una gran cantidad de informes los cuales se pueden modificar, clonar o duplicar para luego ser modificados y así cumplir los requerimientos de cada empresa. En este tutorial vamos a aprender a crear un informe personalizado.

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Nivel Introductorio
Qué es la Plataforma EGA Futura?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial hacemos un repaso por los principales aspectos de la plataforma. Ideal para usuarios nuevos que necesiten dar los primeros pasos.

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Nivel Introductorio
Qué es EGA Futura Habitat?EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información.
Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

En este tutorial aprenderás que es EGA Futura Habitat, cuál es la principal funcionalidad de esta red social empresarial, y cómo se utiliza su interfaz de usuario.

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Glosario

Incidente

Los Incidentes son la interrupción no planificada de un servicio que la empresa utiliza internamente u ofrece a sus clientes, o la reducción de calidad de un servicio, proceso de comercialización o de fabricación de productos.

Documento

Los Documentos tienen como objetivo permitirle a tu empresa administrar documentos físicos, como planos, patentes, brochures, folletos, escrituras y demás.

Decisión

Las decisiones te permiten trabajar en equipo, y te ayudan a tomar decisiones y registrar los resultados en tu empresa.

Proyecto

Un proyecto es un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados resultados, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dado.

Epic

Los Epics son colecciones de Tareas de proyecto que agrupadas, representan iniciativas u objetivos más amplios. Los Epics pueden expandirse a lo largo de diferentes Proyectos.

Ubicación

Las ubicaciones representan a los diferentes lugares geográficos en los que opera la empresa utilizando la Plataforma EGA Futura. Se utilizan para vincular productos, sucursales, proyectos, gastos, activos fijos, empleados entre otros objetos. Permiten filtrar y agrupar registros de la base de datos en informes, paneles de información y vistas de lista de manera cómoda y práctica.

Problema

Un problema es lo que origina a uno o varios Incidentes.

Reunión

Las Reuniones sirven para organizar el trabajo internamente, documentar resultados y participar de procesos de toma de decisión.

Inspección

Este objeto almacena la información de las inspecciones internas y externas. Se pueden vincular a Activos fijos, Areas funcionales, Ubicaciones e Incidentes.

Cronología de actividad

La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.

Filtro

Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.

Elementos que sigo

Elementos que sigo es una categoría dentro de las Noticias en tiempo real. Noticias en tiempo real es el centralizador de noticias de Chatter donde se agrupan todas las publicaciones de la compañía. Allí donde se ubican todas las comunicaciones para el trabajo colaborativo, Elementos que sigo, es la categoría que agrupa las noticias de personas, temas y registros que han sido seleccionadas de forma individual para mantener un seguimiento todas las actualizaciones de esos elementos preferidos por el usuario.

Ruta

Una ruta es un componente de la interfaz de usuario que permite llevar a cabo una tarea o proceso en fases o etapas progresivas. Sirve de guía para monitorear paso a paso los procesos de negocios (administrativo, comercial, producción, etc.) A medida que se avanza en la ejecución de una tarea se va cumpliendo cada una de las etapas establecidas. Cada etapa tiene, en la interfaz de usuario, características e indicaciones particulares configurables, para ayudar al usuario en el correcto cumplimiento de cada etapa. El objetivo de usar una ruta es impulsar la productividad, destacando las tareas importantes, para completar trabajos de forma rápida.

Comentarios en vivo

Son los comentarios que van apareciendo en noticias en tiempo real de Chatter en el mismo instante que están siendo publicados. Se visualizan sin necesidad de actualizar la página.

Noticias en vivo

Son aquellas noticias en tiempo real que se transmiten en vivo. Es una funcionalidad exclusiva para Grupos de Chatter habilitada para publicaciones y para comentarios. Cuando nuevas noticias se han publicado, de inmediato, en el sector superior de noticias en tiempo real, aparece un mensaje que indica cuántas publicaciones nuevas existen. Y para nuevos comentarios: a medida que los comentarios están siendo redactados aparece una animación con una frase informando que un usuario está escribiendo. Cuando la intervención de dicha persona ha sido publicada, instantáneamente aparece en noticias en tiempo real sin necesidad de actualizar la página.

Transmisión (Chatter)

Una transmisión es un conjunto de noticias de tiempo real correspondientes a un grupo de elementos de la plataforma seleccionados por el usuario. Para crear una transmisión se agrupa una serie de registros, personas y/o grupos y se le pone nombre. Todas las actualizaciones de cualquiera de los elementos serán informadas en esa transmisión. Se accede a transmisiones desde EGA Futura Hábitat o desde cualquier pestaña de Chatter.

Barra

Es un sector en la interfaz de usuario o lugar específico que podemos visualizar en la pantalla y tiene diversas funciones de las cuales la principal es agrupar información y permitir el acceso a ella. La palabra barra refiere a la forma de disponer la información en la interfaz de usuario. Una barra en un programa, en una aplicación, en un software o en un sitio web, es un sector de la interfaz que permite acceder a diferente funcionalidad o a distintos lugares o secciones donde se encuentra determinada información o funcionalidad agrupada. En general la opción de la barra describe en una palabra el criterio de agrupamiento de la información a donde conduce o dirige.

Propiedad intelectual

Es el tipo de propiedad que se tiene sobre un bien intelectual o cultural, es decir, la propiedad sobre una creación de la mente. Por ello, abarca los bienes inmateriales, pero también los materiales que procedan de dicha idea. Así, el creador puede explotar económicamente su producción, gozando de protección legal en la mayoría de los países del mundo.

Recursos humanos o HR

Es el departamento en la empresa que administra y controla todo lo relacionado con el trabajo y los trabajadores. También se le conoce como HR por su sigla en inglés de human Resources o como RRHH en español. Es responsable de todo lo que tiene que ver con el componente humano, desde su reclutamiento y pago, hasta su entrenamiento y despido.

ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales

ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.

Recurso administrativo

Es una actuación o instrumento por medio del cual un interesado particular puede solicitar que se modifique o invalide la decisión administrativa de una autoridad. La parte interesada (el afectado) no necesita ejercer este recurso ante los tribunales, sino que lo puede hacer en la sede administrativa. Siempre que la persona se vea perjudicada por una decisión o acto administrativo, puede ejercer el recurso.

Provisiones

La provisión es una figura contable que pretende asegurar que la empresa va a contar con fondos suficientes para cubrir una obligación futura de la que hoy se tiene conocimiento Las provisiones son un pasivo empresarial mediante el cual se conserva una cierta cantidad de recursos para satisfacer también, en este caso apelando al principio de prudencia, el pago de una obligación futura incierta que aún no se conoce y eventualmente pudiera surgir. De manera que se guardan recursos forma de un gasto para tener la capacidad de cancelar deudas en el corto y mediano plazo. Eso le permite a la empresa prepararse con anticipación manteniendo la liquidez que se necesita.

Provisión de fondos

Es el adelanto de dinero que se realiza al profesional que presta un servicio para que pueda cubrir gastos de tramitación y otros relacionados al mismo. La solicitud del adelanto para gastos es muy común por parte de los abogados u otros asesores a sus clientes. La finalidad es cubrir los gastos que tendrá el profesional por concepto de registros, movilización, dieta y otros. También se lo solicita como anticipo de los honorarios profesionales totales que se hayan establecido por los servicios que se van a brindar. En algunos casos los primeros gastos ya están realizados y se solicita la provisión de fondos como reembolso de los mismos.

Outsourcing

Un equivalente en castellano de esta palabra es subcontratación de terceros o tercerización habitualmente, de servicios. Es el proceso de contratación de empresas ajenas a la compañía para que se encarguen de una parte de su gestión o actividad productiva. Estas actividades encomendadas a un tercero pueden ser complementarias a su gestión. El objetivo es delegar funciones de menor importancia en algunos casos, pero en otras circunstancias sirve para delegar actividades que no son el core o centro de la actividad de la empresa a otras que son especialistas o expertos y centrar la atención de la organización en áreas vitales o estratégicas del negocio.

OKR Objectives and Key Results

Es la sigla en inglés de Objectives and Key Results, que corresponde a Objetivos y Resultados Clave. Es una técnica organizacional que permite definir objetivos con claridad y precisión, pero también hacerles seguimiento. Seguir y controlar los resultados obtenidos es la parte más importante de la técnica. Con ello se puede lograr el crecimiento de una organización y su mejoramiento continuo.

Correo electrónico

Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite.

Negocio

Es una actividad que persigue un beneficio económico. Su finalidad es el intercambio de un bien o servicio a cambio de una ganancia monetaria. Para ello, dos personas se ponen de acuerdo (un contrato) y realizan el intercambio. En términos formales, el negocio debe dejar una constancia en caso de reclamo o fraude, estos documentos son el contrato y la factura.

Firma electrónica

Es aquella firma equivalente a la manuscrita, pero en formato electrónico. Se recoge mediante un escáner, el cual permite obtener una imagen muy exacta de la firma hecha a mano. Una vez escaneada es incorporada a cualquier documento o mensaje electrónico como señal de que procede de la persona firmante.

Sectores de un registro

Son secciones que agrupan los campos dentro de un registro para organizarlos mas eficientemente.

Tarea de proyecto

Es una unidad de trabajo más o menos compleja que forma parte de un Proyecto. Está asignada a una sola persona como responsable y además tiene un supervisor. Ambos participantes deben ser usuarios de la plataforma.

Punto de equilibrio

Es el punto o nivel en el que los costos totales para producir/comercializar un bien o prestar un servicio, y los ingresos totales debidos a su venta se hacen iguales. También se conoce como umbral de rentabilidad, y en este punto ni se gana ni se pierde. Esto resulta de gran utilidad para conocer el momento a partir del cual la actividad comercial comienza a generar ganancias.

Reservas

Son aquella parte de los beneficios que ha generado una compañía y que no se han repartido entre los asociados. Esto las convierte en un elemento de suma importancia para su auto-financiación y también para cumplir con obligaciones de pago a futuro. También se pueden generar a partir de la revalorización de los activos o mediante el aporte de los accionistas para ampliar el capital.

PyME

Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.

Gasto reembolsable

Se puede considerar como todo Gasto que realiza una persona o empresa, a la hora de realizar su trabajo. Este Gasto está completamente justificado y se registra como parte de un servicio y/o producto que se está ofreciendo. Un empleado o un proveedor cubre estos Gastos inicialmente para brindar un producto o un servicio de calidad. Pero es la compañía que ha contratado a este proveedor la que está en el compromiso de hacer el reembolso.

Presupuesto comercial (Cotización)

Es un documento en el que se realiza una oferta anticipada. Es hecho por cualquier empresa o persona jurídica para un cliente que desea adquirir un bien o servicio. En dicho documento se reflejan los detalles del producto o servicio y el monto del mismo. Su fin es sólo informativo, para tratar de convencer al cliente, por lo que no tiene efectos legales.

Presupuesto

Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.

Moneda

Es la representación del dinero que circula en un determinado país. Se puede decir que es la forma que adquiere el dinero que utilizan las personas para realizar las transacciones comerciales. Gracias a ella se facilitan los intercambios al estar legalmente aceptada y ser utilizada por todas las personas. Cada país cuenta con su propia Moneda oficial y, en algunos casos, puede haber varias.

Proveedor

Es la persona jurídica o empresa que proporciona a otras compañías dinero, productos y/o servicios. La finalidad de esto está íntimamente ligada con el objetivo principal de la empresa y sus diversas necesidades. El término de proveedor podría ser muy amplio y observarse en diferentes niveles, desde lo más simple hasta lo más complejo en el mercado.

Kanban

Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.

Area funcional

Son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de la empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada Área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y objetivos.

Flujo de efectivo (Cashflow)

Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.

Gestión de proyectos

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

Empresa

Es una organización constituida por personas que buscan satisfacer necesidades del mercado para obtener beneficios económicos. Para ello, requiere de capital y trabajo. Todo se orienta por unos objetivos comerciales y una visión que indica el ideal que desea alcanzar. Mientras tiene un ánimo de lucro, también se asegura la producción de bienes y servicios para el país, movilizando la economía.

Cliente

Es aquella persona (natural o jurídica) que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.

Inteligencia artificial (IA)

Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Inteligencia de negocios

Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.

Despapelización

La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.

Ayuda a nivel de campo

Es un icono circular que contiene la letra i ubicado junto al nombre de diversos campos a lo largo de todos los registros de la plataforma. Tiene la funcionalidad de mostrar un texto de ayuda que emerge al sobrevolar el ícono con el puntero del mouse o al recibir un tap desde la pantalla desde un dispositivo móvil. El texto que aparece aporta indicaciones que sirven para completar ese campo con la información apropiada. Ese texto suele establecer parámetros, informar objetivos, recordar instrucciones sobre cómo debe ser completado dicho campo donde se está posicionado. Las ayudas a nivel campo pueden solicitarse con el texto adecuado para todo tipo de campos sean de tipo estándar o personalizado.

Aplicación

También se puede denominar “app”, abreviatura de aplicación. Es una recopilación de elementos y componentes de la plataforma, como páginas, listas de registros, fichas, informes, gráficos, tableros, conjuntos de actividades, destinados a gestionar una necesidad concreta del negocio. Cada aplicación de la plataforma permite cumplir determinadas tareas en un área de negocios. EGA Futura proporciona aplicaciones estándar como Habitat, Activos, Compras, Ventas, Inventory y TAX.

Sondeo o Encuesta

Con esas tres denominaciones se conoce al tipo de publicación de Chatter que sirve para recolectar la opinión de numerosos usuarios. Un sondeo dispone de un campo donde permite hacer una consulta o pregunta al público. A su vez da la posibilidad de establecer una lista de 2 hasta 10 opciones de respuesta. Todo usuario que tenga acceso a la publicación puede responder el sondeo eligiendo una de las opciones disponibles. La plataforma hace el recuento y devuelve los resultados de la encuesta de forma inmediata y también brinda a la persona la posibilidad de modificar el voto.

Proceso de aprobación

Un proceso de aprobación automatiza el modo en que se aprueban registros en EGA Futura. Un proceso de aprobación especifica cada paso de aprobación, incluyendo de quién se solicita la aprobación y qué hacer en cada punto del proceso.

Calendario público

Calendario en el que un grupo de personas puede realizar un seguimiento de los eventos de interés (como eventos de marketing, ediciones de productos o clases de formación) o programar una actividad común (como el calendario de festividades del equipo). Por ejemplo, el equipo de marketing puede definir un calendario de eventos para mostrar a toda la organización de ventas y marketing los eventos de previstos en esta área.

Organización

Un despliegue de EGA Futura con un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual de EGA Futura. Su organización incluye todos los datos y aplicaciones y es diferente del resto de las organizaciones.

Lista (Vista de lista)

Presentación de una lista de elementos (por ejemplo, cuentas o contactos) basada en criterios específicos. EGA Futura ofrece algunas vistas predefinidas.En la consola de agente, la vista de lista es el marco superior que muestra una vista de lista de registros basados en criterios específicos. Las vistas de lista que puede seleccionar para que se muestren en la consola son las mismas vistas de lista definidas en las fichas de otros objetos. No puede crear una vista de lista dentro de la consola.

Me gusta

Es una marca que un usuario puede hacer en una publicación o un comentario en una noticia en tiempo real de Chatter para mostrar su aprobación. Una vez que ha indicado Me gusta en una publicación o un comentario, recibirá notificaciones por correo electrónico de los comentarios futuros en esas publicaciones.

Seguir

Seguir es activar una suscripción al perfil de una persona (usuario), a un tema o a un registro de la plataforma. Seguir permite enterarse de todas las actualizaciones de los elementos que se sigue. Las novedades aparecen en las Noticias en tiempo real de Chatter. Hacer seguimiento de un usuario permite ver las publicaciones de las personas que sigue. Seguir un grupo permite conocer todas las publicaciones y comentarios del grupo seleccionado. Seguir un registro permite ver las publicaciones, los comentarios y las modificaciones de sus campos.

Campo personalizado

Además de los campos estándar que vienen de forma predeterminada en el sistema, se pueden agregar otros campos para personalizar y adaptar la funcionalidad del software a las necesidades de cada organización. Estos campos se crean a solicitud de los usuarios de la plataforma según la necesidad de administrar datos específicos y particulares propios del negocio de la compañía. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, y tener diferentes características. De la funcionalidad de los campos surge la posibilidad de establecer: tipo de dato que se ingresa, reglas de validación, clasificaciones, gráficos, reportes y toda la tecnología aplicada al manejo de información en una plataforma de arquitectura multidimensional.

Grupo de Chatter

Los grupos en Chatter están pensados para unificar el espacio de comunicación de los usuarios que pertenecen a un mismo departamento de la compañía o que forman parte de un mismo proyecto o equipos funcionales. El motivo para formar un grupo es conectar a las personas que se reúnen para trabajar en conjunto o para conseguir un objetivo o tienen un interés en común. Con esta premisa se forman grupos de Chatter que pueden ser de varios tipos: públicos, privados, sin registrar, de sólo difusión o grupos con clientes. Así, Noticias en tiempo real del grupo se convierte en el centralizador de la comunicación y de la información que se necesita compartir.

Noticias en tiempo real de Chatter

Es el muro de noticias de la red social, el centralizador de noticias. Es la forma de mantenerse informado de las novedades de la compañía y actualizaciones de todos los elementos de la plataforma que le interesan a un usuario. Se ubica en un sector central de la página de Chatter y en páginas de los elementos de la plataforma donde se van ordenando todas las noticias interesantes y las conversaciones. Las diversas noticias están clasificadas con un menú de categorías. Se pueden elegir personas, grupos y múltiples elementos para darles seguimiento, interactuar en el entorno de la red social empresarial y recibir las novedades en las noticias en tiempo real. Sirve para unificar el canal de comunicaciones, noticias y actualizaciones de la forma más eficiente.

Mención @ (Chatter)

Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.

Actividad

En la Plataforma EGA Futura, una Actividad se llama a la registración en el sistema de una tarea por hacer o to-do (un pendiente), de una tarea finalizada, de un llamado telefónico, de un correo electrónico enviado o por enviar, o de un evento que se ha efectuado o se programa realizar, con el objeto de cumplir con los negocios de la empresa. Cada una de las Actividades se puede relacionar a registros de la base de datos, tales como las cuentas o contactos o los otros usuarios de la plataforma o colaboradores de la compañía. Por tanto, al registrar las actividades en el historial de los distintos registros relacionados es posible realizar seguimiento, permitir la visualización del trabajo para los distintos equipos o para la gerencia, promover la colaboración y el trabajo coordinado.

Cuenta

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de información que agrupan los datos correspondientes a una organización, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compañía se podrá realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar información de personas individuales.

Informe

Un Informe es un conjunto de Registros almacenados en la base de datos de EGA Futura, que cumple determinados criterios, y los muestra en filas y columnas organizadas. Permite agrupar datos de una manera simple. Además, se pueden aplicar filtros y gráficos en cada Informe. El usuario tiene la opción de ordenar los informes en diferentes carpetas, y vincularlos a un Panel de información determinado para trabajar cómodamente. Son accesibles desde cualquier aplicación de la plataforma.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Chatter

Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.

Contacto

Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos que agrupa la información correspondientes a una persona o individuo asociado o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con nuestra compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con nuestra organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todos las comunicaciones de importancia.

Enciclopedia

Costos de una empresa

Dentro de una empresa hay diferentes tipos de costos, y en este artículo enciclopédico los vamos a desarrollar en su totalidad: Costo fijo, Costo variable, Costo directo, Costo indirecto, Costo de producción y Costo de venta.

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