Jerarquía de cuentas

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¿Qué es la Jerarquía de cuentas?

La Jerarquía de cuentas es una funcionalidad de la plataforma, que te permite relacionar diferentes cuentas en la base de datos vinculadas entre sí.
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¿Qué es la Jerarquía de cuentas?

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La Jerarquía de cuentas es una funcionalidad de la plataforma, que te permite relacionar diferentes cuentas en la base de datos vinculadas entre sí.

Transcripción del video ⌨️

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Usando la jerarquía de cuentas vamos a ahorrar tiempo, brindar mejor atención y vamos a evitar que se nos escape alguna oportunidad de negocio. En este vídeo vamos a aprender qué es la Jerarquía de cuentas.

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Relacionar las cuentas de nuestra base de datos en un árbol de jerarquía nos va a permitir darles seguimiento de forma organizada y nos va a brindar una vista panorámica de actividades para no descuidar las interacciones con ninguna de esas empresas con las que estamos vinculados.

[00:00:40.900]
En nuestra base de datos administramos los datos de las empresas con las que mantenemos relaciones comerciales, registramos esas empresas en el objeto Cuentas. En la Plataforma EGA Futura cada empresa es una cuenta. Ciertas compañías se extienden en varias ubicaciones o locaciones geográficas y muchas veces desarrollamos actividades comerciales independientes con cada ubicación y esto genera un historial de interacciones particular para cada una.

[00:01:12.900]
Para esas compañías de múltiples locaciones, la Plataforma EGA Futura propone la organización en jerarquía de cuentas, generando un árbol de relaciones para la cuenta principal y las subsidiarias. De esta manera quedarán vinculadas según jerarquía, pero registradas en forma separadas con sus datos propios sus contactos y el historial completo ordenado en cada una de las cuentas.

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Conviene para estas compañías de múltiples locaciones registrarlas en forma separada, pero vinculadas mediante un árbol de jerarquía. Una de las cuentas aparecerá como la principal y las demás como cuentas relacionadas.

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Vamos a vincular una cuenta más a esta jerarquía. Vayamos al objeto Cuentas en nuestra vista de lista observamos que para la empresa Alto Salles tenemos varias ubicaciones. Ésta es la casa central y luego tenemos ubicaciones en Venado tuerto, Bella Italia, Rafaela y Tostado. En vez de tenerlas separadas, diseminadas en la base de datos, conviene registrarlas mediante un árbol de jerarquía.

[00:02:23.100]
Vamos a relacionar una de las empresas, en este caso Alto Salles Venado con la cuenta principal que es Alto Salles SRL. Para esto vamos a ingresar al registro de Alto Salles Venado y en la sección Detalles de la cuenta vamos a editar el campo Cuenta principal que se encuentra debajo del nombre de la cuenta y aquí debemos escribir el nombre de la cuenta principal.

[00:02:49.600]
Del menú que se despliega, vamos a elegir la cuenta principal que va a ser la cabecera del árbol de jerarquía y de esta forma una vez que guardemos los cambios habrán quedado relacionada la cuenta principal con esta cuenta que es una cuenta relacionada.

[00:03:06.900]
Luego hagamos clic en el vínculo Ver jerarquía, ubicado a la derecha del campo nombre de la cuenta. Esto lo podemos hacer con todas las cuentas. Todas tienen este icono en forma de árbol que representa el esquema de jerarquías. De la misma forma se puede ingresar a la página de jerarquías usando el botón Ver jerarquía de cuenta en la barra de acciones de registro de una cuenta, que en este caso aparece como una opción del menú desbordante de las acciones del registro y de cualquiera de estas dos formas podemos ingresar a la página de jerarquía de cuenta.

[00:03:42.400]
En la página jerarquía de cuenta aparece el árbol completo de jerarquías de cuentas y señalado con la etiqueta Actual la ubicación de la cuenta que estamos consultando. Las flechas ubicada a la izquierda de cada cuenta despliegan y colapsan las cuentas que forman parte de cada nivel de jerarquía, con lo que podemos observar que se pueden aplicar varios niveles a este árbol de jerarquía de cuentas.

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Para establecer jerarquías de cuentas tenemos que tener en cuenta las mejores prácticas que vamos a comentar. Existen dos posibilidades básicas a la hora de decidir cómo establecer las cuentas para los negocios con varias ubicaciones. La primera es usar una de las cuentas como cuenta de compañía global, es decir, no usar árbol.

[00:04:31.600]
Usamos Alto Salles como única cuenta y de esta forma a esta cuenta se vinculan todos los contactos y relaciones comerciales como ticket de servicios, proyectos, ventas, etcétera, a esta única cuenta de nivel superior en la jerarquía.

[00:04:48.300]
Los beneficios de usar una sola cuenta global son: Simplifica la búsqueda de los registros en dicha cuenta y facilita la creación de reportes para esta cuenta a la hora de establecer los movimientos de toda la compañía.

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Pero las desventajas son: Es más complicado gestionar un gran volumen de información y esta organización unificada de cuenta global impide la posibilidad de tener una mirada global, comparativa con la perspectiva necesaria de cada una de las empresas del grupo. Unificar en una sola cuenta dificulta la visualización de lo que necesita cada ubicación en particular y puede llevar a una desatención de necesidades que entorpezca la relación comercial exitosa.

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Ahora sí vamos al segundo caso: Usar cuentas específicas para cada ubicación. Estableciendo una cuenta para cada ubicación es posible crear contactos, tratos comerciales, actividades, etcétera, de forma independiente para cada ubicación. La desventaja es que con esta opción es necesario mantener más cuentas y configurar algunos reportes más y relacionarlos para obtener una perspectiva global.

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No obstante, el uso de varias cuentas significa que se pueden aprovechar varias ventajas, entre ellas: La propiedad de las cuentas. De esta forma las cuentas de cada ubicación puede tener distinto propietario en la plataforma, esto quiere decir que cada una puede estar administrada por un usuario diferente de nuestra compañía si fuera necesario.

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Luego la organización en jerarquías para poder ordenar cuenta central y filiales, por ejemplo, la configuración de colaboración específica y la creación de reportes más detallados y minuciosos. También es posible hacer seguimiento con mayor facilidad y se pueden crear informes o reportes sobre cada una de las actividades comerciales de soporte y otras interacciones para cada cuenta.

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Y como dijimos al principio, se pueden mantener los contactos de cada una de las ubicaciones registrados en cada una de las cuentas. Como sugerencia, lo más recomendable es establecer cuentas para cada ubicación independiente en vez de agrupar todas las ubicaciones en una sola cuenta global.

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Organizar las cuentas de esta manera permite enfocarnos en el éxito de los clientes en cada una de las ubicaciones de esta empresa y a la vez permite crear una perspectiva global para tomar decisiones más estratégicas de negociación.

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Para aprender mucho más sobre Cuentas los invito a visitar EGA Futura.com/tutoriales

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