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La Jerarquía de cuentas es la funcionalidad que relaciona cuentas entre sí en forma de árbol, con una cuenta principal arriba y sus cuentas relacionadas debajo. Sirve para representar empresas que operan en varias sedes o que forman un grupo, manteniendo cada una como registro independiente con sus propios contactos, oportunidades y actividades. Desde cualquier cuenta del árbol se abre la vista de jerarquía completa, que muestra el conjunto y señala en qué lugar está la cuenta consultada.
Muchas empresas no son una sola cosa.
Un grupo con casa central y cuatro sucursales, o una casa matriz con filiales en tres países, es una realidad frecuente en cualquier cartera de clientes.
La pregunta que aparece siempre es la misma: conviene registrar ese grupo como una cuenta o como varias.
La Jerarquía de cuentas es la respuesta que permite tener las dos cosas a la vez.
Cada cuenta tiene un campo que apunta a su cuenta principal.
Completar ese campo es todo lo que hace falta para que las dos queden vinculadas.
Repetido en cascada, ese único campo genera un árbol de varios niveles.
Desde cualquier punto del árbol se abre la vista completa y se ve dónde está parada la cuenta que se estaba consultando.
Registrar todo el grupo como una única cuenta tiene ventajas reales.
Simplifica la búsqueda, porque todo vive en un solo lugar, y facilita el Informe consolidado del grupo entero.
El precio es que se pierde de vista lo que pasa en cada sede.
Cuando el volumen crece, esa mezcla dificulta detectar qué ubicación está quedando desatendida.
Registrar cada sede por separado permite que cada una tenga sus propios contactos, sus tratos y sus actividades.
También permite que cada una tenga un propietario distinto dentro del equipo comercial.
El costo es que hay más cuentas que mantener y algún Informe adicional que armar para recuperar la mirada consolidada.
La jerarquía es justamente lo que devuelve esa mirada sin renunciar al detalle.
Para empresas con varias ubicaciones, lo habitual es registrar cada una por separado y vincularlas en un árbol.
Esa combinación conserva el detalle por sede y suma la lectura del grupo.
Permite además configurar la colaboración de forma específica para cada filial.
Y da la base para comparar el desempeño entre ubicaciones, que es una de las lecturas más útiles del conjunto.
Sin árbol, las sedes de un mismo grupo quedan dispersas por la base de datos como si fueran clientes sin relación entre sí.
Alguien llama a una sede sin enterarse de que otra tiene un reclamo abierto.
La jerarquía convierte esas piezas sueltas en una cartera legible.
Es la diferencia entre atender cinco clientes y atender un grupo con cinco sedes.
El hub de CRM (Customer Relationship Management) ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Introducción a Einstein Copilot vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
Base de datos de la Plataforma EGA Futura muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura 365 lo muestra desde otra parte del sistema.
Dentro de la Plataforma, la relación se establece desde el campo Cuenta principal, ubicado en la sección de detalles de cada Cuenta.
Al escribir el nombre de la cuenta superior, la Plataforma ofrece las coincidencias y alcanza con elegir una.
Al guardar, las dos cuentas quedan enlazadas y pasan a formar parte del mismo árbol.
El árbol admite varios niveles, así que un grupo puede tener casa matriz, regionales y sucursales.
Junto al nombre de la cuenta aparece un vínculo con forma de árbol llamado Ver jerarquía.
La misma vista se alcanza desde el Menú de acciones del registro, con la opción Ver jerarquía de cuenta.
Los dos caminos llevan a la misma pantalla, donde la cuenta que se estaba consultando aparece señalada como Actual.
Las flechas de cada fila despliegan y contraen los niveles inferiores.
Cada cuenta del árbol conserva sus propios contactos, sus actividades y su historial.
Lo que la jerarquía agrega es la lectura del conjunto, sin fusionar los datos de nadie.
Esa separación importa porque el propietario de cada cuenta puede ser un usuario distinto.
La configuración de colaboración también se define cuenta por cuenta y no para todo el grupo.
Un Informe sobre cuentas puede agrupar por la cuenta principal y totalizar por grupo.
Eso permite comparar sedes entre sí y detectar cuál concentra los reclamos o las ventas.
Un Panel de información deja esa comparación a la vista de forma permanente.
Así la jerarquía deja de ser un dato de organización y pasa a ser una herramienta de decisión comercial.
Las preguntas llegan cuando un cliente tiene casa matriz y sucursales, y hay que decidir si eso es una cuenta o varias. Repasamos los niveles disponibles y dónde se define la cuenta principal.
El árbol crece por cascada, porque cada cuenta apunta a la que tiene encima.
Eso permite representar estructuras de varios niveles, como grupo, región y sucursal.
En la práctica conviene mantener el árbol tan plano como la realidad lo permita, porque cada nivel extra agrega trabajo de mantenimiento.
Depende de si las sedes tienen vida comercial propia.
Cuando cada ubicación compra, reclama y negocia por su cuenta, separarlas y vincularlas en un árbol suele ser mejor.
Una cuenta única simplifica el mantenimiento, pero oculta lo que ocurre en cada sede.
En el campo Cuenta principal, que aparece en la sección de detalles del registro de la cuenta.
Se completa buscando por nombre y eligiendo del listado que ofrece la Plataforma.
Al guardar, el vínculo queda reflejado en la vista de jerarquía de las dos cuentas.
Sí, porque la propiedad se define en cada cuenta por separado.
Una sucursal puede quedar a cargo de un vendedor y la casa central a cargo de otro.
El árbol ordena la relación sin imponer un único responsable para todo el grupo.
La jerarquía se apoya en el objeto estándar Account, sin necesidad de objetos adicionales.
El campo que arma el árbol es ParentId, de tipo Hierarchy, etiquetado Parent Account en inglés y Cuenta principal en español.
Al ser de tipo Hierarchy, apunta a un registro del mismo objeto y admite anidamiento en cascada.
El campo admite valor vacío, de modo que una cuenta sin padre es la raíz de su propio árbol.
El campo Site, etiquetado Account Site, es texto de ochenta caracteres y se usa habitualmente para nombrar la sede.
El campo Type es una lista de selección que permite distinguir el rol comercial de cada cuenta.
OwnerId apunta a Usuario y es obligatorio, lo que sostiene el reparto de responsables por sede.
Name es el campo estándar de nombre y también es obligatorio.
Una consulta que recorra el árbol filtra por ParentId para traer las cuentas hijas de un registro.
Para subir un nivel se usa la notación de punto sobre la relación padre, por ejemplo Parent.Name.
Las reglas de colaboración se definen por registro, así que el acceso a una cuenta hija se controla de forma independiente.
Conviene evitar ciclos al cargar datos de forma masiva, importando primero las cuentas raíz y después las dependientes.
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Usando la jerarquía de cuentas vamos a ahorrar tiempo, brindar mejor atención y vamos a evitar que se nos escape alguna oportunidad de negocio. En este vídeo vamos a aprender qué es la Jerarquía de cuentas.
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Relacionar las cuentas de nuestra base de datos en un árbol de jerarquía nos va a permitir darles seguimiento de forma organizada y nos va a brindar una vista panorámica de actividades para no descuidar las interacciones con ninguna de esas empresas con las que estamos vinculados.
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En nuestra base de datos administramos los datos de las empresas con las que mantenemos relaciones comerciales, registramos esas empresas en el objeto Cuentas. En la Plataforma EGA Futura cada empresa es una cuenta. Ciertas compañías se extienden en varias ubicaciones o locaciones geográficas y muchas veces desarrollamos actividades comerciales independientes con cada ubicación y esto genera un historial de interacciones particular para cada una.
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Para esas compañías de múltiples locaciones, la Plataforma EGA Futura propone la organización en jerarquía de cuentas, generando un árbol de relaciones para la cuenta principal y las subsidiarias. De esta manera quedarán vinculadas según jerarquía, pero registradas en forma separadas con sus datos propios sus contactos y el historial completo ordenado en cada una de las cuentas.
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Conviene para estas compañías de múltiples locaciones registrarlas en forma separada, pero vinculadas mediante un árbol de jerarquía. Una de las cuentas aparecerá como la principal y las demás como cuentas relacionadas.
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Vamos a vincular una cuenta más a esta jerarquía. Vayamos al objeto Cuentas en nuestra vista de lista observamos que para la empresa Alto Salles tenemos varias ubicaciones. Ésta es la casa central y luego tenemos ubicaciones en Venado tuerto, Bella Italia, Rafaela y Tostado. En vez de tenerlas separadas, diseminadas en la base de datos, conviene registrarlas mediante un árbol de jerarquía.
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Vamos a relacionar una de las empresas, en este caso Alto Salles Venado con la cuenta principal que es Alto Salles SRL. Para esto vamos a ingresar al registro de Alto Salles Venado y en la sección Detalles de la cuenta vamos a editar el campo Cuenta principal que se encuentra debajo del nombre de la cuenta y aquí debemos escribir el nombre de la cuenta principal.
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Del menú que se despliega, vamos a elegir la cuenta principal que va a ser la cabecera del árbol de jerarquía y de esta forma una vez que guardemos los cambios habrán quedado relacionada la cuenta principal con esta cuenta que es una cuenta relacionada.
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Luego hagamos clic en el vínculo Ver jerarquía, ubicado a la derecha del campo nombre de la cuenta. Esto lo podemos hacer con todas las cuentas. Todas tienen este icono en forma de árbol que representa el esquema de jerarquías. De la misma forma se puede ingresar a la página de jerarquías usando el botón Ver jerarquía de cuenta en la barra de acciones de registro de una cuenta, que en este caso aparece como una opción del menú desbordante de las acciones del registro y de cualquiera de estas dos formas podemos ingresar a la página de jerarquía de cuenta.
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En la página jerarquía de cuenta aparece el árbol completo de jerarquías de cuentas y señalado con la etiqueta Actual la ubicación de la cuenta que estamos consultando. Las flechas ubicada a la izquierda de cada cuenta despliegan y colapsan las cuentas que forman parte de cada nivel de jerarquía, con lo que podemos observar que se pueden aplicar varios niveles a este árbol de jerarquía de cuentas.
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Para establecer jerarquías de cuentas tenemos que tener en cuenta las mejores prácticas que vamos a comentar. Existen dos posibilidades básicas a la hora de decidir cómo establecer las cuentas para los negocios con varias ubicaciones. La primera es usar una de las cuentas como cuenta de compañía global, es decir, no usar árbol.
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Usamos Alto Salles como única cuenta y de esta forma a esta cuenta se vinculan todos los contactos y relaciones comerciales como ticket de servicios, proyectos, ventas, etcétera, a esta única cuenta de nivel superior en la jerarquía.
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Los beneficios de usar una sola cuenta global son: Simplifica la búsqueda de los registros en dicha cuenta y facilita la creación de reportes para esta cuenta a la hora de establecer los movimientos de toda la compañía.
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Pero las desventajas son: Es más complicado gestionar un gran volumen de información y esta organización unificada de cuenta global impide la posibilidad de tener una mirada global, comparativa con la perspectiva necesaria de cada una de las empresas del grupo. Unificar en una sola cuenta dificulta la visualización de lo que necesita cada ubicación en particular y puede llevar a una desatención de necesidades que entorpezca la relación comercial exitosa.
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Ahora sí vamos al segundo caso: Usar cuentas específicas para cada ubicación. Estableciendo una cuenta para cada ubicación es posible crear contactos, tratos comerciales, actividades, etcétera, de forma independiente para cada ubicación. La desventaja es que con esta opción es necesario mantener más cuentas y configurar algunos reportes más y relacionarlos para obtener una perspectiva global.
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No obstante, el uso de varias cuentas significa que se pueden aprovechar varias ventajas, entre ellas: La propiedad de las cuentas. De esta forma las cuentas de cada ubicación puede tener distinto propietario en la plataforma, esto quiere decir que cada una puede estar administrada por un usuario diferente de nuestra compañía si fuera necesario.
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Luego la organización en jerarquías para poder ordenar cuenta central y filiales, por ejemplo, la configuración de colaboración específica y la creación de reportes más detallados y minuciosos. También es posible hacer seguimiento con mayor facilidad y se pueden crear informes o reportes sobre cada una de las actividades comerciales de soporte y otras interacciones para cada cuenta.
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Y como dijimos al principio, se pueden mantener los contactos de cada una de las ubicaciones registrados en cada una de las cuentas. Como sugerencia, lo más recomendable es establecer cuentas para cada ubicación independiente en vez de agrupar todas las ubicaciones en una sola cuenta global.
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Organizar las cuentas de esta manera permite enfocarnos en el éxito de los clientes en cada una de las ubicaciones de esta empresa y a la vez permite crear una perspectiva global para tomar decisiones más estratégicas de negociación.
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Para aprender mucho más sobre Cuentas los invito a visitar EGA Futura.com/tutoriales
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