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En este tutorial vamos a aprender qué es el propietario de un registro dentro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura, y de qué manera este esquema de administración de registros de información nos permite mantener la gobernabilidad de toda la información que generemos dentro de nuestra empresa.

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Muy probablemente quienes hayan comenzado a navegar a través de la interfaz de usuario de la Plataforma EGA Futura se hayan percatado, se hayan dado cuenta que casi en la totalidad de los registros hay un campo que se denomina propietario.

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Por ejemplo, aquí yo estoy dentro de Project y aquí puedo ver quién es el propietario de este proyecto o si voy al Waffle y me voy a 365, elijo una empresa en particular y puedo ver quién es el propietario de esta cuenta o lo mismo ocurre con los contactos, yo voy a ir a este contacto y aquí puedo ver quién es el propietario.

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Seguramente esto te llame la atención y hasta te cause sorpresa. A diferencia de cómo se administra la información en una base de datos común, o en una hoja de cálculo en Excel en donde, por ejemplo... En una hoja de cálculo en Excel toda la información está en columnas y filas y nadie es el dueño de esa información, cualquiera puede modificar, alterar esa información y nadie se entera de que pasó, no hay un historial, no hay una validación, no hay nada.

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En una base de datos común ocurre prácticamente lo mismo, es... La seguridad es anárquica, cualquiera hace lo que quiere y salvo en bases de datos sofisticadas tampoco hay registros de auditoría.

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Dentro de la Plataforma EGA Futura, hay un concepto totalmente opuesto en donde cada registro tiene un propietario.

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¿Qué es el propietario de un registro? El propietario de un registro es la persona dentro de la plataforma que tiene la responsabilidad natural por mantener ese registro actualizado y con información coherente y relevante y dependiendo del tipo de registro trabajar.

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Vamos a ver diferentes ejemplos para ilustrarlo. En el caso de las empresas: Si las empresas que vamos a crear como cuentas son clientes y la organización para la cual yo trabajo tiene, por decirlo de una forma simple, 1000 clientes y esos 1000 clientes se distribuyen en 5 vendedores o 5 ejecutivos de cuenta (por decirlo de una forma) vamos a tener 1000 / 5 son 200.

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200 registros con 200 propietarios diferentes en donde el propietario de cada cuenta va a ser el responsable de mantener esta información, de actualizarla y de interactuar con esos clientes.

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Supongamos que estamos en Inventory y nuestra empresa tiene 300... Una base datos de 300.000 productos diferentes, o un millón de productos diferentes (recordemos que la base de datos de EGA Futura es elástica, por lo tanto no hay límites en cuanto a la cantidad de información que se pueda técnicamente administrar dentro de toda la plataforma. Da lo mismo tener cinco millones de registros que 50 registros).

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Obviamente que el tamaño que le asignemos a tu empresa es otra cosa eso depende del tipo de edición que tu empresa haya contratado.

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Acá no me estoy focalizando en la capacidad que nosotros le asignemos a cada cliente sino estoy haciendo foco en aspecto técnico. No hay un límite técnico, como sí lo hay en otras herramientas; aquí no.

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Si una empresa quiere administrar 50 millones de productos, o 50 millones de clientes puede hacerlo sin problemas porque la arquitectura de la plataforma lo permite.

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Sin irme de tema, voy a volver con el ejemplo de inventario y la empresa para la cual yo trabajo, para la cual soy empleado, tiene 300.000 productos.

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Esos 300.000 productos dependiendo la familia de productos se pueden asignar a diferentes propietarios y que esos propietarios sean los responsables de mantener esa información vigente.

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Lo mismo puede pasar con activos fijos: Determinados activos pueden tener un propietario y otro tipo de activo fijo distinto otro propietario.

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¿Cuál es el objeto de hacer esto? ¿Cuál es el objetivo de hacer esto? El objetivo número uno es asignar responsabilidad a una persona por cada registro dentro de la plataforma. Es el objetivo número uno.

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El objetivo número 2 es aplicar políticas de seguridad porque, por ejemplo, sabemos que los perfiles de usuario y todo el esquema de seguridad dentro de la plataforma son súper potentes, por lo tanto, determinadas empresas pueden elegir que los registros creados por una persona en particular solamente pueden ser modificados por esa persona y no por una persona diferente.

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Todo eso lo configuramos a pedido de cada cliente desde EGA Futura. Otra empresa puede decidir que los registros creados por, supongamos... Tu empresa opera con clientes en diferentes provincias, con diferentes estados, con diferentes países.

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Vamos a imaginar que tu empresa es una multinacional con sede principal en España y que tiene clientes en Argentina, en Chile, en Colombia y en México y que hay un vendedor por cada país, en tu sede central, en tu casa central en España.

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Entonces lo que se puede configurar es un esquema de seguridad en donde el vendedor, de los clientes de México, solamente ve los registros de las empresas mexicanas y no las demás.

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El vendedor de los clientes que están en Colombia ven solamente las empresas colombianas y no las demás. Pero podemos crear un perfil en donde el gerente de ventas, los dueños de la empresa, los accionistas o quién esté arriba pueden ver todo.

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Entonces, por un lado, el propietario de un registro asigna responsabilidad y por otro lado permite desplegar en la plataforma esquemas de seguridad que permitan o no modificar información, que la hagan invisible o no, etcétera.

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Vamos a ver ahora la manera práctica y muy breve cómo podemos cambiar el propietario de un registro.

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Dentro de 365, en un contacto, por ejemplo, yo estoy en este contacto, el propietario soy yo, hago clic en esta opción y me permite buscar a otros usuarios dentro de mi empresa. aquí voy a buscar a Gerardo (Gerardo, muy bien), le voy a decir que Gerardo va a ser el nuevo propietario de este contacto.

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Quiero que a Gerardo la plataforma le envíe un correo electrónico avisándole y que todas las notas, todos los archivos adjuntos y todas las actividades abiertas que yo tengo con este contacto se las reasigne a Gerardo (Cambia de propietario).

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En ese momento sabemos que Gerardo ahora es el propietario este contacto, por lo tanto, él es el responsable de mantener esta información actualizada, de ponerse en contacto con Juan Ramírez y todas las actividades que había abiertas y archivos y demás, ahora están asignadas a Gerardo.

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Vamos hacer un ejercicio con Clarity: Yo me voy a Clarity, voy a crear un artículo de conocimiento. Este artículo de conocimiento va a ser un protocolo de administración de quejas, es decir, lo que de alguna manera yo quiero tener aquí es un... es la documentación de un protocolo que utilicemos uniformemente a lo largo de toda nuestra organización que nos permita administrar quejas.

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Voy a explicar cuál es el tipo de artículo, el estado, el área funcional y para los objetivos de este tutorial, en el artículo voy a poner un texto genérico.

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¡Fantástico! Voy a hacer clic en Guardar. Prestemos atención a algo: El propietario de este registro, de este artículo de conocimiento soy yo porque soy el que lo creé, es decir, la plataforma asigna de manera predeterminada como propietario al usuario que lo creó.

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Eso significa que yo soy el responsable de mantener vigente esta información.

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Un recordatorio que quiero hacer en referencia a esto, es que independientemente de quién sea el propietario y de los perfiles de seguridad que tengamos y del tipo de visibilidad que tengamos configurada según el tipo de usuario, etcétera... Tenemos el registro de auditoría o el historial que posibilita saber quién hizo un cambio, en qué momento en particular y cuál era el valor anterior y cuál es el valor nuevo.

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En caso de que en algún momento determinado yo decida que el propietario de este registro tenga que ser otro lo puedo cambiar cómo hice recién: Hago clic en este lugar, busco la persona a la cual se lo quiero asignar.

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Como Gerardo fue utilizado recién me va a aparecer como una persona predeterminada, le voy a hacer clic que por favor le envíe una notificación de correo electrónico y ya está.

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Por lo tanto, vamos a recapitular Qué es el propietario de un registro: La mayoría de los registros dentro de la Plataforma EGA Futura tienen un propietario.

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Un propietario es un usuario de la plataforma, es una persona y esa persona recibe la responsabilidad natural de mantener, gobernar y actualizar los campos contenidos en ese registro.

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Al mismo tiempo, dependiendo del tipo de registro del cual se trate, porque cada registro es diferente, no es lo mismo el registro de una factura de compra que de una factura de venta, que de un producto del inventario, que un artículo de conocimiento, que de un empleado, que de una orden de mantenimiento, etcétera.

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Dependiendo del tipo de registro del cuál estemos hablando va a haber responsabilidades adicionales vinculadas con el propietario del registro y por último, que los perfiles de seguridad van a, dependiendo del propietario, permitir ver, acceder y modificar la información.