Qu茅 es el Propietario de un registro en la Base de datos?

En este tutorial vas a aprender que es el Propietario de un registro, y como este esquema de seguridad nos permite mantener la gobernabilidad de la informaci贸n que generemos en nuestra empresa.

Qu茅 es el Propietario de un registro en la Base de datos?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est谩 totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg煤n las necesidades de cada empresa.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vas a aprender que es el Propietario de un registro, y como este esquema de seguridad nos permite mantener la gobernabilidad de la informaci贸n que generemos en nuestra empresa.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

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En este tutorial vamos a aprender qu茅 es el propietario de un registro dentro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura, y de qu茅 manera este esquema de administraci贸n de registros de informaci贸n nos permite mantener la gobernabilidad de toda la informaci贸n que generemos dentro de nuestra empresa.

[00:00:28.900]
Muy probablemente quienes hayan comenzado a navegar a trav茅s de la interfaz de usuario de la Plataforma EGA Futura se hayan percatado, se hayan dado cuenta que casi en la totalidad de los registros hay un campo que se denomina propietario.

[00:01:03.700]
Por ejemplo, aqu铆 yo estoy dentro de Project y aqu铆 puedo ver qui茅n es el propietario de este proyecto o si voy al Waffle y me voy a 365, elijo una empresa en particular y puedo ver qui茅n es el propietario de esta cuenta o lo mismo ocurre con los contactos, yo voy a ir a este contacto y aqu铆 puedo ver qui茅n es el propietario.

[00:01:33.800]
Seguramente esto te llame la atenci贸n y hasta te cause sorpresa. A diferencia de c贸mo se administra la informaci贸n en una base de datos com煤n, o en una hoja de c谩lculo en Excel en donde, por ejemplo... En una hoja de c谩lculo en Excel toda la informaci贸n est谩 en columnas y filas y nadie es el due帽o de esa informaci贸n, cualquiera puede modificar, alterar esa informaci贸n y nadie se entera de que pas贸, no hay un historial, no hay una validaci贸n, no hay nada.

[00:02:11.100]
En una base de datos com煤n ocurre pr谩cticamente lo mismo, es... La seguridad es an谩rquica, cualquiera hace lo que quiere y salvo en bases de datos sofisticadas tampoco hay registros de auditor铆a.

[00:02:24.000]
Dentro de la Plataforma EGA Futura, hay un concepto totalmente opuesto en donde cada registro tiene un propietario.

[00:02:34.100]
驴Qu茅 es el propietario de un registro? El propietario de un registro es la persona dentro de la plataforma que tiene la responsabilidad natural por mantener ese registro actualizado y con informaci贸n coherente y relevante y dependiendo del tipo de registro trabajar.

[00:03:01.500]
Vamos a ver diferentes ejemplos para ilustrarlo. En el caso de las empresas: Si las empresas que vamos a crear como cuentas son clientes y la organizaci贸n para la cual yo trabajo tiene, por decirlo de una forma simple, 1000 clientes y esos 1000 clientes se distribuyen en 5 vendedores o 5 ejecutivos de cuenta (por decirlo de una forma) vamos a tener 1000 / 5 son 200.

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200 registros con 200 propietarios diferentes en donde el propietario de cada cuenta va a ser el responsable de mantener esta informaci贸n, de actualizarla y de interactuar con esos clientes.

[00:03:49.500]
Supongamos que estamos en Inventory y nuestra empresa tiene 300... Una base datos de 300.000 productos diferentes, o un mill贸n de productos diferentes (recordemos que la base de datos de EGA Futura es el谩stica, por lo tanto no hay l铆mites en cuanto a la cantidad de informaci贸n que se pueda t茅cnicamente administrar dentro de toda la plataforma. Da lo mismo tener cinco millones de registros que 50 registros).

[00:04:26.300]
Obviamente que el tama帽o que le asignemos a tu empresa es otra cosa eso depende del tipo de edici贸n que tu empresa haya contratado.

[00:04:35.700]
Ac谩 no me estoy focalizando en la capacidad que nosotros le asignemos a cada cliente sino estoy haciendo foco en aspecto t茅cnico. No hay un l铆mite t茅cnico, como s铆 lo hay en otras herramientas; aqu铆 no.

[00:04:49.800]
Si una empresa quiere administrar 50 millones de productos, o 50 millones de clientes puede hacerlo sin problemas porque la arquitectura de la plataforma lo permite.

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Sin irme de tema, voy a volver con el ejemplo de inventario y la empresa para la cual yo trabajo, para la cual soy empleado, tiene 300.000 productos.

[00:05:11.150]
Esos 300.000 productos dependiendo la familia de productos se pueden asignar a diferentes propietarios y que esos propietarios sean los responsables de mantener esa informaci贸n vigente.

[00:05:23.250]
Lo mismo puede pasar con activos fijos: Determinados activos pueden tener un propietario y otro tipo de activo fijo distinto otro propietario.

[00:05:39.850]
驴Cu谩l es el objeto de hacer esto? 驴Cu谩l es el objetivo de hacer esto? El objetivo n煤mero uno es asignar responsabilidad a una persona por cada registro dentro de la plataforma. Es el objetivo n煤mero uno.

[00:05:57.700]
El objetivo n煤mero 2 es aplicar pol铆ticas de seguridad porque, por ejemplo, sabemos que los perfiles de usuario y todo el esquema de seguridad dentro de la plataforma son s煤per potentes, por lo tanto, determinadas empresas pueden elegir que los registros creados por una persona en particular solamente pueden ser modificados por esa persona y no por una persona diferente.

[00:06:27.100]
Todo eso lo configuramos a pedido de cada cliente desde EGA Futura. Otra empresa puede decidir que los registros creados por, supongamos... Tu empresa opera con clientes en diferentes provincias, con diferentes estados, con diferentes pa铆ses.

[00:06:48.500]
Vamos a imaginar que tu empresa es una multinacional con sede principal en Espa帽a y que tiene clientes en Argentina, en Chile, en Colombia y en M茅xico y que hay un vendedor por cada pa铆s, en tu sede central, en tu casa central en Espa帽a.

[00:07:05.900]
Entonces lo que se puede configurar es un esquema de seguridad en donde el vendedor, de los clientes de M茅xico, solamente ve los registros de las empresas mexicanas y no las dem谩s.

[00:07:21.700]
El vendedor de los clientes que est谩n en Colombia ven solamente las empresas colombianas y no las dem谩s. Pero podemos crear un perfil en donde el gerente de ventas, los due帽os de la empresa, los accionistas o qui茅n est茅 arriba pueden ver todo.

[00:07:41.900]
Entonces, por un lado, el propietario de un registro asigna responsabilidad y por otro lado permite desplegar en la plataforma esquemas de seguridad que permitan o no modificar informaci贸n, que la hagan invisible o no, etc茅tera.

[00:08:03.900]
Vamos a ver ahora la manera pr谩ctica y muy breve c贸mo podemos cambiar el propietario de un registro.

[00:08:13.300]
Dentro de 365, en un contacto, por ejemplo, yo estoy en este contacto, el propietario soy yo, hago clic en esta opci贸n y me permite buscar a otros usuarios dentro de mi empresa. aqu铆 voy a buscar a Gerardo (Gerardo, muy bien), le voy a decir que Gerardo va a ser el nuevo propietario de este contacto.

[00:08:43.600]
Quiero que a Gerardo la plataforma le env铆e un correo electr贸nico avis谩ndole y que todas las notas, todos los archivos adjuntos y todas las actividades abiertas que yo tengo con este contacto se las reasigne a Gerardo (Cambia de propietario).

[00:08:59.700]
En ese momento sabemos que Gerardo ahora es el propietario este contacto, por lo tanto, 茅l es el responsable de mantener esta informaci贸n actualizada, de ponerse en contacto con Juan Ram铆rez y todas las actividades que hab铆a abiertas y archivos y dem谩s, ahora est谩n asignadas a Gerardo.

[00:09:26.200]
Vamos hacer un ejercicio con Clarity: Yo me voy a Clarity, voy a crear un art铆culo de conocimiento. Este art铆culo de conocimiento va a ser un protocolo de administraci贸n de quejas, es decir, lo que de alguna manera yo quiero tener aqu铆 es un... es la documentaci贸n de un protocolo que utilicemos uniformemente a lo largo de toda nuestra organizaci贸n que nos permita administrar quejas.

[00:09:59.700]
Voy a explicar cu谩l es el tipo de art铆culo, el estado, el 谩rea funcional y para los objetivos de este tutorial, en el art铆culo voy a poner un texto gen茅rico.

[00:10:21.600]
隆Fant谩stico! Voy a hacer clic en Guardar. Prestemos atenci贸n a algo: El propietario de este registro, de este art铆culo de conocimiento soy yo porque soy el que lo cre茅, es decir, la plataforma asigna de manera predeterminada como propietario al usuario que lo cre贸.

[00:10:45.450]
Eso significa que yo soy el responsable de mantener vigente esta informaci贸n.

[00:10:52.850]
Un recordatorio que quiero hacer en referencia a esto, es que independientemente de qui茅n sea el propietario y de los perfiles de seguridad que tengamos y del tipo de visibilidad que tengamos configurada seg煤n el tipo de usuario, etc茅tera... Tenemos el registro de auditor铆a o el historial que posibilita saber qui茅n hizo un cambio, en qu茅 momento en particular y cu谩l era el valor anterior y cu谩l es el valor nuevo.

[00:11:30.800]
En caso de que en alg煤n momento determinado yo decida que el propietario de este registro tenga que ser otro lo puedo cambiar c贸mo hice reci茅n: Hago clic en este lugar, busco la persona a la cual se lo quiero asignar.

[00:11:47.650]
Como Gerardo fue utilizado reci茅n me va a aparecer como una persona predeterminada, le voy a hacer clic que por favor le env铆e una notificaci贸n de correo electr贸nico y ya est谩.

[00:12:02.000]
Por lo tanto, vamos a recapitular Qu茅 es el propietario de un registro: La mayor铆a de los registros dentro de la Plataforma EGA Futura tienen un propietario.

[00:12:15.200]
Un propietario es un usuario de la plataforma, es una persona y esa persona recibe la responsabilidad natural de mantener, gobernar y actualizar los campos contenidos en ese registro.

[00:12:33.600]
Al mismo tiempo, dependiendo del tipo de registro del cual se trate, porque cada registro es diferente, no es lo mismo el registro de una factura de compra que de una factura de venta, que de un producto del inventario, que un art铆culo de conocimiento, que de un empleado, que de una orden de mantenimiento, etc茅tera.

[00:12:55.400]
Dependiendo del tipo de registro del cu谩l estemos hablando va a haber responsabilidades adicionales vinculadas con el propietario del registro y por 煤ltimo, que los perfiles de seguridad van a, dependiendo del propietario, permitir ver, acceder y modificar la informaci贸n.

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