C贸mo usar las Vistas de listas para trabajar con informaci贸n de la base de datos?

En este tutorial aprender谩s el funcionamiento b谩sico de las listas para poder trabajar con la informaci贸n en la base de datos de la Plataforma EGA Futura.

C贸mo usar las Vistas de listas para trabajar con informaci贸n de la base de datos?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2024
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial aprender谩s el funcionamiento b谩sico de las listas para poder trabajar con la informaci贸n en la base de datos de la Plataforma EGA Futura.
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Intro

Las Vistas de lista son el coraz贸n de la interfaz de usuario, mostr谩ndote de manera ordenada y accesible la informaci贸n relevante de cada objeto:

  • Cuando seleccionas una pesta帽a del men煤, las Vistas de lista de vistos recientemente te dan la bienvenida, brind谩ndote un vistazo r谩pido a tus actividades previas.
  • Al desplegar las Vistas de lista disponibles, accedes a un mundo de posibilidades donde cada registro es una pieza clave en el rompecabezas de tus datos.

Diferencia entre Vistas de lista P煤blicas y Privadas

Las Vistas de lista p煤blicas son compartidas entre todos los usuarios de la empresa, fomentando la colaboraci贸n y la transparencia.

Por otro lado, las Vistas de lista privadas son tu espacio personal, donde puedes crear, modificar y organizar informaci贸n de forma individual.

Esta distinci贸n te permite gestionar tus datos de manera eficiente, adapt谩ndote a tus necesidades espec铆ficas

驴Para qu茅 sirven las Vistas de lista en Plataforma EGA Futura?

Las Vistas de lista en Plataforma EGA Futura son una herramienta esencial para la gesti贸n y organizaci贸n de datos dentro de la plataforma.

Estas vistas te permiten:

  1. Filtrar y Segmentar Datos: Puedes aplicar filtros espec铆ficos para ver solo los registros que cumplen con ciertos criterios, facilitando la b煤squeda y el an谩lisis de datos relevantes. Por ejemplo, podr铆as crear una vista de lista para ver todos los clientes potenciales que se han generado en el 煤ltimo mes.
  2. Personalizar la Visualizaci贸n de Datos: Las vistas de lista te permiten personalizar las columnas que se muestran, de modo que solo veas la informaci贸n m谩s importante para ti. Puedes agregar o quitar campos seg煤n sea necesario, lo que te ayuda a enfocarte en los datos m谩s relevantes.
  3. Mejorar la Productividad: Al tener acceso r谩pido a conjuntos de datos espec铆ficos, puedes ahorrar tiempo en la b煤squeda de informaci贸n y aumentar tu eficiencia. Por ejemplo, podr铆as tener una vista de lista para tareas pendientes o casos de soporte abiertos, lo que te permite gestionar mejor tus actividades diarias.
  4. Facilitar la Toma de Decisiones: Con las vistas de lista, puedes analizar tendencias y patrones dentro de tus datos, lo que te ayuda a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, una vista de lista que muestre las oportunidades de venta por etapa puede ayudarte a identificar en qu茅 parte del embudo de ventas necesitas concentrarte.
  5. Colaboraci贸n y Compartici贸n de Informaci贸n: Puedes compartir vistas de lista con otros usuarios o equipos, lo que facilita la colaboraci贸n y asegura que todos tengan acceso a la misma informaci贸n actualizada. Esto es especialmente 煤til en equipos grandes donde la informaci贸n debe ser accesible para m煤ltiples miembros.
  6. Automatizaci贸n y Dinamismo: Las vistas de lista din谩micas se actualizan autom谩ticamente en funci贸n de criterios predefinidos, lo que te permite mantener siempre actualizados tus datos sin necesidad de realizar ajustes manuales constantes. Por ejemplo, podr铆as tener una vista de lista que muestre los casos de soporte asignados a cada agente de manera autom谩tica.
  7. Seguridad y Control de Acceso: Puedes configurar vistas de lista para que sean accesibles solo para ciertos usuarios.

Ejercicio pr谩ctico

Te gustar铆a acelerar el aprendizaje en el uso de la Plataforma?

En este video te mostramos un pr谩ctico y breve ejercicio con el procedimiento paso a paso para crear una Lista en la Plataforma EGA Futura:

Transcripci贸n del video del ejercicio pr谩ctico

Ahora vamos a hacer una pr谩ctica. En esta pr谩ctica lo que vamos a hacer es crear una lista.

Yo voy a explicar paso a paso cu谩les son las acciones que hay que reproducir, que debes reproducir frente a tu pantalla para que puedas practicar c贸mo crear una lista.

Lo primero que vamos a hacer es clic en el icono con forma de rueda o de engranaje y luego clic en el bot贸n Nuevo. Como nombre de lista vamos a ponerle el nombre de "vista privada de" y quiero que pongas tu nombre...

En mi caso voy a poner el m铆o: Juan Manuel. "Lista privada de Juan Manuel"

En el caso tuyo, si tu nombre es Mario el nombre, ser谩 "Lista privada de Mario". Esta es una lista que solamente vas a poder verla al ingresar a la plataforma con tu nombre de usuario y tu contrase帽a y nadie m谩s va a poder tener acceso a ella.

Vamos a hacer clic en Guardar autom谩ticamente, vamos a hacer clic en el filtro por propietario, vamos a poner Todas las cuentas, vamos a agregar otro filtro y vamos a buscar el campo sitio web en este caso elegimos Contiene y en el valor escribimos www.

Autom谩ticamente 聽lo que vamos a obtener como resultado es una lista que muestra todas las empresas que tienen un sitio web.

De la misma manera, podemos crear otra lista que muestre todas las empresas que no tienen ning煤n sitio web asociado.

Luego volvemos hacer clic en este icono y seleccionamos... y vamos a seleccionar los campos que vamos a visualizar.

Vamos a quitar Alias del propietario de la cuenta y sitio de la cuenta. Hacemos clic en Guardar.

Y por 煤ltimo, tenemos que tener exactamente esto: Nombre de la cuenta, Estado o provincia, Tel茅fono y Tipo.

驴Qu茅 es una vista de lista en Plataforma EGA Futura?

Una vista de lista es una herramienta que te permite ver un conjunto espec铆fico de registros dentro de una aplicaci贸n.

Puedes usar las vistas de lista para filtrar y organizar tus datos de manera que se adapten a tus necesidades espec铆ficas.

驴C贸mo creo una nueva vista de lista?

Para crear una nueva vista de lista:

  1. Navega a la pesta帽a del objeto deseado.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Nueva Vista de Lista".
  3. Asigna un nombre a tu vista y define los filtros necesarios.
  4. Haz clic en "Guardar" para finalizar.

驴Puedo compartir mis vistas de lista con otros usuarios?

S铆, puedes compartir tus vistas de lista.

Durante la creaci贸n o edici贸n de una vista de lista, puedes seleccionar qui茅n puede ver la vista: solo t煤, todos los usuarios, o usuarios espec铆ficos

驴C贸mo edito una vista de lista existente?

Para editar una vista de lista:

  1. Selecciona la vista de lista que deseas editar.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Editar Vista de Lista".
  3. Realiza los cambios necesarios en los filtros y la configuraci贸n.
  4. Haz clic en "Guardar".

驴Puedo agregar columnas personalizadas a una vista de lista?

S铆, puedes agregar columnas personalizadas a una vista de lista:

  1. Selecciona la vista de lista.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Editar Vistas de Lista".
  3. En la secci贸n de "Seleccionar Campos para la Vista de Lista", busca y agrega las columnas deseadas.
  4. Guarda los cambios.

驴Qu茅 tipos de filtros puedo aplicar a una vista de lista?

Puedes aplicar varios tipos de filtros, como:

  • Filtros de campo (por ejemplo, filtrar por valores espec铆ficos en un campo).
  • Filtros de fecha.
  • Filtros de propietario del registro.
  • Filtros avanzados usando l贸gica condicional.

驴C贸mo puedo ordenar los registros en una vista de lista?

Puedes ordenar los registros haciendo clic en el encabezado de la columna que deseas ordenar.

Hacer clic una vez ordena de forma ascendente, y hacer clic nuevamente ordena de forma descendente

驴Qu茅 son las vistas de lista predeterminadas y c贸mo puedo establecer una?

Las vistas de lista predeterminadas son aquellas que se muestran autom谩ticamente cuando accedes a un objeto.

Puedes establecer una vista de lista predeterminada:

  1. Selecciona la vista de lista deseada.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Establecer como Predeterminada".

驴C贸mo elimino una vista de lista?

Para eliminar una vista de lista:

  1. Selecciona la vista de lista que deseas eliminar.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Eliminar".
  3. Confirma la eliminaci贸n.

驴Puedo usar vistas de lista en dispositivos m贸viles?

S铆, las vistas de lista en Plataforma EGA Futura son compatibles con dispositivos m贸viles, permiti茅ndote acceder y gestionar tus datos desde cualquier lugar.

驴C贸mo puedo utilizar filtros avanzados en una vista de lista?

Para utilizar filtros avanzados:

  1. Abre la vista de lista y haz clic en el icono del engranaje.
  2. Selecciona "Editar Filtros".
  3. Agrega filtros adicionales y utiliza la l贸gica condicional (AND, OR) para combinarlos.
  4. Guarda los cambios.

驴Puedo clonar una vista de lista existente?

S铆, puedes clonar una vista de lista:

  1. Selecciona la vista de lista que deseas clonar.
  2. Haz clic en el icono del engranaje y selecciona "Clonar".
  3. Realiza los ajustes necesarios y guarda la nueva vista.

Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:17.600]
Dentro de el men煤 de navegaci贸n de cada aplicaci贸n el principal componente son las listas.

[00:00:39.650]
Cuando hacemos clic en una solapa de men煤 de navegaci贸n, lo primero que vamos a ver de manera predeterminada es la lista de vistos recientemente.

[00:00:50.700]
Haciendo clic en el icono con la flecha hacia abajo, podemos ver la totalidad de las listas disponibles.

[00:01:05.900]
驴Qu茅 es una lista? Una lista es un grupo de registros de la base de datos haciendo referencia al objeto seleccionado en el men煤. Por ejemplo, esta pesta帽a est谩 relacionada a las cuentas, es decir las empresas dentro de la base de datos, mientras que esta pesta帽a est谩 relacionada a los contactos que son las personas vinculadas a las empresas.

[00:01:38.700]
En este caso particular las listas de la solapa cuentas muestran un grupo de registros.

[00:01:51.500]
Hay dos tipos de listas principalmente: Listas p煤blicas y listas privadas.

[00:02:00.100]
Las listas p煤blicas son todas aquellas listas que est谩n disponibles a lo largo de toda tu empresa para todos los usuarios de tu empresa.

[00:02:14.400]
Y las listas privadas son aquellas listas que nosotros podemos crear individualmente cuando estamos logueados con nuestro nombre de usuario y nuestra contrase帽a a la plataforma.

[00:02:26.600]
En este v铆deo vamos a ver un ejemplo de c贸mo podemos crear una lista y c贸mo la podemos modificar.

[00:02:32.700]
Al mismo tiempo, tenemos un mont贸n de opciones, por ejemplo, aqu铆 tengo los controles para todas las listas, yo a una lista le puedo cambiar el nombre, puedo modificar sus filtros, la puedo eliminar o puedo crear una lista nueva.

[00:02:50.700]
En este caso voy a crear una lista nueva en d贸nde vamos a llamarla, por ejemplo, empresas importantes. Esto justamente tiene que ver con lo que estaba yo comentando reci茅n.

[00:03:12.100]
Si elijo la primera de las opciones, solamente yo puedo ver la lista, mientras que si elijo la segunda opci贸n... Si elijo la segunda opci贸n todos los usuarios dentro de EGA Futura (la Plataforma EGA Futura) todos los usuarios que tengan acceso en tu empresa a EGA Futura, van a poder ver esta lista.

[00:03:36.900]
Y lo que tambi茅n puedo hacer es una tercera opci贸n en donde yo puedo, con grupos espec铆ficos de usuario, compartir una lista.

[00:03:46.850]
Esto puede ser 煤til, es m谩s avanzado, puede ser 煤til, por ejemplo, toda el 谩rea de administraci贸n crea diferentes listas que solamente van a estar visibles para el 谩rea de administraci贸n, mientras que todo el 谩rea de log铆stica va a crear sus propias listas y solamente ellos las van a ver.

[00:04:07.400]
Aqu铆 voy a crear la primera de las opciones, "empresas importantes", voy a hacer clic en Guardar y autom谩ticamente aqu铆 vemos "empresas importantes" y lo primero que tenemos es el filtro del propietario de cada uno de los registros.

[00:04:25.350]
Vamos a hacer clic aqu铆 y vamos a elegir todas las cuentas. Al hacer clic en Guardar aqu铆 veo todos los registros de la base de datos.

[00:04:38.650]
Ahora vamos a hacer un repaso acerca de c贸mo puedo agregar m谩s filtros.

[00:04:47.250]
驴C贸mo se accede a los filtros? Haciendo clic en el bot贸n del embudo. Voy a hacer clic en Agregar filtro.

[00:04:57.400]
Lo que voy a hacer es elegir un campo por el cual voy a filtrar, voy a elegir el campo empleados y voy a especificar que si el campo empleados es menor o igual a 100 las incluya en esta lista.

[00:05:19.900]
En este caso en concreto todos los registros que tengo cargados en la base de datos tienen este campo con valores superiores, por eso no muestra ninguna.

[00:05:31.250]
Si hago clic nuevamente y pongo el valor 500... Obtengo dos, pero si lo modifico y pongo 1000 obtengo tres registros como resultados. Si pongo 5000 m谩s registros.

[00:05:54.300]
Puedo filtrar por, b谩sicamente, cualquier tipo de valor en un campo, ya sea un campo creado puntualmente para tu empresa por el equipo de EGA Futura, por nuestro staff o por cualquier campo predeterminado con la plataforma:

[00:06:14.750]
Clientes, podemos filtrar por tipos de cuenta, podemos decir quiero ver a todos los clientes o a todos los proveedores, o a todos los contactos estrat茅gicos, o quiero ver a todos los clientes deudores o quiero ver a todos los potenciales clientes que tienen una cotizaci贸n activa, es decir, las posibilidades de personalizaci贸n de las listas son grandes.

[00:06:41.800]
Algo s煤per importante para tener en cuenta como concepto: Las listas sirven para trabajar con informaci贸n, no son informes o reportes, como quieran llamarle.

[00:06:57.700]
Son... Las listas son filtros de la base de datos que te dan la posibilidad de acceder m谩s c贸modamente a registros.

[00:07:06.700]
Siguiendo con las listas... Si yo hago clic aqu铆 puedo elegir tambi茅n seleccionar los campos que quiero visualizar, por ejemplo, quiero agregar el campo A帽o de inicio y quiero que este campo se muestre en esta ubicaci贸n.

[00:07:31.250]
Clic en guardar y aqu铆 veo el campo sin ning煤n problema. Por supuesto que es posible cambiar la forma en la que se ordenan los registros en la base de datos.

[00:07:48.500]
Algo sumamente recomendable es quitar los campos que no sean absolutamente necesarios para que sea m谩s eficiente.

[00:08:03.000]
El uso de la lista, por ejemplo en este caso y si yo quiero estirar el ancho de una columna puedo hacerlo sin ning煤n tipo de inconveniente.

[00:08:21.700]
Ahora, veamos esto... Yo aqu铆 veo todas las listas disponibles y con este icono puedo anclar cu谩l va a ser... Cu谩les son mis listas m谩s importantes para poder accederlas de una manera m谩s c贸moda.

[00:08:39.500]
Las listas al mismo tiempo se pueden ver a trav茅s de un tablero en formato Kanban, clasificar los registros por un campo.

[00:08:53.550]
En este caso yo aqu铆 tengo a todas las cuentas clasificadas por tipo (esto es m谩s avanzado, simplemente estoy haciendo una presentaci贸n preliminar de c贸mo es esto) yo puedo decir que este cliente en lugar de ser un potencial cliente es un socio estrat茅gico y lo puedo clasificar m谩s simplemente.

[00:09:17.700]
Recordemos que todas las listas est谩n disponibles a lo largo de toda la Plataforma EGA Futura y es algo s煤per c贸modo.

[00:09:28.300]
Por 煤ltimo, lo que tambi茅n podemos hacer es crear gr谩ficos relacionados a esas listas para tener una noci贸n mucho m谩s r谩pida acerca de... En este caso en particular el tipo de empresas que tenemos o a qu茅 tipo de industria pertenece.

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