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Comprende cuándo usar una acción global o una acción de objeto, cómo se completa el contexto relacionado y qué revisar antes de guardar un registro, con una.
Las acciones globales están disponibles desde distintos lugares y suelen comenzar sin relación. Las acciones de objeto parten de un registro y heredan ese contexto.
La diferencia reduce pasos, pero también cambia qué campos se completan automáticamente. Siempre verificamos el registro relacionado.
Definimos qué queremos crear y con qué registro debe quedar asociado. Revisamos las acciones disponibles para el usuario.
Si trabajamos dentro de un registro, revisamos sus acciones específicas.
La elegimos cuando la nueva tarea, nota o evento debe heredar el contexto actual.
La elegimos cuando necesitamos iniciar desde cualquier pantalla.
En una acción global buscamos el registro correcto antes de guardar.
Confirmamos propietario, fecha y valores heredados.
Abrimos la actividad desde el registro relacionado.
Confirmamos tipo de registro, propietario, relación y visibilidad.
Diseñamos acciones globales solo para tareas frecuentes y con campos mínimos. Demasiadas opciones aumentan errores y dificultan la navegación.
Esta revisión evita actividades sin contexto.
No suponemos que una acción global conoce el contexto de la pantalla. Evitamos crear actividades huérfanas.
Amplía el tema en Plataforma EGA Futura y en Interfaz de la Plataforma EGA Futura.
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Estas son las dudas que aparecen al elegir una u otra.
Sí, cuando está disponible para el usuario.
Normalmente parte del registro actual, pero la verificamos.
Sí, según configuración y permisos.
La acción del registro suele ofrecer el contexto más seguro.
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En este vídeo vamos a aprender qué son las acciones globales.
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Acciones globales es una funcionalidad de la Plataforma EGA Futura que nos permite crear un tipo de acciones rápidas.
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El botón de acciones globales lo encontramos en el ángulo superior derecho de la interfaz de usuario, en todas las aplicaciones, en cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos trabajando.
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Este botón tiene un signo más (+) y cuando lo presionamos se despliega el menú de acciones globales que tenemos disponibles. Esta cantidad de acciones puede variar según la necesidad de cada compañía.
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Cuando creamos acciones desde el menú de acciones globales, estas tienen una particularidad... Al generarlas, por ejemplo, vamos a abrir un nuevo evento. Al generar una acción global el campo relacionado Con aparece en blanco, es decir, podemos crear una acción rápida sin que se relacione de manera automática con el objeto donde me encuentro trabajando, que es lo que ocurre habitualmente cuando generamos una acción desde adentro de un registro.
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Vamos a ver el ejemplo. En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Activos, dentro del objeto activos fijos y en activos fijos estamos trabajando dentro de un registro de uno de los activos.
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Si yo quiero generar una acción desde este registro, por ejemplo, las acciones estándar de Chatter como es una publicación, un sondeo o una pregunta o una de las actividades que son acciones rápidas dentro del registro, como por ejemplo, un nuevo evento, automáticamente viene relacionado con el registro donde estoy trabajando en el contexto del objeto donde me encuentro y así con cada una de las acciones que voy generando van a aparecer automáticamente relacionadas con el objeto donde estoy trabajando.
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Como veíamos, si generamos una acción global, en este caso, el campo relacionado Con está en blanco y podemos hacer dos cosas: Crear una acción sin necesidad de completar ese campo o bien podemos elegir un objeto dentro de la plataforma, aunque sea un objeto que pertenece a otra aplicación diferente de dónde estoy actualmente trabajando y relacionarlo con un registro de ese otro objeto.
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Entonces sin necesidad de abandonar la pantalla donde estoy trabajando, puedo generar una acción en un registro de otro objeto. Cuando guardamos esta acción dentro de ese registro, en ese caso una cuenta, se creó una tarea del tipo llamada.
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Vamos a ver un ejemplo más. Otra de las acciones que tenemos disponibles, en este caso es crear un registro nuevo, nuevo contacto y cuando aparece la acción Crear nuevo contacto, vemos que tenemos todos los campos en blanco y uno solo de ellos es el obligatorio que es el apellido.
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Si quisiéramos podríamos, porque el campo no es obligatorio, generar un contacto nuevo sin relacionarlo con ninguna cuenta y si fuera necesario también podemos elegir una de las cuentas que tenemos en la base de datos y además, podríamos crear una cuenta desde esta misma acción rápida.
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Comprobamos con este ejemplo todo el tiempo que estamos ahorrando pudiendo generar un registro nuevo dentro de un objeto que pertenece, por ejemplo, a otra aplicación de la plataforma y de una manera muy rápida registramos un trabajo mientras estamos navegando en otra aplicación donde nos encontramos actualmente trabajando.
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A modo de ejemplo, podemos señalar que en el menú de acciones globales podrían figurar opciones como: Crear un nuevo artículo de conocimiento, una tarea de proyecto, un nuevo proyecto, un pedido, una orden de trabajo, un ticket de servicio.
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Entonces, podemos generar acciones en otros objetos, en otras aplicaciones, sin abandonar la página donde estamos trabajando y además generar acciones que si fuera necesario no se relacionen con ningún registro de la plataforma.
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Para entender la diferencia de las acciones globales con otras acciones de la plataforma que ya conocemos, vamos a recordar algunas de las acciones que ya conocemos. Por ejemplo, aquí estamos en la barra de navegación, en la pestaña Cuentas, estamos en el objeto Cuentas. Dentro del objeto Cuentas estamos en un registro que se llama cuenta Arres y López y vamos a ver una de las acciones que ya conocemos.
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Por ejemplo, acciones estándar de Chatter. Nosotros conocemos el publicador de Chatter con las acciones disponibles, que pueden ser: Hacer una publicación normal, un sondeo (que es una encuesta o una votación), hacer una pregunta en Chatter.
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Siempre, todo lo que publiquemos va a quedar relacionado con esta cuenta. Por ejemplo, si estamos en un grupo de Chatter, también tenemos otra acción del publicador de Chatter que se llama anuncio. Éste es un tipo de publicación exclusivo para grupos de Chatter. Estas son las acciones estándar de Chatter.
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Otras de las acciones que conocemos, son acciones rápidas de objeto y éstas son acciones que cuando las ejecutamos quedan en el contexto del objeto donde estamos trabajando.
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En este caso, dijimos que estamos en el objeto cuenta, adentro de un registro, es decir, trabajando dentro de una cuenta y algunas de las acciones rápidas que encontramos están en estos botones y por ejemplo, podemos modificar, eliminar el registro, está siempre relacionado con este registro.
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En el caso de que usemos el botón Crear un contacto, nuevo contacto, cuando creamos este registro contacto, vemos en el campo Nombre de la cuenta que queda relacionado con esta cuenta donde estoy trabajando, es decir, me crea un nuevo registro en el contexto del objeto donde estoy trabajando y me lo relaciona automáticamente con el registro donde estoy trabajando.
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Puedo eliminarlo y elegir otro registro si fuera necesario, pero la funcionalidad es, justamente, que las acciones rápidas de objetos me relacionen la tarea que estoy realizando con el objeto donde estoy trabajando.
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Otras de las acciones rápidas que conocemos de objeto es, por ejemplo, crear una nueva tarea. Las encontramos en esta pestaña de actividades. Si yo voy a crear una nueva tarea también vemos que automáticamente en el contexto de este objeto me lo relaciona con una cuenta y es esta cuenta en la que estoy trabajando. También la podría cambiar, si fuera necesario, pero me está ahorrando tiempo relacionando automáticamente esta tarea con el registro. Lo mismo si registro una llamada y también si registro un nuevo evento o si envío un correo electrónico.
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Este es el beneficio que tienen las acciones rápidas de objetos. ¿Cuál es la diferencia con las acciones globales?
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Yo puedo presionar este botón esté donde esté en la plataforma. No necesito ir hasta un objeto determinado para crear una nueva acción y que quede relacionada con ese objeto, porque si yo aquí quiero crear un nuevo evento, desde las acciones globales, vemos que se abre una ventana con todos los campos en blanco para que yo pueda crear un nuevo evento y relacionarlo con el objeto que yo necesite y luego, una vez que seleccione el objeto, también puedo relacionarlo con un registro dentro de ese objeto o también puedo, en este mismo momento, crear un registro dentro de ese objeto, es decir, yo puedo ejecutar esta acción independientemente de donde yo esté trabajando y generarla dentro del objeto que yo necesite.
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También puedo dejar el campo en blanco y no relacionarlo con ningún objeto. Vamos a ver otra de las acciones globales para dar un ejemplo. Crear una nueva tarea. De igual forma me permite elegir un objeto y dentro del objeto seleccionado o efectuar una búsqueda de algún registro o crear, por ejemplo, un nuevo registro dentro de ese objeto.
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Y como siempre también me permite crear una nueva tarea, como es este caso, sin relacionarla con algún objeto de la plataforma.
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Para ver un ejemplo más vamos a ver la acción Nuevo contacto. Puedo crear un contacto esté donde esté en la plataforma, en cualquiera de las aplicaciones y vemos que todos los campos de este contacto están en blanco, el único obligatorio es el apellido.
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Luego, si yo necesito, lo relaciono con una cuenta o puedo dejar también el campo en blanco y puedo crear un registro completando nada más que los campos obligatorios.
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Entonces acciones globales, las acciones de cualquier sector de la plataforma donde me encuentre sin la necesidad de relacionarlo con una aplicación o un objeto de la plataforma, pero con la posibilidad de relacionarlo es decir, yo estoy en EGA Futura 365, trabajando en el objeto Cuentas y puedo crear, por ejemplo, un nuevo proyecto (que eso ya es de EGA Futura Project, que es otra aplicación).
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Y para dar un ejemplo, puedo decir otras acciones globales que podrían figurar en este menú como, por ejemplo, crear una nueva orden de trabajo, un ticket de servicio, un proyecto nuevo, un contrato nuevo, un activo y vemos que son todas acciones que se van a realizar dentro de otras aplicaciones de la plataforma, pero yo las puedo generar desde cualquiera de los objetos donde yo esté trabajando.
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Con lo cual hemos conseguido ahorrar muchísimo tiempo, evitar tener una lista de pendientes y poder ejecutar una acción desde todos los lugares de la plataforma, desde el lugar... tan simple de la interfaz de usuario que es el botón Acciones globales.
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