C贸mo crear, modificar, borrar y compartir Carpetas dentro de EGA Futura?

C贸mo crear, modificar, borrar y compartir Carpetas dentro de EGA Futura?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Organiza Informes, Paneles de informaci贸n y Plantillas de correo electr贸nico en carpetas, para organizar todo eficazmente y otorgar acceso a las personas correctas.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a aprender c贸mo crear, modificar, borrar y compartir carpetas dentro de la Plataforma EGA Futura.

[00:00:22.900]
Recordemos que una carpeta es un lugar en donde podemos guardar informes, paneles de informaci贸n, documentos o plantillas de correo electr贸nico.

[00:00:34.100]
A lo largo de todas las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura, nosotros podemos utilizar carpetas. En este tutorial nos vamos a concentrar, principalmente, en informes, plantillas de correo electr贸nico y paneles de informaci贸n.

[00:00:57.200]
Recordemos que desde el Waffle nosotros, cuando hacemos clic en el Waffle, podemos acceder a las aplicaciones que m谩s frecuentemente utilizamos o podemos acceder al Waffle o iniciador de aplicaci贸n completo.

[00:01:18.400]
Yo en este lugar estoy en EGA Futura 365 y voy a ir a informes. En 茅ste lugar, yo tengo acceso a los informes recientes y me voy a focalizar en carpetas.

[00:01:38.200]
Es aqu铆 donde yo puedo crear carpetas para organizar informes. En este lugar yo estoy pudiendo ver cu谩les son las carpetas que ya tengo creadas. Voy a hacer clic en Nueva carpeta y le voy a asignar un nombre.

[00:01:57.900]
Este campo que tengo aqu铆 se va a completar de manera autom谩tica. Cuando hago clic en Guardar, si prestamos atenci贸n, yo voy a hacer nuevamente clic en este lugar... Cuando hago clic en guardar yo accedo al interior de la carpeta. Prestemos atenci贸n que obtenemos un mensaje que nos indica que la carpeta est谩 vac铆a.

[00:02:25.200]
Si hago clic aqu铆 puedo ver la carpeta que he creado reci茅n que es material de ventas.

[00:02:34.100]
Si yo hago clic en esta flecha hacia abajo, aparece un men煤 contextual que me permite poner la carpeta como favorito, compartirla, cambiar el nombre o eliminarla.

[00:02:51.000]
驴Qu茅 ocurre si la pongo como favorito? Autom谩ticamente voy a poder acceder a esa carpeta desde favoritos en cualquier lugar de la plataforma. Eso es sumamente interesante porque yo puedo estar en cualquier aplicaci贸n (Inventory, Compras, Ventas, Activos fijos o 365) cualquier aplicaci贸n, y si hago clic en favoritos viajo directamente a la carpeta.

[00:03:26.600]
Si hago clic en cambiar nombre, obviamente, le cambio el nombre y si hago clic en Eliminar la borro. Al final del tutorial la vamos a borrar.

[00:03:40.600]
驴Qu茅 es lo que voy a hacer ahora? Clic en la carpeta para ingresar en su interior. En este caso esta es una carpeta de informes. Insisto en que esta carpeta se va a ver desde cualquier aplicaci贸n de EGA Futura. No porque yo haya creado una carpeta en EGA Futura 365 significa que esa carpeta solamente se va a ver en EGA Futura 365.

[00:04:21.800]
Si yo voy a EGA Futura Compras, por ejemplo y desde dentro de EGA Futura Compras voy a Informes, la carpeta que acabo de crear la voy a ver.

[00:04:34.800]
驴Qu茅 puedo hacer en este en este caso, qu茅 puedo hacer dentro de la carpeta? Puedo seguir creando carpetas y de esa manera armar una estructura como si fuera un disco r铆gido o puedo crear un informe para almacenar el informe dentro de esta carpeta.

[00:04:59.900]
Quiero aprovechar la oportunidad para invitarlos a todos nuestras capacitaciones en vivo en EGAFutura.com/vivo en donde realmente vamos muy en profundidad con el uso de carpetas de informes y paneles de informaci贸n. Hay dos capacitaciones INFO-101 y tambi茅n INFO-102 s煤per recomendadas para que las puedan hacer y de esa manera ver m谩s detenidamente todo esto.

[00:05:35.600]
Con respecto a los informes y los paneles lo que tambi茅n yo puedo hacer es modificar un informe ya existente y ubicarlo dentro de esta carpeta.

[00:05:48.000]
驴C贸mo hago eso? Voy a todos los informes y por ejemplo, elijo activos fijos por estado, hago clic en Modificar y en sus propiedades voy a seleccionar la carpeta. En este caso material de ventas, que es la carpeta nueva que yo acabo de crear reci茅n.

[00:06:19.100]
Por supuesto que si estamos modificando un informe o un panel, tambi茅n tenemos la posibilidad de crear una nueva carpeta desde propiedades.

[00:06:32.200]
Voy a salir de aqu铆 y voy a volver a informes. Vamos a ir nuevamente a todas las carpetas, material de ventas. 驴Qu茅 ocurre si hago clic en esta opci贸n? Puedo ver los campos que se van a visualizar. Esto es similar a una vista de lista mucho m谩s simplificado, propio de las carpetas.

[00:06:59.600]
Y esta opci贸n de men煤, qu茅 es similar a la que vimos anteriormente, me da las opciones, en este caso como yo puse esa carpeta como favorito, de anular el favorito, de cambiarle el nombre o de eliminarla, lo que voy a hacer ahora es compartir.

[00:07:15.500]
Y aqu铆 es donde se pone interesante... 驴Con qui茅n puedo compartir una carpeta? Principalmente con usuarios y con grupos p煤blicos. En el caso de que yo quiera compartir una carpeta con usuarios, lo que voy a hacer es ir tipeando, ir escribiendo el nombre de los usuarios a los cuales yo les quiero dar acceso e indicar, por ejemplo, si van a poder ver, modificar o gestionar.

[00:07:56.300]
Si le damos el acceso de gestionar, le estamos dando acceso completo absolutamente a todas las propiedades de la carpeta. Eso hay que tenerlo en cuenta, por lo tanto, recomendamos mucho siempre o en la mayor铆a de los casos utilizar Ver y dejar Modificar para aquellos usuarios clave.

[00:08:23.900]
Recordemos (en este caso yo agregu茅 a dos usuarios) recordemos que posteriormente es posible modificar el acceso que tengan a cada carpeta. Voy a dar clic a Listo.

[00:08:42.200]
驴C贸mo borro la carpeta? La puedo eliminar desde aqu铆 o si voy a todas las carpetas, la puedo eliminar tambi茅n desde ese lugar.

[00:08:55.300]
驴C贸mo funcionan las carpetas para paneles? Exactamente de la misma forma. La mejor manera de pensar a una carpeta dentro de EGA Futura es pensarla como si fuese una carpeta en el disco r铆gido de una PC o de una Mac, siempre teniendo en cuenta que carpetas para informes son carpetas para informes, carpetas para paneles de informaci贸n son carpetas para paneles de informaci贸n y carpetas para plantillas de correo electr贸nico son carpetas para plantillas de correo electr贸nico.

[00:09:39.800]
El funcionamiento es el mismo. Puedo crear una carpeta y una vez que la carpeta est谩 creada la puedo compartir o le puedo cambiar el nombre y lo que contienen esta carpeta son plantillas de correo electr贸nico que se van a utilizar para enviar mails a los diferentes contactos almacenados dentro de la plataforma.

[00:10:09.000]
Recomiendo nuevamente visitar EGAFutura.com/vivo y nuestra comunidad VIP para que puedas hacer todas las preguntas y consultas acerca del uso de EGA Futura.

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