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En este vídeo vamos a aprender cómo importar información a la base de datos de la Plataforma EGA Futura.

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Básicamente hay tres formas de poder importar información a la plataforma.

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Uno: Mediante el asistente de importación de datos disponible para todos los usuarios y de eso es de lo que vamos a estar hablando en este vídeo.

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Dos: Mediante el servicio de importación de datos de EGA Futura en donde las empresas pueden contratar ese servicio para que desde nuestra empresa hagamos la importación de toda la información.

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Y tres: Mediante la integración con una base de datos externa. Antes de comenzar quiero recordar que todo el proceso de importación, es un proceso relativamente complejo, complejo por la extensiva funcionalidad que tiene, por la inmensa potencia que tiene el asistente de importación de datos y por ese motivo yo les recomiendo de manera frecuente visitar egafutura.com/importar  para chequear la información nueva que nosotros estemos publicando con más videos, más tutoriales y más instructivos.

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También recomiendo mucho a este vídeo verlo varias veces, sacar el teléfono del bolsillo y tomar fotografías, sacar fotos imágenes a medida que yo voy explicando las cosas para futuras referencias (egafutura.com/importar).

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Primer concepto: ¿Desde dónde podemos importar información? Yo lo que voy a hacer es desde el Waffle ir a ir a EGA Futura 365 y por ejemplo en este caso particular yo voy hacer clic en la ficha o pestaña del objeto cuentas (recuerden que yo aquí puedo ver diferentes listas para acceder a la información) y si prestamos atención aquí hay una opción que dice Importar.

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La primera de las aclaraciones que quiero hacer es esta: De manera predeterminada como (abro comillas) "sale de fabrica" cada instancia de la Plataforma EGA Futura, los usuarios solamente pueden importar cuentas y contactos. Eso está hecho a propósito, eso es para que evitemos el caos de que cualquier usuario diga "¡fantástico! Empiezo a importar información en la base de datos" y se arme una ensalada de información que después no termine sirviendo.

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Por lo tanto, quienes quieran acceder al asistente de importación de datos e importar otro tipo de información como, por ejemplo, activos fijos o empleados, o gastos, o bancos, lo que quieran, deben contactar al área de soporte de EGA Futura y especificar lo siguiente: Primero, nombre de usuario, segundo que le asignemos un conjunto de permisos que se llama Máster de importación de datos.

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Significa lo siguiente: Ustedes se van a contactar con el área de soporte de EGA Futura y van a decir "yo necesito que para este usuario se le asigne el conjunto de permisos Máster de importación de datos.

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Una vez que nosotros dentro de EGA Futura asignamos ese conjunto de permisos que se llama Máster de importación de datos, a partir de ahí, ese usuario en particular va a tener la posibilidad de importar información para otras áreas de la plataforma.

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Es súper importante tenerlo en cuenta. Vamos a recapitular: De manera predeterminada todos los usuarios pueden importar información de cuentas y contactos y nada más aquellas empresas que quieran importar información a otras partes de la aplicación tienen que contactar al área de soporte de EGA Futura.

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Y por supuesto, lo que es lógico, también pueden pedirnos que desactivemos por completo, para determinado perfil de usuario, la posibilidad de importar.

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Dicho esto, el asistente de importación de datos permite importar hasta 50000 registros a la vez, tiene la posibilidad de detectar duplicados. Obviamente nosotros recomendamos importar información en bloques mucho menor de información porque es más fácil detectar algún tipo de...

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Ahora ¿Qué ocurre si yo hago clic aquí en Importar? Voy a ir al asistente de importación de datos. Una aclaración introductoria para todos los usuarios nuevos: La Plataforma EGA Futura reside o se hostea arriba de la infraestructura tecnológica de Salesforce. Es una empresa norteamericana socia de EGA Futura desde el año 2009. Por lo tanto, en la aplicación, cada vez que ustedes vean la palabra Salesforce tómenlo como sinónimo de base de datos. Importe sus datos en Salesforce es el equivalente a importe sus datos en base de datos (que está en la nube).

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Y esta tecnología, esta infraestructura, es lo que nos permite acceder a la Plataforma EGA Futura desde cualquier parte del mundo, en cualquier horario, desde aplicaciones móviles, desde tablets, etcétera.

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El asistente de importación de datos también se puede acceder desde la siguiente dirección: Si ustedes prestan atención, cada uno de ustedes accede a EGA Futura desde una dirección o un URL que generalmente comienza con http://el-nombre-de-cada-empresa-de-ustedes-egafutura.lightning.force.com

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Si luego de esa primera parte del URL ponen una barra y escriben: /dataimporter.app van a acceder al asistente de importación de datos. Esto ténganlo como un atajo o algo más para tener en cuenta.

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Insisto, el asistente de importación de datos es muy potente y extremadamente potente y súmamente versátil. Por lo tanto, recomiendo ver este vídeo con mucha tranquilidad, volver a verlo y si en tu empresa no hay personas con el tiempo o las habilidades informáticas para entender todo esto y no quieren ingresar la información manual (porque otro camino es directamente ingresar manualmente la información) pueden ponerse en contacto con EGA Futura para que realicemos nosotros esa importación.

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Paso número 1 antes de continuar: ¿Qué lo que necesito? Un archivo. En este caso yo voy a hacer clic en Cuentas y contactos y solamente en este vídeo me voy a focalizar en aprender cuentas y contactos ustedes sepan que en egafutura.com/importar de manera continua vamos a ir agregando vídeos e información que van a darles la posibilidad de entender como importar otro tipo de data en la base de datos.

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si yo hago clic aquí en Cuentas y contactos voy a tener tres opciones: Agregar nuevos registros, actualizar registros existentes, agregar nuevo y actualizar registros existentes.

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En este caso voy a hacer clic en la primera porque lo que yo quiero hacer es ingresar nueva info. Ahora ¿cómo me voy a dar cuenta... Cómo la plataforma se va a dar cuenta si estamos incluyendo duplicados o no?

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Acá yo le voy a decir que a los contactos los considere duplicados chequeando el correo electrónico. Y en el caso de las cuentas, que son las empresas, el nombre y la ubicación.

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Muy bien vamos a obtener... Vamos a importar la información a través de un archivo csv.

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Hay dos grandes caminos para comenzar con ese archivo. Camino número 1: Descargar una muestra de ese archivo en el link que figura debajo de la descripción de este mismo vídeo.

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Otra opción es generar el archivo desde adentro de EGA Futura. Voy a hacer una micro-mini-pequeña intro a la generación del archivo, simplemente para informarlos y después voy a proceder al proceso de importación con el archivo que se puede descargar en el link que figura debajo de este vídeo.

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¿Qué es lo que voy a hacer yo? Voy a ir a Informes, desde cualquier ficha de informes que tengan en acceso en 365 o en cualquiera de las otras aplicaciones de EGA Futura o simplemente desde el Waffle escribiendo informes y accediéndolo desde aquí.

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Luego voy a hacer clic en Nuevo informe y en este caso voy a elegir Contactos y cuentas. Hago clic aquí, hago clic en continuar y a partir de ese momento desde aquí tengo la posibilidad de seleccionar cuáles son las columnas que yo quiero tener en mi informe. Posteriormente hago clic en Guardar y ejecutar para luego tener un informe de este estilo. Fíjense que no tengo ningún tipo de gráfico que generalmente los informes de EGA Futura tienen gráficos y agrupaciones.

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Acá tengo un informe lo más parecido a un Excel. Y cuando digo gráficos y agrupaciones me refiero a esto: Generalmente los informes de EGA, todos tienen gráficos en el encabezado y agrupaciones de este estilo que nos permiten totalizar info.

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Aquí con la instrucción que yo les acabo de dar generamos un informe plano como si fuese un Excel, sin agrupaciones y sin gráficos. Posteriormente voy a hacer clic en Exportar, Sólo detalles, Delimitado por comas, clic en Exportar.

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A partir de ahí ustedes van a generar un archivo csv, que va a tener el formato inicial para poder poner la información y luego importarla.

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Esto fue una introducción. Si ustedes quieren obtener opciones más precisas y más detalladas egafutura.com/soporte hay muchos más tutoriales que les recomiendo que vean.

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Ahora lo que vamos a hacer es partir de el archivo de extensión csv que tenemos en el link debajo de la descripción de este vídeo. Es un archivo exportado estándar, como para ahorrarles el trabajo de hacer el informe y exportar y demás.

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una vez que tengan en el disco rígido a este archivo le van a hacer clic con el botón derecho del mouse y lo van a abrir con Excel.

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¿Qué pasa si no tienen Excel? No hay ningún problema. Con cualquier herramienta que pueda generar y editar informes csv... perdón archivos csv van para trabajar sin ningún problema.

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Inclusive en un futuro cercano vamos a poner a disposición de ustedes tecnología que permite modificar desde adentro de planillas de Google información y sincronizarla con la base datos de EGA, pero eso más para adelante.

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¿Qué es lo que tengo acá? Columnas. Muy bien. ¿Qué es lo que hay que hacer ahora?

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Antes de iniciar el proceso de importación hay que limpiar la info, ustedes no pueden poner basura dentro de la base datos. Entonces lo primero que yo les voy a recomendar es borren los duplicados. Borro éste, éste también está duplicado... borramos éste. Borran todos los duplicados.

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Segundo: Corrigen errores de puntuación y de escritura. Ustedes visualmente van a decir en lugar de decir aquí proveedor dice proveedorrr con triple r, eso es un error. Corríjanlo.

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Completar campos vacíos... esto está hecho a drede, está vacío para qué... Para que ustedes vean que no quedan celdas vacías o como éste, por ejemplo, y lo completan.

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Establecer una convención de nombres. Hago referencia con la convención de nombres, por ejemplo, en las direcciones: No es lo mismo tener Avenida Luis María Campos que Av. L María Campos o Av LM Campos... hay direcciones que se pueden escribir de un montón de formas diferentes.

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O los teléfonos, el formato de los teléfonos. Ustedes antes de importar información, internamente tienen que decir cuál es la convención de nombres que nosotros vamos a usar para: Teléfonos, direcciones, nombres... ¿Qué pasa con las personas que tienen dos nombres? Como mi caso: Yo me llamo Juan Manuel. ¿Qué hacemos? Ingresamos Juan Manuel o ponemos Juan M en donde ponemos un nombre y la inicial del segundo.

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Eso les va a dar consistencia en la base de datos. Les quiero aclarar que uds pueden pedirnos en cualquier campo de toda la plataforma reglas de validación específicas para cada campo, para eso deben contactar a soporte.

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Entonces nosotros diseñamos reglas de validación puntuales para que toda la información ingrese a la base de datos de la manera en la que ustedes necesitan que ingresen y tengan consistencia.

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Muy bien. Ahora, una vez que ustedes [inaudible] el archivo de Excel... yo en este caso en particular lo que voy a hacer para este ejemplo es...  voy a borrar todo esto, voy a borrar esto, para que me quede nada más que esta cuenta.

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El primer renglón es el nombre de los campos que si ustedes hacen el proceso de exportación de info que yo les mencioné hace minutos (los van a tener en español) yo los puse en inglés aquí a propósito para que mapeo que ya van a ver lo que es el mapeo, se haga parcialmente automático y eso les simplifique el trabajo a ustedes.

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Bien, una vez que grabo... una vez que grabo tengo que hacer algo... Clic con el botón derecho del mouse, Abrir con bloc de notas y dos cosas: Primero, cualquier cosa que nos haya quedado al final como en este caso eliminarla.

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Y segundo: Las comas las voy a reemplazar.... Perdón, los punto y coma los voy a reemplazar por coma. Es decir, yo en lugar de tener punto y coma, tengo que tener coma. Elijo reemplazar todo el archivo y ahora puedo volver al asistente de importación.

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Hago clic en csv, me aseguro de tener la opción que dice todos los archivos para poder verlos, acá podemos ver el archivo que acabo de modificar y le hago clic. Una vez que le hice clic hago clic en siguiente.

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Lo que ven acá es una asignación automática que hizo la plataforma en base al nombre de las columnas que ustedes utilizaron en el archivo de importación, pero fíjense que hay algunos campos que todavía me faltan asignar.

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Para este caso Acount name es el nombre la empresa. Voy a hacer clic en asignar y acá yo voy a poner mi nombre de la cuenta.

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Lo que nosotros tenemos que tener en cuenta, es que el objeto de la base de datos que está en esta columna se corresponda o esté asignado con una columna del archivo csv.

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Ahora no tengo asignado este que es el teléfono. Fíjense que como hay varios campos teléfono, tengo el de la cuenta, el del contacto, acá yo voy a decir que es el de la cuenta.

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Les quiero aclarar algo antes de avanzar: La base de datos es flexible. Significa que podemos crear cualquier tipo de campo en cualquier lugar y cualquier tipo de campo va a poder ser importado, simplemente le ponen el nombre y se terminó y ya está.

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Pueden importar diferentes campos sin ningún tipo de problema. Asignada.

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Ahora voy a asignar el propietario de la cuenta, el propietario del registro. Si (esto es avanzado, lo que voy a decir ahora) si alguien pregunta ¿Qué personas dentro de una empresa van a ver la información que importemos? Muy bien. Eso lo determina el propietario del perfil de usuario que tenga el propietario del registro que pongan aquí.

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Sé que es ultra avanzado porque estos permisos, si no entendieron lo que dije tápense los oídos y sigan para adelante porque lo van a ver todos, aquellas empresas con decenas y decenas de usuarios y cientos de miles de registros base de datos pueden focalizarse en permisos y en roles (hay mucha información en egafutura.com/soporte que habla sobre eso.

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Vamos a continuar... yo voy a asignar esta campo. ¿Qué más...?  Hay una... Aclaro que está en inglés es el nombre de la columna, del archivo csv, si no lo verían español. En este ejemplo concreto, el archivo que yo estoy utilizando tiene columnas en inglés a propósito, pero pueden estar en español sin ningún problema.

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Vamos a asignar la provincia y acá voy a decir que quiero: tengo estado-provincia de facturación, también quiero... Una misma columna se puede asignar a múltiples campos.

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Yo voy a decir que todo lo que tenga que ver con los cuatro que son de provincia los asigne.

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Un dato, un súper consejo que les quiero dar es: La primera importación háganla con un solo registro como lo estoy haciendo ahora para ver cómo queda la cosa. Aquí importan un registro, vuelven a modificar el archivo csv, incluyen 5 registros más los vuelven a importar y así sucesivamente.

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Muy bien. Asignada. Hice la asignación, ahora tengo que asignar... Fíjense que aquí en ejemplo ustedes ven el ejemplo de cómo está la info en el archivo csv. Este es el campo del teléfono móvil (a contacto, asignar) y éste es el código postal.

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Antes de avanzar, si ustedes me preguntan ¿Yo necesito empezar con un archivo csv descargado desde el sitio de EGA Futura o generarlo adentro de EGA Futura? No, no es necesario.

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Los usuarios hiper-avanzados pueden generar el csv de la manera en la que quieran y después hacer la asignación de columnas y campos de la base de datos como lo estoy haciendo en este momento sin ningún problema.

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Muy bien. Perfecto. Asignar.

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Algo que hay que tener súper en cuenta es que estén todas las columnas asignadas a campos de la base de datos. Súper importante también tienen que tener en cuenta que una columna del archivo csv se puede asignar a más de un campo como lo estoy haciendo aquí... La columna fax la estoy asignado al campo fax de la cuenta y el campo fax al contacto.

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Ahora vamos hacer clic en siguiente... Y tenemos un mensaje. esto va a estar lleno de mensajes dependiendo de cómo hagan la asignación y dependiendo de la calidad de la información del archivo.

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¿Que dice acá?  Asigne un solo campo csv a cuenta-teléfono. Vamos a ver por qué estoy teniendo este mensaje.

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Bien, al campo cuenta-teléfono le estoy asignando la columna... Esta columna del archivo csv, y acá abajo veo que hay otra columna del archivo que se llama phone. Insisto que los nombres en inglés son los nombres (no se asusten) son los nombres de las columnas que yo elegí. Aquí ustedes ... como nombre columna pueden ponerle Teléfono y no hay ningún problema.

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Esta es una súper aclaración que quiero que tengan en cuenta. Muy bien, simplemente voy a hacer clic en Cambiar y voy a eliminar... ¿Por qué me da el error? Una cuestión de lógica, hay dos columnas que le están apuntando a mismo campo.

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Y la relación debe ser: Una columna a uno o más campos de la base de datos. Entonces éste lo voy a quitar, hago clic en asignar, posteriormente en siguiente...

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Bien. Avanzamos. Cuentas y contactos, agregar nuevos registros, importar cuentas y contacto modificado .csv, la cantidad de campos 20, campos no asignados cero porque asignamos todos,  iniciar importación.

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Ha comenzado la importación. ¿Qué significa eso? Puede ser un proceso que ocurra en minutos o en horas, dependiendo de la cantidad de info que ustedes hayan agregado.

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Muy bien. Una vez que terminó el proceso de importación ¿Cómo podemos chequear la info? Básicamente de dos formas en este caso me voy a EGA Futura 365, elijo todas las cuentas, ésta es la cuenta que importé... Ya está, la puedo chequear.

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También esto es posible hacerlo a través de informes. Hacemos clic en informes, vamos todos los informes y en el buscador de informes porque son cientos de informes, decenas los informes que hay dentro de EGA Futura combinando los informes que se incluyen de manera predeterminada con la plataforma y todos los informes que se crean desde cero por los usuarios de cada empresa que se duplican y que se modifican.

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Aquí voy a hacer clic en cuentas. Muy bien, elijo Cuentas y contactos, por ejemplo. Y este es otro lugar más desde donde poder hacer la búsqueda.

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Conclusión: En egafutura.com/importar hay mucha información. Recomiendo hacer pruebas con absoluta y total tranquilidad poder aprender en profundidad cómo funciona el asistente de importación de datos y a partir de ahí poder importar información a cualquier área de la Plataforma EGA Futura.

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