C贸mo importar informaci贸n a EGA Futura?

C贸mo importar informaci贸n a EGA Futura?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est谩 totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg煤n las necesidades de cada empresa.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Base de datos de la Plataforma EGA Futura
Aprende como importar informaci贸n a la base de datos en la nube de EGA Futura.
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Intro

Hay 3 formas de importar informaci贸n:

  1. Asistente de importaci贸n de datos
  2. Servicio de importaci贸n de EGA Futura
  3. Integraci贸n con Base de datos externa
El asistente de importaci贸n de datos puede importar hasta 50,000 registros a la vez y detecta duplicados.

Asistente de importaci贸n de datos

Antes de importar informaci贸n hay que trabajar en el Archivo de importaci贸n:

  1. Limpiar la informaci贸n,
  2. Borrar duplicados,
  3. Corregir errores de puntuaci贸n y de escritura,
  4. Completar campos vac铆os, y
  5. Establecer una convenci贸n de nombres.
Las automatizaciones y validaciones se ejecutan durante el proceso de importaci贸n.

https://EMPRESA-egafutura.lightning.force.com/dataImporter/dataImporter.app
https://EMPRESA-egafutura.lightning.force.com/dataImporter/dataImporter.app

Permisos

Para importar otro tipo de informaci贸n (adem谩s de Cuentas y Contactos), debes contactar al 脕rea de Soporte de EGA Futura y solicitar el Conjunto de permisos Master de Importaci贸n de datos.

Master de Importaci贸n de datos
Master de Importaci贸n de datos

Cu谩l es el archivo de importaci贸n de informaci贸n para importar Cuentas y Contactos?

Para importar Cuentas y Contactos a la Base de datos en la nube del sistema de gesti贸n empresarial de EGA Futura, utiliza el archivo CSV que incluimos aqu铆.

Importaci贸n de Productos en EGA聽Futura Inventory

La importaci贸n de productos y listas de precios, requiere de instrucciones espec铆ficas, y de funcionalidad puntual que ser谩 activada en EGAFutura Inventory a partir del 20 de enero de 2021.

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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:15.700]
En este v铆deo vamos a aprender c贸mo importar informaci贸n a la base de datos de la Plataforma EGA Futura.

[00:00:44.000]
B谩sicamente hay tres formas de poder importar informaci贸n a la plataforma.

[00:00:52.200]
Uno: Mediante el asistente de importaci贸n de datos disponible para todos los usuarios y de eso es de lo que vamos a estar hablando en este v铆deo.

[00:01:08.800]
Dos: Mediante el servicio de importaci贸n de datos de EGA Futura en donde las empresas pueden contratar ese servicio para que desde nuestra empresa hagamos la importaci贸n de toda la informaci贸n.

[00:01:29.200]
Y tres: Mediante la integraci贸n con una base de datos externa. Antes de comenzar quiero recordar que todo el proceso de importaci贸n, es un proceso relativamente complejo, complejo por la extensiva funcionalidad que tiene, por la inmensa potencia que tiene el asistente de importaci贸n de datos y por ese motivo yo les recomiendo de manera frecuente visitar egafutura.com/importar 聽para chequear la informaci贸n nueva que nosotros estemos publicando con m谩s videos, m谩s tutoriales y m谩s instructivos.

[00:02:22.100]
Tambi茅n recomiendo mucho a este v铆deo verlo varias veces, sacar el tel茅fono del bolsillo y tomar fotograf铆as, sacar fotos im谩genes a medida que yo voy explicando las cosas para futuras referencias (egafutura.com/importar).

[00:02:43.400]
Primer concepto: 驴Desde d贸nde podemos importar informaci贸n? Yo lo que voy a hacer es desde el Waffle ir a ir a EGA Futura 365 y por ejemplo en este caso particular yo voy hacer clic en la ficha o pesta帽a del objeto cuentas (recuerden que yo aqu铆 puedo ver diferentes listas para acceder a la informaci贸n) y si prestamos atenci贸n aqu铆 hay una opci贸n que dice Importar.

[00:03:20.600]
La primera de las aclaraciones que quiero hacer es esta: De manera predeterminada como (abro comillas) "sale de fabrica" cada instancia de la Plataforma EGA Futura, los usuarios solamente pueden importar cuentas y contactos. Eso est谩 hecho a prop贸sito, eso es para que evitemos el caos de que cualquier usuario diga "隆fant谩stico! Empiezo a importar informaci贸n en la base de datos" y se arme una ensalada de informaci贸n que despu茅s no termine sirviendo.

[00:03:50.400]
Por lo tanto, quienes quieran acceder al asistente de importaci贸n de datos e importar otro tipo de informaci贸n como, por ejemplo, activos fijos o empleados, o gastos, o bancos, lo que quieran, deben contactar al 谩rea de soporte de EGA Futura y especificar lo siguiente: Primero, nombre de usuario, segundo que le asignemos un conjunto de permisos que se llama M谩ster de importaci贸n de datos.

[00:04:24.000]
Significa lo siguiente: Ustedes se van a contactar con el 谩rea de soporte de EGA Futura y van a decir "yo necesito que para este usuario se le asigne el conjunto de permisos M谩ster de importaci贸n de datos.

[00:04:38.900]
Una vez que nosotros dentro de EGA Futura asignamos ese conjunto de permisos que se llama M谩ster de importaci贸n de datos, a partir de ah铆, ese usuario en particular va a tener la posibilidad de importar informaci贸n para otras 谩reas de la plataforma.

[00:05:00.800]
Es s煤per importante tenerlo en cuenta. Vamos a recapitular: De manera predeterminada todos los usuarios pueden importar informaci贸n de cuentas y contactos y nada m谩s aquellas empresas que quieran importar informaci贸n a otras partes de la aplicaci贸n tienen que contactar al 谩rea de soporte de EGA Futura.

[00:05:24.600]
Y por supuesto, lo que es l贸gico, tambi茅n pueden pedirnos que desactivemos por completo, para determinado perfil de usuario, la posibilidad de importar.

[00:05:37.900]
Dicho esto, el asistente de importaci贸n de datos permite importar hasta 50000 registros a la vez, tiene la posibilidad de detectar duplicados. Obviamente nosotros recomendamos importar informaci贸n en bloques mucho menor de informaci贸n porque es m谩s f谩cil detectar alg煤n tipo de...

[00:06:00.800]
Ahora 驴Qu茅 ocurre si yo hago clic aqu铆 en Importar? Voy a ir al asistente de importaci贸n de datos. Una aclaraci贸n introductoria para todos los usuarios nuevos: La Plataforma EGA Futura reside o se hostea arriba de la infraestructura tecnol贸gica de Salesforce. Es una empresa norteamericana socia de EGA Futura desde el a帽o 2009. Por lo tanto, en la aplicaci贸n, cada vez que ustedes vean la palabra Salesforce t贸menlo como sin贸nimo de base de datos. Importe sus datos en Salesforce es el equivalente a importe sus datos en base de datos (que est谩 en la nube).

[00:06:57.000]
Y esta tecnolog铆a, esta infraestructura, es lo que nos permite acceder a la Plataforma EGA Futura desde cualquier parte del mundo, en cualquier horario, desde aplicaciones m贸viles, desde tablets, etc茅tera.

[00:07:08.900]
El asistente de importaci贸n de datos tambi茅n se puede acceder desde la siguiente direcci贸n: Si ustedes prestan atenci贸n, cada uno de ustedes accede a EGA Futura desde una direcci贸n o un URL que generalmente comienza con http://el-nombre-de-cada-empresa-de-ustedes-egafutura.lightning.force.com

[00:07:54.300]
Si luego de esa primera parte del URL ponen una barra y escriben: /dataimporter.app van a acceder al asistente de importaci贸n de datos. Esto t茅nganlo como un atajo o algo m谩s para tener en cuenta.

[00:08:23.100]
Insisto, el asistente de importaci贸n de datos es muy potente y extremadamente potente y s煤mamente vers谩til. Por lo tanto, recomiendo ver este v铆deo con mucha tranquilidad, volver a verlo y si en tu empresa no hay personas con el tiempo o las habilidades inform谩ticas para entender todo esto y no quieren ingresar la informaci贸n manual (porque otro camino es directamente ingresar manualmente la informaci贸n) pueden ponerse en contacto con EGA Futura para que realicemos nosotros esa importaci贸n.

[00:09:03.400]
Paso n煤mero 1 antes de continuar: 驴Qu茅 lo que necesito? Un archivo. En este caso yo voy a hacer clic en Cuentas y contactos y solamente en este v铆deo me voy a focalizar en aprender cuentas y contactos ustedes sepan que en egafutura.com/importar de manera continua vamos a ir agregando v铆deos e informaci贸n que van a darles la posibilidad de entender como importar otro tipo de data en la base de datos.

[00:09:42.800]
si yo hago clic aqu铆 en Cuentas y contactos voy a tener tres opciones: Agregar nuevos registros, actualizar registros existentes, agregar nuevo y actualizar registros existentes.

[00:09:54.900]
En este caso voy a hacer clic en la primera porque lo que yo quiero hacer es ingresar nueva info. Ahora 驴c贸mo me voy a dar cuenta... C贸mo la plataforma se va a dar cuenta si estamos incluyendo duplicados o no?

[00:10:13.400]
Ac谩 yo le voy a decir que a los contactos los considere duplicados chequeando el correo electr贸nico. Y en el caso de las cuentas, que son las empresas, el nombre y la ubicaci贸n.

[00:10:26.800]
Muy bien vamos a obtener... Vamos a importar la informaci贸n a trav茅s de un archivo csv.

[00:10:37.300]
Hay dos grandes caminos para comenzar con ese archivo. Camino n煤mero 1: Descargar una muestra de ese archivo en el link que figura debajo de la descripci贸n de este mismo v铆deo.

[00:10:51.400]
Otra opci贸n es generar el archivo desde adentro de EGA Futura. Voy a hacer una micro-mini-peque帽a intro a la generaci贸n del archivo, simplemente para informarlos y despu茅s voy a proceder al proceso de importaci贸n con el archivo que se puede descargar en el link que figura debajo de este v铆deo.

[00:11:26.900]
驴Qu茅 es lo que voy a hacer yo? Voy a ir a Informes, desde cualquier ficha de informes que tengan en acceso en 365 o en cualquiera de las otras aplicaciones de EGA Futura o simplemente desde el Waffle escribiendo informes y accedi茅ndolo desde aqu铆.

[00:11:53.200]
Luego voy a hacer clic en Nuevo informe y en este caso voy a elegir Contactos y cuentas. Hago clic aqu铆, hago clic en continuar y a partir de ese momento desde aqu铆 tengo la posibilidad de seleccionar cu谩les son las columnas que yo quiero tener en mi informe. Posteriormente hago clic en Guardar y ejecutar para luego tener un informe de este estilo. F铆jense que no tengo ning煤n tipo de gr谩fico que generalmente los informes de EGA Futura tienen gr谩ficos y agrupaciones.

[00:12:42.300]
Ac谩 tengo un informe lo m谩s parecido a un Excel. Y cuando digo gr谩ficos y agrupaciones me refiero a esto: Generalmente los informes de EGA, todos tienen gr谩ficos en el encabezado y agrupaciones de este estilo que nos permiten totalizar info.

[00:13:12.300]
Aqu铆 con la instrucci贸n que yo les acabo de dar generamos un informe plano como si fuese un Excel, sin agrupaciones y sin gr谩ficos. Posteriormente voy a hacer clic en Exportar, S贸lo detalles, Delimitado por comas, clic en Exportar.

[00:13:33.800]
A partir de ah铆 ustedes van a generar un archivo csv, que va a tener el formato inicial para poder poner la informaci贸n y luego importarla.

[00:13:47.700]
Esto fue una introducci贸n. Si ustedes quieren obtener opciones m谩s precisas y m谩s detalladas egafutura.com/soporte hay muchos m谩s tutoriales que les recomiendo que vean.

[00:14:01.800]
Ahora lo que vamos a hacer es partir de el archivo de extensi贸n csv que tenemos en el link debajo de la descripci贸n de este v铆deo. Es un archivo exportado est谩ndar, como para ahorrarles el trabajo de hacer el informe y exportar y dem谩s.

[00:14:22.000]
una vez que tengan en el disco r铆gido a este archivo le van a hacer clic con el bot贸n derecho del mouse y lo van a abrir con Excel.

[00:14:35.000]
驴Qu茅 pasa si no tienen Excel? No hay ning煤n problema. Con cualquier herramienta que pueda generar y editar informes csv... perd贸n archivos csv van para trabajar sin ning煤n problema.

[00:14:51.300]
Inclusive en un futuro cercano vamos a poner a disposici贸n de ustedes tecnolog铆a que permite modificar desde adentro de planillas de Google informaci贸n y sincronizarla con la base datos de EGA, pero eso m谩s para adelante.

[00:15:11.200]
驴Qu茅 es lo que tengo ac谩? Columnas. Muy bien. 驴Qu茅 es lo que hay que hacer ahora?

[00:15:19.700]
Antes de iniciar el proceso de importaci贸n hay que limpiar la info, ustedes no pueden poner basura dentro de la base datos. Entonces lo primero que yo les voy a recomendar es borren los duplicados. Borro 茅ste, 茅ste tambi茅n est谩 duplicado... borramos 茅ste. Borran todos los duplicados.

[00:15:52.800]
Segundo: Corrigen errores de puntuaci贸n y de escritura. Ustedes visualmente van a decir en lugar de decir aqu铆 proveedor dice proveedorrr con triple r, eso es un error. Corr铆janlo.

[00:16:13.100]
Completar campos vac铆os... esto est谩 hecho a drede, est谩 vac铆o para qu茅... Para que ustedes vean que no quedan celdas vac铆as o como 茅ste, por ejemplo, y lo completan.

[00:16:28.900]
Establecer una convenci贸n de nombres. Hago referencia con la convenci贸n de nombres, por ejemplo, en las direcciones: No es lo mismo tener Avenida Luis Mar铆a Campos que Av. L Mar铆a Campos o Av LM Campos... hay direcciones que se pueden escribir de un mont贸n de formas diferentes.

[00:17:09.300]
O los tel茅fonos, el formato de los tel茅fonos. Ustedes antes de importar informaci贸n, internamente tienen que decir cu谩l es la convenci贸n de nombres que nosotros vamos a usar para: Tel茅fonos, direcciones, nombres... 驴Qu茅 pasa con las personas que tienen dos nombres? Como mi caso: Yo me llamo Juan Manuel. 驴Qu茅 hacemos? Ingresamos Juan Manuel o ponemos Juan M en donde ponemos un nombre y la inicial del segundo.

[00:17:43.900]
Eso les va a dar consistencia en la base de datos. Les quiero aclarar que uds pueden pedirnos en cualquier campo de toda la plataforma reglas de validaci贸n espec铆ficas para cada campo, para eso deben contactar a soporte.

[00:17:59.500]
Entonces nosotros dise帽amos reglas de validaci贸n puntuales para que toda la informaci贸n ingrese a la base de datos de la manera en la que ustedes necesitan que ingresen y tengan consistencia.

[00:18:18.000]
Muy bien. Ahora, una vez que ustedes [inaudible] el archivo de Excel... yo en este caso en particular lo que voy a hacer para este ejemplo es... 聽voy a borrar todo esto, voy a borrar esto, para que me quede nada m谩s que esta cuenta.

[00:18:43.100]
El primer rengl贸n es el nombre de los campos que si ustedes hacen el proceso de exportaci贸n de info que yo les mencion茅 hace minutos (los van a tener en espa帽ol) yo los puse en ingl茅s aqu铆 a prop贸sito para que mapeo que ya van a ver lo que es el mapeo, se haga parcialmente autom谩tico y eso les simplifique el trabajo a ustedes.

[00:19:08.000]
Bien, una vez que grabo... una vez que grabo tengo que hacer algo... Clic con el bot贸n derecho del mouse, Abrir con bloc de notas y dos cosas: Primero, cualquier cosa que nos haya quedado al final como en este caso eliminarla.

[00:19:42.500]
Y segundo: Las comas las voy a reemplazar.... Perd贸n, los punto y coma los voy a reemplazar por coma. Es decir, yo en lugar de tener punto y coma, tengo que tener coma. Elijo reemplazar todo el archivo y ahora puedo volver al asistente de importaci贸n.

[00:20:15.600]
Hago clic en csv, me aseguro de tener la opci贸n que dice todos los archivos para poder verlos, ac谩 podemos ver el archivo que acabo de modificar y le hago clic. Una vez que le hice clic hago clic en siguiente.

[00:20:44.300]
Lo que ven ac谩 es una asignaci贸n autom谩tica que hizo la plataforma en base al nombre de las columnas que ustedes utilizaron en el archivo de importaci贸n, pero f铆jense que hay algunos campos que todav铆a me faltan asignar.

[00:21:10.600]
Para este caso Acount name es el nombre la empresa. Voy a hacer clic en asignar y ac谩 yo voy a poner mi nombre de la cuenta.

[00:21:24.600]
Lo que nosotros tenemos que tener en cuenta, es que el objeto de la base de datos que est谩 en esta columna se corresponda o est茅 asignado con una columna del archivo csv.

[00:21:39.600]
Ahora no tengo asignado este que es el tel茅fono. F铆jense que como hay varios campos tel茅fono, tengo el de la cuenta, el del contacto, ac谩 yo voy a decir que es el de la cuenta.

[00:22:00.600]
Les quiero aclarar algo antes de avanzar: La base de datos es flexible. Significa que podemos crear cualquier tipo de campo en cualquier lugar y cualquier tipo de campo va a poder ser importado, simplemente le ponen el nombre y se termin贸 y ya est谩.

[00:22:17.400]
Pueden importar diferentes campos sin ning煤n tipo de problema. Asignada.

[00:22:29.700]
Ahora voy a asignar el propietario de la cuenta, el propietario del registro. Si (esto es avanzado, lo que voy a decir ahora) si alguien pregunta 驴Qu茅 personas dentro de una empresa van a ver la informaci贸n que importemos? Muy bien. Eso lo determina el propietario del perfil de usuario que tenga el propietario del registro que pongan aqu铆.

[00:23:02.300]
S茅 que es ultra avanzado porque estos permisos, si no entendieron lo que dije t谩pense los o铆dos y sigan para adelante porque lo van a ver todos, aquellas empresas con decenas y decenas de usuarios y cientos de miles de registros base de datos pueden focalizarse en permisos y en roles (hay mucha informaci贸n en egafutura.com/soporte que habla sobre eso.

[00:23:32.500]
Vamos a continuar... yo voy a asignar esta campo. 驴Qu茅 m谩s...? 聽Hay una... Aclaro que est谩 en ingl茅s es el nombre de la columna, del archivo csv, si no lo ver铆an espa帽ol. En este ejemplo concreto, el archivo que yo estoy utilizando tiene columnas en ingl茅s a prop贸sito, pero pueden estar en espa帽ol sin ning煤n problema.

[00:24:02.100]
Vamos a asignar la provincia y ac谩 voy a decir que quiero: tengo estado-provincia de facturaci贸n, tambi茅n quiero... Una misma columna se puede asignar a m煤ltiples campos.

[00:24:23.000]
Yo voy a decir que todo lo que tenga que ver con los cuatro que son de provincia los asigne.

[00:24:39.800]
Un dato, un s煤per consejo que les quiero dar es: La primera importaci贸n h谩ganla con un solo registro como lo estoy haciendo ahora para ver c贸mo queda la cosa. Aqu铆 importan un registro, vuelven a modificar el archivo csv, incluyen 5 registros m谩s los vuelven a importar y as铆 sucesivamente.

[00:25:02.100]
Muy bien. Asignada. Hice la asignaci贸n, ahora tengo que asignar... F铆jense que aqu铆 en ejemplo ustedes ven el ejemplo de c贸mo est谩 la info en el archivo csv. Este es el campo del tel茅fono m贸vil (a contacto, asignar) y 茅ste es el c贸digo postal.

[00:25:30.700]
Antes de avanzar, si ustedes me preguntan 驴Yo necesito empezar con un archivo csv descargado desde el sitio de EGA Futura o generarlo adentro de EGA Futura? No, no es necesario.

[00:25:47.000]
Los usuarios hiper-avanzados pueden generar el csv de la manera en la que quieran y despu茅s hacer la asignaci贸n de columnas y campos de la base de datos como lo estoy haciendo en este momento sin ning煤n problema.

[00:25:58.800]
Muy bien. Perfecto. Asignar.

[00:26:06.000]
Algo que hay que tener s煤per en cuenta es que est茅n todas las columnas asignadas a campos de la base de datos. S煤per importante tambi茅n tienen que tener en cuenta que una columna del archivo csv se puede asignar a m谩s de un campo como lo estoy haciendo aqu铆... La columna fax la estoy asignado al campo fax de la cuenta y el campo fax al contacto.

[00:26:39.500]
Ahora vamos hacer clic en siguiente... Y tenemos un mensaje. esto va a estar lleno de mensajes dependiendo de c贸mo hagan la asignaci贸n y dependiendo de la calidad de la informaci贸n del archivo.

[00:26:54.400]
驴Que dice ac谩? 聽Asigne un solo campo csv a cuenta-tel茅fono. Vamos a ver por qu茅 estoy teniendo este mensaje.

[00:27:07.400]
Bien, al campo cuenta-tel茅fono le estoy asignando la columna... Esta columna del archivo csv, y ac谩 abajo veo que hay otra columna del archivo que se llama phone. Insisto que los nombres en ingl茅s son los nombres (no se asusten) son los nombres de las columnas que yo eleg铆. Aqu铆 ustedes ... como nombre columna pueden ponerle Tel茅fono y no hay ning煤n problema.

[00:27:46.900]
Esta es una s煤per aclaraci贸n que quiero que tengan en cuenta. Muy bien, simplemente voy a hacer clic en Cambiar y voy a eliminar... 驴Por qu茅 me da el error? Una cuesti贸n de l贸gica, hay dos columnas que le est谩n apuntando a mismo campo.

[00:28:09.300]
Y la relaci贸n debe ser: Una columna a uno o m谩s campos de la base de datos. Entonces 茅ste lo voy a quitar, hago clic en asignar, posteriormente en siguiente...

[00:28:25.100]
Bien. Avanzamos. Cuentas y contactos, agregar nuevos registros, importar cuentas y contacto modificado .csv, la cantidad de campos 20, campos no asignados cero porque asignamos todos, 聽iniciar importaci贸n.

[00:28:48.800]
Ha comenzado la importaci贸n. 驴Qu茅 significa eso? Puede ser un proceso que ocurra en minutos o en horas, dependiendo de la cantidad de info que ustedes hayan agregado.

[00:29:08.300]
Muy bien. Una vez que termin贸 el proceso de importaci贸n 驴C贸mo podemos chequear la info? B谩sicamente de dos formas en este caso me voy a EGA Futura 365, elijo todas las cuentas, 茅sta es la cuenta que import茅... Ya est谩, la puedo chequear.

[00:29:31.700]
Tambi茅n esto es posible hacerlo a trav茅s de informes. Hacemos clic en informes, vamos todos los informes y en el buscador de informes porque son cientos de informes, decenas los informes que hay dentro de EGA Futura combinando los informes que se incluyen de manera predeterminada con la plataforma y todos los informes que se crean desde cero por los usuarios de cada empresa que se duplican y que se modifican.

[00:30:10.200]
Aqu铆 voy a hacer clic en cuentas. Muy bien, elijo Cuentas y contactos, por ejemplo. Y este es otro lugar m谩s desde donde poder hacer la b煤squeda.

[00:30:22.900]
Conclusi贸n: En egafutura.com/importar hay mucha informaci贸n. Recomiendo hacer pruebas con absoluta y total tranquilidad poder aprender en profundidad c贸mo funciona el asistente de importaci贸n de datos y a partir de ah铆 poder importar informaci贸n a cualquier 谩rea de la Plataforma EGA Futura.

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