C贸mo controlar la privacidad de una Nota en EGA Futura?

C贸mo controlar la privacidad de una Nota en EGA Futura?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Aprende a crear Notas totalmente privadas, a asociar Notas a diferentes registros, y a compartirlas de manera p煤blica y privada con otros usuarios de la plataforma.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a aprender c贸mo controlar la privacidad de una nota en EGA Futura.

[00:00:07.400]
A peque帽a o gran escala en el contexto de la labor cotidiana manejamos informaci贸n confidencial. Es necesario registrar ciertas anotaciones, pero no queremos que todos puedan verla.

[00:00:30.200]
Vamos a generar una nueva nota y hablar sobre la privacidad. Para crear una nota tenemos muchas opciones: Puede ser desde dentro de un registro, desde la p谩gina de inicio de notas presionando el bot贸n nuevo o desde el bot贸n de acciones globales de la plataforma.

[00:00:48.500]
En este caso vamos a crear una nota desde la pesta帽a Notas que encontramos en la barra de navegaci贸n en todas las aplicaciones de EGA futura.

[00:00:59.900]
Si no visualizamos la pesta帽a Notas, editamos la barra de navegaci贸n y la agregamos para poder tenerla a la vista. Desde el men煤 de la pesta帽a Notas elegimos la opci贸n Nueva nota, y ya podemos crear una nota.

[00:01:15.600]
Vamos a maximizar la pantalla para poder trabajar m谩s c贸modamente. Lo primero que podemos apreciar es que, a煤n sin haberle agregado alg煤n contenido, aparece una leyenda que dice "Privada" y tiene un candado cerrado.La nota inicialmente es privada.

[00:01:35.000]
Entonces vamos a aprender c贸mo podemos generar o mantener notas totalmente privadas. Generamos un contenido para la nota y para mantener la nota completamente privada debemos guardar esta nota sin seleccionar ninguna opci贸n de las que tenemos como botones en el sector inferior de la nota: Ni compartir, ni agregar registros.

[00:02:01.400]
Cuando creamos una nota y no la compartimos ni la agregamos a alg煤n registro, esta nota es completamente privada.

[00:02:10.200]
驴Qu茅 pasa con la privacidad de las notas asociadas a registros? Vamos a crear una nota asociada a un registro. Cuando agregamos la nota a un registro, lo hacemos usando el bot贸n Agregar a registros, seleccionamos un registro de la plataforma y debemos recordar que las notas asociadas a registros son siempre visibles.

[00:02:38.600]
Cualquiera que tenga acceso de lectura al registro relacionado, podr谩 ver la nota. Las notas relacionadas con registros no son privadas porque heredan los mismos permisos de acceso que el registro relacionado, es decir, pueden visualizar la nota las mismas personas que pueden acceder al registro.

[00:03:01.900]
Cuando relacionamos una nota a un registro vemos que en la nota aparecer谩 el icono de un candado abierto y la frase "visibilidad establecida por registro".

[00:03:16.500]
Lo que hab铆amos comentado... Aquellas personas que pueden acceder al registro tambi茅n van a poder leer esta nota.

[00:03:24.100]
Si necesitamos relacionar una nota a ciertos registros y adem谩s queremos que la nota sea privada, tenemos que hacer lo siguiente: Presionar el bot贸n agregar a registros, aqu铆 vamos a encontrar una secci贸n donde dice registros asociados con esta nota. Vamos a encontrar los que ya fueron asociados a esta nota y tambi茅n para cualquier registro que asociemos en este momento podemos lograr que la nota siga siendo privada seleccionando esta casilla.

[00:03:59.800]
Es la casilla que permite evitar que la nota sea vista por otros usuarios con acceso a este registro. Aquellas personas que pueden visualizar estos registros no van a poder ver la nota en la lista relacionada Notas y archivos dentro del registro, es decir, los usuarios que tienen acceso a estos registros no van a poder visualizar la nota.

[00:04:30.400]
Y ahora podemos ver que nuevamente la nota pas贸 a ser privada y el icono del candado nuevamente est谩 cerrado.

[00:04:40.800]
Veamos Ahora qu茅 pasa con la privacidad de las notas compartidas con usuario con grupos de Chatter. Bien... Sabemos que se puede compartir una nota con otros usuarios de la plataforma y tambi茅n con grupos de Chatter, con la aclaraci贸n de que si el grupo es publico, la nota ser谩 accesible a toda la empresa.

[00:05:03.500]
Para compartir, debemos presionar el bot贸n Compartir. Aqu铆 seleccionamos persona o grupos de Chatter y vamos a aprender ahora c贸mo podemos compartir selectivamente las notas privadas, es decir, necesitamos compartir la nota, pero no queremos que sea visible para todo el p煤blico, sino para quienes yo decida.

[00:05:27.900]
Veamos, entonces, c贸mo se crean las notas compartidas de forma privada: Elijamos usuarios de la plataforma para compartir esta nota. Solamente quiero compartir la nota con estos dos usuarios. A continuaci贸n vamos a abrir la secci贸n, qui茅n puede acceder. Para habilitar que solamente estos usuarios puedan acceder a la nota debo seleccionar la casilla denominada Evitar que los dem谩s usuarios compartan o dejen de compartir.

[00:06:03.700]
De esta forma solamente tendr谩n acceso a la nota aquellas personas, con quienes la hemos compartido. As铆 habremos generado una nota compartida de forma privada con permiso de lectura para los usuarios indicados en la secci贸n Qui茅n puede acceder.

[00:06:24.300]
Vamos a compartir la nota. Veremos, en este caso, que la etiqueta de la nota cambi贸. Dice "nota compartida de forma privada" y el icono adem谩s de tener un candado cerrado tiene la indicaci贸n de que ha sido compartido con personas.

[00:06:46.600]
Y el bot贸n Compartir ahora tiene el n煤mero dos. Si volvemos a presionar el bot贸n Compartir en la secci贸n 驴Qui茅n puede acceder? vemos que est谩n los usuarios que agregamos recientemente con el permiso solamente de lectura, ya que sabemos que las notas s贸lo se pueden compartir con el permiso de visualizaci贸n, no se puede ni colaborar ni modificar una nota por otro usuario que no sea el propietario de la nota.

[00:07:16.500]
Entonces, a modo de repaso: Para conseguir una nota totalmente privada o personal debemos crear una nota que no se relacione a alg煤n registro y de forma predeterminada la nota ser谩 siempre privada.

[00:07:32.800]
Si no seleccionamos ninguno de estos dos botones, la nota siempre ser谩 privada, pero si necesitamos relacionar una nota con un registro o con algunos registros, como la nota naturalmente ser谩 visible para las personas que tienen acceso al registro entonces para que siga siendo una nota totalmente privada debemos presionar el bot贸n Agregar nota a registros y seleccionar la casilla Evitar que la nota sea vista por otros usuarios con acceso a este registro.

[00:08:09.200]
Los registros asociados los vemos en la secci贸n Registros con esta nota. La privacidad de la nota siempre la vamos a ver informada en el 谩ngulo superior derecho de la nota.

[00:08:21.200]
De esta forma hemos aprendido a establecer la privacidad de las notas.

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