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Una nota es un texto libre que se engancha a un registro para dejar asentado algo que ningún campo previsto contempla, como el motivo real de un reclamo o el detalle de una conversación. Lo que la distingue de un campo es que no tiene estructura, así que no se puede filtrar ni sumar en un Informe, y por eso sirve para el matiz y no para el dato que la empresa necesita medir. Se diferencia de una actividad en que no compromete a nadie a hacer algo ni queda agendada. Se escribe desde el menú de acciones globales, desde el propio registro o desde la página de Notas, y queda visible para quien tenga acceso al registro.
En vez de recurrir a un papel o bloc de notas externo para apuntar recordatorios, esta herramienta aporta al usuario un recurso útil y efectivo que le permite trabajar de forma más cómoda sin tener que salir de la plataforma.
Al iniciar una nueva Nota, aparece una ventana que se superpone a la interfaz de usuario sin bloquear la navegación.
El usuario la puede desanclar y editar a pantalla completa.
Características de las Notas:
Cuando se registra una actividad, la información queda distribuida en campos.
Estos campos permiten que los valores contenidos en ellos luego formen parte de listas, Informes y gráficos.
En las Notas la información se escribe en un cuadro de texto libre y no se organiza en campos.
Por eso una Nota no forma parte de listas, Informes ni gráficos, y no queda vinculada a un registro de manera predeterminada.
Podemos generar una nueva Nota desde:
En la página de Notas, las Notas se organizan en diferentes listas.
Desde ahí están disponibles las funciones mencionadas y un historial para restaurar versiones anteriores.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Gestión del Conocimiento: que tu Empresa no dependa de la Memoria de nadie vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura 365 muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Activos lo muestra desde otra parte del sistema.
Al dejar algo escrito sobre un registro de EGA Futura ERP, la duda habitual no es cómo se escribe una nota, sino cuándo corresponde una nota y cuándo corresponde otra cosa.
En la Plataforma conviven tres formas de dejar algo escrito sobre un registro, y cada una tiene su lugar.
La diferencia está en qué se guarda y en dónde lo va a buscar la próxima persona.
Es texto libre con formato e imágenes, se autoguarda mientras escribimos y conserva versiones anteriores.
Sirve para el motivo real de un reclamo o el detalle de una conversación, o sea para lo que ningún campo previsto contempla.
Un archivo adjunto es un documento que nació fuera de la Plataforma, como un remito firmado o un comprobante.
Se versiona, se comparte con un enlace y se previsualiza sin necesidad de descargarlo.
Una publicación de Chatter notifica a quien sigue el registro y espera respuesta.
La nota, en cambio, no notifica a nadie: queda ahí para quien abra el registro después.
Es la capacidad que más se subutiliza, y resuelve un caso muy concreto.
Cuando una conversación con un cliente afecta a la cuenta, a una orden de venta y a un ticket de servicio, no hace falta escribirla tres veces.
Se escribe una vez y se relaciona con los tres registros, así que quien entre por cualquiera de ellos la encuentra.
El lugar cambia una cosa importante: si la nota nace ya vinculada a un registro o si hay que vincularla a mano.
Desde el componente Notas y Archivos de un registro nace vinculada a ese registro.
Desde el menú de Acciones globales o desde la página de Notas nace suelta, así que conviene relacionarla en el momento y no dejarlo para después.
Estas preguntas aparecen casi siempre la primera vez que alguien busca una nota vieja y no la encuentra donde esperaba.
La nota es texto que escribimos dentro de la Plataforma y el archivo es un documento que subimos desde afuera.
Los dos cuelgan del registro de la misma manera, pero solo el archivo conserva el formato original del documento.
Porque su contenido es texto libre y no está guardado en campos.
Todo lo que la empresa necesite medir, comparar o filtrar en un Informe tiene que vivir en un campo, y no en el cuerpo de una nota.
Sí, y es la forma correcta de resolverlo cuando una conversación toca a más de un registro.
La nota queda una sola vez y se vincula a cada registro que corresponda, de manera que una corrección posterior se ve desde todos.
Quien tenga acceso al registro con el que la nota está relacionada.
Por eso una nota suelta, sin vincular a nada, la ve mucha menos gente de la que suponemos.
La nota sirve cuando el contenido tiene que quedar asentado y nadie tiene que hacer nada al respecto.
La publicación de Chatter sirve cuando esperamos una respuesta, porque notifica a quien sigue el registro.
Sí. La página de Notas conserva el historial y permite volver a una versión previa.
Es la red que compensa el autoguardado, que graba mientras escribimos sin preguntar nada.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre la Org o trabaja sobre ella, y necesita nombrar cada pieza por su nombre.
Pedir una nota cuando lo que hace falta es un campo, o al revés, es el malentendido más caro de este tema.
| Qué se ve en pantalla | Nombre técnico | Nota |
|---|---|---|
| Nota | ContentNote | Guarda el texto enriquecido y sus versiones |
| Archivo | ContentDocument | Cada versión del documento queda en ContentVersion |
| Vínculo entre una nota o un archivo y un registro | ContentDocumentLink | Es lo que permite que la misma nota cuelgue de varios registros |
| Publicación del feed | FeedItem | Sus respuestas se guardan en FeedComment |
El lugar de creación decide si el vínculo se arma solo o si hay que armarlo después.
| Lugar | Queda vinculada a |
|---|---|
| Componente Notas y Archivos de un registro | Ese registro |
| Menú de Acciones globales | Nada, hasta que se la relacione a mano |
| Página de Notas | Nada, hasta que se la relacione a mano |
El acceso a una nota se hereda del registro con el que está vinculada, así que el mismo texto resulta visible para un equipo y no para otro según de dónde cuelgue.
El cuerpo de una nota es texto libre, de modo que la seguridad a nivel de campo no lo alcanza: un dato sensible que tiene que estar protegido va en un campo.
Y cuando un requerimiento pide poder filtrar por lo que dice una nota, lo que se está pidiendo en realidad es un campo nuevo o una lista de selección.
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En este vídeo vamos a aprender qué son las notas en EGA Futura.
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Notas es una herramienta de productividad de suma utilidad. De la misma manera que habitualmente escribíamos en un bloc de notas o en un papelito ciertas anotaciones informales en la Plataforma EGA Futura existen las notas para poder registrar anotaciones que, por no ser tan relevantes, no es necesario que la información sea organizada en campos.
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Una nota permite escribir en un cuadro de texto libre y registrar rápidamente un contenido al instante, sean pendientes, recordatorios, listas para retomar más adelante y con tranquilidad, si fuera necesario, convertirlas en actividades o tareas pendientes que vamos a registrar después de forma más prolija.
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Cuando iniciamos una nueva nota, ésta aparece como una ventana que se superpone a la interfaz de usuario, sin bloquear la navegación en la plataforma. Nos permite seguir trabajando mientras editamos la nota sin necesidad de terminarla inmediatamente.
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Podemos dejar esa ventana ahí sobre la pantalla como si fuera un papelito un post-it mientras consultamos alguna otra información necesaria.
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Si preferimos trabajar más cómodos podemos desanclar la nota y editar a pantalla completa. Si bien las notas ofrecen simplicidad también brindan opciones de edición de texto enriquecido para que el contenido se pueda visualizar de forma más organizada para el lector y sobre todo para que se interprete correctamente el contenido.
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Una de las funciones más interesantes que tiene notas es el autoguardado del contenido, es decir, lo que vamos escribiendo se guarda automáticamente. Vamos a ver, cuando modificamos algo del contenido en este sector inferior va a aparecer el aviso de que se está guardando y que ha quedado guardado.
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Esto es automático y de cualquier forma que cerremos esta nota, siempre va a quedar registrada la información que estamos generando.
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Si editamos, veamos aquí abajo cómo se va guardando de forma inmediata el cambio que hemos generado. Además de la posibilidad de darle todo el formato enriquecido que tenemos en esta barra y agregar imágenes también, las notas tienen más funcionalidad en estos botones del sector inferior.
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Como comentábamos cuando hablamos del autoguardado, si yo presiono la X o el botón Listo salgo de la edición de la nota, pero esta queda grabada en la base de datos. La única forma de eliminar una nota es con el botón Eliminar.
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Otra funcionalidad que tiene la nota es la función compartir. En el botón Compartir se abre la ventana que me permite compartir con un usuario o con otros usuarios o seleccionando esta casilla, evitar que compartan con otros usuarios la nota.
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Otro de los botones que nos dan funcionalidad es el botón Agregar registros. Esta nota que ha sido creada independiente de otros registros de la plataforma, puede ser vinculada a registros en este campo vamos a elegir primero el objeto con el que queremos relacionarlo y dentro del objeto, vamos a seleccionar un registro seleccionando otro objeto y más registros a los que va a quedar vinculada esta nota.
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Si dejo libre esta casilla, también podrán ver esta nota aquellos que tengan acceso a estos registros. Una vez que vinculamos esta nota a otros registros aparece en el sector inferior el sector con los registros que están vinculados.
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Una vez que salimos de la nota que estamos editando queda grabada en la base de datos.
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La diferencia más importante entre las notas y las actividades que habitualmente registramos en la plataforma es que cuando registramos una actividad (vamos a mirar dónde están las actividades) la información del registro de una actividad se distribuye en campos.
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Estos campos permiten que los valores contenidos en estos campos luego puedan formar parte de listas de informes y de gráficos. Esa es la diferencia con las notas, que cuando completamos el contenido lo hacemos en un cuadro de texto libre y no organizamos la información en campos.
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Entonces la información de las notas no puede formar parte de las listas de los informes o de los gráficos.
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¿Desde qué lugares de la plataforma podemos generar una nueva nota? podemos generar una nueva nota desde el menú de acciones globales que encontramos en todas las aplicaciones de la plataforma.
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Elegimos nueva nota en el menú y aparece una nueva nota tal como la conocemos que nos permite trabajar en segundo plano mientras la invitamos y en este caso la nueva nota no está vinculada predeterminadamente a ningún registro de la plataforma, como sucede con todas las acciones que generamos desde el menú de acciones globales. La podemos vincular con el botón Agregar a registros.
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Otro de los lugares desde donde podemos generar una nueva nota es desde el menú de acciones de algunos registros. En este caso, el registro de tarea de proyecto donde estoy trabajando tiene el botón Nueva nota y cuando generamos una nota dentro de este registro, aparece relacionado con el registro y vinculado de forma automática.
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Si necesito agregar más registros, lo hago presionando el botón Agregar a registros.
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Otro lugar desde donde puedo generar una nota es desde el componente Notas más archivos, dentro del registro. Este componente nos va a mostrar primero las notas que están vinculadas actualmente a este registro y nos muestra el botón Nuevo para generar una nueva nota que también va a quedar, predeterminadamente, relacionada con el registro donde estoy trabajando.
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Y otro lugar desde donde puedo generar una nueva nota es la página de notas. La página de notas es aquella donde van a quedar guardadas todas las notas. Accedemos a ella desde la barra de navegación de la aplicación. Lo encontramos en todas las aplicaciones de la plataforma, si no podemos visualizar la pestaña Notas, simplemente editamos la barra de navegación y la agregamos.
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Desde la pestaña Notas ingresamos a la página de notas. Las notas se organizan en diferentes listas y dentro de esa lista, las notas se organizan de la siguiente manera: En el sector izquierdo de la pantalla dividida encuentro todas las notas que tengo disponibles y en el sector derecho veo la pantalla donde puedo editar cada una de las notas que voy seleccionando con toda la funcionalidad que vimos con las opciones de los botones inferiores y además un botón que nos permite ver el historial de versión.
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Cada vez que esta nota fue modificada se fue generando una nueva versión de la misma. Si yo quiero visualizar cómo estaba editada en esa otra versión puedo elegirla desde está lista y si lo necesito también puedo restaurar una versión anterior de esta nota.
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Por último, si necesitamos crear una nueva nota, desde la página de Notas puedo presionar el botón Nuevo y aparece una nueva nota con todos los campos en blanco para que podamos crear una nota.
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Espero que les haya gustado la funcionalidad de notas y gracias por elegir EGA Futura.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
