Notas

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¿Qué son las Notas en EGA Futura?

Es una herramienta de productividad diseñada para hacer anotaciones informales en la plataforma EGA Futura de manera sencilla. Cuando una información es poco relevante y no necesita ser almacenada en campos, el usuario tiene la opción de utilizar las Notas para escribir en un cuadro de texto libre el contenido que desea registrar instantáneamente. Puede tratarse de listas, tareas o cualquier otra actividad pendiente que desee retomar en otro momento.
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¿Qué son las Notas en EGA Futura?

En vez de recurrir a un papel o block de notas externo para apuntar recordatorios, esta herramienta aporta al usuario un recurso útil y efectivo que le permitirá trabajar de forma más cómoda sin tener que salir de la plataforma.

Al iniciar una nueva nota, aparece una ventana que se superpone a la interfaz de usuario sin bloquear la navegación. El usuario la puede desanclar y editar a pantalla completa.

Características de las Notas:

  • Incluyen una función de auto-guardado que permite grabar la información que se está generando de forma inmediata.
  • Ofrecen simplicidad.
  • Brindan opciones de edición de texto enriquecido para que el contenido se pueda entender mejor y visualizar ordenadamente.
  • Permiten agregar imágenes.
  • Se pueden compartir o eliminar.
  • El usuario tiene la posibilidad de vincularlas a un Registro de la base de datos.

Cuando se registra una actividad, la información queda distribuida en campos. Estos campos permiten que los valores contenidos en ellos luego formen parte de listas, informes y gráficos. 

En el caso de las Notas, la información no se organiza en campos y tampoco queda vinculada con alguna lista, informe, gráfico o Registro de manera predeterminada.

¿Desde qué lugares de la plataforma podemos generar una nueva Nota?

Podemos generar una nueva nota desde:

  • El menú de Acciones globales (habilitado en todas las aplicaciones de EGA Futura).
  • El menú de Acciones de algunos registros.
  • El componente Notas + Archivos (dentro del Registro).
  • La página de Notas (se accede desde la barra de navegación disponible en todas las aplicaciones).

En la página de Notas, las Notas se organizan en diferentes listas donde se visualizan las distintas funcionalidades mencionadas anteriormente y un historial para restaurar versiones anteriores.

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Cómo crear una Nota en EGA Futura?
Aprende a crear Notas y a registrar información de manera flexible, y con diferentes niveles de seguridad dentro del sistema de gestión empresarial.
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Cómo compartir una Nota en EGA Futura?
Aprende a compartir Notas con personas, grupos de Chatter y vincularla a diferentes registros de la base de datos.
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Cómo controlar la privacidad de una Nota en EGA Futura?
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Cómo asociar o relacionar las Notas a los registros en EGA Futura?
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Dónde gestionar, modificar y restaurar versiones de las Notas en EGA Futura?
Evita errores y pérdidas de información, aprendiendo a consultar y restaurar versiones anteriores de tus Notas.
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Es una herramienta de productividad diseñada para hacer anotaciones informales en la plataforma EGA Futura de manera sencilla. Cuando una información es poco relevante y no necesita ser almacenada en campos, el usuario tiene la opción de utilizar las Notas para escribir en un cuadro de texto libre el contenido que desea registrar instantáneamente. Puede tratarse de listas, tareas o cualquier otra actividad pendiente que desee retomar en otro momento.

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Transcripción del video ⌨️

[00:00:00.000]
En este vídeo vamos a aprender qué son las notas en EGA Futura.

[00:00:05.100]
Notas es una herramienta de productividad de suma utilidad. De la misma manera que habitualmente escribíamos en un bloc de notas o en un papelito ciertas anotaciones informales en la Plataforma EGA Futura existen las notas para poder registrar anotaciones que, por no ser tan relevantes, no es necesario que la información sea organizada en campos.

[00:00:48.600]
Una nota permite escribir en un cuadro de texto libre y registrar rápidamente un contenido al instante, sean pendientes, recordatorios, listas para retomar más adelante y con tranquilidad, si fuera necesario, convertirlas en actividades o tareas pendientes que vamos a registrar después de forma más prolija.

[00:01:14.800]
Cuando iniciamos una nueva nota, ésta aparece como una ventana que se superpone a la interfaz de usuario, sin bloquear la navegación en la plataforma. Nos permite seguir trabajando mientras editamos la nota sin necesidad de terminarla inmediatamente.

[00:01:33.100]
Podemos dejar esa ventana ahí sobre la pantalla como si fuera un papelito un post-it mientras consultamos alguna otra información necesaria.

[00:01:43.400]
Si preferimos trabajar más cómodos podemos desanclar la nota y editar a pantalla completa. Si bien las notas ofrecen simplicidad también brindan opciones de edición de texto enriquecido para que el contenido se pueda visualizar de forma más organizada para el lector y sobre todo para que se interprete correctamente el contenido.

[00:02:11.400]
Una de las funciones más interesantes que tiene notas es el autoguardado del contenido, es decir, lo que vamos escribiendo se guarda automáticamente. Vamos a ver, cuando modificamos algo del contenido en este sector inferior va a aparecer el aviso de que se está guardando y que ha quedado guardado.

[00:02:38.100]
Esto es automático y de cualquier forma que cerremos esta nota, siempre va a quedar registrada la información que estamos generando.

[00:02:45.300]
Si editamos, veamos aquí abajo cómo se va guardando de forma inmediata el cambio que hemos generado. Además de la posibilidad de darle todo el formato enriquecido que tenemos en esta barra y agregar imágenes también, las notas tienen más funcionalidad en estos botones del sector inferior.

[00:03:09.100]
Como comentábamos cuando hablamos del autoguardado, si yo presiono la X o el botón Listo salgo de la edición de la nota, pero esta queda grabada en la base de datos. La única forma de eliminar una nota es con el botón Eliminar.

[00:03:28.800]
Otra funcionalidad que tiene la nota es la función compartir. En el botón Compartir se abre la ventana que me permite compartir con un usuario o con otros usuarios o seleccionando esta casilla, evitar que compartan con otros usuarios la nota.

[00:03:49.200]
Otro de los botones que nos dan funcionalidad es el botón Agregar registros. Esta nota que ha sido creada independiente de otros registros de la plataforma, puede ser vinculada a registros en este campo vamos a elegir primero el objeto con el que queremos relacionarlo y dentro del objeto, vamos a seleccionar un registro seleccionando otro objeto y más registros a los que va a quedar vinculada esta nota.

[00:04:24.000]
Si dejo libre esta casilla, también podrán ver esta nota aquellos que tengan acceso a estos registros. Una vez que vinculamos esta nota a otros registros aparece en el sector inferior el sector con los registros que están vinculados.

[00:04:43.100]
Una vez que salimos de la nota que estamos editando queda grabada en la base de datos.

[00:04:49.100]
La diferencia más importante entre las notas y las actividades que habitualmente registramos en la plataforma es que cuando registramos una actividad (vamos a mirar dónde están las actividades) la información del registro de una actividad se distribuye en campos.

[00:05:09.000]
Estos campos permiten que los valores contenidos en estos campos luego puedan formar parte de listas de informes y de gráficos. Esa es la diferencia con las notas, que cuando completamos el contenido lo hacemos en un cuadro de texto libre y no organizamos la información en campos.

[00:05:32.200]
Entonces la información de las notas no puede formar parte de las listas de los informes o de los gráficos.

[00:05:41.400]
¿Desde qué lugares de la plataforma podemos generar una nueva nota? podemos generar una nueva nota desde el menú de acciones globales que encontramos en todas las aplicaciones de la plataforma.

[00:05:56.200]
Elegimos nueva nota en el menú y aparece una nueva nota tal como la conocemos que nos permite trabajar en segundo plano mientras la invitamos y en este caso la nueva nota no está vinculada predeterminadamente a ningún registro de la plataforma, como sucede con todas las acciones que generamos desde el menú de acciones globales. La podemos vincular con el botón Agregar a registros.

[00:06:24.500]
Otro de los lugares desde donde podemos generar una nueva nota es desde el menú de acciones de algunos registros. En este caso, el registro de tarea de proyecto donde estoy trabajando tiene el botón Nueva nota y cuando generamos una nota dentro de este registro, aparece relacionado con el registro y vinculado de forma automática.

[00:06:52.600]
Si necesito agregar más registros, lo hago presionando el botón Agregar a registros.

[00:06:59.000]
Otro lugar desde donde puedo generar una nota es desde el componente Notas más archivos, dentro del registro. Este componente nos va a mostrar primero las notas que están vinculadas actualmente a este registro y nos muestra el botón Nuevo para generar una nueva nota que también va a quedar, predeterminadamente, relacionada con el registro donde estoy trabajando.

[00:07:27.300]
Y otro lugar desde donde puedo generar una nueva nota es la página de notas. La página de notas es aquella donde van a quedar guardadas todas las notas. Accedemos a ella desde la barra de navegación de la aplicación. Lo encontramos en todas las aplicaciones de la plataforma, si no podemos visualizar la pestaña Notas, simplemente editamos la barra de navegación y la agregamos.

[00:07:57.100]
Desde la pestaña Notas ingresamos a la página de notas. Las notas se organizan en diferentes listas y dentro de esa lista, las notas se organizan de la siguiente manera: En el sector izquierdo de la pantalla dividida encuentro todas las notas que tengo disponibles y en el sector derecho veo la pantalla donde puedo editar cada una de las notas que voy seleccionando con toda la funcionalidad que vimos con las opciones de los botones inferiores y además un botón que nos permite ver el historial de versión.

[00:08:34.200]
Cada vez que esta nota fue modificada se fue generando una nueva versión de la misma. Si yo quiero visualizar cómo estaba editada en esa otra versión puedo elegirla desde está lista y si lo necesito también puedo restaurar una versión anterior de esta nota.

[00:08:57.100]
Por último, si necesitamos crear una nueva nota, desde la página de Notas puedo presionar el botón Nuevo y aparece una nueva nota con todos los campos en blanco para que podamos crear una nota.

[00:09:11.700]
Espero que les haya gustado la funcionalidad de notas y gracias por elegir EGA Futura.

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