EGA Futura » Capacitación y Soporte
Las vacaciones son el período de descanso anual que una persona acumula por trabajar y que toma cobrando igual.
Su rasgo distintivo es que se generan de a poco y se usan de golpe.
Esa mecánica de acumulación las separa de cualquier otra licencia, que responde a un hecho puntual.
El derecho se va generando a medida que pasa el tiempo trabajado.
Cada período suma un cupo, y ese cupo queda disponible hasta que se toma.
De ahí que convivan tres cifras distintas que conviene no confundir: lo generado, lo tomado y lo que queda disponible.
Cuando una empresa mira una sola de las tres, casi siempre discute con la persona sobre las otras dos.
En la mayoría de las legislaciones el cupo crece con los años de trabajo.
Eso implica que la fecha de ingreso de cada persona es un dato de cálculo y no un dato de archivo.
También implica que el cupo de alguien puede cambiar de un año al siguiente sin que nadie lo modifique a mano.
El concepto es universal, el detalle no.
Cambia la cantidad de días que corresponde, la forma de contarlos entre hábiles y corridos, y las escalas por antigüedad.
Cambian los plazos de aviso, las épocas del año en que pueden otorgarse y la posibilidad de fraccionarlas.
Cambia además qué ocurre con los días no tomados y cuándo se paga el período.
Todo eso lo define la legislación laboral de cada país, y los convenios sectoriales pueden mejorar el mínimo legal.
Las vacaciones son el único tipo de ausencia que se conoce con anticipación, y aun así suelen tomar por sorpresa.
La razón es que se concentran: mucha gente quiere los mismos meses.
Sin un calendario común aparecen dos costos: equipos enteros descubiertos al mismo tiempo y saldos acumulados que después hay que resolver de apuro.
Anticipar el pedido no es burocracia, es lo que permite decir que sí sin romper la operación.
Hay una consecuencia contable que se pasa por alto con frecuencia.
Los días generados y no tomados son una obligación de la empresa hacia sus empleados, no un ahorro.
Cuanto más crece ese saldo, mayor es el compromiso pendiente y menor la flexibilidad para cubrirlo después.
Medirlo con regularidad evita que aparezca de golpe al cerrar el ejercicio.
Las vacaciones tocan el sueldo de dos maneras.
Por un lado, el período tomado se remunera aunque no se trabaje.
Por el otro, muchas legislaciones prevén un tratamiento distinto para esos días dentro de la liquidación de sueldos.
Por eso el registro de las vacaciones tomadas tiene que estar cerrado antes de liquidar, y no después.
En el ERP de EGA Futura el cupo anual de descanso vive en el propio legajo de la persona.
El registro de Empleado incluye un campo llamado Días de vacaciones al año, de tipo numérico.
Al estar en el legajo y no en una tabla general, cada persona puede tener su propio cupo según lo que le corresponda.
El mismo registro incluye el campo Antigüedad (años), que es una fórmula.
Se apoya en la Fecha de ingreso y se actualiza sola, sin que nadie tenga que recalcularla.
Ese par de campos es lo que permite revisar cupos por antigüedad sin armar una planilla aparte.
Los días efectivamente usados se registran en el objeto Registro de ausencia, hijo del Empleado.
Cada registro guarda el Empleado, la Fecha y un campo de Comentarios donde se aclara el motivo.
Como el objeto tiene Vista de lista propia, se pueden filtrar por rango de fechas para ver quién estuvo ausente en una semana concreta.
Para armar el panorama real conviene cruzar tres fuentes del ERP.
El cupo anual, que está en el legajo.
Las ausencias registradas, que están en su Lista relacionada.
Y las presencias, que quedan en el registro de asistencia junto con el EGA Futura Time Clock.
El Turno de trabajo asignado completa el cuadro, porque define qué días se esperaba que la persona estuviera.
Las vacaciones se acumulan con el tiempo trabajado y se planifican con anticipación.
La licencia responde a una situación concreta y casi siempre imprevista, y no se acumula ni se arrastra de un año al otro.
Depende íntegramente de la legislación aplicable y, en algunos casos, del convenio del sector.
Lo que sí es universal es que conviene tener medido el saldo acumulado, porque es un compromiso pendiente de la empresa.
Muchas legislaciones lo permiten con condiciones, y otras exigen un tramo mínimo continuo.
Es uno de los puntos que más varía entre países, así que se resuelve consultando la norma local y no por analogía.
Antes de liquidar los sueldos del período, no después.
Un día de vacaciones anotado tarde obliga a corregir una liquidación ya emitida, que es el escenario más incómodo de todos.
No hay un objeto exclusivo de vacaciones: la información se reparte entre el empleado y sus registros hijos.
El objeto central es EGAFutura__Empleado__c y el objeto de ausencias es EGAFutura__Empleado_Registro_ausencia__c.
El campo es EGAFutura__Dias_vacaciones_ano__c, con etiqueta Días de vacaciones al año.
Es de tipo Number con dos dígitos y sin decimales, así que admite valores de hasta dos cifras.
El campo es EGAFutura__TenureYears__c, con etiqueta Antigüedad (años), de tipo Formula numérica.
Al ser de fórmula no admite escritura desde una integración ni desde una carga masiva.
Se apoya en EGAFutura__Fecha_ingreso__c, que sí es un campo Date editable.
En EGAFutura__Empleado_Registro_ausencia__c los campos son EGAFutura__Empleado__c de tipo Master-Detail, EGAFutura__Fecha__c de tipo Date y EGAFutura__Comentarios__c de 255 caracteres.
La relación maestro-detalle implica que los registros se borran en cascada si se elimina el legajo.
Las presencias están en EGAFutura__Empleado_Registro_asistencia__c.
La jornada esperada está en EGAFutura__Turno_trabajo__c, referenciado desde el empleado.
El acceso al reloj de fichaje se controla con EGAFutura__Acceso_Time_Clock__c y EGAFutura__PIN__c.