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El stock negativo es la situación en la que el sistema muestra menos de cero unidades de un producto, porque registró más salidas que existencias. En el mundo físico no se puede tener menos que nada. Por eso un stock negativo siempre indica que algo se cargó antes de tiempo, se cargó mal o no se cargó. Un ERP puede impedirlo, permitirlo con una advertencia o permitirlo sin aviso, y elegir entre esas opciones es una decisión de cada empresa por producto.
Un stock de menos tres unidades no existe en el estante. Existe solo en el sistema, y es la señal de que el sistema y la realidad dejaron de coincidir.
La mercadería llegó y se vendió, pero la recepción de la compra se cargó después. Por un rato, el sistema vendió algo que todavía no tenía.
Se registró una cantidad de más en una venta o de menos en un ingreso.
Se descontó stock en un depósito sin cargar la entrada en el otro, o al revés.
El stock inicial nunca se ajustó al inventario real, y cualquier venta lo deja en negativo.
Un stock negativo distorsiona el costo, los informes de inventario y las decisiones de compra. Además, si se permite vender sin stock, el cliente puede recibir la promesa de algo que no hay.
El sistema no permite ninguna operación que deje el stock por debajo de cero. Es la opción más segura para productos físicos.
El sistema avisa cuando una operación deja el stock en negativo, y quien la hace decide.
El sistema registra la operación sin decir nada. Solo tiene sentido en casos muy puntuales.
Primero se busca la causa: una recepción sin cargar, una transferencia a medias o un error de carga. Si la diferencia es real, se corrige con un ajuste de inventario.
En EGA Futura Inventory, que controla el stock por almacén, el comportamiento ante el stock negativo se define producto por producto.
La ficha del Producto tiene dos casillas que deciden qué pasa.
Si esta opción está desactivada, no se puede realizar ninguna acción dentro de EGA Futura que deje el stock por debajo de cero.
Si esta casilla está seleccionada, el sistema muestra una advertencia cuando el resultado de una transacción hace caer el stock por debajo de cero.
Para un producto físico que no se puede vender sin tenerlo, desactivamos el permiso. Para uno donde conviene enterarse sin frenar la operación, usamos la advertencia.
Cuando registras una venta el stock baja solo, y cuando entra una recepción sube. Por eso vender lo que no hay deja de pasar, siempre que las recepciones se carguen a tiempo.
En distribuidoras y comercios con muchos artículos, el control del stock negativo es parte del día a día. Cómo encaja con la facturación está en sistema de facturación e inventario.
Estas son las dudas que aparecen cuando el sistema muestra stock por debajo de cero o cuando hay que decidir si permitirlo.
Casi siempre porque falta cargar un ingreso, como una recepción de compra o la entrada de una transferencia. El producto llegó, pero el sistema todavía no lo sabe.
Sí. Desactivando Permitir stock por debajo de cero en el producto, ninguna acción dentro de EGA Futura puede dejar su stock por debajo de cero.
Se marca Advertencia stock por debajo de cero. El sistema avisa cuando una operación deja el stock en negativo.
Es por producto. Cada ficha define su propio comportamiento.
Buscando la causa y cargando lo que falta. Si la diferencia es real, se registra un ajuste de inventario.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
Las dos casillas son campos del objeto estándar Product2.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Permitir_stock_debajo_cero__c | Casilla de verificación | Desactivada, bloquea cualquier acción que deje el stock bajo cero |
| EGAFutura__Advertencia_stock_debajo_cero__c | Casilla de verificación | Seleccionada, muestra una advertencia al caer bajo cero |
| EGAFutura__Product_Type__c | Lista de selección | Distingue Item de inventario de Servicio |
| EGAFutura__Punto_pedido__c | Número | Punto de pedido del producto |
La configuración es por producto. Un pedido para cambiar el comportamiento de todo el catálogo es una actualización masiva de estas casillas, y conviene aclarar si aplica también a los productos que se den de alta después.
El bloqueo actúa sobre las operaciones que mueven stock. Para un servicio, que no se guarda en un almacén, estas casillas no tienen el mismo sentido que para un ítem de inventario.
El campo Punto de pedido permite configurar notificaciones y automatizaciones antes de llegar a cero. Avisar a tiempo es la mejor forma de no llegar nunca al negativo.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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