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Un activo no se define por la posesión sino por el control: lo que importa es quién decide cómo se usa el recurso y quién se queda con lo que produce.
Esa distinción tiene consecuencias muy visibles, porque un local alquilado por diez años aparece en el balance de la empresa que lo ocupa aunque el edificio sea de otro.
Al mismo tiempo, algo comprado y pagado deja de ser activo cuando ya no promete ningún beneficio, como una máquina rota que nadie va a reparar.
La primera es que exista un recurso identificable, algo separable del resto y descriptible.
La segunda es que la empresa tenga control sobre él como consecuencia de un hecho pasado, sea una compra, un contrato o una donación recibida.
La tercera es que de ese recurso se esperen beneficios económicos futuros, ya sea vendiéndolo, usándolo para producir o ahorrando un gasto.
Si falta cualquiera de las tres, lo que hay es un gasto y no un activo, y esa frontera es la que decide si el desembolso golpea el resultado del año o se reparte en varios.
Reúne lo que se espera convertir en dinero dentro del ciclo normal del negocio o de los próximos doce meses, el plazo que sea más largo de los dos.
Entran el dinero en caja y bancos, las cuentas por cobrar a clientes, las existencias de mercadería y los créditos fiscales a favor.
Es el grupo que sostiene el día a día, y su desajuste explica la mayoría de los ahogos financieros de una empresa rentable.
Agrupa lo que permanece en la empresa más allá de ese plazo porque su papel es producir, no venderse.
Entran los inmuebles, las máquinas, los rodados, los intangibles y las inversiones de largo plazo.
La confusión es tan frecuente que conviene decirlo de manera directa: activo fijo es una parte del activo no corriente, no un sinónimo.
El activo fijo, también llamado bienes de uso o propiedades, planta y equipo, reúne los bienes tangibles destinados a usarse en la operación.
Una patente, una marca registrada o una licencia son activos no corrientes, pero son intangibles y no forman parte del activo fijo.
Lo mismo pasa con un plazo fijo a dos años, que es no corriente y no es ni fijo ni intangible sino una inversión financiera.
Los bienes tangibles pierden valor con el uso y con el paso del tiempo, y la contabilidad reconoce esa pérdida repartida a lo largo de su vida útil.
Los intangibles siguen la misma lógica cuando tienen una vida definida, como una licencia que vence.
El costo de adquisición menos lo reconocido hasta hoy da el valor libro, que es lo que queda por recuperar y casi nunca coincide con el precio de mercado.
La diferencia entre esos dos números aparece justamente el día que el bien se vende, y es lo que genera una ganancia o una pérdida por la venta.
Los criterios de reconocimiento y valuación dependen del marco contable que aplique cada empresa, y no es el mismo en todas partes.
Los plazos de amortización admitidos a efectos impositivos, además, suelen diferir de los contables dentro de un mismo país.
Por eso la clasificación conceptual es universal pero los números concretos se definen con la norma local y el asesoramiento profesional correspondiente.
Los bienes de larga duración tienen su propio objeto, Activo fijo, separado de los productos que la empresa compra para revender.
Esa separación es la misma que hace la contabilidad, y evita que una computadora de uso interno termine mezclada con la mercadería del depósito.
El campo Categoría es obligatorio y admite dos valores: Bienes de uso y Bienes intangibles.
Esos dos nombres no son casuales: coinciden con los rubros no corrientes del plan de cuentas, de modo que la ficha del bien y su imputación contable hablan el mismo idioma.
El campo Tipo de activo, también obligatorio, es una lista dependiente: los valores que ofrece cambian según la categoría seleccionada.
Para Bienes de uso propone once tipos, entre ellos Inmuebles, Instalaciones, Muebles, Útiles, Rodados, Embarcaciones, Maquinarias, Herramientas, Equipos, Hardware y Teléfonos móviles.
Para Bienes intangibles propone seis: Marcas registradas, Derechos de autor, Patentes, Licencias de uso, Concesiones y Franquicias.
La dependencia entre los dos campos impide la incoherencia típica de una planilla, que es clasificar una patente como bien de uso.
El campo Estado es obligatorio y distingue seis momentos: En uso, En venta, En depósito, En reparación, Vendido y Donado.
Marcar un bien como En venta es exactamente el cambio de destino que la contabilidad reconoce cuando deja de estar afectado a la operación.
El Costo de adquisición y el Valor residual se cargan como importes con dos decimales, y la Vida útil se expresa en meses.
El Método de amortización ofrece Lineal para los bienes que se consumen con el uso y No amortizable para los que no pierden valor de manera sistemática, como un terreno.
El Valor libro es una fórmula: se calcula solo y no admite escritura, así que no puede quedar desalineado del costo y del método cargados.
La Etiqueta de Activo es un código único de hasta treinta y dos caracteres, pensado para el rótulo físico que se pega sobre el equipo.
El Número de serie también es único y guarda el identificador que trae el fabricante, con la Marca y el Modelo como datos complementarios.
Tener dos identificadores únicos permite encontrar el mismo bien tanto por el rótulo interno como por la serie que figura en la factura de compra.
Se registran por separado la Fecha de compra, la de alta, la de activación y la de baja.
Distinguirlas importa porque un equipo puede comprarse en un mes, ingresar al inventario en otro y recién empezar a usarse en un tercero.
A eso se suma la Fecha de vencimiento de la Garantía, con un campo de texto para las condiciones, que es lo que permite reclamar antes de que el plazo se venza.
Cada activo se vincula con una Ubicación y con un Área funcional, así que se sabe en qué sede está y qué sector lo usa.
Las Asignaciones de activo registran la entrega a un empleado concreto, que es lo que responde la pregunta de quién tiene esa notebook.
Y la relación con las Pólizas de seguro deja a la vista qué cobertura ampara a cada bien.
Las Órdenes de mantenimiento y las Inspecciones son objetos propios, de modo que el historial de intervenciones sobre un equipo queda junto a su ficha.
Las EGA Futura Tags permiten agrupar activos con criterios propios, sin tocar la clasificación contable.
No: lo determinante es el control sobre el recurso y la expectativa de obtener beneficios de él.
Por eso un bien tomado en arrendamiento de largo plazo puede figurar en el balance de quien lo usa y no en el de quien lo posee.
No: el activo fijo es una parte del activo no corriente, la de los bienes tangibles afectados a la operación.
Los intangibles y las inversiones de largo plazo también son no corrientes y no forman parte del activo fijo.
El ciclo normal del negocio o doce meses, el que sea más largo de los dos.
Ese matiz importa en actividades de ciclo extenso, como la construcción o los cultivos, donde las existencias tardan más de un año en convertirse en dinero y siguen siendo corrientes.
Porque el valor libro es una medida de costo: refleja lo pagado menos la parte ya reconocida como desgaste.
El precio de mercado depende de la oferta y la demanda del momento, así que la diferencia entre ambos aparece recién el día de la venta.
El objeto es EGAFutura__Activo_fijo__c, con etiqueta Activo fijo, y expone treinta y ocho campos entre propios y estándar.
Lleva CurrencyIsoCode, así que cada bien puede valuarse en la moneda en que fue adquirido.
Los dos campos obligatorios de clasificación son EGAFutura__Categoria__c y EGAFutura__Tipo_activo__c, relacionados como controladora y dependiente.
La controladora ofrece Bienes de uso y Bienes intangibles, y el valor almacenado coincide con la etiqueta en ambos casos.
El estado es EGAFutura__Estado__c, también obligatorio, con seis valores que se almacenan tal como se muestran.
Los importes son EGAFutura__AcquisitionCost__c y EGAFutura__ResidualValue__c, de tipo Currency con dos decimales.
El plazo es EGAFutura__UsefulLifeMonths__c, un Number de cuatro dígitos enteros expresado en meses.
El método es EGAFutura__DepreciationMethod__c, con los valores Lineal y No amortizable.
El resultado es EGAFutura__NetBookValue__c, una fórmula de tipo Currency y por lo tanto de solo lectura.
Los dos campos únicos e insensibles a mayúsculas son EGAFutura__Etiqueta_Activo__c, un Text de 32, y EGAFutura__Numero_serie__c, un Text de 120.
Cualquiera de los dos sirve como clave de conciliación al importar desde un inventario externo.
Se completan con EGAFutura__Modelo__c, EGAFutura__Marca__c como lista de selección y EGAFutura__Marca_Objeto__c como Lookup contra el objeto Marca.
Las fechas son EGAFutura__Fecha_compra__c, EGAFutura__Fecha_alta__c, EGAFutura__Fecha_activacion__c y EGAFutura__Fecha_baja__c.
La garantía usa EGAFutura__Fecha_vencimiento_Garantia__c y EGAFutura__Informacion_Garantia__c.
La ubicación física y organizativa se resuelve con EGAFutura__Ubicacion__c y EGAFutura__Area_funcional__c.
Los campos descriptivos son EGAFutura__Descripcion_Activo__c, un Text Area de 255, y EGAFutura__Informacion_adicional__c, un Rich Text Area de 32768.
Los objetos relacionados son EGAFutura__Relacion_Poliza_Activo__c para los seguros, EGAFutura__Empleado_Asignacion_activo__c para las entregas al personal y EGAFutura__FixedAssetTag__c para las etiquetas transversales.
El mantenimiento se apoya en EGAFutura__Orden_mantenimiento__c y en EGAFutura__Inspeccion__c, este último con una lista de criticidad cuyos valores almacenados están en inglés aunque las etiquetas se muestren en español.