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Un asiento contable es la anotación de un hecho económico en los libros de la empresa, con su fecha, su importe y las cuentas que ese hecho movió.
Es la unidad más pequeña de la contabilidad: todo balance y todo estado de resultados sale de sumar asientos.
Cuando un asiento está mal el error no se queda ahí: viaja hasta los estados financieros y aparece meses después.
Toda operación tiene dos caras: de dónde salió el valor y adónde fue.
La partida doble obliga a anotar las dos, y de ahí que la suma del debe tenga que igualar siempre a la suma del haber.
Un asiento que no cuadra no es un asiento incompleto: es un asiento equivocado.
Las cuentas de activo aumentan por el debe y disminuyen por el haber.
Las de pasivo y las de patrimonio neto funcionan al revés: aumentan por el haber y disminuyen por el debe.
Las cuentas de gasto se comportan como las de activo, y las de ingreso como las de pasivo.
La excepción son las cuentas regularizadoras, como las devoluciones sobre ventas o la amortización acumulada, que se mueven al revés de la familia a la que pertenecen.
Un asiento simple mueve exactamente dos cuentas: una al debe y otra al haber.
Un asiento compuesto mueve tres o más, y es lo habitual apenas aparecen un impuesto o un descuento en la misma operación.
La diferencia es de forma y no de fondo, porque los dos tienen que cuadrar exactamente igual.
El asiento de apertura arranca el ejercicio trayendo los saldos con los que se cerró el anterior.
Los asientos de gestión son el día a día: cada venta, cada compra, cada pago y cada cobro.
Los asientos de ajuste se hacen al final para reconocer lo que ya ocurrió y queda por anotar, como amortizaciones o diferencias de existencias.
El asiento de cierre salda las cuentas y deja el ejercicio terminado, y sus saldos son los que después abren el ejercicio siguiente.
La fecha, porque es lo que ubica al asiento en un ejercicio y en un período.
Una descripción legible, porque dentro de dos años nadie va a recordar de qué se trataba esa operación.
El importe y las cuentas afectadas, que son lo que hace al asiento verificable.
Y el comprobante que lo respalda, que es lo primero que pide una auditoría.
La mecánica de la partida doble es la misma en todas partes, pero la terminología y el plan de cuentas obligatorio no lo son.
Las NIIF son el marco de referencia más extendido en la región, y cada país agrega encima sus propias exigencias.
El estado que resume ingresos y gastos se llama estado de resultados en buena parte de América Latina y cuenta de pérdidas y ganancias en España.
Los pasos previos al cierre también reciben nombres distintos según la tradición contable local.
Antes de definir el circuito conviene confirmar con el contador de cada país qué exige la normativa vigente allí.
El ERP tiene un objeto llamado Asiento contable, que guarda la fecha de cada anotación en un campo obligatorio.
Esa fecha es la que ubica al asiento dentro de un ejercicio y de un período, que es la primera condición para que la contabilidad sea legible.
El identificador numerado por la Plataforma le da además una referencia única y correlativa a cada asiento.
El objeto Cuentas contables tiene más de treinta campos propios.
Cada cuenta guarda su código, que es obligatorio, y su saldo habitual, que define si la cuenta es deudora o acreedora.
Ese saldo habitual es lo que indica hacia qué lado se mueve cada cuenta cuando entra un importe.
La casilla Admite asiento manual define qué cuentas se pueden mover a mano.
Permite Centro de costo define si los movimientos de esa cuenta se imputan a un sector.
Y las casillas Relevante para presupuesto, Confidencial y Es cuenta Banco completan el gobierno de cada cuenta.
Este es el detalle más interesante de la parte contable del ERP: la cuenta contable tiene listas de selección distintas para cada país.
Hay campos específicos para Argentina, Chile, México, Perú y España.
Eso significa que el diseño no asume un solo marco normativo, sino que reconoce que el plan de cuentas obligatorio cambia de país a país.
También hay un campo de Ajuste por inflación, que es una necesidad concreta de algunas economías y no de todas.
Los asientos se ubican dentro de un ejercicio contable, que tiene su vigencia, su cantidad de períodos y su estado.
Un ejercicio cerrado es un tramo de tiempo que ya no recibe asientos nuevos.
Esa frontera es la que protege los saldos de un período ya presentado.
Lo razonable es empezar por el plan de cuentas, que es el trabajo más largo y el que sostiene todo lo demás.
Definir el código, el saldo habitual y la clase de cada cuenta es la base sobre la que se apoya cada asiento posterior.
Con el plan armado, la carga contable del día a día se vuelve una tarea de selección y no de definición.
Porque la partida doble anota las dos caras de la misma operación: de dónde salió el valor y adónde fue.
Si las dos caras no dan el mismo número, una de las dos está mal registrada.
Por eso un asiento descuadrado no se corrige sumando la diferencia, sino encontrando cuál de los dos lados está equivocado.
El simple mueve dos cuentas y el compuesto tres o más.
Basta con que una venta lleve impuesto para que el asiento ya sea compuesto.
La exigencia de cuadrar es exactamente la misma para los dos.
El plan de cuentas es la pieza central, con más de treinta campos por cuenta y listas de selección específicas por país.
Cada cuenta define su código, su saldo habitual y si admite asiento manual o se imputa a un centro de costo.
El objeto Asiento contable guarda la fecha de cada anotación, que es la que la ubica dentro del ejercicio.
La mecánica es universal, pero los nombres y los requisitos formales no lo son.
El paso previo al cierre recibe nombres distintos según la tradición contable de cada país, y el plan de cuentas obligatorio también cambia.
Conviene confirmar los nombres y las obligaciones con el contador local.
El objeto se llama EGAFutura__Asiento_contable__c y su etiqueta es Asiento contable.
Tiene 15 campos en total, de los cuales 2 son personalizados de EGA Futura y el resto son campos de sistema de la Plataforma.
EGAFutura__Fecha__c, de tipo fecha y obligatorio.
EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, un número automático.
Name es de texto de 80 caracteres y admite nulo.
EGAFutura__Cuenta_contable__c tiene 31 campos personalizados, con dos obligatorios: EGAFutura__Codigo_cuenta__c, texto de 120, y EGAFutura__Saldo_habitual__c, lista de selección.
Lleva casillas de control como EGAFutura__Admite_asiento_manual__c, EGAFutura__Permite_Centro_costo__c, EGAFutura__Relevante_presupuesto__c, EGAFutura__Confidencial__c y EGAFutura__Es_cuenta_Banco__c.
Y tiene listas de selección específicas por país: prefijos ARG_, CHL_, MEX_, PER_ y ESP_, este último para el Plan General de Contabilidad de España.
Su campo fórmula EGAFutura__Informacion_Banco__c es de tipo texto y de solo lectura.
Filtrar EGAFutura__Cuenta_contable__c por EGAFutura__Admite_asiento_manual__c devuelve las cuentas habilitadas para carga manual.
EGAFutura__Saldo_habitual__c es el campo que define hacia qué lado se mueve cada cuenta.
Y un Informe agrupado por la lista de selección del país correspondiente muestra qué plan de cuentas está en uso.