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Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.
El Presupuesto es una meta financiera para la organización, y eso le permite establecer prioridades.
Su elaboración se realiza cada año para organizar los objetivos de desarrollo empresarial.
Su duración o vigencia es también de un año.
Una vez elaborado, todas las dependencias deben ejecutarlo haciendo uso de los recursos económicos previstos.
El cumplimiento de las metas puede implicar estrategias, como crear una situación económica deficitaria o generar un superávit financiero.
Todo Presupuesto tiene un conjunto de elementos característicos.
Mientras más grande sea la empresa, más compleja será la elaboración del Presupuesto.
Su formulación exige conocer con precisión las actividades de cada departamento y los requerimientos para su funcionamiento.
Sus fines se orientan hacia el logro de tres objetivos.
Los Presupuestos pueden clasificarse de distintas maneras.
Están los de corto plazo y los de largo plazo, determinados por el tiempo o lapso de su aplicación.
Por lo general los de largo plazo se aplican en las grandes organizaciones y en proyectos de gobierno.
También se distinguen los Presupuestos rígidos de los flexibles: los rígidos no admiten modificaciones, mientras que los flexibles sí.
Como toda herramienta contable y organizacional, un Presupuesto resulta de mucha utilidad.
Ayuda además a mantener a la empresa dentro de lo previsto, evitando situaciones que puedan crear descontrol.
Así se revisan las políticas y estrategias de manera constante.
El hub de Gestión financiera empresarial ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Compras y Gastos bajo control: eProcurement para empresas medianas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Inventory lo muestra desde otra parte del sistema.
Vemos cada cuánto se arma un Presupuesto, con qué datos y qué diferencia hay entre uno rígido y uno flexible.
Se elabora cada año y su vigencia es también de un año.
Sobre esa base se organizan los objetivos de desarrollo empresarial.
El rígido no admite modificaciones una vez aprobado.
El flexible sí las admite, y se adapta sobre la marcha.
Por lo general sobre los resultados alcanzados en el ejercicio contable previo, más los ingresos y egresos proyectados de la compañía.
Para fijar prioridades, asumir el control financiero, reducir riesgos y poder evaluar el cumplimiento con correctivos sobre la marcha.
Para quien escribe requerimientos sobre el circuito comercial o trabaja sobre la Org.
En EGA Futura ERP el presupuesto es la Cotización, el objeto EGAFutura__Quote__c, con trece campos propios y su objeto de línea aparte.
El encabezado guarda a quién se le cotiza, cuándo y en qué estado está la oferta.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Auto Number | Es el número de cotización, no un texto libre |
| EGAFutura__Quote_Date__c | Date | Obligatorio. Es el único campo que el sistema exige para guardar |
| EGAFutura__Due_Date__c | Date | Hasta cuándo vale la oferta |
| EGAFutura__Status__c | Picklist | Siete valores. Ver la tabla de abajo |
| EGAFutura__Subtotal__c | Roll-Up Summary | Suma los totales de las líneas. No se escribe |
| EGAFutura__TaxAmount__c | Currency(16, 2) | Impuestos |
| EGAFutura__Total__c | Currency(16, 2) | Total de la cotización |
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup | Apunta a Account, el objeto estándar de Cuentas |
| EGAFutura__Contact__c | Lookup | La persona concreta dentro de esa cuenta |
| EGAFutura__Opportunity__c | Lookup | A la Oportunidad que le dio origen |
| EGAFutura__ConvertedSalesOrder__c | Lookup | A la Orden de venta en la que terminó |
| EGAFutura__Canal_venta__c | Lookup | Por dónde entró la operación |
| EGAFutura__Empleado_ventas__c | Lookup | Quién la trabajó |
Acá la etiqueta y el valor guardado coinciden, así que un filtro se escribe con el texto tal como se ve.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador, y es el valor por defecto |
| En progreso | En progreso |
| Cotización enviada | Cotización enviada |
| Aceptada | Aceptada |
| Rechazada | Rechazada |
| Vencida | Vencida |
| Convertida | Convertida |
El detalle vive en EGAFutura__QuoteLine__c, con ocho campos propios.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Quote__c | Master-Detail | Obligatorio. La línea no existe sin su cotización |
| EGAFutura__Product__c | Lookup | Apunta a Product2, el objeto estándar |
| EGAFutura__Quantity__c | Number(12, 2) | Obligatorio |
| EGAFutura__UnitPrice__c | Currency(16, 2) | Obligatorio |
| EGAFutura__DiscountPercent__c | Percent(3, 2) | Descuento de esa línea |
| EGAFutura__LineTotal__c | Formula (Currency) | Calculado. No se edita |
| EGAFutura__Description__c | Text(255) | Detalle libre |
| EGAFutura__SortOrder__c | Number(4, 0) | El orden en que se imprimen |
El importe sube desde la línea y nunca al revés. El total de cada línea es una fórmula, y el subtotal de la cabecera suma esas fórmulas, así que un requerimiento que pretenda escribir el subtotal a mano choca con el diseño y la salida correcta es actuar sobre las líneas.
El estado Convertida y el campo de venta convertida son dos caras de lo mismo. Cuando la oferta se acepta y se convierte, el vínculo con la Orden de venta queda guardado en el registro. Eso permite medir cuántas cotizaciones terminan en venta sin cruzar tablas a mano.
La cotización guarda cliente y contacto por separado. El primero es la empresa y el segundo la persona, así que hereda todo lo construido sobre Cuentas y sobre Contactos, con sus reglas y sus listas relacionadas.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
