C贸mo funciona la Vista de tablero Kanban?

Trabaja con la informaci贸n de tu empresa visualiz谩ndola en diferentes tarjetas, ordenadas estrat茅gicamente en un tablero f谩cil de usar.

C贸mo funciona la Vista de tablero Kanban?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a aprender que es la vista Kanban o tablero Kanban.

[00:00:08.000]
El tablero kanban es un tipo de vista de lista que permite la visualizaci贸n de un conjunto de registros con formato de tarjetas ordenadas en columnas.

[00:00:34.400]
Para ver un tablero Kanban tenemos que ir a una vista de lista. En este caso estamos en la aplicaci贸n EGA Futura Project, en el objeto Tareas de proyecto. Cuando ingresamos a Tarea de proyecto aparece la vista de lista que tenemos anclada para que aparezca predeterminada cada vez que ingresamos al objeto Tareas de proyecto.

[00:00:59.900]
Vamos a cambiar la lista y lo que ya conocemos es que las vistas de lista tienen columnas y los registros (uno en cada fila) y cada columna contiene un campo del registro. Y estas columnas son configurables, puedo agregar columnas y quitar columnas.

[00:01:23.100]
Para ir a la vista Kanban, vamos a ir al selector de tipo de vista y elegimos Kanban. Kanban aporta al trabajo de una persona un resumen visual del estado de los registros que forman parte de una ruta o proceso. En este caso los registros que vimos en la vista de lista de tabla ahora est谩n acomodados en columnas y tienen forma, no de filas dentro de una tabla, sino de tarjetas.

[00:02:01.400]
Los usuarios ver谩n en el tablero Kanban todos los registros que forman parte de esa lista ordenados seg煤n su estado en una lista de estados o la etapa donde est谩, es decir, su estado de avances dentro de un proceso o una ruta.

[00:02:20.600]
Este tipo de vista permite determinar el avance de un conjunto de registros y poder tomar decisiones m谩s r谩pidas para priorizar o establecer alg煤n ajuste necesario para impulsar a que un objetivo se ha completado o a que un proyecto avance hacia la etapa siguiente.

[00:02:43.400]
Como todas las listas, el tablero Kanban tiene un nombre propio. En este caso todas las tareas de proyecto. Puede ser duplicado el tablero como base para crear uno nuevo. Tambi茅n tiene un men煤 Controles en el icono del engranaje que nos sirve para aplicar preferencias y toda la funcionalidad disponible para vistas de lista.

[00:03:12.800]
Lo primero que se observa en el tablero es la barra de estado. Cada uno de los estados es el encabezado de una columna donde se ordenan los registros que pertenecen a ese estado. Un n煤mero entre par茅ntesis al lado del nombre de la columna indica cu谩ntos registros hay en esa columna.

[00:03:37.800]
En cada columna se visualizan los registros en forma de tarjetas. Cada registro est谩 en una tarjeta e incluye la informaci贸n de ciertos campos del registro relevantes para el trabajo usando un tablero que la compa帽铆a puede seleccionar para que figura en las tarjetas. Los campos que figuran en la tarjeta pueden ser seleccionados por el usuario tambi茅n.

[00:04:07.700]
Tambi茅n se pueden incluir instrucciones como gu铆as para el 茅xito e indicaciones necesarias para el trabajo el nombre de cada registro posee un v铆nculo que permite el acceso a la p谩gina de dicho registro si fuera necesario.

[00:04:27.800]
Cada una de las tarjetas pueden ser desplazadas hacia las distintas columnas del tablero simplemente pinchando, arrastrando y soltando la tarjeta en otra columna para cambiar el estado del registro. Y s铆... Hay confeti! Cuando pasamos una tarea a un estado que puede ser completado tambi茅n hay confeti.

[00:04:54.800]
Vamos a pasar otra tarjeta para que veamos que cuando se pasa a una tarea, por ejemplo, de proyecto en progreso hemos avanzado y si lo pasamos a Completada... Hay confeti!

[00:05:07.500]
Lo que ve铆amos, entonces, es que para arrastrar las tarjetas entre las diferentes columnas, el sistema es Drag and Drop.

[00:05:17.100]
A solicitud de cada compa帽铆a, el tablero Kanban puede incluir alertas en las tarjetas mediante un icono triangular que aparecer铆a en la tarjeta con un signo de exclamaci贸n qu茅 sirve para resaltar un registro que requiere atenci贸n. Y presionando ese icono de alerta, el usuario puede crear una nueva tarea o un nuevo evento sin necesidad de abandonar el tablero, generando una nueva actividad pendiente para gestionarla en el momento oportuno.

[00:05:49.400]
No lo tenemos a la vista en este tablero, pero lo menciono porque es muy interesante, ya que cada nuevo evento que se crea a partir de ese icono de alerta se va agendar en el calendario y cada tarea se registrar谩 en el objeto Tareas y se visualizar谩 adem谩s en la lista de lista de tareas o task.

[00:06:09.500]
C贸mo se trabaja en el tablero Kanban? El path o ruta indica el estado en el que se encuentra el registro. En este caso vemos planificada, la siguiente etapa es en progreso (de esta tarea de proyecto) y el tercer paso (este es muy simple) completada.

[00:06:30.800]
Los registros se cambian de estado pinchando y arrastrando y solt谩ndolas en la columna que corresponde al nuevo estado. Se puede avanzar o retroceder a menos que la compa帽铆a haya solicitado alguna etapa sin retroceso.

[00:06:46.300]
Cada tarjeta corresponde a un registro y contiene: El nombre del registro con un v铆nculo que conduce a la p谩gina de ese registro, los campos de relevancia o indicaciones que haya elegido la compa帽铆a o el usuario para aparecer en cada tarjeta, un bot贸n Men煤 de acciones que permite modificar, eliminar el registro de la base de datos y las acciones que est茅n permitidas seg煤n los permisos de usuario. Y tambi茅n v铆nculos que corresponden a otros registros seleccionados que figuran dentro del registro como campos relacionados.

[00:07:30.200]
El contenido de la tarjeta como hab铆amos dicho es editable. Vamos a ver luego c贸mo.

[00:07:38.500]
Qu茅 funcionalidad de lista incluye Kanban? Primero la posibilidad de anclar la lista como predeterminada, de esta manera cada vez que entremos al objeto va aparecer la lista seleccionada como predeterminada.

[00:07:58.300]
B煤squeda de registros dentro de la lista utilizando t茅rminos espec铆ficos incluidos en alg煤n registro. Otra de las funciones de lista es el men煤 controles, para personalizar el tablero donde se incluye la siguiente acci贸n. Como hab铆amos mencionado ten铆amos seleccionar los campos que se visualizar谩n y en este caso ser铆an los datos que est谩n a la vista en cada uno de las tarjetas, pero la que m谩s interesante es la configuraci贸n de Kanban.

[00:08:31.600]
La configuraci贸n del tablero kanban permite clasificar los registros que forman parte del tablero. Tenemos dos campos para configurar, uno de los dos es solamente el obligatorio. El primero es un campo num茅rico para agrupar los registros. 脡ste es el campo no obligatorio y luego tenemos el campo obligatorio que permite seleccionar uno de los campos tipo picklist que hay en el registro o tipo men煤 de opciones para que cada una de esas opciones o etapas sean el encabezado de cada columna del tablero donde se ordenar谩n los registros.

[00:09:15.700]
Otra funcionalidad de lista es el men煤 tipo de vista, 茅ste es el bot贸n que nos permite elegir si queremos ver los datos como tabla, como Kanban o como vista dividida.

[00:09:33.500]
Luego un bot贸n para visualizar detalles. En el caso de que tengamos un registro seleccionado cuando presionamos el bot贸n Detalles hace que aparezcan los detalles del registro e indicaciones que la compa帽铆a haya determinado como informaci贸n clave para poder trabajar en esa etapa de la manera m谩s eficiente.

[00:09:58.200]
Y otras funciones de lista es crear gr谩fico y aplicar filtros. Como vemos la vista Kanban ofrece un estilo din谩mico de visualizaci贸n y de interacci贸n con el tablero. En este caso estuvimos en el objeto Tareas de proyecto. Vamos a ver Tareas, que este es un objeto que esta a lo largo de toda la plataforma porque es una de las actividades.

[00:10:24.500]
Vamos a mirar una vista de lista de tareas. Estamos en el objeto Tareas y vamos a ver las columnas asunto, nombre, con qui茅n est谩 relacionado, con qu茅 cuenta est谩 relacionado, con qu茅 objeto y fecha de vencimiento.

[00:10:43.700]
Vamos a pasarlo a Kanban... Y podemos ver que tenemos los estados sin empezar, en progreso y completado y otros dos. En este caso, como es una actividad, posiblemente haya que esperar a otra persona para poder completar una tarea o tambi茅n diferido, qu茅 es posponer la tarea.

[00:11:11.000]
Entonces esto no es que sea un progreso, un estado de avance de un proyecto, sino que son diferentes estados en los que puedo tener a una tarea. Y cada uno de los... De las columnas que vimos en la tabla est谩n en la tarjeta como diferentes datos de este registro y conservan los v铆nculos para acceder, por ejemplo, en este caso, al registro, aqu铆 en contacto y m谩s abajo a una cuenta y luego tenemos la fecha que ser铆a l铆mite para completar esa tarea.

[00:11:47.400]
Como hab铆amos dicho la lista de los registros que se ven en el tablero pueden ser modificadas, esa lista puede ser modificada por diversos filtros de tal manera que incluya un grupo seleccionado y se consiga una lista personalizada para optimizar la forma personal de trabajo.

[00:12:05.600]
La forma de aplicar filtros a una lista la explicamos en un tutorial espec铆fico en EGAFutura.com/soporte/tutoriales

[00:12:16.100]
Un mismo tablero Kanban puede incluir registros de un solo usuario de varios usuarios y de completos equipos de trabajo lo que permite que la colaboraci贸n para el avance de los objetivos puede darse de manera conjunta.

[00:12:34.300]
La visualizaci贸n de cada uno de los registros depende de los permisos de usuario. Con todo lo que aprendimos de Kanban espero haber despertado el entusiasmo para abrir una aplicaci贸n ya mismo, elegir una vista de lista y pasarla a la vista tipo Kanban y empezar a mover tarjetas.

[00:12:59.100]
Gracias por elegir EGA Futura y nos vemos en el pr贸ximo v铆deo.

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