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La Cotización, también llamada Presupuesto comercial, es el documento con el que una empresa le pone precio por escrito a lo que un cliente pidió, antes de que exista venta alguna. Detalla los productos o servicios, las cantidades, los importes, los impuestos y las condiciones de pago, y lleva una fecha de validez porque el precio se sostiene solo durante ese plazo. No es un comprobante fiscal ni reemplaza a la factura, pero tampoco es un papel meramente informativo: es una oferta en firme, y si el cliente la acepta dentro del plazo, el acuerdo queda cerrado. De ahí que la Cotización sea el paso previo natural a la Orden de venta.
La Cotización, conocida también como Presupuesto comercial, es el documento con el que una empresa le pone precio por escrito a lo que un cliente pidió.
Se emite antes de que exista venta, y por eso es la primera pieza formal de casi cualquier operación comercial.
Su función es sacar el precio del terreno de la conversación y dejarlo fijado por escrito, con fecha, detalle y monto.
Una Cotización bien armada se lee en tres bloques.
Ese último dato es el que más se olvida y el que más problemas evita.
Una Cotización sin plazo obliga a sostener un precio por tiempo indefinido.
Cuando los costos se mueven, ese compromiso abierto se paga con margen.
Fijar un plazo explícito convierte el precio en una promesa acotada y habilita a recotizar sin quedar mal parado.
Circula la idea de que una Cotización es apenas informativa y que no compromete a nadie.
Esa idea mezcla dos planos distintos.
La Cotización no es un comprobante fiscal: no registra una venta ya ocurrida y no reemplaza a la factura.
En términos comerciales la Cotización es una oferta, y una oferta aceptada dentro de su plazo cierra un acuerdo entre las partes.
Por eso conviene redactarla con la misma precisión que un contrato, porque todo lo que quede ambiguo se termina discutiendo después.
Los tres documentos describen la misma operación en momentos distintos.
Confundir el primero con el tercero es el error clásico, y se nota cuando alguien intenta cobrar contra una Cotización.
En el comercio se usa presupuesto como sinónimo de cotización, y por eso este término también se busca como presupuesto comercial.
Pero el presupuesto, a secas, es otra herramienta: la planificación de ingresos y gastos que una empresa hace para un período.
La cotización mira hacia afuera, a un cliente y una operación, y el presupuesto mira hacia adentro, a la empresa entera.
Una Cotización enviada y olvidada es trabajo tirado.
El valor aparece cuando se sabe cuántas se enviaron, cuántas se aceptaron y cuántas vencieron sin respuesta.
Esa relación entre enviadas y aceptadas es la tasa de conversión del área comercial, y es la medida más honesta de si el precio está bien puesto.
Sirve además para detectar el patrón inverso: si se acepta todo lo que se cotiza, es probable que el precio esté por debajo de lo que el mercado paga.
El hub de Ventas ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Ventas muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Inventory lo muestra desde otra parte del sistema.
En el ERP la Cotización es un objeto propio, con su Página de registro, sus Vistas de lista y sus líneas de detalle.
Eso significa que cada presupuesto queda como un registro consultable, y no como un archivo suelto en la carpeta de alguien.
Los campos se agrupan en cuatro bloques, que juntos dicen qué se ofrece, a quién y hasta cuándo.
El Número de Cotización se genera solo al crear el registro, así que cada presupuesto nace identificado.
La Fecha de Cotización es obligatoria, de modo que ningún presupuesto se guarda sin quedar ubicado en el tiempo.
La Fecha vencimiento marca hasta cuándo rige la oferta, que es el dato del que depende todo el resto del seguimiento.
El campo Cliente apunta a la cuenta y el campo Contacto a la persona concreta con la que se está hablando.
Tener los dos separados permite cotizarle a una empresa grande sin perder de vista quién pidió el presupuesto.
El campo Oportunidad enlaza la Cotización con la oportunidad comercial que la originó.
Así una misma negociación puede tener varias cotizaciones sucesivas, todas colgando del mismo registro.
El campo Empleado de ventas deja registrado quién armó el presupuesto.
El campo Canal de venta registra por qué vía llegó la operación.
Los dos juntos permiten medir resultados por vendedor y por canal, que es el análisis que ordena a una fuerza de ventas.
El Subtotal se calcula solo: es la suma de las líneas de cotización cargadas en el registro.
Ese detalle cambia la forma de trabajar, porque el importe no se escribe a mano y por lo tanto nunca queda desfasado del detalle.
Los campos Impuestos y Total completan el cierre económico del documento.
La moneda se elige por registro, lo que permite cotizar en la divisa que el cliente maneja.
El campo Estado arranca en Borrador y recorre el camino completo de la negociación.
Con esos siete valores, una Vista de lista filtrada por Estado reemplaza a la planilla de seguimiento que muchas empresas llevan aparte.
Y un Informe agrupado por Estado devuelve la tasa de conversión sin que nadie tenga que contar a mano.
Cada renglón del presupuesto es una línea, y la Cotización se arma agregándolas desde su Lista relacionada.
Los datos obligatorios son la cantidad y el precio unitario. El producto, el descuento en porcentaje y una descripción completan el renglón.
Lo calcula la Plataforma: cantidad por precio unitario, menos el descuento.
Por ejemplo, 10 unidades a 100 con un 5% de descuento dan un total de línea de 950.
La descripción aclara lo que el nombre del producto no dice, como una medida o una condición de entrega.
El Orden de aparición define en qué lugar se muestra cada renglón, para dejar lo principal arriba y los accesorios abajo.
El campo Venta convertida enlaza la Cotización con la Orden de venta que nació de ella.
Ese enlace, junto con el Estado Convertida, es lo que cierra el circuito comercial.
Desde la venta se puede volver al presupuesto que la originó, y desde el presupuesto se llega a la venta.
Esa trazabilidad permite responder una pregunta que suele ser incómoda: cuánto de lo vendido nació de un presupuesto formal.
La secuencia habitual va de la oportunidad a la Cotización, de la Cotización a la Orden de venta y de la venta a la factura.
Cada paso referencia al anterior, así que la información se carga una vez y viaja hacia adelante.
Esa cadena es la que evita el retipeo, que es de donde salen la mayoría de las diferencias entre lo cotizado y lo facturado.
Las Vistas de lista arman recortes útiles: las cotizaciones que vencen esta semana, las de un vendedor o las que siguen esperando respuesta.
Los Informes suman montos cotizados por período, por canal o por vendedor.
Los Paneles de información muestran esos números juntos, que es como el área comercial mira su propio embudo.
Y como el Subtotal se recalcula con las líneas, agregar o quitar un ítem actualiza el documento solo, sin rehacer cuentas.
Las preguntas que siguen aclaran hasta dónde compromete una Cotización y qué la separa de una factura proforma y del presupuesto de la empresa.
Dentro de su plazo de validez, sí: la Cotización es una oferta en firme y sostiene el precio que declara.
Pasada la fecha de vencimiento, la oferta caduca y la empresa queda libre de recotizar.
La Cotización propone una operación y compite con otras ofertas.
La factura proforma anticipa el aspecto de la factura definitiva sobre una operación ya encaminada, y se usa sobre todo para pagos por adelantado y trámites de importación.
Queda cerrado el acuerdo sobre las condiciones que el documento declara.
A partir de ahí la operación avanza hacia la Orden de venta y después hacia la factura, que es el documento que sí registra la venta.
Porque sin plazo el precio queda comprometido por tiempo indefinido.
Un cliente puede aceptar meses después, cuando los costos cambiaron, y esa diferencia sale del margen de la empresa.
La cotización es una oferta a un cliente, con precios, cantidades y un plazo de validez.
El presupuesto de la empresa es su planificación financiera interna, y solo en el uso comercial la palabra presupuesto funciona como sinónimo de cotización.
Por línea. Cada renglón tiene su propio porcentaje, lo que permite ver después dónde se cedió margen.
La Cotización es el objeto EGAFutura__Quote__c, con quince campos, y su detalle vive en un objeto de línea aparte.
El encabezado guarda a quién se le cotiza, cuándo, por cuánto y en qué estado está la oferta.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Auto Number | Número de Cotización. Obligatorio, se completa solo |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Auto Number | Obligatorio, se completa solo |
| EGAFutura__Quote_Date__c | Date | Fecha de Cotización. Obligatorio, y es el único obligatorio que se carga a mano |
| EGAFutura__Due_Date__c | Date | Fecha vencimiento: hasta cuándo vale la oferta |
| EGAFutura__Status__c | Picklist | Estado. Siete valores, ver la tabla de abajo |
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup | Hacia Account, el objeto estándar de Cuentas |
| EGAFutura__Contact__c | Lookup | Contacto, hacia Contact: la persona concreta dentro de esa cuenta |
| EGAFutura__Opportunity__c | Lookup | Oportunidad, hacia Opportunity: la que le dio origen |
| EGAFutura__ConvertedSalesOrder__c | Lookup | Venta convertida, hacia EGAFutura__Sales_Order__c, con etiqueta Venta |
| EGAFutura__Canal_venta__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Sales_Channel__c: por dónde entró la operación |
| EGAFutura__Empleado_ventas__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Sales_Employee__c: quién la trabajó |
| EGAFutura__Subtotal__c | Roll-Up Summary | SUM sobre las líneas de cotización. Solo lectura |
| EGAFutura__TaxAmount__c | Currency(16, 2) | Impuestos |
| EGAFutura__Total__c | Currency(16, 2) | Total de la cotización |
| CurrencyIsoCode | Picklist | Moneda del registro |
Acá la etiqueta y el valor guardado coinciden, así que un filtro se escribe con el texto en español tal como se ve.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador, y es el valor por defecto |
| En progreso | En progreso |
| Cotización enviada | Cotización enviada |
| Aceptada | Aceptada |
| Rechazada | Rechazada |
| Vencida | Vencida |
| Convertida | Convertida |
El detalle vive en EGAFutura__QuoteLine__c, con ocho campos propios.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Quote__c | Master-Detail | Obligatorio. La línea no existe sin su cotización |
| EGAFutura__Product__c | Lookup | Apunta a Product2, el objeto estándar |
| EGAFutura__Quantity__c | Number(16, 2) | Obligatorio |
| EGAFutura__UnitPrice__c | Currency(16, 2) | Obligatorio |
| EGAFutura__DiscountPercent__c | Percent(3, 2) | Descuento de esa línea |
| EGAFutura__LineTotal__c | Formula (Currency) | Calculado. No se edita |
| EGAFutura__Description__c | Text(255) | Detalle libre |
| EGAFutura__SortOrder__c | Number(4, 0) | El orden en que se imprimen |
El producto no es obligatorio, lo que permite líneas de texto libre. Si tu empresa necesita exigirlo, el pedido es una regla de validación.
El importe sube desde la línea y nunca al revés.
El total de cada línea es una fórmula y el Subtotal de la cabecera suma esas fórmulas, así que una importación o integración que intente escribir el Subtotal falla: el camino correcto es cargar las líneas.
El estado Convertida y el campo Venta convertida son dos caras de lo mismo.
Cuando la oferta se acepta y se convierte, el vínculo con la Orden de venta queda guardado en el registro, y eso permite medir cuántas cotizaciones terminan en venta sin cruzar tablas a mano.
Cliente y Contacto se guardan por separado.
El primero es la empresa y el segundo la persona, así que la Cotización hereda todo lo construido sobre Cuentas y Contactos, con sus reglas y sus listas relacionadas.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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