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La Cotización, conocida también como Presupuesto comercial, es el documento con el que una empresa le pone precio por escrito a lo que un cliente pidió.
Se emite antes de que exista venta, y por eso es la primera pieza formal de casi cualquier operación comercial.
Su función es sacar el precio del terreno de la conversación y dejarlo fijado por escrito, con fecha, detalle y monto.
Una Cotización bien armada se lee en tres bloques.
Ese último dato es el que más se olvida y el que más problemas evita.
Una Cotización sin plazo obliga a sostener un precio por tiempo indefinido.
Cuando los costos se mueven, ese compromiso abierto se paga con margen.
Fijar un plazo explícito convierte el precio en una promesa acotada y habilita a recotizar sin quedar mal parado.
Circula la idea de que una Cotización es apenas informativa y que no compromete a nadie.
Esa idea mezcla dos planos distintos.
La Cotización no es un comprobante fiscal: no registra una venta ya ocurrida y no reemplaza a la factura.
En términos comerciales la Cotización es una oferta, y una oferta aceptada dentro de su plazo cierra un acuerdo entre las partes.
Por eso conviene redactarla con la misma precisión que un contrato, porque todo lo que quede ambiguo se termina discutiendo después.
Los tres documentos describen la misma operación en momentos distintos.
Confundir el primero con el tercero es el error clásico, y se nota cuando alguien intenta cobrar contra una Cotización.
Una Cotización enviada y olvidada es trabajo tirado.
El valor aparece cuando se sabe cuántas se enviaron, cuántas se aceptaron y cuántas vencieron sin respuesta.
Esa relación entre enviadas y aceptadas es la tasa de conversión del área comercial, y es la medida más honesta de si el precio está bien puesto.
Sirve además para detectar el patrón inverso: si se acepta todo lo que se cotiza, es probable que el precio esté por debajo de lo que el mercado paga.
En el ERP la Cotización es un objeto propio, con su Página de registro, sus Vistas de lista y sus líneas de detalle.
Eso significa que cada presupuesto queda como un registro consultable, y no como un archivo suelto en la carpeta de alguien.
El Número de Cotización se genera solo al crear el registro, así que cada presupuesto nace identificado.
La Fecha de Cotización es obligatoria, de modo que ningún presupuesto se guarda sin quedar ubicado en el tiempo.
La Fecha vencimiento marca hasta cuándo rige la oferta, que es el dato del que depende todo el resto del seguimiento.
El campo Cliente apunta a la cuenta y el campo Contacto a la persona concreta con la que se está hablando.
Tener los dos separados permite cotizarle a una empresa grande sin perder de vista quién pidió el presupuesto.
El campo Oportunidad enlaza la Cotización con la oportunidad comercial que la originó.
Así una misma negociación puede tener varias cotizaciones sucesivas, todas colgando del mismo registro.
El campo Empleado de ventas deja registrado quién armó el presupuesto.
El campo Canal de venta registra por qué vía llegó la operación.
Los dos juntos permiten medir resultados por vendedor y por canal, que es el análisis que ordena a una fuerza de ventas.
El Subtotal se calcula solo: es la suma de las líneas de cotización cargadas en el registro.
Ese detalle cambia la forma de trabajar, porque el importe no se escribe a mano y por lo tanto nunca queda desfasado del detalle.
Los campos Impuestos y Total completan el cierre económico del documento.
La moneda se elige por registro, lo que permite cotizar en la divisa que el cliente maneja.
El campo Estado arranca en Borrador y recorre el camino completo de la negociación.
Con esos siete valores, una Vista de lista filtrada por Estado reemplaza a la planilla de seguimiento que muchas empresas llevan aparte.
Y un Informe agrupado por Estado devuelve la tasa de conversión sin que nadie tenga que contar a mano.
El campo Venta convertida enlaza la Cotización con la Orden de venta que nació de ella.
Ese enlace, junto con el Estado Convertida, es lo que cierra el circuito comercial.
Desde la venta se puede volver al presupuesto que la originó, y desde el presupuesto se llega a la venta.
Esa trazabilidad permite responder una pregunta que suele ser incómoda: cuánto de lo vendido nació de un presupuesto formal.
La secuencia habitual va de la oportunidad a la Cotización, de la Cotización a la Orden de venta y de la venta a la factura.
Cada paso referencia al anterior, así que la información se carga una vez y viaja hacia adelante.
Esa cadena es la que evita el retipeo, que es de donde salen la mayoría de las diferencias entre lo cotizado y lo facturado.
Las Vistas de lista arman recortes útiles: las cotizaciones que vencen esta semana, las de un vendedor o las que siguen esperando respuesta.
Los Informes suman montos cotizados por período, por canal o por vendedor.
Los Paneles de información muestran esos números juntos, que es como el área comercial mira su propio embudo.
Y como el Subtotal se recalcula con las líneas, agregar o quitar un ítem actualiza el documento solo, sin rehacer cuentas.
Dentro de su plazo de validez, sí: la Cotización es una oferta en firme y sostiene el precio que declara.
Pasada la fecha de vencimiento, la oferta caduca y la empresa queda libre de recotizar.
La Cotización propone una operación y compite con otras ofertas.
La factura proforma anticipa el aspecto de la factura definitiva sobre una operación ya encaminada, y se usa sobre todo para pagos por adelantado y trámites de importación.
Queda cerrado el acuerdo sobre las condiciones que el documento declara.
A partir de ahí la operación avanza hacia la Orden de venta y después hacia la factura, que es el documento que sí registra la venta.
Porque sin plazo el precio queda comprometido por tiempo indefinido.
Un cliente puede aceptar meses después, cuando los costos cambiaron, y esa diferencia sale del margen de la empresa.
La Cotización es el objeto EGAFutura__Quote__c, con quince campos.
EGAFutura__Status__c — "Estado". Lista de selección. Valor por defecto: Borrador.
Los siete valores son Borrador, En progreso, Cotización enviada, Aceptada, Rechazada, Vencida y Convertida.
El valor almacenado coincide con la etiqueta, así que las consultas y los filtros usan el texto en español tal cual está escrito.
Al ser un Roll-Up Summary, EGAFutura__Subtotal__c se recalcula a partir de las líneas y es de solo lectura.
Cualquier importación masiva o integración que intente escribirlo directamente falla: el camino correcto es cargar las líneas de cotización.
El objeto de la venta es EGAFutura__Sales_Order__c, con etiqueta "Venta".
Cliente, Contacto y Oportunidad apuntan a los objetos estándar Account, Contact y Opportunity.