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Un contrato es el acuerdo formal que fija durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones una empresa le entrega productos o le presta un servicio a un cliente. A diferencia de una venta puntual, tiene fecha de inicio, duración en meses y vencimiento, y de ese vencimiento depende la renovación. En la Plataforma EGA Futura el Contrato exige la cuenta del cliente y un estado, guarda quién firmó de cada lado y en qué fecha, y admite un aviso anticipado de vencimiento para que la renovación no se pase por alto.
Un contrato convierte una relación comercial en un compromiso con fechas: desde cuándo, hasta cuándo y con qué condiciones.
Es lo que separa a un cliente que compra cuando se le ocurre de un cliente que genera ingresos previsibles.
Por eso, para un negocio de servicios o de suscripción, el contrato es el registro más valioso del sistema.
Una venta se agota cuando se entrega y se cobra.
Un contrato, en cambio, sigue vivo mucho después de firmado y va generando ventas o facturas periódicas mientras dure.
Esa diferencia de duración es la que obliga a vigilarlo: nadie tiene que acordarse de una venta cerrada, pero olvidarse de un contrato cuesta caro.
Un contrato que vence sin que nadie lo note se transforma en un servicio que se sigue prestando sin respaldo o en un cliente que se va sin que nadie lo llame.
Los dos escenarios son evitables con un aviso anticipado.
Por eso los sistemas serios guardan la fecha de fin y avisan con semanas de anticipación.
Un contrato no está completo hasta que las dos partes lo firman, y las dos firmas rara vez ocurren el mismo día.
Registrar por separado quién firmó por el cliente y quién firmó por la empresa, con sus fechas, permite saber en qué punto está trabado el proceso.
También permite responder algo que en una auditoría siempre se pregunta: quién autorizó esto.
Casi todo contrato tiene alguna cláusula que se salió del molde: un descuento por volumen, un plazo de pago distinto o una garantía extendida.
Guardarlas dentro del registro y no en un archivo suelto es lo que evita que la excepción se pierda cuando cambia el vendedor a cargo de la cuenta.
Una empresa de mantenimiento firma con un consorcio un acuerdo por veinticuatro meses con visitas mensuales.
Se carga el contrato con su fecha de inicio, su duración y un aviso de vencimiento a noventa días.
Tres meses antes del cierre el responsable recibe el aviso y llega a la renegociación con tiempo, en lugar de correr detrás del cliente en la última semana.
El error más frecuente es guardar el contrato firmado como archivo adjunto y no cargar sus datos como registro.
Un archivo no se puede filtrar, ni sumar, ni avisar cuando vence, así que el sistema pierde justamente la parte útil.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Liquidación de Sueldos: cómo automatizar el Payroll en una empresa mediana vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
La Plataforma resuelve el contrato con un objeto propio de 33 campos entre los de negocio y los de sistema.
Es de los pocos objetos del área comercial que exige un dato de negocio y no solo autonuméricos.
La Plataforma exige la cuenta del cliente, cosa que ni la venta ni el envío piden, y exige también el estado y la categoría de estado.
El número de contrato se genera solo, de forma correlativa, así que no hay que inventarlo.
Las fechas de inicio y de fin son opcionales, y completar la fecha de fin es lo que habilita el aviso de vencimiento.
La lista de Estado tiene cinco valores exactos: Draft, Nuevo, En progreso, In Approval Process y Activated.
Detrás hay una segunda lista, la categoría de estado, con trece valores que cubren el ciclo completo, entre ellos Negotiating, Awaiting Signature, Signed, Activated, Expired, Terminated, Rejected y Canceled.
La duración se guarda en meses, con un campo numérico de hasta cuatro dígitos.
El aviso anticipado al responsable admite seis plazos fijos: 15, 30, 45, 60, 90 y 120 días antes del vencimiento.
Elegir 90 o 120 es lo razonable para acuerdos anuales, porque una renegociación seria no se resuelve en dos semanas.
Del lado del cliente se guardan tres datos: quién firmó, en qué fecha y con qué cargo, este último en un campo de hasta 40 caracteres.
Del lado de la empresa se guardan dos: quién firmó y cuándo.
Además queda registrado quién activó el contrato y en qué momento, que es un dato distinto del de la firma.
Hay dos campos de texto largo con propósitos distintos.
Condiciones especiales admite 4.000 caracteres y está pensado para las cláusulas que se apartan del estándar.
Descripción admite 32.000 caracteres y sirve para el resumen general del acuerdo.
Una Vista de lista ordenada por fecha de fin muestra de un vistazo qué contratos vencen primero.
Para el seguimiento conviene un Informe agrupado por estado y un Panel de información con los vencimientos de los próximos noventa días.
Administrar acuerdos vigentes trae estas preguntas: qué pasa sin fecha de vencimiento, qué separa el estado de su categoría y con cuánta anticipación conviene avisar la renovación.
Sí, porque las fechas de inicio y de fin son opcionales en la Plataforma.
Completar la fecha de fin es lo que habilita el aviso de vencimiento y el seguimiento de las renovaciones.
El estado es la lista corta que usa el equipo en el día a día, con cinco valores.
La categoría de estado es la lista larga de trece valores que describe el ciclo completo, desde la negociación hasta la rescisión.
El contrato guarda las condiciones del acuerdo y la lista de precios asociada.
La emisión periódica se define en la configuración de cada empresa.
Los plazos disponibles son 15, 30, 45, 60, 90 y 120 días.
Para acuerdos anuales conviene 90 o 120 días, porque deja margen para renegociar precios y alcance sin trabajar contra reloj.
El contrato se resuelve con el objeto estándar Contract, que es el nombre de API a usar en consultas, integraciones y código.
La cuenta es obligatoria, a diferencia de lo que ocurre en la Oportunidad, la Venta y la Entrega.
Cinco campos no admiten valor nulo.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| AccountId | Lookup a Account | Obligatorio |
| ContractNumber | Numeración automática | |
| Status | Lista de selección | Obligatorio |
| StatusCode | Lista de selección | Obligatorio |
| OwnerId | Lookup a User | Obligatorio |
La duración se expresa en meses.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| StartDate | Fecha | |
| EndDate | Fecha | |
| ContractTerm | Número(4, 0) | Meses |
| ActivatedDate | Fecha/hora | |
| LastApprovedDate | Fecha/hora | |
| OwnerExpirationNotice | Lista de selección | 15, 30, 45, 60, 90 o 120 días |
Quién firmó de cada lado y las condiciones particulares.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| CustomerSignedId | Lookup a Contact | |
| CustomerSignedDate | Fecha | |
| CustomerSignedTitle | Texto(40) | |
| CompanySignedId | Lookup a User | |
| CompanySignedDate | Fecha | |
| ActivatedById | Lookup a User | |
| SpecialTerms | Área de texto(4000) | |
| Description | Área de texto larga(32000) | |
| BillingAddress | Dirección | |
| Pricebook2Id | Lookup a Pricebook2 |
La etiqueta coincide con el valor y combina inglés y español, igual que en el objeto estándar Order.
| Campo | Valores |
|---|---|
| Status | Draft, Nuevo, En progreso, In Approval Process, Activated |
Varias etiquetas no coinciden con el valor almacenado.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Draft | Draft |
| In Approval Process | InApproval |
| Activated | Activated |
| Terminated | Terminated |
| Expired | Expired |
| Rejected | Rejected |
| Negotiating | Negotiating |
| Awaiting Signature | AwaitingSignature |
| Signature Declined | SignatureDeclined |
| Signed | Signed |
| Canceled | Cancelled |
| Contract Expired | Expired2 |
| Contract Terminated | Terminated2 |
En el aviso de vencimiento la etiqueta dice 15 Days y el valor almacenado es solo el número.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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