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Es el criterio que establece que los ingresos y gastos se registran en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio, el registro contable se efectúa cuando ingresa el dinero o se produce la salida. Las NIIF no lo admiten para los estados financieros de propósito general, que se preparan por devengo, de modo que su uso queda reservado a los regímenes fiscales simplificados de cada país y al estado de flujo de efectivo.
El principio de caja establece que una operación se registra en el momento en que el dinero entra o sale, y no cuando se entrega el bien o se presta el servicio.
Bajo este criterio solo se registra lo que efectivamente se cobró o se pagó.
En los países que aplican IVA, el impuesto se deduce recién a partir del momento en que se abona el bien o el servicio prestado.
Por eso el principio de caja es distinto del principio de devengo y se aplica en otras circunstancias.
El marco contable general exige el devengo, tanto en las NIIF como en los planes contables nacionales.
El principio de caja aparece entonces en dos lugares bien acotados.
El primero son los regímenes fiscales simplificados que cada país habilita para contribuyentes de menor tamaño.
El segundo es el estado de flujo de efectivo, que se construye por caja incluso cuando el resto de los estados financieros se prepara por devengo.
Ese reporte muestra las entradas y salidas de dinero de una empresa, y sirve para medir su liquidez.
En términos contables, según el principio de caja las operaciones se asientan con la entrada o salida del efectivo.
Eso se hace con total independencia del tiempo en que se entregó el bien o se prestó el servicio.
El principio de caja es apropiado cuando se realizan transacciones a plazo, o que no serán cobradas ni pagadas de inmediato.
Resulta muy útil para el pago del IVA ante el organismo recaudador que corresponda en cada país, porque muchas veces las PyMEs deben pagarlo sin haber recibido el dinero.
Si bien aplica para los ingresos, también aplica para los gastos.
Mientras no se hayan realizado los abonos a los proveedores, esos gastos no se pueden deducir.
Para decirlo en términos sencillos: no se registra lo que no se ha cobrado ni pagado.
Como ya se dijo, este principio es distinto al de devengo.
Para saber cuándo aplicarlo conviene tomar en cuenta lo siguiente:
Se pueden resaltar tanto la utilidad como las ventajas que tiene este principio en un sentido amplio:
Conviene recordar que, en el caso de las pequeñas empresas, el pago del IVA no cobrado puede incidir en la tesorería y llevar, en casos graves, al cierre.
Pero la aplicación del principio de caja también puede generar problemas.
Si el IVA no se declara hasta que se cobre, quien se beneficia de un servicio tampoco puede deducirlo hasta no pagarlo.
Por eso el principio de caja afecta a las dos partes involucradas en una operación comercial.
Entre las situaciones contradictorias que involucra este principio están:
El hub de Contabilidad empresarial ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Contabilidad de tu empresa mediana: cómo elegir Software Contable sin ser Contador vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
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