Principio de caja

Introducción al principio de caja

El principio de caja establece que una operación se registra en el momento en que el dinero entra o sale, y no cuando se entrega el bien o se presta el servicio.

Bajo este criterio solo se registra lo que efectivamente se cobró o se pagó.

En los países que aplican IVA, el impuesto se deduce recién a partir del momento en que se abona el bien o el servicio prestado.

Por eso el principio de caja es distinto del principio de devengo y se aplica en otras circunstancias.

Dónde se admite este criterio

El marco contable general exige el devengo, tanto en las NIIF como en los planes contables nacionales.

El principio de caja aparece entonces en dos lugares bien acotados.

El primero son los regímenes fiscales simplificados que cada país habilita para contribuyentes de menor tamaño.

El segundo es el estado de flujo de efectivo, que se construye por caja incluso cuando el resto de los estados financieros se prepara por devengo.

Ese reporte muestra las entradas y salidas de dinero de una empresa, y sirve para medir su liquidez.

Cómo funciona en la práctica

En términos contables, según el principio de caja las operaciones se asientan con la entrada o salida del efectivo.

Eso se hace con total independencia del tiempo en que se entregó el bien o se prestó el servicio.

El principio de caja es apropiado cuando se realizan transacciones a plazo, o que no serán cobradas ni pagadas de inmediato.

Resulta muy útil para el pago del IVA ante el organismo recaudador que corresponda en cada país, porque muchas veces las PyMEs deben pagarlo sin haber recibido el dinero.

Si bien aplica para los ingresos, también aplica para los gastos.

Mientras no se hayan realizado los abonos a los proveedores, esos gastos no se pueden deducir.

Para decirlo en términos sencillos: no se registra lo que no se ha cobrado ni pagado.

Cuándo aplicar el principio de caja

Como ya se dijo, este principio es distinto al de devengo.

Para saber cuándo aplicarlo conviene tomar en cuenta lo siguiente:

• Cada país puede fijar una cifra de negocio para las PyME que quieran ajustarse al principio de caja.
• Se aplica, por lo general, cuando se realizan operaciones a plazos. Es decir, cuando la corriente monetaria no se produce en el momento de entregar el bien o el servicio.
• Es especialmente apropiado cuando se quiere elaborar el estado de flujo de caja. Eso importa para determinar el dinero que entra y sale efectivamente de la empresa.

Utilidad del principio de caja

Se pueden resaltar tanto la utilidad como las ventajas que tiene este principio en un sentido amplio:

• Resulta muy útil en contextos donde existe mucha morosidad, porque permite reducir su incidencia.
• También es apropiado cuando hay déficit de créditos bancarios que permitan obtener los recursos para el adelanto de impuestos.

Conviene recordar que, en el caso de las pequeñas empresas, el pago del IVA no cobrado puede incidir en la tesorería y llevar, en casos graves, al cierre.

Pero la aplicación del principio de caja también puede generar problemas.

Si el IVA no se declara hasta que se cobre, quien se beneficia de un servicio tampoco puede deducirlo hasta no pagarlo.

Por eso el principio de caja afecta a las dos partes involucradas en una operación comercial.

Desventajas del principio de caja

Entre las situaciones contradictorias que involucra este principio están:

• Dificulta el control por parte del Estado, y puede generar situaciones de fraude.
• Puede obligar a la elaboración de dos tipos de recibos cuando conviven el principio de caja y el de devengo.
• Puede incidir en que ciertas empresas decidan no hacer negocios con otras al no deducirse el IVA previamente.
• Su aplicación puede ser más difícil y costosa.