EGA Futura » Capacitación y Soporte
Toda empresa tiene muchas reuniones y casi ninguna deja registro de lo que pasó en ellas.
El objeto Reunión existe para corregir eso: convierte un encuentro en un registro consultable dentro de la misma base que el resto del trabajo.
Lo importante no es la agenda del calendario sino lo que quedó escrito después, porque eso es lo que se puede buscar meses más tarde.
Una Reunión se guarda con solo su nombre, porque el registro suele nacer antes del encuentro.
Al terminar el encuentro se vuelve sobre él para cargar la fecha, el tipo y los resultados.
Fecha y Tipo son los dos campos con los que la Reunión después se filtra y se agrupa en un Informe.
Agenda guarda lo que se pensaba tratar, y se escribe antes.
Objetivos de la Reunión guarda para qué se convocó, que no es lo mismo que la lista de temas.
Resultados de la Reunión guarda lo que efectivamente se decidió, y se escribe después.
Tenerlos en tres campos separados permite ver de un vistazo si la reunión cumplió con lo que se proponía.
Hay un cuarto campo, Transcripción de la reunión, pensado para volcar el texto completo de lo que se habló.
El objeto tiene un campo Fecha y dos campos de hora, Hora de inicio y Hora de finalización.
Al estar separados, la duración de cada encuentro queda a la vista sin necesidad de calcularla.
Ubicación indica dónde se hizo, y Videoconferencia guarda el enlace, así que el mismo objeto sirve para reuniones presenciales y remotas.
El campo Tipo clasifica el encuentro y ofrece catorce valores.
Siete describen el área: Ventas, Marketing, Producción, Operaciones, Recursos Humanos, Administración y Organización interna.
Los otros siete describen el propósito: Planificación, Ideas y Brainstorming, Toma de decisiones, Resolución de problemas, Comunicación de información, Obtener información y Revisión de estado.
Esa segunda mitad es la más útil para el análisis, porque revela cuánto tiempo se va en informar y cuánto en decidir.
Los asistentes no se escriben en un campo de texto sino que se cargan como registros propios colgados de la Reunión.
Cada participante apunta a un usuario de la Plataforma, y la cantidad total la cuenta el sistema solo.
El equipo comercial se junta cada lunes a revisar el estado de las oportunidades abiertas.
Se crea la Reunión con Tipo Revisión de estado, la fecha, las dos horas y la Agenda escrita el viernes anterior.
Al terminar se completan los Resultados con los tres acuerdos que salieron del encuentro.
Tres meses después, la pregunta de cuándo se decidió cambiar la lista de precios se responde con una búsqueda y no con una cadena de correos.
El objeto Reunión cumple una función distinta de la de una agenda o un calendario.
El calendario dice cuándo va a pasar algo, mientras que la Reunión guarda qué pasó cuando ya ocurrió.
Por eso el valor del registro crece con el tiempo en lugar de vencerse.
Los participantes se administran desde una Lista relacionada dentro de la Reunión.
Cada uno es un registro aparte, lo que permite sumar o quitar asistentes sin reescribir el encuentro entero.
El campo Participantes de la Reunión muestra el total y no se completa a mano: la Plataforma lo recalcula sola cada vez que la lista cambia.
Ese detalle importa para los Informes, porque un número calculado por el sistema nunca queda desactualizado.
Sobre el objeto se arman Informes que responden preguntas incómodas y útiles.
Cuántas reuniones tuvo el área comercial el mes pasado, cuántas horas sumaron y qué proporción fue de Toma de decisiones frente a Comunicación de información.
Un Panel de información con esos Informes convierte una intuición en un dato cuando alguien dice que se reúne demasiado.
El campo de transcripción admite texto extenso y es el que abre la puerta al trabajo con herramientas de grabación automática.
Guardarla dentro del registro tiene una ventaja concreta: lo que se dijo queda al lado de lo que se decidió, y no en otro sistema.
Alcanza con el nombre del registro, así que el encuentro se puede crear antes de tener los datos.
De todos modos conviene cargar Fecha y Tipo, porque son los dos campos con los que después se filtra y se agrupa.
Los participantes se cargan como registros propios que cuelgan de la Reunión y apuntan a usuarios de la Plataforma.
La cantidad total la calcula el sistema y no admite escritura manual.
En Resultados de la Reunión, que está separado a propósito de Agenda y de Objetivos.
Esa separación permite comparar lo que se buscaba con lo que finalmente salió.
Sí. El campo Videoconferencia guarda el enlace del encuentro y Ubicación queda disponible para las presenciales.
Además existe un campo para la transcripción, que es donde más rinde una reunión grabada.
El nombre de API del objeto es EGAFutura__Reunion__c y expone 26 campos, contando los de sistema.
La lista de selección Tipo expone sus catorce valores para todos los perfiles.
Todos los campos de usuario admiten nulo, de modo que el registro se puede guardar solo con su nombre.
Fecha, Hora de inicio, Hora de finalización, Tipo, Ubicación y Videoconferencia son opcionales.
EGAFutura__Participantes_reunion__c es un Roll-Up Summary de tipo COUNT sobre Participante de la reunión, así que la Plataforma lo recalcula sola.
Se suma EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, de tipo Auto Number.
Los asistentes viven en EGAFutura__Participante_reunion__c, que se vincula por Master-Detail hacia Reunión, con lo cual borrar la Reunión borra en cascada a sus participantes.
Su campo EGAFutura__Persona__c es un Lookup hacia User.
EGAFutura__Fecha__c es Date, mientras que EGAFutura__Hora_inicio__c y EGAFutura__Hora_finalizacion__c son de tipo Time, así que la duración se compone en el código a partir de las dos horas.
Agenda, Objetivos, Resultados y EGAFutura__MeetingTranscription__c son Rich Text Area de 32.768 caracteres.
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En este vídeo vamos a aprender qué es una reunión dentro de la Plataforma EGA Futura y a cómo ésto le va ayudar a tu empresa a estar más organizada.
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Una reunión es un lugar en donde organizar el trabajo internamente, documentar resultados y participar de procesos de toma de decisión.
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Es muy común en las empresas tener innumerables cantidad de reuniones; muchas veces esas reuniones, están vinculadas o con proyectos o con evaluaciones de nuevos empleados o con actividades de marketing, con actividades de ventas, con actividades contables, administrativas, legales.
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Las reuniones ocurren y nunca hay un lugar en donde se especifique cuándo fue la reunión, cuáles fueron los objetivos, cuál fue el resultado, cuál fue la agenda y quiénes han participado.
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Dentro de EGA Futura es posible registrar reuniones pudiendo documentar todos esos aspectos para poder así vincularlo con el resto de la información dentro de la plataforma.
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