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Una Reunión es el registro donde queda documentado un encuentro de trabajo: cuándo fue, quiénes participaron, qué se iba a tratar, qué se decidió y qué salió de ahí. Sirve para que las conversaciones de la empresa dejen rastro en el mismo lugar donde vive el resto de la información, en vez de perderse en la memoria de quienes estuvieron presentes. Cada Reunión guarda su agenda, sus objetivos y sus resultados en campos separados, admite el enlace de la videoconferencia y puede almacenar la transcripción completa del encuentro.
Toda empresa tiene muchas reuniones y casi ninguna deja registro de lo que pasó en ellas.
El objeto Reunión existe para corregir eso: convierte un encuentro en un registro consultable dentro de la misma base que el resto del trabajo.
Lo importante no es la agenda del calendario sino lo que quedó escrito después, porque eso es lo que se puede buscar meses más tarde.
Una Reunión se guarda con solo su nombre, porque el registro suele nacer antes del encuentro.
Al terminar el encuentro se vuelve sobre él para cargar la fecha, el tipo y los resultados.
Fecha y Tipo son los dos campos con los que la Reunión después se filtra y se agrupa en un Informe.
Agenda guarda lo que se pensaba tratar, y se escribe antes.
Objetivos de la Reunión guarda para qué se convocó, que no es lo mismo que la lista de temas.
Resultados de la Reunión guarda lo que efectivamente se decidió, y se escribe después.
Tenerlos en tres campos separados permite ver de un vistazo si la reunión cumplió con lo que se proponía.
Hay un cuarto campo, Transcripción de la reunión, pensado para volcar el texto completo de lo que se habló.
El objeto tiene un campo Fecha y dos campos de hora, Hora de inicio y Hora de finalización.
Al estar separados, la duración de cada encuentro queda a la vista sin necesidad de calcularla.
Ubicación indica dónde se hizo, y Videoconferencia guarda el enlace, así que el mismo objeto sirve para reuniones presenciales y remotas.
El campo Tipo clasifica el encuentro y ofrece catorce valores.
Siete describen el área: Ventas, Marketing, Producción, Operaciones, Recursos Humanos, Administración y Organización interna.
Los otros siete describen el propósito: Planificación, Ideas y Brainstorming, Toma de decisiones, Resolución de problemas, Comunicación de información, Obtener información y Revisión de estado.
Esa segunda mitad es la más útil para el análisis, porque revela cuánto tiempo se va en informar y cuánto en decidir.
Los asistentes no se escriben en un campo de texto sino que se cargan como registros propios colgados de la Reunión.
Cada participante apunta a un usuario de la Plataforma, y la cantidad total la cuenta el sistema solo.
El equipo comercial se junta cada lunes a revisar el estado de las oportunidades abiertas.
Se crea la Reunión con Tipo Revisión de estado, la fecha, las dos horas y la Agenda escrita el viernes anterior.
Al terminar se completan los Resultados con los tres acuerdos que salieron del encuentro.
Tres meses después, la pregunta de cuándo se decidió cambiar la lista de precios se responde con una búsqueda y no con una cadena de correos.
El hub de Trabajo en equipo ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Gestión del Conocimiento: que tu Empresa no dependa de la Memoria de nadie vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Clarity muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura 365 lo muestra desde otra parte del sistema.
El objeto Reunión cumple una función distinta de la de una agenda o un calendario.
El calendario dice cuándo va a pasar algo, mientras que la Reunión guarda qué pasó cuando ya ocurrió.
Por eso el valor del registro crece con el tiempo en lugar de vencerse.
Los participantes se administran desde una Lista relacionada dentro de la Reunión.
Cada uno es un registro aparte, lo que permite sumar o quitar asistentes sin reescribir el encuentro entero.
El campo Participantes de la Reunión muestra el total y no se completa a mano: la Plataforma lo recalcula sola cada vez que la lista cambia.
Ese detalle importa para los Informes, porque un número calculado por el sistema nunca queda desactualizado.
Sobre el objeto se arman Informes que responden preguntas incómodas y útiles.
Cuántas reuniones tuvo el área comercial el mes pasado, cuántas horas sumaron y qué proporción fue de Toma de decisiones frente a Comunicación de información.
Un Panel de información con esos Informes convierte una intuición en un dato cuando alguien dice que se reúne demasiado.
El campo de transcripción admite texto extenso y es el que abre la puerta al trabajo con herramientas de grabación automática.
Guardarla dentro del registro tiene una ventaja concreta: lo que se dijo queda al lado de lo que se decidió, y no en otro sistema.
Reunimos lo que se consulta al registrar reuniones: qué campos hacen falta, quiénes figuran como participantes y dónde queda asentado lo que se decidió.
Alcanza con el nombre del registro, así que el encuentro se puede crear antes de tener los datos.
De todos modos conviene cargar Fecha y Tipo, porque son los dos campos con los que después se filtra y se agrupa.
Los participantes se cargan como registros propios que cuelgan de la Reunión y apuntan a usuarios de la Plataforma.
La cantidad total la calcula el sistema y no admite escritura manual.
En Resultados de la Reunión, que está separado a propósito de Agenda y de Objetivos.
Esa separación permite comparar lo que se buscaba con lo que finalmente salió.
Sí. El campo Videoconferencia guarda el enlace del encuentro y Ubicación queda disponible para las presenciales.
Además existe un campo para la transcripción, que es donde más rinde una reunión grabada.
El nombre de API del objeto es EGAFutura__Reunion__c.
Todos los campos de usuario admiten nulo, de modo que el registro se puede guardar solo con su nombre.
Estos son los campos de la reunión.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Texto(80) | |
| EGAFutura__Tipo__c | Lista de selección | Catorce valores, ver abajo |
| EGAFutura__Fecha__c | Fecha | |
| EGAFutura__Hora_inicio__c | Hora | |
| EGAFutura__Hora_finalizacion__c | Hora | |
| EGAFutura__Ubicacion__c | Lookup a Ubicación | |
| EGAFutura__Videoconferencia__c | URL(255) | |
| EGAFutura__Agenda__c | Texto enriquecido(32768) | |
| EGAFutura__Objetivos_Reunion__c | Texto enriquecido(32768) | |
| EGAFutura__Resultados_Reunion__c | Texto enriquecido(32768) | |
| EGAFutura__MeetingTranscription__c | Texto enriquecido(32768) | Transcripción |
| EGAFutura__Participantes_reunion__c | Resumen (COUNT Participante de la reunión) | Cantidad de participantes, de solo lectura |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Lo genera EGA Futura |
Los asistentes viven en un objeto hijo.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Reunion__c | Master-Detail a Reunión | La reunión |
| EGAFutura__Persona__c | Lookup a User | El asistente |
La etiqueta y el valor almacenado coinciden en los catorce.
| Campo | Valores |
|---|---|
| EGAFutura__Tipo__c | Ventas, Marketing, Producción, Operaciones, Organización interna, Planificación, Ideas y Brainstorming, Recursos Humanos, Administración, Toma de decisiones, Resolución de problemas, Comunicación de información, Obtener información, Revisión de estado |
Como el participante cuelga por Master-Detail, borrar la Reunión borra en cascada a sus participantes.
La fecha es un campo y las horas son de tipo hora, así que la duración se compone en el código a partir de las dos horas.
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En este vídeo vamos a aprender qué es una reunión dentro de la Plataforma EGA Futura y a cómo ésto le va ayudar a tu empresa a estar más organizada.
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Una reunión es un lugar en donde organizar el trabajo internamente, documentar resultados y participar de procesos de toma de decisión.
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Es muy común en las empresas tener innumerables cantidad de reuniones; muchas veces esas reuniones, están vinculadas o con proyectos o con evaluaciones de nuevos empleados o con actividades de marketing, con actividades de ventas, con actividades contables, administrativas, legales.
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Las reuniones ocurren y nunca hay un lugar en donde se especifique cuándo fue la reunión, cuáles fueron los objetivos, cuál fue el resultado, cuál fue la agenda y quiénes han participado.
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Dentro de EGA Futura es posible registrar reuniones pudiendo documentar todos esos aspectos para poder así vincularlo con el resto de la información dentro de la plataforma.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
