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Un ajuste contable es un asiento que se registra al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto caigan en el ejercicio que les corresponde.
Conviene aclarar de entrada qué no es, porque el nombre confunde.
No sirve para corregir un error de carga, sino para acomodar un desfase entre el momento en que se paga algo y el momento en que se consume.
Una empresa contrata el 1 de diciembre un seguro por seis meses y lo paga entero por adelantado.
Si el ejercicio cierra el 31 de diciembre, solo un mes de esa cobertura pertenece al año que termina.
Los cinco meses restantes son un gasto del ejercicio siguiente, aunque el dinero ya haya salido.
El ajuste es lo que separa esas dos partes y las manda a su ejercicio: uno queda como gasto del año y cinco quedan como gasto anticipado.
Sin ese asiento, diciembre carga un costo que no le corresponde y el año siguiente muestra una rentabilidad que no ganó.
Suele darse por hecho que todo ejercicio cierra el 31 de diciembre, y no es así.
El ejercicio contable dura doce meses pero puede empezar en cualquier mes, y en varios países hay actividades con cierres fijados en otras fechas.
Lo que importa no es el mes sino que el cierre esté definido, porque es el que dispara todos los ajustes.
El ajuste por gastos e ingresos anticipados reparte entre ejercicios lo que se cobró o se pagó antes de tiempo, como el seguro del ejemplo.
El ajuste por devengamiento hace lo inverso: reconoce lo ya consumido cuya factura llega después, como la luz de diciembre que se factura en enero.
El ajuste por depreciación registra la porción de valor que los bienes de uso perdieron durante el ejercicio.
Vale una aclaración de vocabulario acá, porque cambia según el país: a los bienes físicos se les dice depreciación en buena parte de América y amortización en España, mientras que amortización suele reservarse a los intangibles.
El ajuste por deterioro reconoce una pérdida de valor imprevista, como la mercadería arruinada en un depósito inundado.
La regularización de existencias lleva el inventario contable al recuento físico real y traslada la diferencia al resultado.
Conviene no llamarla revalorización: la mayoría de los marcos contables permite bajar el valor del inventario pero no subirlo por encima de su costo.
La reclasificación de deudas mueve al corto plazo las obligaciones de largo plazo que ya vencen dentro de los próximos doce meses.
Se dice seguido que revaluar activos es una obligación legal, y no es exacto.
En la mayoría de los marcos contables revaluar es una política que la empresa elige, y una vez elegida debe aplicarla de forma sostenida a toda la clase de bienes.
Distinto es el caso de ciertos instrumentos financieros, que sí deben medirse a su valor de mercado en cada cierre.
Y distinto también es el ajuste por inflación, que en economías de alta inflación sí puede ser obligatorio y sigue reglas propias.
El ajuste contable modifica los libros y cambia el resultado del ejercicio.
El ajuste extracontable no toca los libros: parte del resultado ya calculado y lo corrige por fuera, solo para determinar la base sobre la que se liquida el impuesto a la renta de la empresa.
Ese impuesto cambia de nombre según el país y sus reglas de deducción también, así que conviene mirar la norma local antes de decidir un ajuste extracontable.
En la Plataforma un ajuste contable se materializa como un Asiento contable, que es un objeto propio de la base de datos y vive en EGA Futura Conta.
Lo interesante no es tanto el asiento en sí sino los tres controles que la Plataforma pone alrededor de él, porque son los que evitan que un ajuste rompa algo.
El Ejercicio contable es un registro con una Vigencia desde, una Vigencia hasta y un Estado que solo puede ser Abierto o Cerrado.
Esa pareja de valores es la que define la ventana en la que se puede ajustar.
Una vez cerrado el ejercicio, los números dejan de ser negociables, que es exactamente el sentido de haberlo cerrado.
El registro de la empresa refuerza ese límite con su campo Fecha Cierre contable, que marca hasta dónde la contabilidad ya no se toca.
Acá hay un detalle de diseño que suele pasar desapercibido y resuelve un problema viejo.
El Ejercicio contable guarda por separado dos números: la Cantidad de períodos contables y la Cantidad de períodos especiales.
Los períodos contables son los meses normales de operación.
Los períodos especiales son los que existen justamente para alojar los ajustes y los asientos de cierre.
La ventaja es concreta: los ajustes de fin de ejercicio no ensucian el resultado de diciembre, y se puede comparar diciembre contra los otros once meses sin que aparezca deformado.
Cada Cuenta contable tiene una casilla llamada Admite asiento manual.
Cuando está desmarcada, esa cuenta solo se mueve por operaciones reales del sistema y no por una carga a mano.
El motivo es de control interno: las cuentas que se alimentan solas, como las de clientes o proveedores, no deberían poder tocarse con un asiento suelto que después no cuadra contra el subdiario.
Definir bien esa casilla cuenta por cuenta es una de las decisiones de configuración que más dolores de cabeza ahorra.
Las cuentas de resultado se cancelan al final del ejercicio contra la cuenta de resultado del período, en lo que se conoce como refundición.
La Cuenta contable tiene un campo Tipo de refundición que indica cómo participa cada cuenta en ese cierre.
Tenerlo definido en la cuenta y no en el asiento significa que el cierre se arma a partir de la configuración y no del criterio de quien lo hace ese año.
Cada Cuenta contable tiene además un campo Ajuste por inflación con dos valores posibles: Monetario y No Monetario.
Esa clasificación es la base de todo ajuste por inflación, porque las partidas monetarias generan resultado por exposición y las no monetarias se reexpresan.
Que el dato viva en la cuenta y no en una planilla aparte tiene una consecuencia práctica: la clasificación se define una vez y sirve para todos los ejercicios siguientes.
Muchos ajustes no se cargan a mano sino que nacen de datos que ya están en la Plataforma.
La depreciación sale de los registros de Activo fijo, la regularización de existencias sale de los registros de Stock de cada almacén, y los gastos anticipados salen de los registros de Gasto con su fecha.
Esa es la diferencia de fondo frente a llevar la contabilidad aparte: el dato del ajuste ya está cargado por el área que lo generó, y no hay que reconstruirlo en enero mirando carpetas.
El Asiento contable exige una Fecha y no admite guardarse sin ella.
Esa fecha es la que decide en qué ejercicio y en qué período cae el ajuste, así que equivocarla manda el ajuste al año incorrecto.
No. Para eso existen otros mecanismos, como el asiento de reversión.
El ajuste contable corrige un desfase de tiempo entre cuándo se paga algo y cuándo se consume.
Al cierre de cada período, y sobre todo al cierre del ejercicio.
Algunos, como el ajuste por deterioro, se pueden registrar apenas ocurre el hecho que los motiva.
El ajuste contable modifica los libros y cambia el resultado del ejercicio.
El extracontable no toca los libros: corrige ese resultado por fuera, solo para calcular la base del impuesto a la renta.
El Ejercicio contable tiene un estado que puede ser Abierto o Cerrado, y el cierre existe justamente para fijar los números.
Los ajustes de fin de ejercicio se registran antes, y para eso el ejercicio prevé períodos especiales separados de los meses normales.
Tres objetos concentran todo lo necesario para entender un ajuste dentro de la Plataforma.
El objeto es EGAFutura__Asiento_contable__c, con el identificador automático y EGAFutura__Fecha__c, que es obligatorio.
Esa fecha es la que ubica el asiento dentro de un ejercicio y de un período.
Tiene seguimiento de historial habilitado, así que los cambios quedan auditados.
El objeto es EGAFutura__Ejercicio_contable__c, con EGAFutura__Vigencia_desde__c y EGAFutura__Vigencia_hasta__c como límites.
El campo EGAFutura__Estado__c admite exactamente dos valores, Abierto y Cerrado.
Los conteos de períodos son EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c y EGAFutura__Cantidad_periodos_especiales__c, los dos numéricos.
El objeto es EGAFutura__Cuenta_contable__c y trae los tres campos que gobiernan los ajustes.
La casilla EGAFutura__Admite_asiento_manual__c habilita o bloquea la carga manual sobre esa cuenta.
El campo EGAFutura__Ajuste_por_inflacion__c es una lista de selección con los valores Monetario y No Monetario.
El campo EGAFutura__Tipo_refundicion__c define cómo participa la cuenta en el asiento de cierre.
Los campos obligatorios del objeto son tres: Codigo_cuenta__c, Saldo_habitual__c y la casilla Activa__c.