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Un campo de combinación es una etiqueta que se escribe dentro de un texto y que el sistema sustituye por el dato real del registro en el momento de usarlo. Lo que lo distingue de escribir el dato a mano es que el texto queda redactado una sola vez y sirve para cualquier destinatario, porque la etiqueta se resuelve distinto en cada envío. Se usa en las plantillas de correo electrónico, en los membretes y en el cuerpo de un mensaje suelto, y toma valores del destinatario, de quien firma y de los registros relacionados. Si el campo está vacío en la base de datos, en el texto final no aparece nada en ese lugar.
La etiqueta se aplica al texto de un correo electrónico, de una plantilla de correo electrónico o de un membrete.
El Campo de combinación también se denomina etiqueta, campo de reemplazo o marcador de posición.
Las etiquetas o campos de combinación están formados por 3 llaves de apertura, tres de cierre y en el medio contiene el nombre de un campo tal como es denominado en la base de datos.
El nombre del campo en la base de datos no es el nombre que puede ver el usuario ya que distintos usuarios podrían estar viendo la denominación de un mismo campo cada uno en su idioma.
El nombre del campo es el nombre único en la base de datos de la plataforma, tiene forma de código y no es visible para los usuarios.
Por ejemplo, esta es la etiqueta que corresponde al número de teléfono celular o móvil del remitente del correo electrónico {{{Sender.MobilePhone}}}
Una forma de aplicar campos de combinación a un email es presionar el botón Insertar campo de combinación que se encuentra en el editor de email y elegir las etiquetas.
Los campos de combinación pueden referir información de registros de la plataforma, del remitente, de la organización y del destinatario del email.
Se puede usar la mayoría de la información del destinatario que se encuentra en el registro de ese contacto en la plataforma.
El destinatario de un email es aquella primera dirección de correo electrónico que figure en el campo Para.
En este caso el contenido final del campo de combinación va a depender del destinatario que se asigne al email, ya que de ese registro se van a extraer los datos de ese campo.
Así podremos componer un email que contenga la etiqueta {{{Recipient.FirstName}}} que corresponde al primer nombre del contacto destinatario del email.
Los campos de combinación se reemplazarán exclusivamente con los datos correspondientes al primer destinatario de correo electrónico. Los siguientes que figuren en el campo Para, verán los datos del primer destinatario a quien se dirige el email.
Supongamos como ejemplo que el destinatario es el contacto Roberto Sánchez.
Si el correo electrónico tiene la etiqueta incrustada en el texto de esta manera:
Hola {{{Recipient.FirstName}}}:
Una vez reemplazada la etiqueta se verá:
Hola Roberto:
Los destinatarios que estén consignados para recibir copias del email, sea CC o CCO, no van a recibir correos personalizados con sus datos sino con los datos del primer destinatario que figure en el campo Para.
Los campos de combinación también podrán extraer datos de un registro de la plataforma que se encuentre relacionado con el email.
Esta relación se encuentra establecida en el campo: Relacionado con que se encuentra al pie del email que se está redactando.
Por ejemplo se puede relacionar el email con el registro de la Cuenta a la que pertenece el contacto destinatario.
En ese caso la etiqueta {{{Account.Name}}} corresponde al campo: Cuenta (o Nombre de cuenta).
Al momento del envío la etiqueta se reemplazará por el valor que figure en el campo Nombre de cuenta en el registro relacionado al email.
También pueden extraerse datos del remitente para que sean reemplazados automáticamente cada vez que se envíe un correo electrónico.
Cada usuario que use una plantilla con el campo de combinación que corresponde a Nombre del remitente en el sector de la firma, no tendrá que firmar el email ya que su nombre se completará de forma automática cuando el email sea enviado.
Una de las etiquetas que puede usarse para la firma es {{{Sender.Name}}} que será reemplazada por el nombre completo del remitente.
Si el email lo está enviando, Sebastián Paez, ese será el nombre que aparecerá en reemplazo de la etiqueta cuando sea enviado.
Si se quisiera agregar algún dato más del remitente también se puede, ya que no hay límite de etiquetas o campos de combinación para pegar a un email.
Se pueden agregar etiquetas con información de la organización a la que pertenece el remitente.
Por ejemplo {{{Organization.Name}}} corresponde al nombre de la Compañía.
Es importante controlar la sintaxis de un campo de combinación es decir, la forma en la que está escrita la etiqueta.
Para que sea reemplazada correctamente, la etiqueta tiene que estar escrita correctamente.
Por eso lo mejor es agregar una etiqueta presionando el botón Insertar campo de combinación y elegir una del menú.
También se puede pegar la etiqueta en formato texto con todas sus llaves, siempre teniendo cuidado de que esté perfectamente escrita.
Se puede comprobar el resultado final presionando el botón Vista previa de correo electrónico que tiene el icono de un ojo.
Cuando se realiza el envío de un mismo email a una lista de contactos se puede usar la funcionalidad Correo electrónico de lista.
Para realizar este envío, se seleccionan los contactos de la lista y luego se pasa a redactar el email.
Para confeccionar el email que recibirán todos se puede redactar en ese mismo momento y agregar campos de combinación, si fuera necesario.
Los campos de combinación logran que cada email sea personalizado para cada destinatario de la lista de contactos.
Una Plantilla de correo electrónico o Template es un correo electrónico escrito con anticipación y guardado en la base de datos para su utilización repetida.
La mejor práctica para un envío de correo electrónico de lista es usar una plantilla de correo electrónico que ya contenga los campos de combinación.
En un envío de email de lista las etiquetas serán reemplazadas por el valor o dato de cada uno de los registros de los destinatarios del correo electrónico.
Cada contacto de la lista recibirá un email con la etiqueta reemplazada por los datos que figuran sobre cada uno en la base de datos, es decir, cada email llegará con información personalizada para cada destinatario.
En el envío de correo de electrónico de lista también existe el botón para previsualizar el correo electrónico tal como lo recibirá cada uno de los destinatarios de la lista.
Es importante realizar la vista previa de los correos con campos de combinación para verificar que estos hayan sido reemplazados correctamente.
Si un campo está vacío en el registro al cual refiere una etiqueta, en el correo electrónico final aparecerá ese espacio en blanco, es decir, el lugar donde haya sido pegado el campo de combinación estará sin información.
Si está mal elegida la etiqueta o con un nombre de campo equivocado, es decir:
En esos casos también el campo de combinación estará en blanco cuando sea reemplazado.
Cada usuario tiene la posibilidad de crear plantillas de correo electrónico propias, además de las que provee la empresa, para uso personal, para compartirla con otros usuarios o hacerla pública si fuera necesario.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
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