Cada proveedor negocia sus propios plazos, y esos plazos son los que determinan cuándo sale el dinero de la caja de tu empresa.
La Condición de compra es el registro donde ese acuerdo queda escrito una sola vez, con números en lugar de con una frase en el cuerpo de la orden.
Cuando el plazo de pago vive en la cabeza de quien compra, o en un comentario libre del comprobante, la administración pierde dos cosas que necesita todos los meses.
La primera es proyectar los vencimientos con anticipación, porque para eso hace falta un número y no un texto.
La segunda es comparar a dos proveedores por su financiación y no solo por su precio, que es una comparación que cambia decisiones de compra reales.
Al convertir el acuerdo en un registro con campos numéricos, la condición se reutiliza en todas las compras que la comparten y se corrige en un solo lugar.
La condición se arma combinando unos pocos números y una unidad de tiempo, y cada uno responde una pregunta distinta del acuerdo.
Es en cuántos pagos se divide la compra.
Una condición de contado lleva una sola cuota, y un plan de financiación lleva tantas como se hayan pactado con el proveedor.
Son dos campos que se leen juntos: uno guarda el número del intervalo y el otro guarda la unidad, que admite Días o Meses.
Un 30 con la unidad Días y un 1 con la unidad Meses describen ritmos parecidos, pero no idénticos, así que conviene elegir la unidad que usa el acuerdo escrito.
Es el plazo que corre desde la fecha del comprobante hasta el vencimiento.
Es el número que alimenta cualquier proyección de cuentas por pagar, porque convierte una fecha de factura en una fecha de pago.
Es la porción del importe que cubre el tramo descrito.
Sirve para representar acuerdos donde un anticipo cubre una parte del total y el saldo se financia con otro ritmo.
La condición incluye además una marca que indica si la operación se instrumenta como factura de crédito bajo la resolución general 1255/2002 de Argentina.
Ese régimen existe para que una empresa pequeña que vende a plazo pueda convertir su cuenta por cobrar en un título negociable, y así financiarse con lo que ya facturó.
Cuando la marca está activa, la condición deja de describir solamente un plan de pagos y pasa a tener consecuencias documentales sobre todo el circuito de compras.
La expresión condiciones de pago nombra un concepto comercial amplio, que suele incluir descuentos, monedas, garantías y penalidades.
La Condición de compra es la versión operativa de ese concepto: los parámetros concretos que el sistema necesita para calcular fechas e importes sin ambigüedad.
Conviene tener presente la diferencia al redactar un requerimiento, porque una cosa se negocia y la otra se carga.
El error más común al empezar es crear un registro por cada proveedor, con lo cual el catálogo se llena de condiciones idénticas.
Si veinte proveedores trabajan a treinta días, los veinte comparten la misma condición, y ese es justamente el ahorro que el registro promete.
El nombre del registro conviene que describa el acuerdo y no al proveedor, para que quien lo elige desde el comprobante entienda qué está eligiendo.
La condición se carga una vez y después se elige desde el comprobante, así que el trabajo diario es de selección y no de tipeo.
Abrimos el Iniciador de aplicación (Waffle), entramos a Condiciones de compra y creamos un registro por cada acuerdo distinto que tenga tu empresa.
Conviene nombrarlas describiendo el acuerdo, del tipo Contado o Tres cuotas mensuales, porque ese nombre es lo que se ve después en la Vista de lista y en el campo de búsqueda del comprobante.
La Factura de compra lleva un campo de búsqueda hacia la Condición de compra, así que cada comprobante queda asociado al acuerdo con el que se pactó.
Desde el registro de la condición, la Lista relacionada muestra las facturas que la usan, y esa lista es la forma rápida de ver cuánto volumen de compra depende de un mismo plazo.
Nos conviene verificar que la cantidad de cuotas y el porcentaje del total facturado sean coherentes entre sí, porque son dos campos independientes y el sistema guarda lo que se carga.
También revisamos la unidad de tiempo entre cuotas, ya que un mismo número significa cosas distintas según sea Días o Meses.
Y cuando la operación corresponde a una factura de crédito, marcamos la casilla en la condición y no en el comprobante, para que todas las compras que la usen hereden el mismo criterio.
Estas son las dudas que aparecen las primeras veces que se cargan condiciones de compra, sobre todo cuando conviven proveedores de contado con proveedores financiados.
Las que representen acuerdos realmente distintos, no una por cada proveedor.
Si diez proveedores trabajan a treinta días de plazo, los diez comparten la misma condición, y eso es lo que hace útil al registro.
No, fija el tiempo y la forma en que se paga ese precio.
El precio de cada artículo con cada proveedor vive en el Producto del proveedor, que es un registro aparte.
El primero es el número del intervalo y el segundo es su unidad.
Un acuerdo de una cuota cada dos meses se carga con un 2 en el número y con Meses en la unidad.
Indica que la operación se instrumenta bajo el régimen argentino de la RG 1255/2002.
Al vivir en la condición y no en el comprobante, la marca se aplica de forma pareja a todas las compras que usan ese acuerdo.
Sí, y conviene tener presente que el cambio afecta a un registro compartido por muchos comprobantes.
Cuando el acuerdo con un proveedor cambia de verdad, lo más prolijo es crear una condición nueva y dejar la anterior asociada al historial.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
El objeto se llama EGAFutura__Condicion_compra__c y tiene siete campos propios además del nombre del registro.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Texto(80) | Nombre del registro, se carga a mano |
| EGAFutura__Cantidad_cuotas__c | Número(3, 0) | Cantidad de cuotas del plan |
| EGAFutura__Cantidad_tiempo_entre_cuotas__c | Número(3, 0) | El número del intervalo, sin unidad |
| EGAFutura__Tiempo_entre_cuotas__c | Lista de selección | La unidad del intervalo, con Días por defecto |
| EGAFutura__A_vencer_dias__c | Número(3, 0) | Días desde el comprobante hasta el vencimiento |
| EGAFutura__Porcentaje_total_facturado__c | Número(3, 0) | Porción del importe que cubre el tramo |
| EGAFutura__ARG_Genera_factura_credito_RG12552002__c | Casilla de verificación | Marca de factura de crédito de la RG 1255/2002 |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Identificador que completa el sistema |
Es la única lista de selección propia del objeto, y su valor por defecto es Días.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Días | Días |
| Meses | Meses |
El valor almacenado de esa lista lleva la tilde, o sea que se guarda Días y no Dias. Un filtro por API o por Apex escrito sin el acento devuelve cero filas, y ese cero se lee como si no hubiera datos.
El prefijo ARG_ de la casilla de factura de crédito marca que ese campo responde a una norma de un país determinado. Vale tenerlo presente antes de redactar un requerimiento que asuma que la casilla aplica a cualquier operación.
La relación con la Factura de compra se ve desde el lado del comprobante: el campo EGAFutura__PaymentTerms__c de la factura es un Lookup que apunta a este objeto. Como es un Lookup y no un Master-Detail, borrar una condición no borra las facturas que la usaban, aunque las deja sin referencia.
El campo Name se carga a mano y no es único, así que un requerimiento que pida evitar nombres repetidos se traduce en una regla de validación o en una marca de campo único, y conviene pedirlo con ese nombre.
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