Activo circulante
El activo circulante son los bienes y recursos de la empresa que pueden convertirse en dinero antes de un año. Bajo las NIIF ese mismo bloque se llama activo corriente, que es hoy el nombre técnico más extendido, y activo circulante es la forma tradicional, todavía muy usada en México. Lo integran cuentas como caja, bancos, cuentas por cobrar, inversiones de corto plazo y existencias.
Gasto
Un gasto es el consumo de un recurso a cambio de algo, y se registra en el momento en que ese consumo ocurre, no en el momento en que se paga. Esa distinción es la que confunde a casi todo el mundo: el gasto es un hecho económico y el pago es un movimiento de dinero, y pueden ocurrir con meses de diferencia. La factura de electricidad de marzo es gasto de marzo aunque se abone en abril. Tampoco es una pérdida, porque en todo gasto hay una contraprestación: siempre se recibe algo a cambio. Dentro de la Plataforma EGA Futura, además, Gasto es un objeto de la base de datos con su propio circuito de aprobación y reembolso.
Gasto financiero
Son aquellos gastos que se generan cuando se toma deuda para obtener un financiamiento para la actividad desarrollada por la empresa. De manera que se producen cuando se recurre a un tercero para solicitar dinero en préstamo o crédito. Tanto personas físicas (naturales) como jurídicas pueden solicitar financiamiento y a partir de que éste le es otorgado quedan sometidos a tales gastos. Los recursos solicitados se convierten en una deuda y ello es lo que genera el gasto, que incluye el interés cobrado por el acreedor.
Gasto deducible
Son los gastos efectuados por una persona o empresa que, por estar relacionados directamente con la actividad económica por la cual tributa, la ley permite restar de los ingresos para determinar la base sobre la que se calcula el impuesto. Al reducirse esa base imponible, el impuesto a pagar resulta menor. Para que un gasto sea deducible tiene que estar devengado en el ejercicio, registrado en la contabilidad y respaldado por un comprobante legal, y no figurar excluido de forma expresa por la normativa fiscal de cada país.
Gasto reembolsable
Un gasto reembolsable es el que una persona o una empresa adelanta con su propio dinero para poder ejecutar un trabajo, y que después le devuelve quien encargó ese trabajo. Lo que lo distingue de un gasto común es de quién resulta el gasto en última instancia: quien lo paga primero no es quien lo soporta, porque actúa por cuenta de otro y luego lo cobra. Aparece en dos situaciones típicas, el empleado que paga un viaje o una comida de trabajo y lo rinde a la empresa, y el proveedor que incurre en costos para prestar su servicio y los traslada a su cliente. Para que proceda hacen falta autorización previa y un comprobante que lo respalde.
Cuentas por pagar
Una cuenta por pagar nace cuando llega la factura del proveedor y no cuando se la paga: por eso una empresa puede tener la caja llena y estar atrasada con medio mundo. Son las deudas comerciales con quienes le venden bienes y servicios, y forman parte del pasivo corriente porque se cancelan dentro del ciclo operativo normal. No entran acá las deudas con bancos, que son financieras, ni los sueldos ni los impuestos, que llevan su propia clasificación. El indicador que las resume es el período medio de pago: cuántos días pasan, en promedio, entre recibir una factura y cancelarla.
Cuenta de pérdidas y ganancias
La Cuenta de pérdidas y ganancias es el estado contable que detalla los ingresos que recibe una empresa y los gastos en los que incurre durante un período. Ese es su nombre en España: en América Latina y bajo las NIIF el mismo informe se llama estado de resultados, y en México y otros países estado de resultados integral. La diferencia entre ingresos y gastos indica si el ejercicio cerró con ganancia o con pérdida.
Ingreso
Es el aumento en los recursos económicos como consecuencia de una actividad comercial o mercantil. Estas entradas de dinero hacen crecer el patrimonio neto de la empresa, ya que aumentan los activos y reducen los pasivos y compromisos de pago. Mientras los ingresos sean mayores las deudas y pérdidas tienen menos efecto negativo.
Inmovilizado
Es el activo no circulante o fijo de una empresa. Son los bienes necesarios para que una compañía funcione normalmente, de importancia como estructura financiera de la organización pero no como respaldo ante una necesidad de dinero a corto plazo, porque no están a la venta y no es posible convertirlos en efectivo en un plazo menor a un año. Se conservan en la compañía por más de un ejercicio contable.
Activo financiero
Un activo financiero es un bien que posee la compañía, pero no es un bien físico sino un bien intangible. Las empresas los adquieren con el fin de obtener rendimientos futuros por parte de quien los emite. En el fondo cada uno es un derecho de cobro contra un tercero: acciones, bonos, plazos fijos y créditos comerciales. Se diferencia de un intangible como una marca o una licencia en que el activo financiero tiene un emisor obligado a pagar. Confundir los dos distorsiona los indicadores de liquidez, porque una marca no se convierte en efectivo a una fecha.
Activo intangible
Es un bien o recurso de la empresa que no tiene forma física, pero que sí es identificable, cuantificable y de carácter no monetario, y que genera beneficios durante su vida útil. Marcas, patentes, licencias, derechos de autor y software entran en esta categoría. A diferencia de los bienes físicos, que se deprecian, los activos intangibles se amortizan: su costo se reparte a lo largo de los años de vida útil. Los que tienen vida útil indefinida no se amortizan, y en su lugar se someten periódicamente a una prueba de deterioro.
Caja
Es la cuenta del activo corriente que representa el dinero en efectivo del que dispone la empresa de forma inmediata. Agrupa los billetes y monedas que están físicamente en poder del negocio, junto con los valores que pueden convertirse en efectivo sin demora. Es la partida más líquida del balance y por eso encabeza el activo corriente. No se confunde con Bancos, que es la cuenta donde se registra el dinero depositado en entidades financieras, ni con el libro de caja, que es el registro diario de esos movimientos.
Ciclo de caja
El Ciclo de caja o de conversión, es la diferencia entre los ciclos operativos y de pago. Este ciclo es importante porque nos informa cuánto tiempo la caja de la compañía está vinculada directamente con el proceso productivo. De forma sencilla el ciclo abarca desde el primer momento que se hace una inversión / gasto hasta que termina de recuperarse dicho dinero / amortizar dicho gasto.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Son el conjunto de reglas o normas empleadas en contabilidad que ayudan a formar criterio respecto a la determinación del patrimonio. Gracias a esto se puede obtener una apreciación exacta y objetiva de la actividad empresarial. Su finalidad es emplear criterios uniformes que permitan la elaboración de los instrumentos contables. De esta forma, la información contable puede ser entendida en cualquier país del mundo.
Principio de no compensación
Es la norma contable que establece que las cuentas del activo no se deben compensar con las cuentas del pasivo. Ello implica la imposibilidad de compensar las cuentas de gastos con las de ingresos, sin importar que tengan el mismo origen. Por esa razón, las diferentes partidas deben permanecer independientes entre sí. Las NIIF recogen la misma regla: una entidad no compensa activos con pasivos ni ingresos con gastos, salvo que una norma lo exija o lo permita.
Principio de devengo
Es la norma contable que determina que las operaciones económicas se deben registrar cuando suceden, junto con los gastos y los ingresos asociados, imputándolas al ejercicio al que correspondan con independencia de la fecha de su pago o cobro. Eso quiere decir que el registro se hace en el momento del hecho económico y no en la fecha de cobro o pago. Es el criterio que exigen las NIIF para preparar los estados financieros, donde recibe el nombre de base contable de acumulación o devengo.
Principio de equidad
El principio de equidad es el que impide que la contabilidad se escriba a favor de alguien: obliga a que los estados contables reflejen la situación real sin privilegiar ni perjudicar a ninguna de las partes con interés en la empresa. Aparece en la tradición latinoamericana de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como postulado básico, y en el marco de las normas internacionales la misma idea circula con el nombre de neutralidad. No es una regla de cálculo sino un criterio que orienta a todas las demás, y por eso se nota más cuando falta que cuando está. Conviene además no confundirlo con el equity del inglés, que significa patrimonio neto.
Imagen fiel
Es un principio contable referido a la necesidad de reflejar los datos lo más fielmente posible en los instrumentos contables. Tales datos deben ser lo más precisos y sin errores para generar confianza y retratar el estado financiero de la empresa de manera razonable. Por tal motivo, este principio debe considerarse para la presentación de los estados financieros, dando información fiable sobre el patrimonio y los resultados. En las NIIF el mismo requisito se enuncia como presentación razonable.
Principio de caja
Es el criterio que establece que los ingresos y gastos se registran en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio, el registro contable se efectúa cuando ingresa el dinero o se produce la salida. Las NIIF no lo admiten para los estados financieros de propósito general, que se preparan por devengo, de modo que su uso queda reservado a los regímenes fiscales simplificados de cada país y al estado de flujo de efectivo.
Principio de uniformidad
Es un principio contable clásico, también llamado principio de consistencia. Establece que una vez aplicado un criterio para el desarrollo de un proceso deberá mantenerse el mismo en todo momento. Eso quiere decir que mientras no cambien las condiciones que motivaron su elección se seguirá el mismo criterio en la contabilidad. Si los motivos que originaron esa elección se modifican se podrá cambiar el criterio a aplicar. Las NIIF lo recogen como uniformidad en la presentación y lo vinculan con la comparabilidad de la información.
Contabilidad
La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.
Memoria contable
Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.
Auditoría contable
Es el proceso de revisión exhaustivo de los datos contables de una empresa, realizado con la finalidad de verificar que dicha información constituye la imagen precisa de su situación financiera. Se diferencia de un control interno en que la lleva adelante alguien independiente de quien preparó la información, y termina en un dictamen. No busca culpables, sino confirmar que los números publicados reflejan lo que ocurrió. Se apoya en la pista de auditoría, porque lo que no está documentado, para una auditoría no pasó.
Asiento contable
Un asiento contable es la anotación de una operación económica en los libros de la empresa, hecha por partida doble: lo que va al debe tiene que igualar a lo que va al haber. Cada asiento lleva su fecha, una descripción de la operación, el importe y las cuentas contables que se mueven. Se clasifican por su forma, en simples y compuestos, y por su fondo, en asientos de apertura, de gestión, de ajuste y de cierre. En el ERP de EGA Futura el asiento se apoya en un plan de cuentas con código, saldo habitual y listas de selección propias de cada país.
Ajuste contable
Un ajuste contable es un asiento que se hace al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto queden registrados en el ejercicio que realmente les corresponde. No corrige un error de tipeo: corrige un desfase de tiempo entre cuándo se pagó algo y cuándo se consumió. El seguro semestral pagado entero en diciembre es el ejemplo clásico, porque solo un mes de esa cobertura pertenece al año que cierra. Sin ajustes, el balance muestra un diciembre artificialmente malo y un enero artificialmente bueno, y ninguno de los dos refleja lo que pasó de verdad en la empresa.
Cierre contable
Es el proceso contable en el cual se cierran todas las cuentas de resultado de una empresa y se trasladan dichas cifras a las cuentas de balance que le corresponde a cada una. Con ese traslado las cuentas de ingreso y de gasto quedan en cero, y su efecto neto pasa al patrimonio neto. Se diferencia de un corte de control, que solo mira los números sin moverlos. Una vez cerrado, el período deja de admitir asientos, y eso es lo que protege un resultado ya informado de una corrección posterior.
Ciclo contable
El ciclo contable es el conjunto de pasos por medio de los cuales una empresa registra de forma cronológica y fiable todas y cada una de sus transacciones. Esto se hace con el fin de preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada. Se diferencia del ejercicio contable en que este es el período de tiempo, y el ciclo es la secuencia de trabajo que se recorre dentro de él, del asiento de apertura al de cierre. Saltear un paso no da error en el momento: aparece al cierre, cuando ya no queda margen para rehacerlo.
