EGA Futura » Capacitación y Soporte
La Papelera de reciclaje es el lugar donde quedan los registros eliminados antes de desaparecer del todo.
Funciona igual que la papelera de un escritorio.
Eliminar no destruye, sino que mueve el registro a un costado, donde sigue existiendo un tiempo más.
La palabra reciclaje señala justamente eso: lo que entra ahí todavía se puede recuperar.
Existe porque el borrado accidental es el error más común de cualquier sistema.
Se elimina la fila equivocada de una lista, o se confirma un aviso sin leerlo.
Sin una papelera, ese descuido de un segundo sería irreversible y habría que volver a cargar todo a mano.
Buena parte de los usuarios cree que eliminar es definitivo.
Esa creencia tiene un costo concreto, porque alguien vuelve a cargar un registro entero que estaba a dos clics de distancia.
Saber que la Papelera de reciclaje existe es, en la práctica, más útil que saber cómo se usa.
Desde cualquier aplicación se abre el Iniciador de aplicación (Waffle), que es el botón de cuadraditos.
Desde ahí hay dos caminos.
Al entrar, la pestaña Papelera de reciclaje se suma a la Barra de navegación de la aplicación en la que estemos.
Si se usa seguido, conviene dejarla fijada ahí.
La Papelera de reciclaje es una Vista de lista, o sea una tabla con filas y Columnas.
Cada fila es un registro eliminado.
La lista que aparece por defecto se llama Mi papelera de reciclaje y muestra solo lo que eliminó quien la está mirando.
Las Columnas son cuatro.
La fecha de eliminación es el dato más útil, porque indica cuánto tiempo queda antes del borrado automático.
Por ser una Vista de lista, trae la funcionalidad habitual de cualquier lista de la Plataforma.
El Filtro de la lista predeterminada está bloqueado y viene fijado en Mis elementos de papelera de reciclaje.
Para clasificar los registros con otro criterio hay que duplicar la lista primero.
El funcionamiento completo de las listas está en la unidad sobre Vistas de lista.
Restaurar un registro no lo puede hacer cualquiera.
Depende de los permisos de cada usuario sobre ese objeto, igual que eliminarlo.
Cada usuario ve, restaura y borra definitivamente lo que hay en su propia Papelera de reciclaje.
El administrador ve además las papeleras de toda la empresa, y puede restaurar o borrar en cualquiera de ellas.
Cuando un registro no aparece o no se deja restaurar, el camino corto es pedirlo al administrador.
Los registros no se quedan ahí para siempre.
Después de un plazo limitado se borran solos, y a partir de ese momento la recuperación por esta vía ya no es posible.
Conviene revisar la Papelera de reciclaje cerca del momento del error y no semanas después.
Un registro casi nunca está solo.
Al eliminarlo pueden irse con él los registros que dependían de su existencia, como los que colgaban de una Lista relacionada.
Qué se arrastra depende del tipo de objeto que se elimine.
Pueden irse productos asociados, pertenencias a grupos, relaciones entre cuentas y contactos, búsquedas personalizadas y publicaciones.
Al eliminar una Cuenta, por ejemplo, se van con ella todos sus activos relacionados.
Al restaurar el registro esas asociaciones suelen volver, pero no siempre se recuperan todas.
Conviene preguntarse si el registro molesta o si de verdad sobra.
Un registro que solo molesta se puede sacar de la vista con un Filtro en la Vista de lista, sin eliminarlo.
Eliminar es para lo que se cargó por error o duplicado, no para ordenar la pantalla.
Vaciarla borra su contenido de forma inmediata y definitiva.
Es la única operación de la Papelera de reciclaje que no tiene marcha atrás.
Tampoco hay motivo para apurarse, porque el borrado automático llega solo cuando se cumple el plazo.
La Papelera de reciclaje protege de eliminar, no de equivocarse escribiendo.
Un registro modificado por error nunca pasó por ahí, porque nadie lo eliminó.
Para esos casos el camino es el historial de cambios del propio registro y no la Papelera de reciclaje.
La Papelera de reciclaje no aparece sola después de eliminar algo.
No hay un aviso al costado que ofrezca deshacer.
Hay que entrar a buscarla a propósito, y por eso conviene saber de antemano que existe.
Muestra los registros eliminados que todavía están dentro del plazo de recuperación.
Cada uno viene con su nombre, su tipo, quién lo eliminó y la fecha en que se eliminó.
Esa fecha es la que conviene mirar primero, porque de ella depende cuánto margen queda.
Alguien depura una Vista de lista y elimina de más una fila que sí servía.
Entra a la Papelera de reciclaje, la encuentra por nombre y la restaura en menos de un minuto.
El registro vuelve con sus datos, y la alternativa habría sido cargarlo entero otra vez.
Hay tres explicaciones habituales.
La primera es que ya haya pasado el plazo y el borrado automático se lo haya llevado.
La segunda es que lo haya eliminado otra persona, y entonces está en la Papelera de esa persona.
La tercera es que alguien la haya vaciado antes de que llegara el momento de buscarlo.
En los tres casos conviene consultarlo con el administrador antes de volver a cargar el registro.
No de inmediato, porque primero pasa por la Papelera de reciclaje.
Se vuelve definitivo cuando vence el plazo de retención o cuando alguien vacía la Papelera a propósito.
El plazo es limitado y lo fija la configuración de la Plataforma.
Conviene consultarlo con el administrador en lugar de suponerlo, porque lo que manda es la fecha de eliminación de cada registro.
Sí, vuelve el mismo registro y no una copia.
Conviene igualmente revisar sus vínculos, porque no siempre se recuperan todas las asociaciones a otros registros.
No, porque ahí solo entra lo que se eliminó.
Un registro modificado por error se revisa desde su historial de cambios y no desde la Papelera.
La Papelera de reciclaje es una red de seguridad y no un sistema de respaldo.
Cubre un plazo corto y alcanza solamente a lo que se eliminó.
Confundir las dos cosas es peligroso, porque lleva a creer que hay una copia disponible donde en realidad hay una ventana de tiempo que vence.
Conviene exportar los registros antes de eliminarlos y no confiar en la Papelera como plan de recuperación.
Un borrado grande puede superar su capacidad y perder lo más viejo en el camino.
La exportación previa cuesta minutos y evita el único escenario que no tiene arreglo.
El dato más valioso no es cómo se restaura sino que la Papelera de reciclaje existe.
Quien no lo sabe vuelve a cargar el registro a mano, y ese trabajo duplicado no queda registrado en ningún lado.
Mencionarla una vez en la capacitación inicial alcanza para evitar la mayoría de esos casos.