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En los calendarios personales cada usuario administra sus eventos y con tan solamente un clic puede visualizar sus compromisos de la próxima semana y con otro clic los eventos de todo un mes.
Todos aquellos eventos que pertenecen a todo un departamento de la compañía, como por ejemplo, jornadas de capacitación interna, lanzamientos de campañas, reuniones grupales frecuentes, y todos aquellos eventos que interesan a todos los colegas agrupados en un área de la empresa, se administran en los llamados Calendarios públicos.
Los calendarios públicos brindan la posibilidad de que todos los usuarios conozcan lo que sucede en la empresa
Por ejemplo cronogramas de proyectos, eventos del departamento u otros acontecimientos de la empresa.
En un Calendario público todo un grupo de personas puede realizar un seguimiento de los eventos de su interés como:
Así, el departamento de ventas tendrá su calendario, el equipo de marketing tendrá el suyo, el equipo de administración que también, tendrá su propio calendario.
Los calendarios públicos se agrupan en el sector de Otros calendarios en la barra lateral de la Vista de calendario.
Para poder visualizar cada uno de los calendarios públicos primero hay que agregarlos a la sección Otros calendarios de mi vista de calendario.
De esa forma pueden agregarse a la vista de calendario los eventos correspondientes al calendario del sector de interés desde el primer día.
El set de calendarios públicos estándar que aparecen en la plataforma cuyos calendarios se pueden activar inmediatamente tienen los siguientes nombres que no son modificables por el usuario:
Tenemos un completo tutorial donde se indican los pasos para agregar un calendario público a la Vista de calendario.
Una vez que fueron agregados los calendarios públicos a Mi vista de calendario, luego podrá ser activada o desactivada la visualización de los eventos de cada uno de esos calendarios.
Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios públicos de los cuales se necesita conocer sus eventos.
Para desactivar la vista de este calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.
La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.
Los eventos se agregan de igual forma que agregamos un evento al calendario personal.
Reemplazando mi nombre personal de usuario que figura en el campo Asignado a por el nombre del calendario público donde se quiere ingresar el evento.
Tenemos un completo tutorial donde se indican los pasos para agregar un evento a un calendario público.
Repartir los eventos de forma equilibrada es importante para mantener organizado el trabajo evitando días recargados o superposiciones y aprovechando mejor los días y horarios disponibles.