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En los calendarios personales cada usuario administra sus eventos.
Con un solo clic puede visualizar sus compromisos de la próxima semana y, con otro clic, los eventos de todo un mes.
Los eventos que pertenecen a todo un departamento de la compañía se administran en los llamados Calendarios públicos.
Son, por ejemplo, jornadas de capacitación interna, lanzamientos de campañas, reuniones grupales frecuentes y todos aquellos eventos que interesan a los colegas agrupados en un área de la empresa.
Cada área tiene un calendario propio y se los puede consultar en conjunto o individualmente de manera visual.
Los calendarios públicos brindan la posibilidad de que todos los usuarios conozcan lo que sucede en la empresa
Por ejemplo cronogramas de proyectos, eventos del departamento u otros acontecimientos de la empresa.
Un Calendario público queda disponible para toda la organización, y cada usuario elige cuáles agrega a su Vista de calendario y cuáles deja ocultos.
En un Calendario público todo un grupo de personas puede realizar un seguimiento de los eventos de su interés como:
Así, el departamento de ventas tendrá su calendario, el equipo de marketing tendrá el suyo y el equipo de administración también tendrá el propio.
Los Calendarios públicos se agrupan en el sector de Otros calendarios en la barra lateral de la Vista de calendario.
Se activan o desactivan desde la casilla de selección ubicada adelante del nombre del calendario.
Para poder visualizar cada uno de los Calendarios públicos primero hay que agregarlos a la sección Otros calendarios de la Vista de calendario.
La plataforma EGA Futura ofrece un set de Calendarios públicos estándar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios.
De esa forma pueden agregarse a la Vista de calendario los eventos correspondientes al calendario del sector de interés desde el primer día.
El set de Calendarios públicos estándar que aparece en la plataforma se puede activar de inmediato, y estos son sus nombres:
Cada usuario agrega solamente los calendarios de su interés.
Tenemos un completo tutorial donde se indican los pasos para agregar un calendario público a la Vista de calendario.
Una vez agregados los Calendarios públicos a la Vista de calendario, podrá activarse o desactivarse la visualización de los eventos de cada uno de esos calendarios.
Se pueden activar uno, algunos o todos los Calendarios públicos de los cuales se necesita conocer sus eventos.
Para desactivar la vista de este calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.
La casilla está activada cuando aparece coloreada.
Cuando la casilla de selección queda vacía, está desactivada y los eventos de ese calendario quedan ocultos.
Los eventos se agregan de igual forma que agregamos un evento al calendario personal.
Se reemplaza el nombre de usuario que figura en el campo Asignado a por el nombre del Calendario público donde se quiere ingresar el evento.
Tenemos un completo tutorial donde se indican los pasos para agregar un evento a un calendario público.
Repartir los eventos de forma equilibrada es importante para mantener organizado el trabajo, evitando días recargados o superposiciones.
Así se aprovechan mejor los días y horarios disponibles.