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Un gasto reembolsable nace de un desfase: el trabajo hay que hacerlo ahora y quien lo hace pone el dinero.
El reembolso es lo que corrige ese desfase y devuelve el costo a quien realmente le corresponde.
El primero es el gasto del empleado: viáticos, comidas, combustible o pasajes que paga de su bolsillo y después rinde.
La empresa se lo devuelve y el importe se registra como gasto propio, sin pasar por el recibo de sueldo.
El segundo es el gasto del proveedor: costos en los que incurre para prestar el servicio contratado y que después le traslada al cliente.
Ahí el comprobante viene a nombre del proveedor, así que el importe forma parte de lo que factura.
No es lo mismo un gasto que el proveedor asume y después recupera, que un pago hecho por cuenta y orden del cliente.
En el primer caso el comprobante está a nombre del proveedor, que lo computa como costo suyo y lo factura como un concepto más.
En el segundo el comprobante está a nombre del cliente, y el proveedor solo adelantó el dinero sin que ese importe integre su venta.
La consecuencia es concreta, porque cada figura tiene un tratamiento impositivo distinto, definido por la normativa de cada país.
Cuando alguno de los cuatro falta, el gasto suele quedar a cargo de quien lo hizo, o pierde su condición de deducible para la empresa.
Un empleado que viaja a visitar a un cliente y paga el pasaje, el alojamiento y las comidas.
Alguien que usa su vehículo propio para una diligencia de la empresa y rinde el combustible y los peajes.
Un profesional contratado que compra los materiales necesarios para ejecutar el trabajo encargado.
Y las comidas del equipo cuando hay que trabajar fuera del horario habitual o en un día no laborable.
No: es la devolución de un dinero adelantado, no una retribución por el trabajo.
Cómo se instrumenta y qué requisitos exige para no considerarse remuneración lo define cada legislación.
Sin comprobante válido el gasto pierde el respaldo que justifica la devolución.
La empresa puede reintegrarlo igual por decisión propia, pero deja de ser un gasto deducible ante el fisco.
Es lo recomendable, porque evita la discusión posterior sobre si el gasto correspondía.
Un circuito de aprobación registrado deja constancia de quién autorizó, cuándo y por qué monto.
Quien encargó el trabajo, porque el gasto se registra en su contabilidad y no en la de quien lo adelantó.
Para el empleado que lo rinde, el reembolso no es un ingreso sino la recuperación de lo que puso.
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