Gasto reembolsable

¿Qué es un Gasto reembolsable?

Se puede considerar como todo Gasto que realiza una persona o empresa, a la hora de realizar su trabajo. Este Gasto está completamente justificado y se registra como parte de un servicio y/o producto que se está ofreciendo. Un empleado o un proveedor cubre estos Gastos inicialmente para brindar un producto o un servicio de calidad. Pero es la compañía que ha contratado a este proveedor la que está en el compromiso de hacer el reembolso.
Gasto reembolsable

Condiciones a tomar en cuenta para los Gastos reembolsables

Para que un Gasto sea considerado como reembolsable, resulta importante tomar en cuenta algunas condiciones. Entre éstas se mencionarán a continuación las siguientes:

  • La persona autorizada de la empresa, tiene que consentir por escrito, con firma y todos los datos necesarios, cualquier Gasto reembolsable. Éstos deben estar vinculados con algún servicio o trabajo realizado.
  • Es importante saber con claridad lo que es un Gasto reembolsable y no confundirlo con gastos suplidos. Esto se debe a que, a la hora de realizar la factura legal, se toman en cuenta elementos diferentes.
  • Una factura para un Gasto que sea considerado reembolsable, se debe hacer a nombre de quien presta el servicio o proveedor. A diferencia del gasto suplido, que se hace a nombre de quien recibe el servicio. 
  • Cualquier factura debe estar firmada y sellada por la autoridad correspondiente en la empresa. 
  • Como deben anotarse como un concepto más dentro de la factura legal, hay que aplicar el impuesto correspondiente.
  • Es importante realizar un reporte que justifique con detalle los Gastos. Esto incluye el nombre del trabajador o del proveedor, las razones precisas por las cuales se realiza el gasto y su comprobante o factura.
  • Es vital procurar que cualquier factura que avale el Gasto, sea original. Y debe cumplir con todas las disposiciones legales que establece el organismo encargado de la administración tributaria.
  • Los Gastos que estén vinculados con el cumplimiento de las funciones laborales pueden ser definidos como reembolsables. Y deben incluirse en el pago final.

Ejemplos de Gastos reembolsables

A continuación, se presentan algunos ejemplos para aclarar cuáles son los Gastos considerados reembolsables:

  • Alimentos y bebidas a empleados, cuando requieran trabajar fuera del horario que le corresponde. Esto aplica para los días no laborables como feriados o fines de semana.
  • El Gasto que realice una persona a la hora de realizar su trabajo. Si un ingeniero es contratado para realizar una maqueta, todos los materiales que utiliza (madera, luz, entre otros), son reembolsables.
  • Cuando un empleado tiene que viajar y usa su vehículo como medio para transportarse a donde lo solicite la empresa. El gasto que realice usando su carro es reembolsable.
Todos aquellos gastos que establezcan las leyes y los organismos encargados de la administración tributaria en cada país.
Se puede considerar como todo Gasto que realiza una persona o empresa, a la hora de realizar su trabajo. Este Gasto está completamente justificado y se registra como parte de un servicio y/o producto que se está ofreciendo. Un empleado o un proveedor cubre estos Gastos inicialmente para brindar un producto o un servicio de calidad. Pero es la compañía que ha contratado a este proveedor la que está en el compromiso de hacer el reembolso.

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