Condiciones a tomar en cuenta para los Gastos reembolsables
Para que un Gasto sea considerado como reembolsable, resulta importante tomar en cuenta algunas condiciones. Entre éstas se mencionarán a continuación las siguientes:
- La persona autorizada de la empresa, tiene que consentir por escrito, con firma y todos los datos necesarios, cualquier Gasto reembolsable. Éstos deben estar vinculados con algún servicio o trabajo realizado.
- Es importante saber con claridad lo que es un Gasto reembolsable y no confundirlo con gastos suplidos. Esto se debe a que, a la hora de realizar la factura legal, se toman en cuenta elementos diferentes.
- Una factura para un Gasto que sea considerado reembolsable, se debe hacer a nombre de quien presta el servicio o proveedor. A diferencia del gasto suplido, que se hace a nombre de quien recibe el servicio.
- Cualquier factura debe estar firmada y sellada por la autoridad correspondiente en la empresa.
- Como deben anotarse como un concepto más dentro de la factura legal, hay que aplicar el impuesto correspondiente.
- Es importante realizar un reporte que justifique con detalle los Gastos. Esto incluye el nombre del trabajador o del proveedor, las razones precisas por las cuales se realiza el gasto y su comprobante o factura.
- Es vital procurar que cualquier factura que avale el Gasto, sea original. Y debe cumplir con todas las disposiciones legales que establece el organismo encargado de la administración tributaria.
- Los Gastos que estén vinculados con el cumplimiento de las funciones laborales pueden ser definidos como reembolsables. Y deben incluirse en el pago final.
Ejemplos de Gastos reembolsables
A continuación, se presentan algunos ejemplos para aclarar cuáles son los Gastos considerados reembolsables:
- Alimentos y bebidas a empleados, cuando requieran trabajar fuera del horario que le corresponde. Esto aplica para los días no laborables como feriados o fines de semana.
- El Gasto que realice una persona a la hora de realizar su trabajo. Si un ingeniero es contratado para realizar una maqueta, todos los materiales que utiliza (madera, luz, entre otros), son reembolsables.
- Cuando un empleado tiene que viajar y usa su vehículo como medio para transportarse a donde lo solicite la empresa. El gasto que realice usando su carro es reembolsable.
Todos aquellos gastos que establezcan las leyes y los organismos encargados de la administración tributaria en cada país.
