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Cuando un cliente paga con un cheque, la empresa cobró y a la vez no cobró.
Cobró en el sentido de que la deuda del cliente quedó cancelada y el documento está en su poder.
No cobró en el sentido de que ese importe no se puede usar para pagarle a nadie ni figura en ninguna cuenta bancaria.
Los valores a depositar son exactamente esa zona intermedia.
La tentación obvia es registrar el cobro directamente en caja o en el banco, y las dos opciones son incorrectas.
Registrarlo en caja falsea el arqueo, porque el arqueo cuenta billetes y ahí no hay billetes.
Registrarlo en banco falsea la conciliación, porque el banco no tiene registro de ese importe.
Una cuenta separada resuelve las dos cosas y además permite responder una pregunta concreta: cuánto hay en la caja fuerte esperando ser depositado.
El primer momento es la recepción: el documento entra y el saldo del cliente baja.
El segundo es la permanencia en cartera, que puede durar horas o semanas según la política de la empresa y la fecha del documento.
El tercero es el depósito, cuando el valor se presenta ante el banco y sale de esta cuenta.
El cuarto es la acreditación, que ocurre después del depósito y es cuando el dinero se vuelve realmente disponible.
Confundir el tercero con el cuarto es otro clásico, porque entre depositar y tener el dinero disponible pasa un tiempo que varía según el país y el instrumento.
Un documento pagadero a una fecha posterior se deposita recién cuando llega esa fecha, y por eso conviene separarlo de los demás.
Mezclarlos en un solo saldo produce una lectura engañosa, porque una parte de ese total no es liquidez de esta semana sino del mes que viene.
La práctica sana es agrupar la cartera por fecha de cobro, que convierte el saldo en un cronograma de ingresos.
El rechazo es el riesgo propio de esta cuenta: el banco devuelve el documento y el cobro nunca ocurrió.
Contablemente eso obliga a dos movimientos: sacar el valor de donde estaba y volver a reconocer la deuda del cliente.
Conviene registrar los rechazos en una cuenta propia y no simplemente revertirlos, porque su acumulación es el mejor indicador temprano de un problema de cobrabilidad.
No todos los valores terminan en el banco: muchas empresas los transfieren a sus propios proveedores como forma de pago.
Esa transferencia se hace mediante endoso, y tiene una característica que conviene conocer: alcanza al documento completo.
No es posible endosar una parte del importe y quedarse con el resto, así que el valor se usa entero o no se usa.
Por eso la composición de la cartera importa tanto como su total: veinte documentos chicos dan mucha más flexibilidad que uno grande por la misma suma.
El control básico es que el saldo de la cuenta coincida con la cartera física, documento por documento.
El segundo es la antigüedad: un valor que lleva demasiado tiempo sin depositarse casi siempre esconde un problema.
Y el tercero es la concentración, o sea qué proporción de la cartera depende de un solo firmante.
El concepto vive donde corresponde que viva: en el plan de cuentas.
La Cuenta contable es el registro que define cada cuenta, con su código, su clase, su saldo habitual y su clasificación dentro del plan.
Una cuenta de valores a depositar se clasifica como activo, con saldo habitual deudor, y se ubica dentro del grupo de Caja y Bancos del activo corriente.
Esa ubicación es la que la agrupa junto a la caja y a las cuentas bancarias en los estados de situación, sin confundirse con ninguna de las dos.
El plan de cuentas que trae el sistema separa las distintas situaciones en lugar de meterlas en una sola cuenta.
Conviven la cuenta de valores a depositar y su variante para cheques electrónicos, que se registran por separado porque su circuito es distinto.
Están además las cuentas de cheques diferidos y de cheques rechazados, que son justamente los dos casos descritos más arriba.
Tener cuentas distintas para cada situación es lo que permite responder cuánto es depositable hoy sin recalcular nada a mano.
La Cuenta contable tiene campos de clasificación específicos por país, además de los generales.
Así conviven las estructuras de Argentina, España, México, Chile y Perú sobre el mismo plan, cada una con su propia nomenclatura y su propio nivel de apertura.
Eso importa en este tema porque el nombre y el código de la cuenta de valores a depositar cambian de un país a otro.
La Cuenta de tesorería representa cada lugar donde la empresa tiene dinero.
Su campo Tipo es obligatorio y toma tres valores: Banco, Caja y Tarjeta de crédito.
Cada cuenta de tesorería se vincula obligatoriamente a una Cuenta contable, y ese vínculo es lo que conecta el movimiento de fondos con el registro contable.
También indica cuál es la cuenta principal y guarda su número de cuenta.
La Cuenta bancaria es un registro aparte, que depende de un Banco y guarda los datos operativos del vínculo.
Tiene un campo Tipo de cuenta con los valores Cuenta corriente, Caja de ahorro y Virtual.
Del lado de los cheques propios, incluye la casilla Controla Chequeras propias, la casilla Débito de Cheques emitidos y una Cuenta contable de Cheques emitidos específica.
Guarda además el Límite de acuerdo, que es el descubierto pactado, y una casilla que indica si la cuenta se usa como medio de pago.
Los identificadores bancarios se guardan según el país, con campos separados para IBAN, SWIFT y las claves locales de cada plaza.
Porque hasta que no se deposita, el banco no tiene registro de ese importe.
Anotarlo antes de tiempo hace que la conciliación bancaria muestre una diferencia que después hay que salir a explicar.
Forman parte del activo corriente, pero no del dinero disponible hoy.
Para decidir pagos conviene mirarlos por separado, porque su fecha de conversión en efectivo no es inmediata.
El valor sale de la cuenta donde estaba y vuelve a aparecer la deuda del cliente.
Registrar el rechazo en una cuenta propia permite después medir cuánto se rechaza y de quién.
No: el endoso transfiere el documento completo, con su importe total.
Si hace falta pagar un monto menor, el valor se deposita y el pago se hace por otra vía.
El concepto se materializa como una cuenta del plan, o sea un registro de EGAFutura__Cuenta_contable__c.
Los dos campos obligatorios de ese objeto son EGAFutura__Codigo_cuenta__c, Text de 120, y EGAFutura__Saldo_habitual__c, Picklist con los valores Deudor y Acreedor y Deudor por omisión.
El campo EGAFutura__Clase_cuenta__c lleva el código dentro del valor, y la entrada que corresponde es A: Activo.
El campo EGAFutura__Tipo_cuenta__c tiene 21 valores numéricos a tres niveles, y el grupo pertinente es 01.01.01 Caja y Bancos.
El campo EGAFutura__ARG_Rubro__c es el controlador de EGAFutura__ARG_Subrubro__c, que tiene 156 valores dependientes a cuatro niveles.
Dentro de ese subrubro conviven 01.01.01.002. Valores a Depositar y 01.01.01.022. Valores a Depositar - E-Cheq.
En la misma familia están 01.01.01.004. Banco - Cheques Diferidos, 01.01.01.005. Banco - E-Cheq y 01.01.01.014. Cheques Rechazados.
En todas estas listas la etiqueta y el valor almacenado son idénticos, incluido el punto final y los espacios, así que un filtro tiene que copiar el texto exacto.
Las clasificaciones de otros países viven en campos con su propio prefijo, como EGAFutura__ESP_Codigo_Cuenta_PGC__c, EGAFutura__MEX_Nivel_1_Cuentas__c, EGAFutura__CHL_Cuenta_contable__c y EGAFutura__PER_Elemento_PCGE__c.
Es EGAFutura__Cuenta_tesoreria__c, y tiene dos campos obligatorios: EGAFutura__Cuenta_contable__c, un Lookup, y EGAFutura__Tipo__c, una Picklist.
Los valores de Tipo son Banco, Caja y Tarjeta de crédito, con etiqueta igual al valor y sin valor por omisión.
Completan el objeto EGAFutura__Cuenta_principal__c, de tipo Checkbox, y EGAFutura__Numero_cuenta__c, Text de 120.
Es EGAFutura__Bank_Bank_Account__c, etiquetada Cuenta bancaria, y su relación con EGAFutura__Banco__c es Master-Detail y obligatoria.
Los campos de cheques son EGAFutura__Cuenta_contable_Cheques_emitidos__c, EGAFutura__Debito_Cheques_emitidos__c y EGAFutura__Controla_Chequeras_propias__c.
Su lista EGAFutura__Tipo_cuenta__c toma Cuenta corriente, Caja de ahorro y Virtual, con etiqueta igual al valor.
El descubierto es EGAFutura__Limite_acuerdo__c, de tipo Currency con dos decimales.
Los identificadores por plaza incluyen EGAFutura__IBAN__c, EGAFutura__ARG_CBU__c, EGAFutura__ARG_Alias_CBU__c, EGAFutura__ARG_CVU__c y EGAFutura__ARG_Alias_CVU__c, y del lado del banco están EGAFutura__SWIFT_BIC__c, EGAFutura__USA_ABA_RTN__c, EGAFutura__USA_ACH__c y EGAFutura__USA_Wire__c.
El asiento es EGAFutura__Asiento_contable__c, y su campo propio de fecha es EGAFutura__Fecha__c, de tipo Date y obligatorio.
La casilla EGAFutura__Admite_asiento_manual__c de la cuenta contable es la que define si esa cuenta acepta imputaciones cargadas a mano, y conviene revisarla en las cuentas de valores antes de diseñar cualquier automatización.