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El Historial de registro es la bitácora que guarda los eventos ocurridos sobre los registros auditados del sistema: cuándo se creó uno, qué cambió en él y cuándo se eliminó. Cada evento queda con el usuario que lo provocó, la fecha y la hora, el campo afectado y los valores anterior y nuevo. A diferencia de un historial que vive dentro de cada ficha, esta bitácora es un registro en sí mismo, así que se puede filtrar, agrupar y llevar a informes como cualquier otro dato.
En cualquier empresa llega el día en que alguien pregunta quién borró algo, cuándo cambió un importe o por qué un registro dice lo que dice. La respuesta tiene que estar escrita.
Deja constancia de cuándo nació el registro y quién lo creó.
Deja constancia de qué campo cambió, qué valor tenía y qué valor quedó.
Deja constancia de que el registro se borró. Es el evento más difícil de reconstruir si no quedó anotado, porque el registro ya no está para mirarlo.
Un historial que se ve solo dentro de cada ficha responde preguntas sobre ese registro. Una bitácora propia responde preguntas sobre todos: cuántos registros borró un usuario en el mes, o qué importes se modificaron después de aprobados.
Cuando lo que se audita tiene un monto, guardar ese monto en el evento permite sumar el impacto de los cambios sin abrir cada registro.
Un historial que nadie mira no previene nada. Revisarlo con cierta frecuencia, sobre los objetos que mueven dinero, es lo que lo convierte en un control real.
El Historial de campo de la Plataforma sigue cambios campo por campo dentro de cada ficha. El historial de registro es una bitácora transversal. Se complementan.
En EGA Futura ERP el historial de registro es un objeto propio donde quedan los eventos de los registros auditados.
El identificador del registro auditado lo completa el sistema, que también arma el enlace Ver registro para abrirlo desde el historial.
Cada evento guarda el objeto auditado por su nombre de API, el nombre del registro, el tipo de evento, el campo que cambió, el valor anterior y el valor nuevo, la fecha y hora, el usuario y un detalle.
Cuando el registro auditado maneja importes, el evento guarda el monto. Cuando lo auditado es una Tarea de proyecto, el evento queda ligado a esa tarea.
Como es un objeto, el historial se mira en una Vista de lista y se lleva a un Informe. Filtrado por usuario y por tipo de evento, responde en segundos quién borró qué y cuándo.
Estas son las dudas que aparecen cuando una empresa empieza a usar la bitácora para auditar sus datos.
Tres: Creación, Modificación y Eliminación.
No. Eliminación se refiere al borrado del registro completo. Vaciar un campo es una modificación.
Porque en la creación y en la eliminación no cambia un campo puntual sino el registro entero, así que el campo afectado queda vacío.
Sí, con el enlace Ver registro, que el sistema arma a partir del identificador del registro.
El historial de campo se ve dentro de cada ficha y sigue campos elegidos. El historial de registro es una bitácora propia que se consulta y se informa como cualquier otro objeto.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
El objeto se llama EGAFutura__RecordHistory__c.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Etiqueta EGA Futura ID |
| EGAFutura__ParentId__c | Texto | Id de 18 caracteres del registro auditado, lo completa el sistema |
| EGAFutura__ParentObject__c | Texto | Nombre de API del objeto auditado, no su etiqueta |
| EGAFutura__RecordName__c | Texto | Etiqueta Registro |
| EGAFutura__EventType__c | Lista de selección | Tipo de evento |
| EGAFutura__FieldLabel__c | Texto | Etiqueta del campo que cambió, vacía en creación y eliminación |
| EGAFutura__OldValue__c | Texto | Valor anterior |
| EGAFutura__NewValue__c | Texto | Valor nuevo |
| EGAFutura__EventDateTime__c | Fecha y hora | Momento del evento |
| EGAFutura__User__c | Lookup | Usuario del evento |
| EGAFutura__Amount__c | Moneda | Importe asociado, vacío si el objeto no maneja importes |
| EGAFutura__ProjectTask__c | Lookup | Solo cuando lo auditado es una tarea de proyecto |
| EGAFutura__Detail__c | Área de texto | Detalle del evento |
| EGAFutura__RecordLink__c | Fórmula (Texto) | Enlace Ver registro |
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Creación | Creación |
| Modificación | Modificación |
| Eliminación | Eliminación |
El objeto guarda el nombre de API del objeto auditado, como EGAFutura__ExpenseReport__c, y la etiqueta del campo que cambió. Un informe que filtre por objeto tiene que usar el nombre de API, y uno que filtre por campo, la etiqueta que ve el usuario.
Los valores anterior y nuevo son texto, aunque el campo original sea un número o una fecha. Comparar importes o fechas a partir de esos valores requiere convertirlos, y para importes conviene usar el campo Monto.
Los valores de Tipo de evento llevan tilde. Un filtro escrito como Creacion o Eliminacion devuelve cero filas.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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