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Toda operación de una empresa termina, tarde o temprano, en un registro contable.
El asiento automático es el que arma el propio sistema a partir de una operación que ya fue cargada en otro lado.
Nadie escribe sus renglones: el software los deduce del documento que le dio origen y de las cuentas contables configuradas de antemano.
La diferencia no está en el resultado sino en el origen.
Un asiento manual lo redacta una persona, que elige las cuentas, escribe los importes y decide la fecha.
Un asiento automático hereda todo eso del documento que lo generó, así que su fecha, su importe y su detalle ya vienen decididos.
Esa herencia es lo que lo vuelve confiable, porque el registro contable no puede discrepar de la operación cuando se calcula a partir de ella.
Un asiento automático no se improvisa: necesita saber de antemano qué cuenta usar en cada caso.
Esa información vive en la configuración contable de la empresa, que asocia cada tipo de operación con la cuenta que le corresponde.
Las asociaciones habituales cubren los impuestos sobre las ventas y sobre las compras, que se registran por separado porque uno se debe y el otro se computa a favor.
Cubren también los anticipos de clientes y de proveedores, los descuentos otorgados y recibidos, y los intereses por mora.
Y cubren las diferencias de cambio, que aparecen cuando una operación pactada en moneda extranjera se cancela a una cotización distinta de la original.
La calidad de un asiento automático depende de cómo esté armado el plan de cuentas.
Un plan demasiado grueso agrupa operaciones distintas bajo una misma cuenta y hace que el registro pierda detalle.
Un plan demasiado fino obliga a configurar decenas de excepciones y vuelve frágil la automatización.
El punto de equilibrio suele estar en abrir una cuenta cuando esa apertura responde una pregunta que el negocio se hace de verdad.
El beneficio evidente es de tiempo, porque elimina la doble carga de escribir la operación y volver a escribirla en contabilidad.
El beneficio menos evidente, y bastante más grande, es de consistencia.
Cuando los asientos se generan solos, el libro diario y la operación cuentan siempre la misma historia, sin diferencias que después haya que rastrear.
Eso cambia el trabajo del área contable, que en lugar de transcribir pasa a revisar, clasificar y analizar.
La automatización cubre lo repetitivo, y lo repetitivo es la mayor parte del volumen pero no la mayor parte del criterio.
Los ajustes de cierre, las reclasificaciones y las correcciones de imputación siguen naciendo de una decisión humana.
Por eso conviene que el plan de cuentas distinga qué cuentas aceptan carga manual y cuáles quedan reservadas al movimiento que genera el sistema.
Esa distinción es la que evita que una imputación a mano desarme un saldo que el software venía calculando solo.
La contabilidad de EGA Futura se apoya en dos piezas que se configuran una sola vez: el plan de cuentas y la configuración contable de la empresa.
La Cuenta contable es el registro que define cada cuenta del plan, con su código, su clase y su saldo habitual.
Entre sus campos hay una casilla llamada Admite asiento manual, y ahí está la decisión que separa los dos mundos.
Una cuenta con esa casilla sin marcar queda reservada al movimiento que genera el propio sistema, de manera que nadie le impute una partida a mano.
La configuración guarda un juego de cuentas contables por defecto, y cada una responde a un tipo de operación distinto.
Están las de débito fiscal y crédito fiscal del impuesto al valor agregado, que separan el impuesto de las ventas del de las compras.
Están las de anticipos de clientes y de proveedores, las de descuentos otorgados y recibidos, y las de intereses por mora.
Está la cuenta de diferencias de cambio, para las operaciones en moneda extranjera.
Y están las de retenciones y percepciones, separadas según la empresa las haya efectuado o las haya sufrido.
Cada Cuenta contable indica su saldo habitual, que puede ser Deudor o Acreedor, y con eso el sistema sabe de qué lado esperar el movimiento.
La clase de cuenta ubica la cuenta dentro del activo, el pasivo, el patrimonio neto o los resultados.
El tipo de refundición define si la cuenta se cancela contra resultados o si es patrimonial y sigue viva de un ejercicio al siguiente.
El Asiento contable es el registro que guarda cada partida, con su identificador propio y su fecha.
La fecha lo ubica dentro del Ejercicio contable, que define desde cuándo y hasta cuándo corre el período y en cuántos períodos se divide.
La configuración de la empresa guarda además la fecha de cierre contable, que marca el límite a partir del cual el pasado queda firme.
Lo que se corrige es el documento que lo originó, no la partida en sí.
Como el asiento se calcula a partir de la operación, ajustar la operación es la vía natural para que el registro contable quede bien.
Un asiento modelo es una plantilla que una persona reutiliza para no escribir siempre lo mismo.
El automático no necesita que nadie lo invoque, porque se dispara cuando ocurre la operación que lo genera.
Las cuentas que el sistema alimenta solo suelen protegerse para que los saldos calculados no se desarmen.
La casilla que habilita la carga a mano se define cuenta por cuenta, al momento de armar el plan.
Los asientos automáticos alimentan el movimiento del período a medida que la empresa opera.
El cierre trabaja sobre ese movimiento ya acumulado, y por eso la fecha de cada partida es el dato que decide en qué ejercicio cae.
El asiento se almacena en el objeto EGAFutura__Asiento_contable__c, cuyo campo propio de fecha es EGAFutura__Fecha__c, de tipo Date y obligatorio.
El plan de cuentas vive en EGAFutura__Cuenta_contable__c, donde el código es EGAFutura__Codigo_cuenta__c, de tipo Text de 120 y también obligatorio.
La casilla que habilita la carga a mano es EGAFutura__Admite_asiento_manual__c, de tipo Checkbox.
El campo EGAFutura__Saldo_habitual__c es obligatorio y toma dos valores, Deudor y Acreedor, con Deudor por omisión.
El campo EGAFutura__Clase_cuenta__c guarda el código dentro del propio valor, con entradas como A: Activo, P: Pasivo, PN: Patrimonio Neto, R+: Resultado positivo, RA: Resultados acumulados y RE: Resultado del ejercicio.
El campo EGAFutura__Tipo_refundicion__c ofrece Ninguna, De resultados y Patrimonial, con Ninguna por omisión.
En estas listas la etiqueta y el valor almacenado coinciden carácter por carácter, así que un filtro por API puede usar el texto visible.
Conviene mirar con lupa EGAFutura__Tipo_cuenta__c, cuyos 21 valores empiezan con un código numérico y donde la entrada de deudas comerciales lleva dos espacios después del punto, tanto en la etiqueta como en el valor.
Se guardan en EGAFutura__Configuration__c, todas como Lookup a Cuenta contable.
Para el impuesto al valor agregado son EGAFutura__Cuenta_Debito_Fiscal_IVA__c y EGAFutura__Cuenta_Credito_Fiscal_IVA__c.
Siguen EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Clientes__c, EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Proveedores__c, EGAFutura__Cuenta_Descuentos_Clientes__c y EGAFutura__Cuenta_Diferencias_cambio__c.
Las de retenciones y percepciones llevan prefijo de país, con el patrón EGAFutura__ARG_Cuenta_Retenciones_IVA_S__c, donde la S final indica sufridas y la E, efectuadas.
El período se define en EGAFutura__Ejercicio_contable__c, con EGAFutura__Vigencia_desde__c y EGAFutura__Vigencia_hasta__c, más EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c.
Su lista EGAFutura__Estado__c toma Abierto y Cerrado, con etiqueta igual al valor.
El límite de edición del pasado se guarda en EGAFutura__Fecha_Cierre_contable__c, de tipo Date.