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Tutoriales actualizados
Comprende cómo el estado Activo del producto afecta su disponibilidad general y qué revisar antes de deshabilitarlo en inventario y listas de precios.
La casilla Activo del registro indica si el producto puede utilizarse en nuevas operaciones. Su efecto puede alcanzar listas de precios y procesos relacionados.
Desactivar conserva el registro y su historial. Es preferible a eliminar cuando necesitamos impedir uso futuro sin perder trazabilidad.
Revisamos stock, documentos abiertos, listas, integraciones y reemplazos. Comunicamos el cambio a las áreas involucradas.
Ingresamos a Inventory y verificamos código y nombre.
Consultamos stock, listas de precios y operaciones pendientes.
Accedemos a Detalles y localizamos Activo.
Activamos o desactivamos según la aprobación.
Leemos cualquier advertencia o validación.
Confirmamos el comportamiento en vistas y operaciones nuevas.
Verificamos que el producto aparezca en la vista activa o inactiva correcta y que no se haya afectado otro registro.
Definimos un motivo y fecha para cada desactivación. Si existe reemplazo, lo documentamos en el producto y en los procesos comerciales.
No desactivamos para corregir un problema temporal sin investigar ni eliminamos registros con historial.
Consulta gestión de inventario, stock y depósitos y EGA Futura Inventory para ampliar este procedimiento.
Registramos quién aprobó el cambio, la fecha, el motivo y el producto sustituto cuando existe. Esa información permite responder consultas de ventas, compras y depósito sin reactivar un artículo por error. También facilita revisar productos inactivos de forma periódica y mantener el catálogo ordenado.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para llevar el stock por almacén con trazabilidad y sin recuentos a ciegas, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las dudas que aparecen antes de desactivar un artículo del catálogo.
No. Conserva datos y relaciones.
Puede afectar la disponibilidad general; lo comprobamos.
Sí, si vuelve a ser válido y tenemos permisos.
Los revisamos antes del cambio.
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Qué quiere decir que un producto esté activo o inactivo? En la página de inicio del objeto Productos encontramos las listas de lista de productos, entre las cuales vamos a identificar dos vistas de lista que ya vienen con un filtro aplicado: Todos los productos activos y la vista Todos los productos inactivos. Recordemos estas dos vistas de lista y vamos a ingresar a todos los productos, porque en este vídeo vamos a explicar cómo funciona la casilla de selección Activo que encontramos dentro del registro de un producto.
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Ingresemos a la vista de lista Todos los productos que encontramos en la página de inicio del objeto Productos. Vamos a ingresar a un producto: Elijamos éste, prestemos atención al nombre ya que lo vamos a usar como ejemplo. Vamos a ingresar al producto que se llama Nikon D3100.
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En el sector Detalles del registro del producto encontramos la casilla Activo. Esta casilla puede estar activada o desactivada. Vamos a presionar el botón Modificar para poder acceder al modo de edición de este sector Detalles del registro del producto. Encontramos el botón en la barra de acciones del registro y aquí tenemos la casilla Activo.
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La casilla está habilitada cuando está seleccionada y en este caso el producto estará activo y la casilla está deshabilitada cuando está vacía y en este caso el producto estará inactivo o desactivado.
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Qué efectos tiene esta casilla activa o desactivada en las vistas de lista? Si esta casilla está activada, hará que el producto aparezca en la vista de lista de productos activos. Si la casilla está desactivada, hará que este producto aparezca en la vista de lista de productos inactivos.
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Guardemos la casilla Activada. El producto está activo y vamos a la lista de productos activos y encontramos entre los registros al producto Nikon D3000 y en la vista de lista de productos inactivos no encontramos a este producto.
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Volvamos al registro del producto, porque la función más importante del campo Activo es el efecto que tiene sobre las listas de precios. La función que tiene la casilla Activo es activar o desactivar al producto de todas las listas de precios de la que forme parte el producto. Cuando se active o desactive un producto todos los precios relacionados para ese producto se activarán o se desactivaran al mismo tiempo.
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Miremos la lista relacionada listas de precios para este producto. Lo que nos está indicando esta lista relacionada es que este producto Nikon D3000 forma parte de la lista de precios Estándar, de la lista de precios Retail y de la lista de precios Primera compra y lo vemos indicado en esta columna que corresponde al campo Activo, quiere decir que este producto está activo en cada una de estas tres listas de precios.
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Lo que vamos a comprobar es que si se desactiva el producto, también se desactivarán los precios del producto en todas las listas de precios de la cual forma parte el producto y entonces lo veremos reflejado en la lista relacionada Listas de precios del registro del producto.
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Entonces vemos el producto activo y vemos esta columna donde figura el producto activo para estas tres listas de precios. Vamos a modificar el estado del producto, presionamos el botón Modificar, desactivamos el producto, guardamos los cambios y observamos en la lista relacionada Listas de precios cómo se ha desactivado este producto para cada una de todas las listas de precios de la cual forma parte este producto.
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Qué quiere decir que el producto esté inactivo para todas estas listas de precios? Que este producto no va a estar presente en estas listas de precios, con lo cual no va a poder ser usado este producto para agregarse a ningún comprobante de venta, ni presupuesto, ni cotización, ni venta. El producto no existe para las operaciones comerciales.
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Vamos a hacer una prueba. En este caso tenemos al producto inactivo. Vamos a un pedido; es un pedido que está usando la lista de precios Primera compra. Vamos a hacer la prueba de agregar productos: Presionamos el botón Agregar productos a este pedido, vemos que utiliza la lista de precios primera compra de la cual formaba parte esta cámara Nikon y buscamos entre los productos disponibles y vemos que Nikon D3100 no aparece entre los productos disponibles. Es decir, no lo podemos agregar a este pedido.
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Volvamos al registro del producto para activarlo. Volvamos a ver las casillas que están deshabilitadas, presionamos el botón Modificar, activamos el producto, guardamos los cambios y automáticamente también se habilitó nuevamente el producto para todas las listas de precios. Vamos al pedido para ver si podemos agregar este producto, recordemos que la lista de precios que usa el pedido es primera compra. Volvamos al pedido, presionamos el botón Agregar productos, vemos que usamos la lista Primera compra y ahora sí encontramos el producto Nikon D3100 para agregarlo a este pedido.
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Completemos el proceso: Presionamos Siguiente, completamos los campos y finalmente con el botón Guardar hemos podido agregar este producto a un pedido porque estaba activo para esa lista de precios.
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Retornemos al producto y lo que hemos aprendido es que cuando la casilla está activa en el sector Detalles del producto, este producto estará disponible en todas las listas de precios de la cual forme parte. Si desactivamos el producto, automáticamente se va a deshabilitar este producto para todas las listas de precios de las que forme parte.
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Antes de terminar, una pregunta muy chiquitita, pero muy importante: se puede deshabilitar el producto para una sola de las listas de precios? Sí, lo vamos a ver en otro tutorial, pero les adelanto: Con el menú de acciones rápidas que figura a la derecha de cada una de las listas de precios dentro del registro del producto presionamos Modificar, desactivamos el producto para esta lista de precios únicamente y una vez que lo desactivamos, guardamos los cambios y vemos que el producto figura desactivado exclusivamente para esa lista de precios.
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