El costo se mide a tres años, y ahí la licencia es apenas uno de los cinco componentes: el total del período sorprende a casi todos. Lo mueven cinco variables: usuarios, alcance, datos a migrar, integraciones y quién implementa.
Somos EGA Futura y desarrollamos EGA Futura ERP, y lo decimos desde el principio. Nuestros montos viven en la página de precios.
Recorremos los cinco componentes del precio de un ERP, los costos ocultos, el total y el retorno.
Cada una multiplica a las demás, y las definimos antes de pedir propuestas.
Consejo: anotemos los usuarios reales, las áreas de la primera etapa y las fuentes de datos a migrar.
Son licencias, implementación, migración de datos, capacitación con cambio interno, y mantenimiento con soporte. Cada uno esconde el costo en otro lugar.
La licencia es el derecho de uso: en SaaS se paga por usuario y por mes; en un modelo local, una vez, más un mantenimiento anual.
Se esconde en la edición, porque la básica no trae lo que tu empresa necesita, y en el tipo de usuario: quien consulta cuesta menos que quien factura.
Es configurar el sistema para los procesos de tu empresa: plan de cuentas, listas de precios, aprobaciones y comprobantes. Se cotiza por horas de consultoría.
En el modelo de dos proveedores suele ser el rubro más grande de la primera factura, y el que más varía de una propuesta a otra.
El sobreprecio llega en cada informe a medida: se cobra aparte y se repite en cada actualización.
Importar los datos es limpiar, ordenar y cargar clientes, proveedores, productos y saldos, por hora y por cantidad de objetos.
Lo caro es la limpieza previa: los datos sucios se pagan dos veces, la hora del consultor y la del equipo.
Es el componente que más se subestima al cotizar, y la guía para pasar de Excel a un ERP detalla ese trabajo.
La capacitación formal viene como un paquete de horas de entrenamiento. El cambio interno no figura en ninguna propuesta y es lo que más subestimamos.
Son horas del equipo de tu empresa ordenando procesos y cargando datos, mientras el trabajo diario sigue.
Incluye actualizaciones, atención cuando algo falla y, en el modelo local, servidores y respaldos. El costo real vive en el horario que la propuesta deja afuera.
Consejo: pidamos que cada propuesta separe los cinco componentes en cinco renglones, con su unidad: por usuario, por hora, por objeto o por proyecto.
Cambian el costo de implementación, los tiempos y a quién llamamos cuando algo falla. Con dos proveedores el fabricante vende y un socio implementa; con uno solo, una sola empresa responde.
El fabricante cobra la licencia y el socio cobra las horas, cada uno con su contrato, su margen y su mesa de ayuda. Cuando algo falla, cada uno señala al otro.
Esa discusión no figura en ninguna propuesta, pero la paga tu empresa en días de operación.
Hay un contrato, un precio y un teléfono, y quien implementa conoce el producto, así que las horas de consultoría bajan.
La contracara es que todo depende de un proveedor: revisamos su trayectoria, su documentación y su soporte.
| Aspecto | Dos proveedores | Un solo responsable |
|---|---|---|
| Contratos | Dos: licencia e implementación | Uno |
| Personalizaciones | Se rehacen en cada actualización | El fabricante las mantiene |
| Cuando algo falla | Dos mesas que se derivan entre sí | Una sola puerta de entrada |
| Precio | Cotización a medida | Publicado y comparable |
Consejo: preguntemos quién atiende el reclamo cuando una factura no sale, y pidamos esa respuesta por escrito.
Compara los planes de EGA Futura ERP, con precios publicados, en la página de precios.
Son los que no figuran en la propuesta porque los paga tu empresa y no el proveedor. Son seis, y les ponemos número antes de firmar.
Aparecen en casi todos los proyectos, con cualquier sistema elegido.
El último ya lo estamos pagando, y por eso no aparece como gasto nuevo.
Consejo: estimemos las horas internas así: personas involucradas × horas semanales × semanas de proyecto.
Sumando los cinco componentes más los costos ocultos, año por año, durante tres años, un horizonte que ya muestra renovaciones y usuarios nuevos.
Caso ilustrativo: una empresa mediana con 20 usuarios contrata un ERP en la nube con dos proveedores y montos inventados, para mostrar el método.
Supuestos: USD 50 por usuario y por mes, cuatro usuarios más desde el segundo año, implementación igual a dos veces la licencia inicial, seis meses de convivencia y ningún desarrollo a medida.
Las licencias del primer año salen de 20 × USD 50 × 12 = USD 12.000; las del segundo, de 24 × 50 × 12 = USD 14.400. La capacitación junta USD 4.000 de entrenamiento con USD 12.000 de horas internas: 20 personas × 40 horas × USD 15.
| Componente | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Total |
|---|---|---|---|---|
| Licencias | USD 12.000 | USD 14.400 | USD 14.400 | USD 40.800 |
| Implementación | USD 24.000 | USD 0 | USD 0 | USD 24.000 |
| Migración | USD 6.000 | USD 0 | USD 0 | USD 6.000 |
| Capacitación y horas internas | USD 16.000 | USD 2.000 | USD 2.000 | USD 20.000 |
| Mantenimiento | USD 3.000 | USD 4.500 | USD 4.500 | USD 12.000 |
| Doble sistema | USD 3.000 | USD 0 | USD 0 | USD 3.000 |
| Total | USD 64.000 | USD 20.900 | USD 20.900 | USD 105.800 |
En este caso las licencias explican USD 40.800 de USD 105.800, y el primer año cuesta USD 64.000: más que las licencias de los tres años juntas.
La comparación honesta es la fila Total, no la licencia mensual.
Consejo: armemos esta tabla con los números de tu empresa y pidamos a cada proveedor que complete su columna.
Se lee buscando lo que no dice: qué pasa al sumar usuarios, qué cubre el soporte y quién responde.
Ordenan la reunión comercial y dejan la respuesta documentada.
Consejo: enviemos estas siete preguntas por email antes de la reunión y comparemos las respuestas.
Poniendo número a cuatro ahorros medibles: horas administrativas, quiebres de stock, morosidad y errores de facturación. Después los comparamos contra el costo total.
Cada uno se calcula con datos propios que tu empresa ya tiene.
Bajar los días de cobro es el ahorro que antes se ve, y el circuito está en la guía de gestión de cuentas por cobrar.
Los quiebres y las diferencias solo se miden cuando el sistema coincide con la estantería, algo que logra un inventario físico bien planificado.
Caso ilustrativo: seguimos con la misma empresa de 20 usuarios, con montos inventados.
El ahorro anual es USD 42.000, pero corre con el sistema en uso: con cuatro meses de puesta en marcha, el primer año aporta USD 28.000.
Son USD 112.000 en tres años contra USD 105.800 de costo, así que en este ejemplo el retorno llega dentro del tercer año. Con otros supuestos cambia, y los costos ocultos deciden si se cumple.
Consejo: midamos una semana cuántas horas se van en cargar datos dos veces; ese número decide medio proyecto.
No conviene cuando la operación es muy chica para amortizarlo o cuando los procesos cambian cada mes sin un responsable. Ahí queda mal configurado antes de arrancar.
Aparecen en la primera reunión y nos ahorran un proyecto fallido.
Esperar sale caro cuando hay dos personas cargando los mismos datos o el cierre del mes demora más de una semana.
La guía sobre qué resuelve un ERP y cómo elegirlo ayuda a ubicar la etapa de tu empresa antes de pedir propuestas.
Consejo: cronometremos el cierre del mes; si demora más de cinco días hábiles, no decidir ya cuesta más que decidir.
Con EGA Futura ERP el costo se conoce antes de la primera reunión: los precios están publicados y son los mismos para cualquier empresa.
No hay un socio implementador en el medio ni dos mesas de ayuda: la misma empresa desarrolla, implementa, documenta y responde.
Funciona en la nube, sin servidores ni respaldos que mantener.
Sobre el soporte conviene hacer la misma pregunta que a cualquier proveedor: qué cubre y en qué horario. Los montos de cada plan viven en la página de precios.
Las aplicaciones cubren ventas, compras, inventario, tesorería y contabilidad, y EGA Futura Clarity sigue los indicadores clave de rendimiento del retorno.
Consejo: comparemos la columna de tres años con los planes publicados, y sumemos las horas internas.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas aprendimos a leer los presupuestos al revés, y la lección es una sola: el número cerrado casi nunca es el número final.
Publicamos los planes después de ver la misma escena muchas veces: dos empresas parecidas recibiendo dos números distintos. Cuando el precio está a la vista, la conversación deja de ser una negociación y pasa a ser sobre los procesos de tu empresa.
Renunciamos a competir por precio porque el ERP más barato del primer año suele ser el más caro del tercero, cuando aparecen las personalizaciones rotas y las horas fuera de contrato.
Lo que más se repite es el presupuesto a medida que llega bajo y se reabre a los tres meses: usuarios que no estaban, una integración que nadie había contemplado, un informe que resultó ser un desarrollo a medida.
Cada apertura llega cuando el proyecto ya está a mitad de camino y tu empresa no puede volver atrás. Esa asimetría es la que un precio publicado elimina.
Agenda una demo de EGA Futura ERP para recorrer los planes con los números de tu empresa: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Son las dudas que más recibimos cuando una empresa mediana compara propuestas.
Depende de los usuarios, el alcance funcional, los datos a migrar, las integraciones y quién implementa. La licencia es solo uno de los cinco componentes, y el número a comparar es el total a tres años.
Es el total de licencias, implementación, migración, capacitación, soporte y costos ocultos durante tres años. Sirve para comparar propuestas por lo que cuestan de verdad.
En la nube se paga una suscripción por usuario, sin servidores ni personal técnico. En uno local la licencia se paga una vez, pero se suman equipo, energía, respaldos y mantenimiento.
Las horas internas, el doble sistema, las personalizaciones que se rompen con cada actualización y las integraciones. Ninguno figura en la propuesta porque los paga tu empresa.
Depende de cuatro ahorros: horas administrativas, quiebres de stock, morosidad y errores de facturación. No hay un plazo estándar: lo sensato es estimarlo con los números propios y compararlo contra el costo total.
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