Gestión de crisis empresariales

Estrategias para Empresas y Profesionales

Evita que la producción de tu empresa se detenga conociendo lo que hemos preparado para que logres solucionar cualquier incidencia, y cómo afrontar una crisis. EGA Futura es conocimiento y pone la nube en tus manos.

Responder antes de que un incidente detenga la operación

La gestión de crisis exige detectar señales, asignar responsables, documentar decisiones y aprender de cada problema para reducir su impacto.

Este hub reúne métodos y herramientas para prevenir incidentes, coordinar respuestas y convertir cada resolución en conocimiento reutilizable.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una crisis, un incidente y un problema?

Estas tres palabras están vinculadas en la gestión empresarial y presentan ciertas diferencias que es conveniente aclarar.

Un incidente es una paralización no esperada del servicio o de la producción en la compañía, pero sin un impacto general que amerite preocupación o alarma. 

Y un problema es la suma de varios incidentes en un periodo de tiempo que tienen algo en común.  Los problemas al mismo tiempo, son los originadores de incidentes.

Esto indica que los incidentes son precisos y bien conocidos, mientras que los problemas son más profundos y desconocidos.

La frecuencia con la que aparecen cierto tipo de incidentes (consecuencias) lleva a pensar que existen problemas (causas) por solucionar. Y los problemas sin solucionar dan lugar a las crisis.

Una crisis es un momento muy difícil en la organización que puede tener consecuencias de mucha importancia. Esto parece algo negativo, pero lo cierto es que las crisis generan cambios que de la mano de buenas decisiones son muy positivos.

Y entonces ¿Qué es la Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas?

Es el proceso por el cual la organización, intenta tomar el control de los acontecimientos importantes que pudieran causarle daños a sí misma o a sus clientes.

Cuando se crean departamentos dentro de la mediana o gran empresa para atender estos eventos, es necesario disponer de buenas relaciones públicas.

Las articulaciones con otros entes siempre son necesarias para afrontar las crisis con rapidez.

El área o departamento de Gestión de Crisis necesita contar con personal calificado y bien preparado para desarrollar estas funciones.

¿Cuál es el objetivo de la Administración de Incidentes y Problemas?

La finalidad de contar con un área o departamento dentro de la empresa que se encargue de ello, es evitar la interrupción de servicios y comercialización de productos. Al mismo tiempo se busca aumentar la productividad de la organización, analizando problemas que puedan causar incidentes innecesarios.

La respuesta debe ser inmediata de forma que se puedan restablecer las operaciones en el menor tiempo posible sin afectar la productividad.

De no operarse con rapidez un simple incidente puede tener un impacto considerable para la compañía, con pérdidas económicas y hasta una posible pérdida de clientes.

¿En qué se diferencia la Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas de la gestión de riesgos?

La Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas implica atender los imprevistos en la medida en que van apareciendo. Sin embargo, la gestión de riesgos intenta adelantarse a estos hechos para evitar su aparición.

La gestión de riesgos conlleva a la evaluación de las potenciales amenazas para generar planes y estrategias que los eviten, retrasen o solucionen

¿Cuáles son los elementos comunes en una crisis?

Toda crisis presenta una serie de rasgos o elementos comunes que se pueden agrupar de la siguiente manera:

  • Representa una amenaza para la compañía.
  • Siempre se presenta por sorpresa.
  • Implica la toma de decisiones muy rápida, en el menor tiempo posible.
  • Traen consigo cambios o advierten de la necesidad de cambiar.

Estos elementos deben ser tomados en cuenta para administrar los mejores procedimientos que les den solución efectiva.

¿Qué se debe hacer para gestionar las crisis, incidentes y problemas?

Controlar las crisis, incidentes y problemas requiere de un conocimiento muy amplio de la empresa en general. Y por eso las competencias necesarias para hacer frente a ello deben mantenerse en constante actualización.

De forma general, los pasos para avanzar hacia la solución son:

  • Detectar el problema, su ubicación, origen, causas y todo lo que puede resultar afectado a consecuencia del mismo.
  • Realizar un registro detallado de todo lo que involucra el incidente o problema.
  • Investigar a fondo y con detalles elaborando un diagnóstico preciso de la situación.
  • Clasificar las incidencias por niveles y establecer prioridades en la solución.
  • Formular y escoger con rapidez la mejor estrategia para dar solución al evento.
  • Aplicar los protocolos, técnicas y procedimientos disponibles para resolver el problema.
  • Cerrar el caso y evaluar todo lo realizado.
  • Llevar una memoria escrita de los eventos problemáticos y comunicar los puntos de interés a la dirección de la empresa para evitar su reaparición.
Siguiendo esos pasos es posible mantener sin interrupciones los niveles de producción, prestación de servicios y comercialización de productos.

De forma que es vital contar con un equipo de profesionales muy capacitados en los cuales confiar siempre el destino de la producción.

Estrategias y tácticas

Descubre todo lo que hemos preparado para que tu negocio crezca y se mantenga produciendo al llevar una adecuada Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas.
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Aplicaciones de EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está compuesta por un grupo de aplicaciones vinculadas entre sí, todas trabajando de manera integrada sobre la misma base de datos.
La Plataforma EGA Futura cuenta con las aplicaciones necesarias para llevar a cabo los diferentes pasos que requiere la Gestión de Incidentes y Problemas. Pon a prueba todo el poder de nuestros recursos en la nube.
Tutoriales
Glosario

Observaciones (Empleado)

Una Observación es la nota que queda asentada en el registro de un empleado para documentar un hecho: una felicitación, una sanción, un comentario o cualquier suceso relevante de su desempeño. Se distingue de la evaluación de desempeño en que esta última es un proceso periódico y estructurado, mientras que la Observación registra un episodio puntual en el momento en que ocurre. Se consulta desde el legajo y desde los Informes. Su valor está en la acumulación: una evaluación sostenida por hechos escritos se puede discutir, una sostenida por recuerdos no.

Outsourcing

El outsourcing, o tercerización, es el acuerdo por el cual una empresa le encarga a un proveedor externo una función que podría realizar con personal propio. Lo que lo distingue de una compra cualquiera es que no se contrata un producto sino la responsabilidad continuada sobre un proceso: liquidación de sueldos, soporte técnico, depósito, contabilidad o desarrollo de software. La empresa cambia costos fijos de estructura por un costo variable atado a un contrato y, a cambio, cede el control directo sobre cómo se ejecuta esa tarea. Suele reservarse para procesos que no forman parte de la actividad central, porque delegar esa actividad implica ceder aquello que la diferencia.

Convertí incidentes en procesos trazables

EGA Futura Service registra problemas, incidentes, responsables y seguimiento en un único flujo de trabajo.

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