Suscripción a Informe o Panel
Las Suscripciones a Informes y Paneles permiten a los usuarios recibir automáticamente, vía correo electrónico, datos actualizados sin ingresar a la plataforma. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones oportunas, evitando revisiones manuales y asegurando que la información relevante llegue directamente a quien la necesita.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Educación (Empleado)
Es un lugar dentro de la base de datos, en donde es posible registrar la educación primaria, secundaria, terciaria, universitaria, posgrados y toda aquella educación formal e informal que el empleado haya recibido.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
Esta funcionalidad de la plataforma, envía de manera automática una copia oculta o BCC, de cada mensaje de correo electrónico saliente, a la dirección de email que se especifique en la configuración de EGA Futura. La activación de esta característica, le impide que los usuarios que modifiquen el campo CCO de cualquier mensaje de correo, y al mismo tiempo desactiva la opción CCO automática en Mi configuración de email.
ERP Nube
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un registro en la base de datos. Los Tipos de registro determinan los procesos de la empresa, los formatos de página y los valores de lista de selección a los que acceden los usuarios de la organización.
Calendario
El Calendario es la pantalla que permite registrar eventos y hacer un seguimiento visual de la agenda y de la ocupación de los recursos compartidos.
Calendario público
Son los calendarios que agrupan los eventos de interés para un área o departamento completo de la compañía. Los eventos que tienen que ver con un área específica y deben ser de conocimiento común se agendan en el calendario correspondiente. Ese calendario queda disponible para toda la organización, y cada usuario elige cuáles agrega a su Vista de calendario para verlos.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Ticket de servicio
Un ticket de servicio es el registro donde el área de servicio, soporte o atención al cliente deja constancia de un pedido y de todo lo que se hace para resolverlo. En el ERP de EGA Futura cada ticket exige categoría, estado y prioridad, y se puede vincular a una cuenta, a un contacto, a un área funcional, a una ubicación y al usuario asignado. Sirve para órdenes de reparación, instalaciones, garantías, reclamos y casos de soporte técnico. La Plataforma cuenta sola cuántos productos se consumieron en cada ticket y cuántas unidades.
Incidente
Un Incidente es la interrupción no planificada de un servicio que la empresa usa o presta, o la caída de calidad de un servicio, de un proceso comercial o de la fabricación de un producto. Es el síntoma que se ve y se sufre, no la causa que lo origina: esa causa se registra aparte como Problema. Cada Incidente se abre con una categoría, una prioridad y un estado, se le asigna un responsable y avanza por etapas hasta quedar resuelto y cerrado. Tampoco conviene confundirlo con un ticket de servicio, que es el pedido concreto que entra por el canal de atención.
Documento
Un documento es un texto formal que la empresa necesita conservar, encontrar y poder demostrar que estaba vigente en una fecha concreta: una política, un contrato, un manual, un procedimiento o una especificación técnica. Lo que lo distingue de un archivo suelto es que tiene ciclo de vida propio: nace como borrador, se aprueba, entra en vigencia, se revisa y en algún momento queda obsoleto. Dentro del ERP de EGA Futura el documento es un registro con su tipo, su estado, su número de versión, su fecha de inicio de vigencia y su fecha de caducidad, y puede apuntar al archivo pesado guardado fuera de la Plataforma.
Cronología de actividad
La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Recibo de pago
Un recibo prueba que se pagó; una factura prueba que se debe. Esa es toda la diferencia, y confundirlas es lo que termina descuadrando una cuenta corriente. El recibo de pago es el documento con el que quien cobra deja constancia de haber recibido un importe, y queda en manos de quien pagó como su comprobante. Lo puede emitir tanto una empresa como una persona, y cubre desde el alquiler de un inmueble hasta la cancelación parcial de una factura. Cuando el pago no cubre el total, el recibo deja escrito el importe entregado y el saldo pendiente. Su valor frente al fisco no es igual en todos los países.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.
Pista de auditoría
La pista de auditoría es el conjunto de documentos, físicos o digitales, que guarda el rastro de cada operación de la empresa y permite verificarla en una auditoría.
Resultados pendientes de aplicación
Los resultados pendientes de aplicación son los beneficios o pérdidas obtenidos por una compañía en un ejercicio económico para los cuales no se ha definido su asignación o destino. Son un subgrupo de cuentas que toma resultados de signo positivo o negativo generados en un ejercicio anterior. Los destinos posibles de aplicación para los beneficios que hayan surgido del ejercicio contable van desde reservas, provisiones o gastos futuros conocidos o imprevistos a dividendos a repartir entre los socios.
Provisión de fondos
Es el adelanto de dinero que se realiza al profesional que presta un servicio para que pueda cubrir gastos de tramitación y otros relacionados al mismo. La solicitud del adelanto para gastos es muy común por parte de los abogados u otros asesores a sus clientes. La finalidad es cubrir los gastos que tendrá el profesional por concepto de registros, movilización, dieta y otros. También se lo solicita como anticipo de los honorarios profesionales totales que se hayan establecido por los servicios que se van a brindar. En algunos casos los primeros gastos ya están realizados y se solicita la provisión de fondos como reembolso de los mismos.
Principio de caja
Es el criterio o norma que establece que los ingresos y gastos se deben registrar en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha o período en el que se haya materializado la entrega del bien o prestación del servicio, el registro contable se efectuará en el momento que ingresa el dinero o se produzca la salida según la operación de la que se trate. Esto quiere decir que el registro de la operación se hace cuando se produce la corriente monetaria, el cobro o pago del dinero. Habitualmente en las transacciones realizadas a plazos se aplica el principio de caja.
Principio de devengo
Es la norma aceptada en contabilidad que determina que las operaciones económicas se deben registrar cuando sucedan, junto con los gastos y los ingresos asociados, debiéndose imputar al ejercicio al que correspondan las cuentas anuales con independencia de la fecha de su pago o cobro. Las transacciones económicas se deben registrar cuando ocurren. Eso quiere decir que el registro se hace en el momento del hecho económico y no en la fecha de cobro o pago. El movimiento debe ser anotado cuando sucede el hecho económico.
Principio de equidad
El principio de equidad es el que impide que la contabilidad se escriba a favor de alguien: obliga a que los estados contables reflejen la situación real sin privilegiar ni perjudicar a ninguna de las partes con interés en la empresa. Aparece en la tradición latinoamericana de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como postulado básico, y en el marco de las normas internacionales la misma idea circula con el nombre de neutralidad. No es una regla de cálculo sino un criterio que orienta a todas las demás, y por eso se nota más cuando falta que cuando está. Conviene además no confundirlo con el equity del inglés, que significa patrimonio neto.
Principio de prudencia
Es uno de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Establece que los gastos y las pérdidas se registran desde el momento en que se conocen o se vuelven probables, mientras que las ganancias se registran solo cuando quedan efectivamente realizadas. Esta norma o criterio hace que la compañía se sitúe en el escenario más conservador, y eso ayuda a tener una idea fiable de su situación. Este principio permite manejar la contabilidad con cautela y anticiparse a las pérdidas.
Préstamo
Es una operación mediante la cual una persona física o entidad jurídica otorga a otra cierta cantidad de dinero que le ha sido solicitada, y que luego de un tiempo acordado deberá ser restituida a quien la prestó, fraccionada en pagos o todo junto, habitualmente con un recargo por intereses. La persona o ente que recibe el dinero (prestatario) se compromete a devolverlo al prestamista, más una cantidad extra correspondiente a los intereses. Esta operación financiera se lleva a cabo mediante un contrato o acuerdo entre las partes.
Pasivo no corriente
Es la deuda u obligación de pago contraída por una empresa con una persona natural (física) o jurídica y que debe ser cancelada a largo plazo. Este lapso de tiempo para pagar es superior a un año, por lo cual son deudas que no se cancelan durante el ciclo anual de operaciones. Son útiles para financiar a la organización. También se le conoce como pasivo fijo y durante el primer año no se realiza sino el aporte correspondiente a los intereses. Además, es un tipo de pasivo que, junto al pasivo corriente, se puede apreciar en el balance de situación de la compañía.
El Pasivo no corriente surge de la necesidad de obtener financiamiento para adquirir activos fijos, así como cancelar bonos.
Pasivo corriente
Es aquella parte del pasivo empresarial que se refiere a las obligaciones o deudas exigibles a corto plazo (en menos de un año). También se conoce como Pasivo circulante y es parte del balance de situación en contabilidad. Este tipo de pasivo (préstamos) es utilizado para financiar a la empresa y desarrollar sus actividades.
El pasivo corriente forma parte, junto al pasivo no corriente, de los pasivos de una empresa. Resultan muy útiles para organizar las cuentas de la compañía.
Gasto financiero
Son aquellos gastos que se generan cuando se toma deuda para obtener un financiamiento para la actividad desarrollada por la empresa. De manera que se producen cuando se recurre a un tercero para solicitar dinero en préstamo o crédito. Tanto personas físicas (naturales) como jurídicas pueden solicitar financiamiento y a partir de que éste le es otorgado quedan sometidos a tales gastos. Los recursos solicitados se convierten en una deuda y ello es lo que genera el gasto, que incluye el interés cobrado por el acreedor.
Plantilla de correo electrónico
También llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electrónico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el envío de mensajes de correo electrónico. Es un texto que se redacta con anticipación, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido.
Correo electrónico
Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite.
Fecha de vencimiento de una factura
La fecha de vencimiento es el día en que una factura deja de ser un papel y pasa a ser una deuda exigible: hasta ahí el cliente está en plazo, y desde el día siguiente está en mora. No es lo mismo que la fecha de emisión, que es cuando la factura nace, y en las operaciones de contado las dos coinciden. Cuando la venta es a plazo, en cambio, la distancia entre una y otra es exactamente el crédito que la empresa le está dando al cliente. Esta entrada explica cómo se fija esa fecha, por qué conviene escribirla como fecha exacta y no como un plazo en días, y cómo la registra el ERP de EGA Futura junto con sus avisos de cobranza.
Endoso
Endosar es transferir a otra persona el derecho que un documento otorga, y alcanza con firmarlo al dorso para que la transferencia quede hecha. La palabra nombra tres cosas distintas que conviene no mezclar: el endoso de un cheque o un pagaré, que traslada el derecho a cobrarlo; el endoso de una póliza de seguro, que es el documento con el que se modifica un contrato ya emitido; y el endoso de un título de vehículo, que cambia al titular registral. En el primer caso el endoso es indivisible: no se cede la mitad de un cheque. Los requisitos exactos y los tipos admitidos los fija la ley de cada país.
Vencimiento
El vencimiento es la fecha en la que termina el plazo que tiene un cliente para pagar una deuda. Desde ese día el acreedor puede reclamar el cumplimiento.
Pagaré
Se denomina pagaré a un tipo de título o documento formal, propio del área contable. Es un título de crédito. Lo emite el deudor para establecer un compromiso de pago con un beneficiario (o acreedor), por una cierta cantidad de dinero, en un lugar y fecha determinados para la cancelación de la deuda (Fecha de vencimiento). Este documento debe contener lugar y fecha de emisión para ser válido, e incluir en su redacción, la promesa de que se efectuará el pago incondicionalmente. La firma del pagaré implica una obligación de pago.
Departamento de legales
Es la división de la empresa que atiende todo lo relativo a los asuntos legales o jurídicos que tienen que ver con la compañía. Se encarga de la elaboración de normas, la representación legal ante conflictos o litigios, juicios y negocios. Cumple, entre otras, una función de defensa y protección de los intereses de la empresa ante hechos contractuales que puedan afectarla. Su tarea es preservar el marco legal de la actividad de la compañía con funciones preventivas, evaluadoras, mediadoras, normalizadoras, adecuadoras y llegado el caso, estratégica ante demandas, defensiva y patrocinadora legal ante conflictos.
Asesor jurídico
Es la persona encargada de realizar un análisis de determinada problemática en materia legal y ofrecer soluciones y recomendaciones. Para cumplir con eficiencia ese asesoramiento, se asegura de que una empresa no cometa algún o error o infracción de acuerdo a lo que ordenan las leyes y normativas. A tales fines, el asesor jurídico revisa acuerdos, contratos, convenios, leyes y otros documentos para asegurar el mayor beneficio de la compañía dentro del marco de la legislación vigente.
Negocio
En español la palabra Negocio nombra tres cosas distintas, y confundirlas enreda más de una conversación: la actividad económica que una organización sostiene en el tiempo, la operación concreta que se cierra con alguien, y el local donde se atiende al público. En su sentido más amplio, un Negocio es una actividad que entrega algo de valor y obtiene un ingreso a cambio, con ánimo de lucro. Lo que lo vuelve sostenible no es la venta suelta, sino que el ingreso supere de forma repetida a lo que cuesta producirlo. Por eso un Negocio se mide y no se intuye.
Firma electrónica
Es cualquier dato en formato electrónico que se incorpora a un documento o mensaje y que el firmante utiliza para manifestar su voluntad de firmarlo. Agrupa métodos muy distintos entre sí, desde la firma manuscrita capturada con un escáner hasta la firma digital basada en certificados y claves criptográficas.
Pago online
Es un intercambio de valor que se realiza por medios electrónicos. Una persona, en lugar de pagar por un bien o servicio con dinero físico, paga mediante elementos tecnológicos a distancia. Así, se pueden pagar facturas de servicios o realizar compras por Internet sin necesidad de acudir en persona a una tienda u oficina comercial.
Pasivo
Es una deuda u obligación contraída por la empresa en el pasado para financiar su actividad productiva. En contabilidad se ve reflejado en el balance de situación, de acuerdo al marco contable vigente en cada país. Visto que tiene como objetivo el financiamiento de la empresa, un Pasivo sirve para pagar o comprar activos.
Sectores de un registro
Son espacios de trabajo que se encuentran dentro de la página de un registro que reúnen los campos que están relacionados entre sí. Son secciones que agrupan campos dentro de un registro para organizarlos de forma que permitan al usuario realizar un trabajo más eficiente. A los sectores del registro también se los denomina secciones, regiones, espacios y a veces: elementos, fichas pestañas o componentes, ya que algunos sectores del registro están reservados para poder trabajar con funcionalidad asociada al registro, comunicarse con los colegas a través de la red social empresarial o interactuar directamente con otros objetos de la plataforma sin tener que salir del registro.
Reservas
Son aquella parte de los beneficios que ha generado una compañía y que no se han repartido entre los asociados. Esto las convierte en un elemento de suma importancia para su auto-financiación y también para cumplir con obligaciones de pago a futuro. También se pueden generar a partir de la revalorización de los activos o mediante el aporte de los accionistas para ampliar el capital.
Periodificación
Es un proceso que consiste en reconocer los ingresos y gastos en el periodo contable en el que se realizaron. Ello forma parte de una obligación tributaria que busca declarar los impuestos correspondientes a cada ejercicio económico. De modo que, cuando se periodifican los gastos e ingresos, no se toma en cuenta el momento en que se harán efectivos los pagos o cobros.
Plan General de Contabilidad (Plan de cuentas)
El Plan general de contabilidad es la lista ordenada y codificada de todas las cuentas que una empresa usa para registrar sus operaciones. También se lo llama plan de cuentas, plan único de cuentas o catálogo de cuentas: cambia el nombre según el país, no el propósito. Funciona como el índice de la contabilidad, porque cada asiento se imputa a una cuenta de esa lista y de ahí salen después el balance y el estado de resultados. En el ERP de EGA Futura cada cuenta es un registro con 31 campos personalizados, y la clasificación viene preparada por separado para Argentina, Chile, México, Perú y el Plan General Contable de la Unión Europea.
PyME
Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.
Orden de compra
La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga formalmente a un proveedor qué productos quiere, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo. Es lo que convierte una intención de compra en un compromiso rastreable: antes hay una conversación, después hay una obligación con número, fecha y monto. La emite el comprador, no el vendedor, y funciona como una oferta en firme que queda cerrada cuando el proveedor la confirma. No reemplaza a la factura: la Orden dice qué se pidió y la factura documenta lo que el proveedor cobra. Esa distinción es la que permite comparar después lo pedido, lo recibido y lo facturado.
Moneda
Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.
Tesorería
Es el área de la organización que está encargada de llevar la gestión de todas las operaciones en moneda. Esto es, administrar el flujo de caja debido a todas las entradas y salidas de dinero junto con las diferentes operaciones bancarias. Si bien puede parecer que es lo mismo que la contabilidad, en realidad son diferentes.
Proveedor
Un proveedor es la empresa o la persona que abastece a otra con los productos, los servicios o los materiales que necesita para operar. En el ERP de EGA Futura cada proveedor es un registro propio que guarda su nombre, si está activo, la condición de compra acordada y la cuenta con la que se lo identifica. De ese registro cuelgan los productos que vende con su precio, las órdenes de compra emitidas y las facturas de compra recibidas. Un mismo producto puede tener varios proveedores, y eso es justamente lo que permite comparar antes de comprar.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
Recordatorio a cliente
Es un mecanismo que sirve para avisarle a un cliente que su factura se encuentra vencida y que debe pagarla. Por esta razón, se realiza como medida preventiva en caso de olvido involuntario u omisión voluntaria del cliente. La razón más común puede ser la falta de pago a tiempo, pero también se le puede solicitar que continúe pagando.
Flujo de efectivo (Cashflow)
Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
Cheque
El Cheque es un instrumento válido y aceptado, que sirve para el pago de diferentes transacciones. Su utilización es muy común para realizar los pagos de diversas facturas.
Cuentas por cobrar
Las Cuentas por cobrar son aquellas sumas dinerarias que un determinado cliente debe saldar con su proveedor, producto de haber adquirido determinado bien o servicio. Las deudas por cobrar, pueden haber sido establecidas a corto, mediano o largo plazo, y se presentan en cada transacción cotidiana que se realiza. Cuando un cliente adquiere un producto y, al mismo tiempo, el proveedor emite una factura a favor del cliente, se genera una cuenta por cobrar, es decir, una deuda.
Factura rectificativa
Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Liquidez
Es la capacidad de toda compañía para disponer de dinero en efectivo. O dicho de otro modo, es la capacidad para transformar los activos en dinero y cumplir con obligaciones. La conversión del activo debe realizarse en el tiempo más corto posible, sin que pierda su valor en el mercado.
Documento contable
Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.
Suspensión de pagos
Es una situación en la cual una organización no puede pagar las deudas a sus acreedores. Por esa razón, se considera incapaz (temporalmente) de cumplir las obligaciones, ya que no dispone de suficiente liquidez o efectivo. Eso provoca la intervención de un ente judicial que intente resolver legalmente el conflicto.
Efectivo
En términos contables, el Efectivo es un activo circulante. Es el activo más líquido, lo cual significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.
Divisa
Una divisa es una moneda extranjera vista desde el país que la necesita para comerciar afuera, así que la misma moneda es divisa o no según dónde se esté parado: el euro es divisa en México y moneda de curso legal en España. En los mercados financieros la palabra se afina todavía más y distingue la divisa, que es el saldo en moneda extranjera depositado en un banco, del billete, que es el papel en la mano, y por eso los dos cotizan distinto. El precio de una divisa lo forma el mercado en la mayoría de los países, y solo en los regímenes de tipo de cambio fijo o administrado lo determina la autoridad monetaria.
Deuda
Es la obligación que tiene una persona natural o jurídica de cumplir un compromiso de pago a otra persona o entidad. Desde el punto de vista contable, la Deuda es un pasivo. Además, es producto de la adquisición de un crédito y un elemento importante para el desarrollo de la economía. Al mismo tiempo, estimula los mercados financieros.
Deudor
Es aquella persona física (natural) o jurídica que tiene la obligación de pagar una deuda contraída libremente. El Deudor le paga al acreedor en el tiempo establecido previo acuerdo. Igualmente, paga la totalidad del capital que le ha sido prestado más unos intereses. De no cumplir con el pago, el acreedor puede ejercer acciones legales en su contra, para recuperar el dinero prestado.
Cliente
Es aquella persona (natural o jurídica) que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.
Crédito
Es una operación financiera en la que una persona, o cualquier entidad, presta una cantidad limitada de dinero a otra. Quien recibe el dinero (el deudor) se compromete a pagar la totalidad del dinero prestado más una cantidad adicional de intereses. El pago lo realiza en partes o cuotas durante un tiempo acordado entre las partes.
Comisión por venta
La Comisión por venta es la parte de la remuneración de un vendedor que se calcula como un porcentaje de lo que vende, en lugar de pagarse como un importe fijo. Es el mecanismo que alinea el ingreso de quien vende con el de la empresa: si la venta crece, la comisión crece con ella. Lo que distingue a un esquema de otro son tres decisiones: la tasa que se aplica, la base sobre la que se calcula y el momento en que la comisión se considera ganada, que puede ser al facturar o recién al cobrar.
Costo
El costo es lo que una empresa sacrifica para producir o comprar aquello que después va a vender, y su rasgo distintivo es que se recupera en el momento de la venta. Un pantalón que se fabrica por 40 y se vende por 100 tiene un costo de 40: esos 40 no desaparecen, viajan dentro del producto hasta que alguien lo compra. Esa es la diferencia exacta con el gasto, que se consume en el período en que ocurre y no vuelve. Por eso el costo es el número que fija el piso del precio, el margen y el punto de equilibrio, y no un dato contable más. Se clasifica según se mueva con la producción (fijo o variable) y según se pueda atribuir a un producto concreto (directo o indirecto).
Activo
Un activo es un recurso que la empresa controla y del que espera obtener beneficios futuros, y controlar no es lo mismo que ser dueño: una máquina tomada en arrendamiento a largo plazo figura en el balance de quien la usa. Los activos se ordenan en dos grupos según cuándo se espera convertirlos en dinero: corrientes, si eso ocurre dentro del ciclo normal del negocio o de los doce meses siguientes, y no corrientes, si tardan más. Enfrente están el pasivo y el patrimonio, que explican con qué dinero se compró cada cosa. De ahí la ecuación que sostiene todo balance: activo igual a pasivo más patrimonio.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.
Inteligencia de negocios
Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.
Aval
El aval es la designación de un tercero dentro de un contrato. Este tercero servirá de garantía en caso de que la parte obligada incumpla con sus obligaciones de pago. La presentación de un aval a modo de garantía le permite al avalado adquirir determinados bienes. La responsabilidad del tercero será solidaria y sólo deberá intervenir en caso de incumplimiento. Al mismo tiempo, el prestamista se asegura que, en caso de incumplimiento, podrá ejecutar el aval para hacer cumplir las obligaciones del deudor.
Despapelización
La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.
Razón social
La razón social es el nombre legal con el que una empresa se inscribe, firma y factura. Casi nunca coincide con el nombre del cartel, que es el comercial.
Salesforce.com, Inc
Salesforce es la empresa estadounidense que provee su tecnología de inteligencia artificial, almacenamiento e infraestructura a EGA Futura, para su software de gestión empresarial en la nube. Salesforce además ha desarrollado una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Dicha plataforma (Salesforce.com) emplea inteligencia artificial, y está lista para trabajar en la nube. Permite la gestión centralizada e integral de los clientes de una empresa en un solo sistema.
Aplicación
También se puede denominar “app”, abreviatura de aplicación. Es una recopilación de elementos y componentes de la plataforma, como páginas, listas de registros, fichas, informes, gráficos, tableros, conjuntos de actividades, destinados a gestionar una necesidad concreta del negocio. Cada aplicación de la plataforma permite cumplir determinadas tareas en un área de negocios. EGA Futura proporciona aplicaciones estándar como Habitat, Activos, Compras, Ventas, Inventory y TAX.
Proceso de aprobación
Un proceso de aprobación automatiza el modo en que se aprueban registros en EGA Futura. Un proceso de aprobación especifica cada paso de aprobación, incluyendo de quién se solicita la aprobación y qué hacer en cada punto del proceso.
Configuración de usuario
La Configuración de usuario reúne las opciones que cada persona puede ajustar por su cuenta dentro de la Plataforma EGA Futura, sin depender del administrador. Incluye los datos personales, la contraseña, la densidad con la que se muestra la interfaz, las preferencias de correo y el comportamiento de las Notificaciones. Es distinta de la configuración de la empresa, que afecta a todos y solo la toca el administrador.
Organización
Una organización es una implementación de la plataforma EGA Futura para una compañía y contiene un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual en la nube de EGA Futura. Una organización incluye todos los datos y aplicaciones de una empresa y es diferente del resto de las organizaciones.
Comentario de Chatter
Es la intervención que puede dejar escrita una persona acerca de una publicación de Chatter. Debajo de cada publicación de Chatter aparece un campo que permite escribir un comentario que quedará relacionado a la publicación. Para poder dejar un comentario las personas deben tener acceso a visualizar la publicación. Los comentarios permiten tener texto con formato enriquecido, emojis o links embebidos. También es posible agregar funcionalidad al texto del comentario como por ejemplo, @menciones, #temas, vincular registros o archivos y más.
Vista de lista
Una Vista de lista es la pantalla que muestra un grupo de registros de un objeto de la Plataforma EGA Futura, con los filtros y las columnas que se elijan.
Campo personalizado
Además de los campos estándar que vienen de forma predeterminada en el sistema, se pueden agregar otros campos para personalizar y adaptar la funcionalidad del software a las necesidades de cada organización. Estos campos se crean a solicitud de los usuarios de la plataforma según la necesidad de administrar datos específicos y particulares propios del negocio de la compañía. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, y tener diferentes características. De la funcionalidad de los campos surge la posibilidad de establecer: tipo de dato que se ingresa, reglas de validación, clasificaciones, gráficos, reportes y toda la tecnología aplicada al manejo de información en una plataforma de arquitectura multidimensional.
Mención @ (Chatter)
Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.
Cuenta
Una Cuenta es un registro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura que agrupa los datos de una organización, empresa o persona con la que se mantiene una relación comercial. Registrando cada Cuenta se puede hacer el seguimiento de clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Existen Cuentas comerciales, que guardan los datos de una empresa y agrupan varios Contactos, y Cuentas personales, que guardan la información de una persona individual y se asocian a un solo Contacto.
Informe
Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos de EGA Futura que trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La diferencia con una Vista de lista es que el Informe calcula: suma, cuenta, promedia y compara, mientras que la lista solamente muestra. Además puede combinar datos de objetos relacionados, mostrar gráficos, filtrarse en tiempo real y guardarse en carpetas con permisos propios. Cada Informe tiene su propia dirección web, así que se comparte con un enlace, y puede alimentar un Panel de información.
Red social empresarial
Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.
Chatter
Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.
Contacto
Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que agrupa, en sus campos, la información correspondiente a una persona asociada o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con la compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con la organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todas las comunicaciones de importancia.
