Qué es una Factura multidivisa?

Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.

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Introducción a la Factura multidivisa

Siempre que existan transacciones u operaciones comerciales con entes en otro país, la empresa se verá en la obligación de facturar en alguna divisa.

Uno de los principales aspectos a tener en cuenta es el tipo de cambio.

Una divisa es toda moneda extranjera, diferente a la del país donde se encuentra la empresa.

Por esto, al operar en mercados internacionales y realizar Facturas multidivisas hay que conocer el valor de la moneda con la que pagará el cliente.

Qué se requiere para generar una Factura multidivisa?

Es necesario que se tomen en cuenta los siguientes requerimientos:

Llegar a previo acuerdo con el cliente respecto a la moneda en la que se va a facturar.
En el importe a pagar se refleja la divisa acordada en la operación, empleando la nomenclatura internacional ISO (código de la moneda).
Se indica el tipo de cambio oficial que publica la autoridad monetaria de cada país, que en muchos casos es el Banco Central. Esto para el día de la transacción o el día en que se genera la factura.
En algunos países es posible facturar en inglés, siempre y cuando se mantengan los datos mínimos exigidos por la autoridad fiscal local.

Es necesario tomar en cuenta que, si bien la factura se emite en moneda extranjera (divisa), los impuestos se cancelarán en moneda nacional.

Desfase por el tipo de cambio

Al operar con clientes de otros países se produce una diferencia entre la fecha en que se emite la factura y el momento en el que se recibe el pago.

Esto se debe al tipo de cambio.

De modo que para el día en que se recibe el pago, el tipo de cambio puede ser mayor o menor con respecto al día en que se generó la factura.

Esta situación da pie a que se realicen ajustes en la contabilidad una vez que termine el ejercicio.

Gracias al software de facturación este desfase es fácilmente corregible.

Qué hacer cuando se produce el desfase?

La diferencia entre la fecha de emisión de la factura y la fecha en que se recibe el pago tiene estas consecuencias:

Si el tipo de cambio baja respecto del día de emisión, se cobra un importe menor en moneda nacional y se registra una pérdida por diferencia de cambio (diferencia negativa).
Si el tipo de cambio sube, se cobra un importe mayor en moneda nacional y se registra una ganancia por diferencia de cambio (diferencia positiva).
Cuando el contrato lo prevé, la parte que corresponda abona la diferencia para que el cobro quede en el valor pactado.

La contabilidad y la Factura multidivisa

La flexibilidad para emitir Facturas multidivisa dependerá de las leyes y normas contables de cada país.

Esto es comúnmente aceptado en el comercio internacional.

Sin embargo, toda la contabilidad se debe llevar en la moneda nacional o moneda de curso legal (propia).

Esta es siempre la misma moneda en la que se declaran y pagan los impuestos.

Lo más importante siempre será aplicar el tipo de cambio oficial que fija la autoridad monetaria de cada país.

Cómo seguir con Factura multidivisa

El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

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Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.

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Facturación electrónica y comprobantes

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Términos relacionados

Factura

La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.

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Factura electrónica

Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.

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Factura con retención

Es la factura en la que quien paga descuenta un porcentaje del importe y lo ingresa al fisco en nombre de quien cobra. Quien cobra recibe menos dinero, pero computa ese importe como pago a cuenta de su propio impuesto. Los regímenes, las alícuotas y los sujetos obligados los fija cada país. Se diferencia de la percepción en que la retención la practica quien paga sobre lo que va a pagar, mientras que la percepción la agrega quien cobra por encima del precio. Perder el comprobante es perder el crédito, y ese importe termina pagándose dos veces.

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Facturación

La Facturación es el circuito administrativo que convierte una operación de venta ya cerrada en un comprobante con validez fiscal. Lo que la distingue de la venta es que la venta es el acuerdo entre las partes y la Facturación es su documentación: fija el importe, detalla los impuestos que corresponden y deja constancia de la fecha desde la que corre el plazo de cobro. La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende, no sobre quien compra, y los requisitos de forma los define la normativa de cada país. En un sistema de gestión el circuito arranca en el pedido, sigue en la factura y termina en el asiento contable y en la cuenta por cobrar.

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Factura proforma

Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.

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Factura recurrente

Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.

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Factura rectificativa

Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley. Se diferencia de una factura nueva en que no documenta otra operación, sino que remite a la original y deja constancia de qué se corrigió. Existe porque una factura ya emitida no se tacha ni se enmienda, y su nombre cambia según el país.

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Impuesto

Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.

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IVA

El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.

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Packing List (Lista de contenido)

Es un documento emitido por la persona que envía un paquete y que señala el contenido del mismo. Debe ubicarse a la vista, en el exterior del paquete, lejos de las esquinas y cierres, y ha de estar acompañado por la factura. Se utiliza al exportar productos (mercancías) y debe indicar, adicionalmente, las medidas del paquete y su peso.

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Facturación móvil

Es el proceso que consiste en emitir facturas comerciales empleando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en el dispositivo electrónico es posible emitir facturas desde cualquier lugar. Los dispositivos que admiten programas para facturación móvil pueden ser teléfonos inteligentes o tabletas. La facturación se realiza por medio de aplicaciones que, además de generar las facturas, muchas veces también administran la contabilidad de un autónomo o de un comercio. Es una buena forma de acceder a un sistema contable online con la comodidad de registrar las ventas en el momento y entregar la factura de compra enviándola directamente a otro dispositivo electrónico.

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Divisa

Una divisa es una moneda extranjera vista desde el país que la necesita para comerciar afuera, así que la misma moneda es divisa o no según dónde se esté parado: el euro es divisa en México y moneda de curso legal en España. En los mercados financieros la palabra se afina todavía más y distingue la divisa, que es el saldo en moneda extranjera depositado en un banco, del billete, que es el papel en la mano, y por eso los dos cotizan distinto. El precio de una divisa lo forma el mercado en la mayoría de los países, y solo en los regímenes de tipo de cambio fijo o administrado lo determina la autoridad monetaria.

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Moneda

Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.

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