C贸mo crear y gestionar Empleados en EGA Futura People?

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C贸mo crear y gestionar Empleados en EGA Futura People?

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EGA Futura People
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Administraci贸n de los registros de Asistencia y de Ausencia de Empleados

[00:00:00.210]
En este v铆deo vamos a hacer un recorrido sobre el funcionamiento de EGA Futura, People, principalmente focalizandonos, en como esta parte del sistema realiza la administraci贸n de los registros de asistencia y de ausencia.

[00:00:31.550]
Ustedes saben muy bien que EGA Futura People es una de todas las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura y que ustedes pueden elegir qu茅 aplicaciones activar y desactivar para utilizar en la empresa ustedes, y tambi茅n saben que cada aplicaci贸n puede ser personalizada y adaptada al m谩ximo por cada empresa, no solamente modificando su funcionalidad, sino que tambi茅n agregando, quitando campos, modificando el formato de las pantallas y de la interfaz de usuario.

[00:01:06.800]
Esto que nosotros estamos viendo en este momento es el registro de un empleado, el registro de un empleado (o el legajo de un empleado), de la manera en la que ustedes quieran llamarlo. Lo que yo tengo aqu铆, por ejemplo, son los empleados que yo he ingresado a la base de datos (les aclaro que lo que estamos viendo aqu铆 es una base de datos con informaci贸n de prueba), a los efectos de que yo les pueda mostrar todo esto.

[00:01:38.010]
Este es el legajo o el registro de un empleado en donde tengo toda la informaci贸n que, si yo decido modificar lo voy a hacer desde este lugar. Si prestamos atenci贸n, tenemos varias fichas o solapas en donde me voy a centralizar en asistencia.

[00:02:01.090]
Dentro de la asistencia tenemos este sector en donde registramos o administramos los registros de asistencia. Estos registros de asistencia pueden ser ingresados manualmente desde la interfaz de usuario, como ustedes lo est谩n viendo ahora. Se pueden importar a trav茅s de archivos creados por distintos relojes de control de horarios o de control de acceso a personal. O pueden ser directamente los ingresos y los egresos o las fichadas de cada uno de sus empleados registrados en el portal de empleados de EGA Futura y con eso tener que prescindir de, por ejemplo, un reloj de acceso a personal.

[00:02:49.980]
Si nosotros vemos aqu铆 (clic en el bot贸n nuevo), en este caso lo que voy a estar haciendo es especificar el tipo de registro de asistencia, si es una entrada o una salida, la fecha, el horario y los comentarios. Aqu铆 yo voy a tomar como ejemplos los archivos provenientes de los relojes de acceso a personal y por ejemplo en este archivo en particular, como tambi茅n como tambi茅n este otro, lo que vamos a estar necesitando para poder importar cualquiera de estos archivos en la plataforma son principalmente dos cosas: la primera, el formato del archivo est茅 en CSV, y segundo, que con toda esta informaci贸n tambi茅n tengamos un valor m谩s que la indicaci贸n si es una entrada o una salida.

[00:03:53.640]
EGA Futura tiene una funcionalidad denominada asistente de importaci贸n de informaci贸n, en donde estas fichadas, estos registros pueden ser importados sin ning煤n tipo de inconveniente, siempre y cuando cumplamos con esos dos requisitos. Que el formato sea CSV por un lado y por otro lado, que tengamos la disponibilidad del valor que indique si es una entrada o una salida.

[00:04:25.160]
Al mismo tiempo, tengo la posibilidad de trabajar con registros de ausencia, en donde esto espec铆ficamente se usa para trackear dentro del sistema, cuando un empleado no concurre a trabajar o cuando estamos frente a un periodo de vacaciones. Las ausencias, los registros de ausencias tambi茅n se pueden vincular al motor de aprobaciones de EGA Futura. En caso de que ustedes quieran que un empleado solicite permiso para ausentarse y que este permiso sea aprobado o rechazado, obviamente de forma automatizada y con registro dentro del sistema.

[00:05:12.260]
Algo tambi茅n sumamente interesante que ustedes pueden trackear, son todos los entrenamientos que ese empleado va realizando, como al mismo tiempo la educaci贸n formal de esa persona y obviamente funcionalidad que la pueden ver en 聽EGAFutura.com/soporte... Ac谩 lo que estoy haciendo es explorar principalmente esta funcionalidad, como observaciones, en donde en alg煤n punto quieran registrar alguna observaci贸n puntual de un empleado, sus asignaciones de activos... cuando estoy hablando de activos, estoy hablando de activos fijos, beneficios, dependientes, contactos de emergencia y en caso de que est茅n utilizando y EGA Futura Ventas, en donde EGA Futura Ventas es la herramienta que permite vender dentro de la plataforma, y ese empleado es un empleado de venta, o vendedor, o ejecutivo de cuentas... Tambi茅n pueden vincularlo desde este lugar.

[00:06:14.850]
Tenemos tambi茅n el proceso de on-boarding y off-boarding, en donde el sistema permite definir procesos de ingreso o de incorporaci贸n a la empresa y de egreso o desvinculaci贸n de la empresa. En donde hay compa帽铆as, hay organizaciones que tienen procesos realmente complejos y en donde esos procesos no son iguales para todos los tipos de empleados.

[00:06:43.820]
Un empleado del 谩rea t茅cnica tiene un proceso de incorporaci贸n diferente a un empleado administrativo, por ejemplo. Entonces este es el lugar en donde tenemos la posibilidad de especificar c贸mo esos procesos van a funcionar.

[00:07:01.830]
Qu茅 es lo que voy a hacer ahora? Voy a ir al 谩rea de informes de la plataforma y lo que voy a hacer es crear un informe nuevo desde cero para que ustedes vean cu谩n f谩cil es crear un informe de registros de asistencias de un empleado.

[00:07:22.250]
Voy a hacer clic en el bot贸n nuevo y en este lugar voy a elegir la opci贸n Empleados con registro de asistencia. Clic en el bot贸n Continuar. Voy especificar que quiero ver todos los empleados de la compa帽铆a y a partir de ese momento lo que voy a hacer es elegir que campos quiero agregar y que Campos no.

[00:07:47.950]
Lo que tenemos en este lugar son todos los campos disponibles en la base de datos y con el simple hecho de seleccionar un campo y arrastrarlo, ya lo tengo disponible. Puedo cambiar el orden de las columnas y especificar cu谩l es la informaci贸n que yo quiero ver.

[00:08:09.360]
Aqu铆 voy a hacer clic en Guardar y Ejecutar para poder ver que lo que tenemos en este lugar son las fichadas. Como esta es una base de datos de prueba de todos estos empleados, solamente tengo estos registros de asistencia solamente de este empleado. Obviamente que aqu铆 aparecer铆an todos y obviamente con la posibilidad de seguir agregando campos e incluso realizar agrupaciones.

[00:08:38.610]
Por ejemplo, yo podr铆a para informes m谩s complejos, querer tener a todos los agrupados, a todos los empleados agrupados por puestos de trabajo. Entonces en ese caso querer elegir agrupar las filas. Dentro de EGA Futura.com/soporte, van a poder ver tutoriales que explican c贸mo crear informes, c贸mo modificarlos, c贸mo duplicarlos, crear gr谩ficos para los informes y obviamente agruparlos en tableros de informaci贸n.

[00:09:13.360]
Y la manera de conectar toda esta informaci贸n con otra herramienta que por ejemplo haga liquidaci贸n de sueldos y jornales, es obviamente exportar la informaci贸n, en donde tambi茅n en nuestro 谩rea de soporte tenemos m谩s tutoriales que explican c贸mo exportar info, en donde tenemos dos maneras de hacer un informe con formato bastante elegante y despu茅s solamente detalles, que es la que recomiendo para hacer importaciones con otros tipos de sistemas.

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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a aprender c贸mo crear y administrar empleados dentro de EGA Futura People.

[00:00:15.700]
Recordemos que la Plataforma EGA Futura est谩 compuesta por m谩s de 15 aplicaciones que interact煤an entre s铆 y que cada empresa elige qu茅 aplicaciones usar y cu谩les no.

[00:00:28.200]
EGA Futura People es el componente de EGA Futura Recruit. Todo el proceso de reclutamiento y selecci贸n de recursos humanos se realiza en esta aplicaci贸n y una vez que un candidato a empleado es contratado, se convierte en un empleado.

[00:00:49.600]
C贸mo accedemos a EGA Futura People? Desde el iniciador de aplicaci贸n hacemos clic en este lugar para luego poder ver las fichas de empleados, personas, entrenamientos, onboardings, offboardings y dem谩s.

[00:01:09.600]
C贸mo hacemos para crear un empleado? Simplemente hacemos clic en esta ficha para posteriormente tener la posibilidad de seleccionar las diferentes vistas de listas.

[00:01:21.800]
Como recordatorio sepamos que todas las vistas de listas son personalizables y que cada usuario puede crear sus listas, ya sean p煤blicas o compartidas con el resto de la organizaci贸n.

[00:01:35.100]
Hacemos clic en Nuevo para posteriormente tener la posibilidad de crear este empleado completando sus campos. Lo que yo voy a hacer en este tutorial, junto con todos ustedes, es crear un empleado nuevo.

[00:01:53.600]
Aqu铆 voy a seleccionar el tipo de empleado, el estado, el origen, la fecha de ingreso, el lugar de trabajo y el 谩rea funcional al que pertenece. Una aclaraci贸n el contenido de los campos Tipo de empleado, estado, origen... Son todos absolutamente personalizables para cada empresa, tu organizaci贸n puede decidir si va a utilizar los valores predeterminados que se distribuyen con EGA Futura o s铆 va a ser necesario que realicemos una personalizaci贸n.

[00:02:28.300]
Al mismo tiempo, los empleados se pueden ingresar manualmente como yo lo estoy haciendo en este momento, se pueden propagar desde Recruit a trav茅s de una conversi贸n de candidato a empleado o pueden ser ingresados masivamente desde el asistente de importaci贸n informaci贸n de EGA Futura.

[00:02:49.900]
Por ejemplo, si en tu organizaci贸n utilizan sitios de reclutamiento y por alg煤n motivo realizan una contrataci贸n muy grande, se puede exportar desde un sitio reclutamiento toda esa informaci贸n e importarla en EGA Futura.

[00:03:04.100]
Pens谩ndolo en voz alta, ya que estamos hablando de sitios de reclutamiento, tal vez sea m谩s conveniente importar la informaci贸n a EGA Futura Recruit, hacer todo el proceso de selecci贸n y luego a empleado.

[00:03:18.200]
Ahora voy a elegir el usuario asignado y esto es opcional. Por qu茅 es opcional? Porque el usuario dentro de la Plataforma EGA Futura y no necesariamente todos los empleados de tu organizaci贸n, tengan usuario. Ejemplo, qu茅 ocurre si en tu empresa trabajan 100 empleados, pero de esos 100 empleados solamente 60 utilizan EGA Futura para trabajar? Entonces si este empleado que estamos creando tiene un usuario de EGA Futura aqu铆 lo vamos a vincular.

[00:03:55.400]
Estoy eligiendo cualquier usuario que no se est谩 correspondiendo con el nombre que le estoy dando al empleado, pero la idea se entiende. Y si por alg煤n motivo el empleado que yo quiero administrar no tiene un usuario este campo lo dejo vac铆o. Ahora vamos a elegir el puesto de trabajo, la descripci贸n de puesto, la jerarqu铆a, la experiencia, los idiomas que habla (habla varios), los skills que son las habilidades.

[00:04:23.200]
Un skill es el conjunto de habilidades de un empleado y por supuesto que todos puede ser absolutamente personalizado para tu empresa como todo en EGA Futura.

[00:04:49.400]
Posteriormente, podemos ingresar informaci贸n adicional, el nivel de educaci贸n, la fecha de nacimiento (en este caso va a ser un beb茅! As铆 que vamos a elegir una fecha...Muy bien! aqu铆 estamos. La nacionalidad, el sexo, el estado civil, el apodo. El apodo es un sobrenombre o nickname que representa una manera amistosa o informal acerca de c贸mo internamente en nuestra empresa nos referimos a ese empleado. Tipo y n煤mero de documento (no s茅 si esto es v谩lido, estoy ingresando un n煤mero al azar), email de trabajo, tel茅fono de trabajo, domicilio, datos de la salud como grupo sangu铆neo y redes sociales.

[00:05:34.700]
Excelente! Qu茅 es lo que tenemos aqu铆? Un empleado cargado en la base de datos, ingresado en la base de datos.

[00:05:41.200]
C贸mo modifico la informaci贸n? Haciendo clic como cualquier registro, toda la interfaz de EGA Futura es consistente, funciona igual, por lo tanto, hago clic aqu铆 y lo puedo modificar o directamente clic en el bot贸n Modificar.

[00:05:56.100]
Por ejemplo, yo voy a ir al m贸vil. El tel茅fono ya lo puedo dar en esta parte de la p谩gina de registro y lo que tengo en este lugar son las funcionalidades propias de un empleado, son los v铆nculos r谩pidos para acceder que son los mismos que yo puedo ver en este lugar, que son: Observaciones, asignaciones de activos, entrenamientos, educaci贸n, beneficios. Todo eso lo vamos a ver en el resto de los tutoriales e informaci贸n que tenemos en EGAFutura.com/people 聽por lo tanto, te recomiendo mucho que veas todos los v铆deos que tenemos en EGA Futura.com/people 聽para poder extraerle el m谩ximo valor a esta aplicaci贸n de la plataforma.

[00:06:50.500]
Qu茅 tambi茅n puedo hacer? Obviamente, clic en Informe para ver informes, clic en Actividad para registrar un evento, una nueva tarea, una llamada o enviar un correo electr贸nico. Por supuesto que los correos electr贸nicos se vinculan con las plantillas de correo electr贸nico para que todos los formatos de comunicaci贸n de tu empresa est茅n ordenados y que todos tengan la posibilidad de enviar correos salientes con el mismo texto.

[00:07:27.500]
Lo m谩s importante, o sumamente importante, es que la red social empresarial de EGA Futura tambi茅n est谩 dentro de EGA Futura People, por lo tanto, desde el publicador de Chatter podemos interactuar con otras personas de nuestra organizaci贸n y con grupos, grupos de EGA Futura Habitat.

[00:07:48.400]
A modo de paneo... Insisto en que te recomiendo ver EGAFutura.com/people todo el material que tenemos en ese lugar... te cuento que se pueden registrar observaciones, los activos fijos que est谩n asignados a ese empleado, la educaci贸n, los beneficios, asistencia, inasistencia, los entrenamientos, el proceso de onboarding o de ingreso a tu empresa y de offboarding o desvinculaci贸n.

[00:08:21.100]
Y voy hacer una aclaraci贸n: Aqu铆 vemos empleados y personas. Qu茅 聽diferencia hay entre empleados y personas? Las personas son los usuarios de EGA Futura. Aqu铆 tengo pocos porque para la creaci贸n de este tutorial estoy utilizando una instancia de prueba. Personas son todos los usuarios de la plataforma, sean empleados o no. Empresas m谩s compactas, los socios comerciales o los due帽os de la empresa no van a tener un registro como empleados, pero van a estar aqu铆 como personas.

[00:08:58.600]
En otros esquemas de organizaci贸n los contadores pueden tener un usuario de EGA Futura para ingresar a la plataforma y ver informaci贸n a trav茅s de los diferentes informes y paneles de informaci贸n, incluso el sistema y no necesariamente sean empleados.

[00:09:17.100]
En otros casos puede haber tambi茅n consultores externos o asesores comerciales que trabajen para la empresa de una manera muy activa, muy involucrada, pero que no sean empleados.

[00:09:31.900]
Por lo tanto, una persona es un usuario de la plataforma y un empleado es un empleado de la empresa que utiliza la plataforma. En este tutorial hemos visto muy r谩pidamente c贸mo crear y administrar empleados y no te olvides de visitar EGAFutura.com/People para ver el resto de los v铆deos con instrucciones paso a paso.

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