Con la presencia de Internet y los teléfonos inteligentes parecería que es muy difícil terminar una cosa sin antes distraernos. Con todos esos memes, videos de gatos y chistes gráficos resulta casi imposible poner atención a nuestros deberes laborales.
Algunos empresarios consideran que la distracción en el trabajo es una plaga que está afectando gravemente a las empresas y a sus niveles de facturación y ventas.
Se estima que una compañía puede perder hasta 10 mil dólares de ganancias al año por trabajador a causa de este problema.
Como emprendedores debemos saber lo extenuante que resulta lograr que tus empleados se ocupen de realizar sus tareas día con día.
Un empleado de oficina promedio puede desviar su atención cada 3 minutos, y pasarán 23 minutos hasta que vuelva a concentrarse en lo que dejó pendiente. No es sorprendente que cada vez más personas estén tomando cartas en el asunto.
Muchas grandes empresas como eBay, Intel, Amazon o Microsoft están invirtiendo grandes esfuerzos para disminuir las distracciones en sus oficinas.
Es más complicado de lo que parece, y no sólo se trata de eliminar las fuentes de distracción, sino que debemos entrenar tu mente para no caer en la procrastinación.
En el ambiente de una oficina es muy difícil mantenerse atento, con un flujo constante de colegas, llamadas, correos electrónicos y ruidos de toda clase, nuestro cerebro trabaja a un ritmo más lento.
Hacer varias cosas de manera simultánea es esencial para realizar nuestro trabajo, pero esto también reduce nuestras capacidades, de nada sirve realizar un informe, documento o recibo si lo hacemos de la manera incorrecta.
Para poder hacerle frente a este problema debemos identificar cuáles son las fuentes de distracción que hay en tu empresa:
Muchos empleadores no saben cuáles son las verdaderas causas de que sus empleados no se puedan concentrar para hacer correctamente su trabajo.
A continuación, desde EGA Futura basándonos en más de 20 años de experiencia, compartiremos contigo 6 técnicas para disminuir la distracción y aumentar tu concentración.
No importa si quien lee es el dueño de la empresa, un profesional independiente o sólo un empleado, estos tips te serán muy útiles y te permitirán potenciar tu cerebro y productividad.
No existe nada más sencillo que buscar información en Internet, si queremos saber cuál será el clima del día de mañana, o si deseamos encontrar la receta de un pay de limón, lo único que necesitamos es entrar a Google y poner algunas palabras.
Siempre tenemos este tipo de dudas, el problema es que en el momento en el que entramos a Internet ya nos estamos distrayendo.
Una buena técnica para atacar este problema es crear una lista de cosas por hacer, así, si estamos trabajando y nos asalta la duda de cuáles son las películas que se presentan en el cine este fin de semana, en lugar de “googlear” las cosas en el momento, podemos anotarlo en tu lista.
Luego seguir trabajando y buscar la información cuando lleguemos a casa o se haya terminado el horario laboral.
Con la ayuda de esta lista podemos recortar drásticamente el número de veces que entramos a Internet, así una simple duda no se convertirá en una distracción mayor.
Te recomendamos usar papel y lápiz para hacer tu lista, ya que si usamos el teléfono o la computadora, corremos los mismos riesgos de perder la concentración.
Una lista de cosas por hacer te ayudará a mantener tu cerebro más enfocado en el trabajo que en las distracciones.
Es común que cuando se realiza una actividad, se comience por las tareas más sencillas y mecánicas, el problema es que entre más tiempo llevemos trabajando menor capacidad de concentración tendremos.
Se estima que cada hora que pasamos trabajando perdemos cerca de un 10% del potencial de atención.
Cada actividad, por pequeña o sencilla que sea, consume tu energía cerebral.
Una manera fácil de mejorar tu concentración es invertir este orden.
Cuando lleguemos a la oficina, comencemos con lo más pesado y laborioso, de esta manera podremos aprovechar mejor la energía, y dejemos para el final del día las tareas más sencillas como contestar correos u organizar las citas.
Cuando recién llegamos al trabajo, es cuando la mente se encuentra más relajada y llena de energía, así que aprovechemos ese momento para trabajar al máximo.
Una de las mejores y más sencillas maneras de ejercitar nuestra capacidad de concentración es leyendo.
Leer ejercita las partes de tu cerebro que están relacionadas con la creatividad y la atención.
Los expertos recomiendan realizar como mínimo 40 minutos de lectura al día para mejorar nuestro potencial creativo y mejorar nuestra capacidad para concentrarnos.
No se trata de leer sólo libros, también podemos leer artículos y textos de divulgación científica, reportajes periodísticos o textos que toquen ideas complejas que deban ser desarrolladas ampliamente.
Evitar leer algo sólo porque es muy largo es perderte la oportunidad de acceder a una fuente de conocimiento que te puede cambiar la vida.
No es tan complicado como parece, podemos empezar a leer un libro esta misma noche, y veremos que conforme avanzamos se vuelve más sencillo.
Una buena técnica es organizar tu tiempo en periodos de actividad y periodos de descanso.
Por ejemplo, trabajar durante 45 minutos de una manera ardua y sin distracciones, para después descansar 15 minutos es lo ideal.
Si bien 45 minutos puede ser un esfuerzo monumental para una persona con poca atención, podemos comenzar poco a poco.
Para empezar podríamos plantearnos cinco minutos de trabajo, en los que estaremos completamente desconectados del mundo exterior y avanzaremos en lo que hacemos, después tomemos un descanso de dos minutos.
Al día siguiente establezcamos 10 minutos de actividad y cuatro de descanso, y cada día vamos sumando 5 minutos al tiempo de actividad y dos al descanso. En tan sólo 9 días podremos trabajar por 45 min sin problemas.
Podemos variar el tiempo de tu rutina, podemos trabajar menos y descansar más, lo importante es que seamos constantes y realmente nos enfoquemos.
Los correos electrónicos entre los empleados son una enorme fuente de distracción. En algunas empresas han decidido limitarlos e incluso prohibirlos.
El problema radica en que muchas personas utilizan los emails como único medio de comunicación, no importa si es para decirse algo mundano, o si es información urgente de la compañía.
Cada vez que revisamos nuestra bandeja de entrada corremos el riesgo de distraernos en Internet o nuestro celular.
Mandar correos electrónicos a una persona que se encuentra a 10 metros de distancia puede ser un poco ocioso, es mucho más efectivo ponerse de pie, caminar unos pasos y decírselo cara a cara.
Debemos encontrar la manera de darle prioridad a las cosas, si algo es urgente, una llamada telefónica puede ser mucho más efectiva que un correo.
Enviar mensajes de texto o correos electrónicos para comunicarte puede ser fácil, pero hace que las personas se distraigan demasiado.
Escuchar es una de las habilidades fundamentales para triunfar en los negocios. La calidad de tu trabajo depende de qué tan buenos seamos para escuchar con atención.
Una persona promedio recuerda entre el 25% y el 50% de lo escucha.
Es decir que cuando tenemos una conversación con nuestros empleados o compañeros de oficina, estos recuerdan sólo una cuarta parte de lo que les dijimos.
Existe una técnica que se llama “Escucha Activa”, en la cual se hace un esfuerzo consciente para no sólo escuchar lo que la otra persona nos está diciendo, sino para comprender el sentido completo de la conversación.
Para hacerlo debemos de ignorar todos los distractores que hay a tu alrededor al momento de la conversación, debemos dejar de pensar en lo que responderemos cuando sea tu turno de hablar, tratar de no aburrirnos y entender todo.
Puede ser un poco complicado al principio, pero para concentrarte en lo que la otra persona te está diciendo, podemos repetir mentalmente las palabras que escuchamos, esto te ayudará a reforzar tu capacidad de atención y entender mejor el mensaje.
Mejorar tu habilidad para escuchar, sin duda es una excelente manera de mantenerte enfocado en tus tareas.
Todos estos consejos se encaminan a entrenar nuestra mente para que sea menos dispersa y podamos dedicarnos enteramente a nuestras obligaciones.
Al igual que el ejercicio físico se debe hacer gradualmente, poco a poco, así iremos desarrollando tus habilidades.
Cuando podamos reducir las distracciones en la oficina, encontraremos las condiciones adecuadas para ser más productivos y elevar la calidad de tu trabajo, estos elementos son indispensables dentro de cualquier empresa exitosa.
Estas dudas aparecen al intentar aplicar los seis hábitos en una oficina real, con colegas, llamadas y correos alrededor. Las respuestas se apoyan en lo que el artículo propone para cada uno de ellos.
Porque lo caro no es la interrupción sino la vuelta. Un empleado de oficina promedio desvía la atención cada tres minutos, y después pueden pasar veintitrés minutos hasta que vuelve a concentrarse en lo que dejó pendiente. Por eso el trabajo no consiste solo en eliminar las fuentes de distracción, sino en entrenar la atención para no caer en la procrastinación.
La lista de cosas por hacer sirve para posponer la búsqueda: en lugar de buscar en Internet la duda que aparece en medio del trabajo, se anota y se resuelve al terminar la jornada. Si esa lista vive en el teléfono o en la computadora, abrirla implica volver al mismo lugar donde estaban las distracciones, y el remedio deja de funcionar. Con papel y lápiz, una duda menor no se convierte en una distracción mayor.
Por lo más pesado y laborioso, que es justo al revés de lo habitual. Cada hora de trabajo consume cerca de un diez por ciento del potencial de atención, así que las tareas exigentes rinden mejor cuando la mente todavía está descansada. Las tareas mecánicas, como contestar correos u organizar citas, se pueden dejar para el final del día sin perder calidad.
De forma gradual: se puede arrancar con cinco minutos de trabajo completamente desconectado y dos de descanso, al día siguiente diez y cuatro, y de ahí en adelante sumar cinco minutos de actividad y dos de pausa por día. En unos nueve días el bloque de cuarenta y cinco minutos, seguido de quince de descanso, deja de ser un esfuerzo monumental. Los tiempos se pueden variar; lo que no se puede variar es la constancia.
Conviene ordenar la prioridad por canal: lo urgente por una llamada o cara a cara, y el correo para lo que puede esperar. Mandar un correo a alguien que está a diez metros es un poco ocioso y le suma a esa persona una visita más a la bandeja de entrada, que es donde se pierde la concentración. Hay empresas que llegaron a limitar o prohibir el correo interno por ese motivo, y la conversación cara a cara también mejora lo que la otra persona recuerda: en promedio se retiene entre un cuarto y la mitad de lo que se escucha.
Buena parte de las interrupciones de una oficina son pedidos de información que alguien no logra encontrar solo. Si quieres ver cómo se ordena la información con la que se dirige tu empresa, para que los datos, las tareas y su seguimiento queden a la vista en un solo lugar en vez de repartidos entre planillas y correos, agenda una demo de EGA Futura ERP: dura de 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Los seis hábitos rinden más cuando la jornada tiene un orden y un lugar donde anotar lo que queda pendiente, y estos materiales trabajan esa parte.
EGA Futura ERP es el Sistema de Gestión en la nube de EGA Futura, con IA integrada en cada aplicación.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
EGA Futura trabaja con empresas medianas desde 1994. Hoy desarrolla EGA Futura ERP, un sistema de gestión en la nube que reúne ventas, compras, inventario y finanzas en un solo lugar.
Lo usan empresas de 25 a 300 personas en Latinoamérica y Estados Unidos, y de ese trabajo diario salen los temas de cada artículo.
Cada categoría reúne sus artículos, y los términos, tutoriales y aplicaciones de EGA Futura relacionados con el tema.
