5 maneras de administrar tu correo electrónico y ser más productivo

Sistema para Empresas

Entre los mejores y peores inventos de la historia, probablemente podríamos colocar al correo electrónico.

Bueno, es completamente injusto calificarlo como ‘peor’, pero la verdad es que muchas veces, la misma naturaleza de su inmediatez, acceso sencillo, junto a la incapacidad que aún tienen muchas personas para darse cuenta de que hay un protocolo particular, muy distinto al de los mensajes de texto y correo tradicional, provocan que sea una pesadilla casi diaria, sobre todo en los centros de trabajo, el mantener nuestras bandejas de entrada limpias.

Como una persona que desempeña sus labores en línea casi por completo, he desarrollado e identificado algunos de los problemas más comunes como consecuencia de un mal manejo de las bandejas de correo. 

Tiempo

Bien, este es muy obvio quizás, pero es importante. Muchas veces tener nuestra bandeja de entrada en orden consume tanto tiempo de nuestras horas de trabajo que preferimos dejarla desatendida o, en el caso totalmente opuesto, invertimos un exceso de tiempo en mantenerla en orden y perdemos tiempo valioso de trabajo. 

Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico
Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico

¿Cómo combatirlo?

Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta
Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta

Organiza tus horarios, al igual que el correo tradicional, en que decidimos ver las cartas recibidas cada mañana (o noche), establecer horarios exclusivamente para la revisión y respuesta de correos (si tu empleo no requiere que revises el correo con frecuencia) puede agilizar el proceso.

No trates de realizar otras acciones, enfócate de lleno a revisar y responder los correos que has recibido desde la última vez, y, mantente dentro del marco de tiempo reservado para ello. 

Yo he notado que 3 o 4 sets de media hora, a distintas horas del día es lo que me funciona mejor.

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Agobio

Muchas veces al abrir nuestra bandeja de correo, sobre todo por ejemplo, después de un fin de semana, nos encontraremos agobiados por la cantidad de mensajes recibidos. Si parte de nuestro trabajo no es dar informes sino atender a quejas, esto podría ser totalmente desastroso para nuestros nervios.

¿Cómo combatirlo?

Atiende un solo mensaje a la vez. No te dejes llevar por los encabezados molestos que exigen respuesta inmediata, a menos que tu trabajo involucre atender situaciones de vida o muerte, veinte minutos más, no harán ningún daño.

Si tienes contactos cuyos mensajes deben tomar prevalencia, añade sus direcciones a filtros de urgencia, y, abre cada mensaje, empezando por el más antiguo, y no lo cierres sino hasta haber solucionado el problema (a menos que no sea posible), y hasta entonces da clic en el siguiente.

Frustración

Hay mensajes que no tienen solución factible inmediata y para los cuales necesitamos buscar más información y demás.

¿Cómo combatirlo?

Justo como tu reloj despertador, ahora existen aplicaciones que pueden congelar los mensajes de esta naturaleza y hacerlos regresar en tiempo y forma adecuados. Si usas Gmail en iPhone, prueba Mailbox.

En PC, Boomerang funciona. Y si no te molesta pagar una subscripción,Sanebox permite manejar tu email desde cualquier servicio por más o menos 6 dólares al mes.

Administración de correo
Administración de correo

Tedio

Todos preguntan lo mismo tarde que temprano.

¿Cómo combatirlo?

Respuestas prediseñadas. Dependiendo de tu trabajo, la mayoría de los casos que requieren información, solicitarán la misma una y otra vez.

Ante preguntas repetidas, arma un catálogo de respuestas frecuentes
Ante preguntas repetidas, arma un catálogo de respuestas frecuentes

Tener un catálogo pequeño de las respuestas más frecuentes, personalizando únicamente el nombre del solicitante, ahorra tiempo y siempre dará una buena impresión, mucho mejor que un simple “revise nuestras preguntas frecuentes”, o un mensaje falto de calidez.

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