Actualizado en
2017

5 maneras de administrar tu correo electrónico y ser más productivo

Sistema para Empresas
Entre los mejores y peores inventos de la historia, probablemente podríamos colocar al correo electrónico. Bueno, es completamente injusto calificarlo como ‘peor’, pero la verdad es que muchas veces, la misma naturaleza de su inmediatez, acceso sencillo, junto a la incapacidad que aún tienen muchas personas para darse cuenta de que hay un protocolo particular, muy distinto al de los mensajes de texto y correo tradicional, provocan que sea una pesadilla casi diaria, sobre todo en los centros de trabajo, el mantener nuestras bandejas de entrada limpias.

Como una persona que desempeña sus labores en línea casi por completo, he desarrollado e identificado algunos de los problemas más comunes como consecuencia de un mal manejo de las bandejas de correo. 

Tiempo

Bien, este es muy obvio quizás, pero es importante. Muchas veces tener nuestra bandeja de entrada en orden consume tanto tiempo de nuestras horas de trabajo que preferimos dejarla desatendida o, en el caso totalmente opuesto, invertimos un exceso de tiempo en mantenerla en orden y perdemos tiempo valioso de trabajo. 

Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico
Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico

¿Cómo combatirlo?

Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta
Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta

Organiza tus horarios, al igual que el correo tradicional, en que decidimos ver las cartas recibidas cada mañana (o noche), establecer horarios exclusivamente para la revisión y respuesta de correos (si tu empleo no requiere que revises el correo con frecuencia) puede agilizar el proceso.

No trates de realizar otras acciones, enfócate de lleno a revisar y responder los correos que has recibido desde la última vez, y, mantente dentro del marco de tiempo reservado para ello. 

Yo he notado que 3 o 4 sets de media hora, a distintas horas del día es lo que me funciona mejor.

maneras-administrar-tu-correo-electronico

Agobio

Muchas veces al abrir nuestra bandeja de correo, sobre todo por ejemplo, después de un fin de semana, nos encontraremos agobiados por la cantidad de mensajes recibidos. Si parte de nuestro trabajo no es dar informes sino atender a quejas, esto podría ser totalmente desastroso para nuestros nervios.

¿Cómo combatirlo?

Atiende un solo mensaje a la vez. No te dejes llevar por los encabezados molestos que exigen respuesta inmediata, a menos que tu trabajo involucre atender situaciones de vida o muerte, veinte minutos más, no harán ningún daño.

Si tienes contactos cuyos mensajes deben tomar prevalencia, añade sus direcciones a filtros de urgencia, y, abre cada mensaje, empezando por el más antiguo, y no lo cierres sino hasta haber solucionado el problema (a menos que no sea posible), y hasta entonces da clic en el siguiente.

Frustración

Hay mensajes que no tienen solución factible inmediata y para los cuales necesitamos buscar más información y demás.

¿Cómo combatirlo?

Justo como tu reloj despertador, ahora existen aplicaciones que pueden congelar los mensajes de esta naturaleza y hacerlos regresar en tiempo y forma adecuados. Si usas Gmail en iPhone, prueba Mailbox.

En PC, Boomerang funciona. Y si no te molesta pagar una subscripción,Sanebox permite manejar tu email desde cualquier servicio por más o menos 6 dólares al mes.

Administración de correo
Administración de correo

Tedio

Todos preguntan lo mismo tarde que temprano.

¿Cómo combatirlo?

Respuestas prediseñadas. Dependiendo de tu trabajo, la mayoría de los casos que requieren información, solicitarán la misma una y otra vez.

Ante preguntas repetidas, arma un catálogo de respuestas frecuentes
Ante preguntas repetidas, arma un catálogo de respuestas frecuentes

Tener un catálogo pequeño de las respuestas más frecuentes, personalizando únicamente el nombre del solicitante, ahorra tiempo y siempre dará una buena impresión, mucho mejor que un simple “revise nuestras preguntas frecuentes”, o un mensaje falto de calidez.

Más artículos en la misma categoría...

Leer artículo
Te resulta difícil Controlar tus Emociones? Esto es lo que necesitas saber

Nuestros sentimientos nos acompañan a cada momento del día, están ahí cuando despertamos por la mañana y siguen ahí cuando nos vamos a la cama en la noche. Es indudable que nuestros actos y pensamientos se ven afectados por nuestro estado anímico, es algo normal. Las complicaciones comienzan cuando nos dejamos llevar demasiado rápido y sin pensar al respecto, esto definitivamente nos hará realizar acciones cuestionables que después terminaremos por lamentar.

2017
Leer artículo
4 Actividades clave para hacer todas las mañanas, y convertirte en un emprendedor más exitoso

La mejor manera de aprovechar el día y convertirlo en una jornada más productiva para la administración de tu empresa, es invertir las primeras horas de manera inteligente, con actividades que en otro momento no tendremos tiempo de ejecutar y que nos permiten alcanzar satisfacción y auto-realización.

2017
Leer artículo
El secreto para el éxito en el trabajo: Sé agradable

Muchos pensamos que el liderazgo viene asociado con severidad, y que la severidad es sinónimo de hostilidad hacia los empleados u otras personas de la empresa, o hacia los hijos en las familias.

2017

Artículos actualizados recientemente...

Leer artículo
Productividad PersonalLenguaje corporal: 5 gestos que te llevarán al fracaso

La primera impresión lo es todo, especialmente en los negocios. Esos pocos minutos de presentación y conversación son suficientes para que la otra persona construya una imagen bastante clara de nosotros, que podrá ser buena o mala dependiendo de qué tan bien administremos ese tiempo.

2017
Leer artículo
Recursos HumanosCinco maneras en que tus empleados te harán más productivo, más exitoso y una mejor persona

Ser el jefe no te hace de ninguna manera superior a las demás personas, y menos, a tus empleados. La gente con la que trabajamos día a día tiene mucho para enseñarnos, y esa es una de las primeras cosas a tener en mente para lograr aprender de ellos.

2017
Leer artículo
GerenciamientoSecretos rápidos para mejorar el clima de trabajo de tu empresa usando poca plata

No es necesario invertir fortunas para hacer producir el capital más valioso de su empresa: tus empleados. Ellos se pueden convertir en recursos más eficientes en la gestión de tu empresa con mejoras que no implican necesariamente grandes inversiones de dinero.

2017

Descarga Gratis nuestro Programa de Facturación y Stock

Es descargado más de 60.000 veces al año, y además es muy fácil de usar, se instalaconfigura en minutos y no requiere de capacitación previa para su funcionamiento.

Quiero mi Software Gratis Ahora
Descárgalo full Totalmente Gratis, sin la necesidad de ingresar datos de tarjetas de crédito ni tener que pagar absolutamente nada
# 1
Estamos en el Puesto 1 en Softonic desde hace media década ininterrumpida
24x7
Desde nuestra comunidad ofrecemos soporte técnico todos los días
+60.000
Más de sesenta mil empresas instalan nuestro software todos los años
1994
Desde hace más de 20 años potenciamos a las PyMEs de Iberoamérica

Blog de Empresas y Negocios

Tácticas y estrategias comerciales para potenciar tu empresa