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2019

5 maneras de administrar tu correo electrónico y ser más productivo

Sistema para Empresas
Entre los mejores y peores inventos de la historia, probablemente podr√≠amos colocar al correo electr√≥nico. Bueno, es completamente injusto calificarlo como ‚Äėpeor‚Äô, pero la verdad es que muchas veces, la misma naturaleza de su inmediatez, acceso sencillo, junto a la incapacidad que a√ļn tienen muchas personas para darse cuenta de que hay un protocolo particular, muy distinto al de los mensajes de texto y correo tradicional, provocan que sea una pesadilla casi diaria, sobre todo en los centros de trabajo, el mantener nuestras bandejas de entrada limpias.

Como una persona que desempe√Īa sus labores en l√≠nea casi por completo, he desarrollado e identificado algunos de los problemas m√°s comunes como consecuencia de un mal manejo de las bandejas de correo. 

Tiempo

Bien, este es muy obvio quiz√°s, pero es importante. Muchas veces tener nuestra bandeja de entrada en orden consume tanto tiempo de nuestras horas de trabajo que preferimos dejarla desatendida o, en el caso totalmente opuesto, invertimos un exceso de tiempo en mantenerla en orden y perdemos tiempo valioso de trabajo. 

Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico
Dedica un tiempo para revisar y atender tu correo electrónico

¬ŅC√≥mo combatirlo?

Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta
Atiende un mensaje de correo a la vez para dar una mejor respuesta

Organiza tus horarios, al igual que el correo tradicional, en que decidimos ver las cartas recibidas cada ma√Īana (o noche), establecer horarios exclusivamente para la revisi√≥n y respuesta de correos (si tu empleo no requiere que revises el correo con frecuencia) puede agilizar el proceso.

No trates de realizar otras acciones, enf√≥cate de lleno a revisar y responder los correos que has recibido desde la √ļltima vez, y, mantente dentro del marco de tiempo reservado para ello. 

Yo he notado que 3 o 4 sets de media hora, a distintas horas del día es lo que me funciona mejor.

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Agobio

Muchas veces al abrir nuestra bandeja de correo, sobre todo por ejemplo, despu√©s de un fin de semana, nos encontraremos agobiados por la cantidad de mensajes recibidos. Si parte de nuestro trabajo no es dar informes sino atender a quejas, esto podr√≠a ser totalmente desastroso para nuestros nervios.

¬ŅC√≥mo combatirlo?

Atiende un solo mensaje a la vez. No te dejes llevar por los encabezados molestos que exigen respuesta inmediata, a menos que tu trabajo involucre atender situaciones de vida o muerte, veinte minutos m√°s, no har√°n ning√ļn da√Īo.

Si tienes contactos cuyos mensajes deben tomar prevalencia, a√Īade sus direcciones a filtros de urgencia, y, abre cada mensaje, empezando por el m√°s antiguo, y no lo cierres sino hasta haber solucionado el problema (a menos que no sea posible), y hasta entonces da clic en el siguiente.

Frustración

Hay mensajes que no tienen soluci√≥n factible inmediata y para los cuales necesitamos buscar m√°s informaci√≥n y dem√°s.

¬ŅC√≥mo combatirlo?

Justo como tu reloj despertador, ahora existen aplicaciones que pueden congelar los mensajes de esta naturaleza y hacerlos regresar en tiempo y forma adecuados. Si usas Gmail en iPhone, prueba Mailbox.

En PC, Boomerang funciona. Y si no te molesta pagar una subscripci√≥n,Sanebox permite manejar tu email desde cualquier servicio por m√°s o menos 6 d√≥lares al mes.

Administración de correo
Administración de correo

Tedio

Todos preguntan lo mismo tarde que temprano.

¬ŅC√≥mo combatirlo?

Respuestas predise√Īadas. Dependiendo de tu trabajo, la mayor√≠a de los casos que requieren informaci√≥n, solicitar√°n la misma una y otra vez.

Ante preguntas repetidas, arma un cat√°logo de respuestas frecuentes
Ante preguntas repetidas, arma un cat√°logo de respuestas frecuentes

Tener un cat√°logo peque√Īo de las respuestas m√°s frecuentes, personalizando √ļnicamente el nombre del solicitante, ahorra tiempo y siempre dar√° una buena impresi√≥n, mucho mejor que un simple ‚Äúrevise nuestras preguntas frecuentes‚ÄĚ, o un mensaje falto de calidez.

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