Publica en Chatter e interactúa con tu equipo

🎓 Unidad
1
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrás:
  • Conocer el publicador de Chatter.
  • Realizar una publicación en Chatter.
  • Categorizar publicaciones con #temas.
  • Hacer menciones y Adjuntar archivos a las publicaciones.

‍

Comienza a interactuar con tu equipo

En la unidad anterior hicimos una recorrida describiendo la funcionalidad de Habitat y de Chatter.

Ahora es el momento de ponerlos en funcionamiento! 😁

Conozcamos las herramientas que nos permiten publicar en Chatter.

La función más popular de Chatter es el Publicador

Tal como hace un usuario para publicar actualizaciones en el muro de una red social, el usuario de EGA Futura utiliza el Publicador de Chatter para postear contenido en tiempo real.

El contenido publicado será visible por todos los involucrados en el post y sus seguidores

Por ejemplo en una publicación en el muro de otro usuario la publicación será visible para:

Si queremos publicar una noticia debemos utilizar el Publicador de Chatter.

¿Dónde encuentro al publicador?

Encontramos el publicador de Chatter en todas las ubicaciones donde podamos acceder a Chatter.

📚📖Puedes utilizar cualquiera de las diferentes formas para ingresar a Chatter que te enseñamos en este tutorial.

El publicador siempre se encuentra en el sector superior de Chatter más arriba de las Noticias en tiempo real.

Publicador de Chatter Plataforma EGA Futura ERP Nube
Publicador de Chatter

¿Cómo se compone el publicador de Chatter?

El publicador consta de un campo para escribir una actualización y un botón para publicarla llamado: Compartir.

También cuenta con 4 acciones posibles, lo que quiere decir que permite hacer cuatro tipos de publicaciones diferentes:

En la siguiente imagen vemos los números mencionados señalando las pestañas que corresponde a cada una de las acciones del publicador:

Acciones del publicador de Chatter EGA Futura ERP nube
Acciones del publicador de Chatter

Cuando hacemos clic con el puntero del mouse en el campo para escribir el mensaje vemos que aparecen opciones de edición de texto y para insertar funcionalidad al mensaje.

Debemos escribir el mensaje en el cuadro de diálogo y luego presionar el botón Compartir.

En la siguiente imagen lo vemos destacado:

Cuadro texto publicar actualizacion Chatter EGA Futura ERP nube
El cuadro de texto ofrece opciones de texto enriquecido y permite insertar funciones al mensaje

📚📖Aquí te dejo un tutorial donde conocerás más sobre el editor de texto enriquecido que puedes usar en las publicaciones de Chatter.

La funcionalidad que encuentres disponible en la Plataforma EGA Futura depende de la configuración personalizada que tu empresa nos haya solicitado.

Hagamos una publicación 😀

Una publicación en Chatter es una forma de hacer llegar un contenido a muchos usuarios de la Plataforma.

Una publicación puede ser usada para transmitir o comunicar una noticia o para solicitar la participación de los seguidores, ya sea pidiendo la votación en una encuesta o solicitando la respuesta a una pregunta.

Una publicación podrá ser pública o privada.

Una publicación se puede crear desde la página de Chatter, desde un perfil de usuario o desde un grupo y desde el componente Chatter de otras páginas de la plataforma.

Cómo realizamos una publicación en Chatter?

Una vez que estamos en el publicador de Chatter vemos las pestañas de tres fichas:

  • Publicar.
  • Sondeo.
  • Pregunta.

En la pestaña Publicar, veamos que al posicionar el cursor en el cuadro de texto, se habilita para la escritura.

Aparece una frase de sugerencia que dice: Compartir una actualización…

Escribamos allí mismo nuestra publicación.

Antes de publicar la actualización que hemos escrito podemos editar el texto aplicándole un formato enriquecido

Opciones de edición de texto

📚📖Una vez que terminamos de escribir el mensaje podemos usar todas las opciones de edición de texto que tenemos disponibles.

Luego de finalizar la edición deberemos presionar el botón Compartir.

En la siguiente imagen veremos numerados los sectores desde donde accedemos a las diferentes herramientas que nos brinda el Publicador para enriquecer el formato del contenido que queremos publicar:

Opciones de edición de texto, menciones, Links y archivos adjuntos en Chatter. CRM Nube
Opciones de edición de texto, menciones, links y archivos adjuntos en Chatter.

¿Cómo le damos formato al texto?

‍Para agregar estilos, listas y más formato debemos utilizar los botones del editor de texto enriquecido (1)

¿Cómo insertamos más elementos?

Para agregar imágenes, vínculos, emojis y @menciones a nuestra publicación tenemos los botones correspondientes en el sector inferior del publicador de Chatter.

  • insertar imagen (2)
  • Insertar Link o embeber un URL en un texto (3)
  • Insertar Emoji (4)
  • @Mencionar personas y grupos (5)
  • Adjuntar un archivo (6)

¿Hay alguna forma de hacer una @mención sin usar el botón del editor de texto?

Sí.

Más adelante en esta unidad te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre las menciones en publicaciones.

Para dar un adelanto podemos informar que para realizar una mención de manera simple debemos insertar @ y el nombre de lo que deseamos mencionar: personas o grupos.

📚📖Aquí hay un tutorial que explica cómo hacer una mención.

¿Cómo insertamos un link en una publicación?

Se hace así:

  1. Seleccionar el texto donde queremos embeber el vínculo o link.
  2. Presionar el botón de los eslabones encadenados.
  3. En la ventana que se abre, debemos pegar el URL del vínculo.
  4. Presionar el botón Guardar.

¿Cómo vinculamos un registro a la publicación?

Así como se hace mención de una persona también en una publicación, se puede querer mencionar un registro de la plataforma como por ejemplo una cuenta, un proyecto, un activo fijo, un contacto, etc.

Para vincular un registro a la publicación hay que introducir / y comenzar a escribir el nombre del registro.

Empezarán a aparecer sugerencias de acuerdo a las coincidencias de los registros de la base de datos con los caracteres que vayamos escribiendo

Debemos elegir el registro que se quiere vincular a la publicación.

📚📖Tenemos un tutorial completo que explica paso a paso cómo vincular un registro en una publicación o comentario de Chatter.

¿Cómo adjuntar archivos?

Se pueden adjuntar hasta 10 archivos a una publicación, a una pregunta o comentario.

Se utiliza el botón del clip sujetapapeles.

📚📖El tutorial para adjuntar archivos está aquí.

Más adelante en esta unidad te vamos a explicar detalles y todo lo que necesitas saber sobre los archivos adjuntos a las publicaciones.

#Temas, @Menciones y Archivos adjuntos

Las publicaciones contienen mensajes que queremos compartir con personas, grupos y a veces con toda la compañía.

¿Qué tal parece si, no solamente podemos hablar del tema del mensaje sino, además podemos generar una etiqueta que centralice todas las conversaciones y elementos de la compañía que se refieran al mismo tema?

Eficiencia con temas menciones archivos publicaciones Chatter EGA Futura ERP nube
EGA Futura agiliza el trabajo colaborativo

¿Qué tal si cuando en una publicación nos referimos a una persona, también hacemos llegar, a la persona mencionada, una notificación que le avise que lo estamos mencionando y un acceso directo para que pueda participar de la conversación?

¿Y qué tal si cuando nos referimos a cierta documentación u otra clase de archivo en vez de solamente mencionarlo agregamos al mensaje un vínculo directo para acceder a ello?

#Temas, la forma de agrupar las conversaciones

Habitualmente surgen asuntos, cuestiones, negocios que requieren que varias áreas de la empresa trabajen coordinadamente.

En ese trabajo particular se involucran, personas, grupos y registros de todo tipo y diversa naturaleza, como por ejemplo Tareas de proyecto, activos, gastos, cuentas y contactos, etc.

¿Como hacemos para reunir todas las interacciones sobre ese tema agrupándolas en una sola página para poder seguir cronológicamente el avance de dicho trabajo?

Existe una forma ágil, que no implica armar una comisión o establecer un grupo, para que todo el mundo pueda intervenir y aportar material en un asunto desde cualquier lugar donde se encuentre.

¿Qué es un tema?

Se denomina #tema o hashtag a una palabra o frase precedida por el signo numeral (#) también llamado hash o almohadilla que, aplicado a una publicación, comentario o registro funciona como una etiqueta de agrupación.

Desde el momento en que anteponemos el signo numeral a una palabra, la convertimos en una categoría que funciona marcando la publicación con una especie de etiqueta o hashtag que nos servirá para agrupar todos los contenidos que contengan esa etiqueta.

Tema hashtag publicacion Chatter EGA Futura ERP nube
El tema puede estar compuesto por un máximo de 3 palabras
En todo nuestro material de capacitación vamos referirnos a estas palabras que sirven para agrupar temas de conversación indistintamente como #temas o hashtags.

Clasificar las publicaciones usando temas

Los temas brindan a las personas la posibilidad de agregar una palabra o hasta tres términos a las publicaciones, de manera que funcionen como una etiqueta de una categoría.

Con el nombre de ese #tema agrupador se pueden realizar búsquedas en las noticias en tiempo real para poder localizar todas las publicaciones que lo contengan.

Lo bueno de usar una #tema es que se puede aportar una participación a una conversación o discusión sin necesidad de pertenecer a un grupo en particular.

Por ejemplo si los usuarios marcan sus publicaciones y comentarios agregando el tema #Campaña ABC, luego cuando cualquier persona haga una búsqueda por tema #Campaña ABC, los resultados de la búsqueda van a agrupar todas las publicaciones que contengan el tema #Campaña ABC.

Los resultados de la búsqueda van a incluir todas las publicaciones a las cuales el usuario tenga acceso

Cómo se crea un nuevo #Tema o hashtag?

Un #Tema puede estar formado por una y hasta tres palabras.

Se escribe sin dejar espacio entre el signo numeral (#) y la primera palabra, luego sí, se puede dejar espacio entre las palabras que componen la etiqueta.

¿Cómo se usan los #Temas existentes?

Cuando un #Tema ya está creado y se quiere usar esa etiqueta para unir una publicación a ese #Tema simplemente hay que:

  1. Escribir el signo numeral,
  2. escribir las tres primeras letras del tema,
  3. seleccionar haciendo clic en una de las opciones que aparecen, como se ve en la imagen:
Seleccionar tema Chatter EGA Futura ERP nube
Escribiendo tres letras aparecen las primeras coincidencias. Elegir dando clic.

Página de un tema

Una vez que se ha insertado un #Tema en una publicación, comentario o registro, cada vez que una persona haga clic sobre esa etiqueta viajará a una página que mostrará en orden cronológico todas las publicaciones y comentarios a los que tiene acceso, que incluyeron el #Tema.

Así un usuario logra ver de forma centralizada en una sola página todo el contenido que fue marcado con un #tema.

📚📖Tenemos un completo tutorial que explica cómo funciona la página de detalles de un tema.

En la próxima imagen vamos a ver, numerados, los componentes de la página de un tema que describimos a continuación.

La página de un tema tiene un campo donde se puede escribir una descripción del tema. (1)

También cuenta con un sector de estadísticas donde se informa:

  • Cantidad de seguidores del tema. (2)
  • Cantidad de publicaciones. (3)
  • Cantidad de personas debatiendo el tema. (4)

La página de un Tema tiene un botón que da la posibilidad de Seguir ese #tema y recibir actualizaciones en los Elementos que sigo en las Noticias en tiempo real.

Seguir Tema hashtag plataforma EGA Futura ERP nube
Componentes de la página de un #Tema

La página de un Tema también tiene una estrella para poder hacer clic y agregar esa página como elemento favorito.

Los favoritos son accesos directos a los elementos (registro, panel, página, etc.) que se utilizan con mayor frecuencia. Sirve para todos elementos que no sean publicaciones de Chatter.

Tema Hashtag favorito EGA Futura ERP nube
La estrella permite agregar la página de #Temas a elementos favoritos
También es posible agregar #Temas a los registros.

Registros asociados al tema

Entre sectores de un registro existe un campo que permite relacionarlo con un tema.

Para asociar un registro con un tema hay que dirigirse a la página del registro y en el campo #Tema, ingresar los primeros caracteres del tema y con las primeras coincidencias comenzarán a surgir los temas sugeridos.

Seleccionar el tema deseado y así habrá quedado relacionado el registro con el tema.

Se puede seleccionar más de un tema para un mismo registro.
Agregar tema asociado a registro EGA Futura ERP nube
Asociar un tema a un registro
Una vez que ha quedado vinculado al tema, ese registro aparecerá en la página del tema en la lista junto con los otros registros asociados.

En la pestaña de los detalles del #Tema llamada Relacionado veremos los registros de la plataforma que contienen ese #Tema asociado.

El nombre que vemos señalado en la imagen con el número (1): Registros con tema, contiene un vínculo que al darle clic nos lleva a una página que contiene la lista de los registros asociados a un tema.

Registros con tema hashtag EGA Futura ERP nube
En la pestaña Relacionado podemos ver cuántos y cuáles registros están asociados a ese Tema

Lista de registros con tema

El vínculo Registros con tema que encontramos en los detalles del registro, pestaña Relacionado, nos conduce a una página donde obtenemos una Vista de lista llamada: Registros con tema.

Esta página es muy útil cuando hay gran cantidad de registros asociados a un tema ya que distribuye los datos en una página completa.
Esta lista cuenta con la funcionalidad propia de listas que hace más fácil la organización de los datos en listas extensas

Veremos señalada en la siguiente imagen algunos controles que facilitan el manejo de los datos de la lista:

  • Nombre de la lista (1)
  • Botón Actualizar lista (2)
  • Botón aplicar filtro (3)
  • Campos de filtrado de lista (4)
Lista registros con tema hashtag EGA Futura ERP nube
Lista de Registros con tema

Búsqueda por #Temas

Usar #temas es una forma de clasificar la información y agilizar la búsqueda de algún tema en particular.

Basta con agregar una sola vez un #tema o hashtag en una publicación para que quede señalada y va a aparecer en los resultados de una búsqueda cuando la realicemos invocando dicho #tema.

Para realizar la búsqueda no debemos usar el signo numeral (#) sólo debemos escribir en el campo de búsqueda la palabra o la frase del #tema

Luego podremos obtener como resultado de la búsqueda todo el contenido que haya sido publicado con dicho #tema en cualquier sitio de la Plataforma

En cualquier lugar de la plataforma donde me encuentre puedo realizar una búsqueda por #tema haciendo una búsqueda global por tema.

Quieres conocer otra forma de realizar una búsqueda por #tema?

  1. En el extremo izquierdo del campo de búsqueda hay una flecha en forma de triángulo que si la presionamos despliega un menú.
  2. Elijamos de ese menú la opción Temas.

En la siguiente imagen vemos cómo restringir la búsqueda global para que solamente busque temas:

Categoria busqueda buscador tema Chatter hashtag EGA Futura ERP nube
Seleccionar en el menú que la búsqueda se restrinja solamente a temas

Una vez que hemos acotado los resultados de la búsqueda seleccionando la opción de menú que obliga buscar solamente entre los #temas.

En el campo de búsqueda escribamos el nombre del tema sin el signo # y luego presionar enter.

Con los primeros caracteres aparecerán temas sugeridos y si encontramos el que nos interesa se puede seleccionar:

Busqueda tema hashtag Chatter Plataforma EGA Futura ERP nube
Campo de búsqueda global donde debemos escribir el tema pero sin usar el signo numeral

Menciona para atraer la atención

Si necesitamos atraer la atención de alguien sobre un contenido o comentario que estamos publicando en Chatter la forma simple de conseguirlo es mencionar a ese usuario.

¿Cómo se hace una mención en una publicación?

En el siguiente tutorial vamos a aprender qué es una mención y cómo hacer una @mención:

Cuáles elementos podemos mencionar en las publicaciones?

En un comentario o publicación en Chatter podemos mencionar tanto a una persona o usuario como a un grupo.

Cómo mencionar a una persona?

Para @mencionar a una persona podemos anteponer el símbolo @ al nombre de usuario.

Para insertar el símbolo @ también podemos presionar el botón con la silueta de una persona que figura en el sector inferior del cuadro de texto.

‍Apenas ingresemos el símbolo @ y comencemos a escribir el nombre del usuario se abrirá una lista de coincidencias sugeridas y de de esa lista debemos elegir el nombre.

En la siguiente imagen vemos cómo aparece la lista de sugerencias cuando comenzamos a escribir el nombre:

Se abre una lista de coincidencias sugeridas y usted elige un nombre de la lista
Se abre una lista de coincidencias sugeridas y debemos elegir un nombre de la lista.

En la siguiente imagen vemos el botón que nos permite insertar el signo @ en una publicación:

Presionar el boton para mencionar a un usuario o a un grupo en un comentario o publicación de Chatter
Presionar el botón para mencionar a un usuario o a un grupo en un comentario o publicación de Chatter

La @mención aparecerá en las noticias en tiempo real de mi Chatter y en las noticias de la persona o grupo mencionados.

Dependiendo de la configuración de notificación de la persona mencionada, las notificaciones de @mención aparecerán en notificaciones dentro de la aplicación y le llegarán vía email.
Te gustaría ver cómo luce una notificación de @mención en la pantalla de un teléfono móvil?

La notificación en el móvil del usuario @mencionado es ésta:

Ver como luce notificacion en telefono movil - Chatter de EGA Futura
Así luce en tu teléfono móvil la notificación de que has sido @mencionado en una publicación de Chatter

¿Cómo mencionar a un grupo?

Las menciones de grupo aparecerán en las noticias en tiempo real del grupo.

📚📖Las reglas de acceso que permiten visibilizar contenido se aplican también en esta clase de publicaciones.

Si algunos miembros del grupo no tienen acceso al grupo mencionado, no verán el contenido compartido en las noticias en tiempo real de su grupo.

¿Podemos encontrar todas las publicaciones donde fuimos @mencionados?

Sí. En las noticias en tiempo real y en el Perfil de usuario.

La primera de las formas de encontrar las publicaciones donde fuimos mencionados es en la noticias en tiempo real de Chatter.

En el menú de categorías debemos dirigirnos a la categoría: A mí.

Allí veremos las publicaciones donde nos han mencionado y los comentarios a las publicaciones propias:

Menciones aparecen en categoria A Mi de noticias en tiempo real Chatter EGA Futura ERP nube
En la categoría A mí de las noticias en tiempo real

Otra forma de encontrar todas las publicaciones donde fuimos @mencionados por otros compañeros de equipo y otros usuarios de la Plataforma EGA Futura debemos dirigirnos a nuestro perfil desde la pestaña Personas de la aplicación EGA Futura Habitat.

Una vez que estamos en nuestro perfil debemos seleccionar del menú la opción Ordenar por: Últimas publicaciones.

Para elegir el tipo de noticias que queremos visualizar debemos aplicar un Filtro.

El botón para aplicar un Filtro tiene el dibujo de un embudo y lo vamos a encontrar a la derecha del campo de búsqueda de noticias.

Al presionar el botón debemos seleccionar una de las dos opciones del menú que se despliega

Opciones del Filtro:

  • Publicaciones de este usuario: Solamente va a mostrar lo que haya publicado este usuario de quien estamos en su perfil, omitiendo las publicaciones que hayamos hecho nosotros o los otros usuarios manteniéndolas ocultas.
  • ‍Todas las actualizaciones: Permite ver la totalidad de publicaciones que refieren a este usuario, sean propias o creadas por otros usuarios.

En la siguiente imagen vemos señalados el botón Filtro y las dos opciones del menú:

Activamos los Filtros desde el botón con el dibujo del embudo

Podemos usar este filtro para ver las publicaciones o @menciones de otros usuarios?

Sí, podemos realizar desde el perfil de cualquiera otro usuario de la Plataforma EGA Futura este mismo procedimiento que hemos seguido para ver las publicaciones que nos mencionan o vinculan.

La opción del menú: Publicaciones de este usuario, que vemos señalada en la imagen de arriba, sirve para ver únicamente las publicaciones que ha realizado ese usuario.

No están incluidas en esa vista las publicaciones donde ese usuario realizó comentarios o es mencionado.

Para poder incluir estas interacciones en el filtro se debe elegir la opción de menú Todas las actualizaciones.

De esta forma será posible ver las noticias en tiempo real de nuestro perfil o del de un colega, y también ver publicaciones, @menciones y comentarios.

Si has hecho una publicación en el perfil de alguien y no logras visualizar tu publicación, recuerda tener seleccionado en el filtro la opción de menú: Ver Todas las actualizaciones.

Notificaciones

Se pueden recibir notificaciones de toda la actividad en Chatter y sobre los registros, #temas que se están siguiendo, Grupos, etc.

Las notificaciones también pueden ser desactivadas selectivamente desde configuración.

Es importante establecer tipo de notificación y frecuencia para cada categoría de interés, configurando las preferencias de notificaciones.

📚📖Tenemos una unidad en el curso de Habitat donde te explicamos todo lo que necesitas saber sobre Notificaciones.

Cómo adjuntar archivos en Chatter?

Además de todo el texto que podemos publicar, también podemos adjuntar contenido en diversos formatos de archivo para compartir toda la información, imágenes y documentación necesarios para que el trabajo en equipo sea eficiente al 100% dentro de la Plataforma EGA Futura.

Cómo podemos compartir archivos usando Chatter?

Podemos compartir archivos desde un perfil de usuario, desde un registro y desde todas las instancias donde dispongamos del componente Chatter:

Como adjuntar un archivo en una publicacione de Chatter
Como adjuntar un archivo en una publicación de Chatter

Disponemos de la funcionalidad para adjuntar archivos tanto en el Publicador de contenido de Chatter como en el publicador de Preguntas de Chatter.

La opción de adjuntar un archivo no está disponible para la publicación de un Sondeo de Chatter.

Es posible adjuntar hasta 10 archivos a una publicación o pregunta.

¿Cuáles son las instrucciones para adjuntar archivos?

📚📖En este tutorial se encuentran las indicaciones paso a paso para compartir o adjuntar un archivo en una publicación de Chatter.

¿Dónde es posible adjuntar archivos en Chatter?

Algunos tipos de publicaciones no admiten archivos adjuntos, veamos qué pasa en cada uno de ellas y también los comentarios.

En una publicación común

Disponemos de la funcionalidad para adjuntar archivos en el Publicador de Chatter.

En una pregunta

Es posible ajuntar archivos en el publicador de Preguntas de Chatter.

En un sondeo

En un sondeo, encuesta o votación de Chatter no es posible adjuntar archivos.

En un anuncio

Es posible adjuntar archivos en una publicación tipo Anuncio de Chatter.

El archivo adjunto publicado en un Anuncio en un grupo de Chatter no va a aparecer en la publicación destacada en el encabezado del grupo sino que aparecerá en la publicación que figura en las Noticias en tiempo real del grupo.

En un comentario

También se pueden adjuntar archivos a un Comentario de Chatter.

El botón figura debajo del campo de comentario como se ve en la imagen:

Boton Adjuntar archivo en el publicador de comentario de Chatter EGA Futura ERP nube
El campo comentar una publicación admite que se adjunten archivos

¿Un archivo publicado ofrece una vista previa?

Las vistas previas de los archivos adjuntos aparecen debajo de la publicación, pregunta o anuncio publicados.

En el caso de los anuncios que tienen doble publicación, una en en encabezado y otra en las noticias en tiempo real del grupo de Chatter, el archivo adjunto aparece en su ubicación en las noticias en tiempo real y no aparece en el encabezado de las noticias del grupo.

Debemos hacer clic en uno de los archivos para abrirlo:

Así luce un archivo adjunto a una publicación de Chatter
Así luce un archivo adjunto a una publicación de Chatter

Es posible realizar una vista previa de hasta tres archivos.

En la tercera vista previa, aparece el conteo de los archivos adjuntos restantes.

Haciendo clic en el tercer archivo se podrán ver las vistas previas completas de los archivos restantes
Ahora ya conocemos muchas formas de comunicarnos con todo el equipo en la Plataforma EGA Futura.
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