Formula preguntas, haz encuestas y anuncios de grupo

🎓 Unidad
2
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrás:
  • Obtener las respuestas de los expertos formulando Preguntas de Chatter.
  • Recibir las opiniones de los colegas publicando Sondeos.
  • Difundir las noticias relevantes en un grupo publicando Anuncios.

Sondeos, preguntas y anuncios en Chatter

En las primeras unidades conocimos las publicaciones, las noticias en tiempo real y pudimos enterarnos de la actividad que se comparte en toda la compañía.

Luego hemos aprendido a realizar publicaciones y mantener a todo el mundo informado de nuestras novedades.

Ahora vamos a descubrir tipos de publicaciones de Chatter que nos van a ayudar a conseguir la participación de otros usuarios para mejorar el desempeño colaborativo de toda la empresa.

Vamos a poder:

  • Pedir la participación de los expertos para responder preguntas de relevancia.
  • Organizar votaciones (sondeos) donde podremos recolectar gran número de opiniones que nos ayudarán a conocer mejor a nuestro equipo y saber lo que opina la mayoría.
  • Atraer la atención de los colegas de trabajo, haciendo anuncios en grupos.

Preguntas de Chatter

Pregunta es una acción del publicador de Chatter que permite a los usuarios realizar preguntas en las noticias en tiempo real.

Acceder al publicador de preguntas es tan simple como darle clic a la pestaña Pregunta.

Pregunta Chatter EGA Futura ERP nube
En el menú de acciones del publicador seleccionar la pestaña Pregunta nos permite acceder a dicha acción
Hacer preguntas favorece la participación de los usuarios en la comunidad que conforma la red social empresarial.

¿Cómo se compone una pregunta?

Una vez que hemos accedido a las noticias en tiempo real de un perfil de usuario, de un grupo de Chatter o de un registro debemos darle clic a la pestaña Pregunta (1) del publicador de Chatter.

Allí vamos a encontrar los siguientes componentes:

  • Campo Pregunta: Nos permite escribir una pregunta de hasta 255 caracteres y admite solamente texto plano. (2)
  • Campo detalles: Sirve para darle contexto a la pregunta, alguna explicación adicional o aclaraciones necesarias para poder obtener la mejor respuesta de parte de los participantes. Este campo admite texto enriquecido. (3)
  • Botón preguntar. (4)

El campo detalles permite darle formato al texto, agregar imágenes, links, emojis, @mencionar personas, vincular registros y adjuntar archivos.

También en el campo detalles se puede etiquetar la pregunta con uno o varios #temas o hashtag para agruparla con otras publicaciones que lleven la misma etiqueta.

El campo detalles es un campo NO obligatorio, por lo que puede formularse una pregunta completando solamente el campo Pregunta.

Todos los componentes mencionados han sido señalados con números, que nos marcan la ubicación de cada uno, en la siguiente imagen:

Publicador pregunta Chatter EGA Futura ERP nube
Publicador de preguntas de noticias en tiempo real de Chatter

¿Dónde se puede publicar una pregunta?

Las personas pueden formular preguntas en las noticias en tiempo real de:

  • Su propio perfil de usuario. (La pregunta llegará a los seguidores)
  • El perfil de usuario de otra persona al que tenga acceso. (La pregunta llegará a esa persona y a los seguidores)
  • Grupos públicos. (Podrán ver y responder la pregunta todos los que vayan a las noticias en tiempo real del grupo)
  • Grupos donde es integrante. (La pregunta llegará a los miembros y sólo ellos podrán ver y responder la pregunta)
  • Registros a los que tiene acceso. (La pregunta llegará a los seguidores. Podrán ver y responder la pregunta todos tengan acceso al registro)
En las noticias en tiempo real de un #tema no se pueden hacer publicaciones, solamente hacer comentarios a publicaciones.

Si se quiere que una pregunta forme parte de un Tema solamente hay que agregar en el texto de la descripción la etiqueta o hashtag correspondiente a ese #Tema y publicarla en las noticias en tiempo real de un perfil, grupo o registro.

📚📖Todo lo que necesitas saber sobre cómo agrupar las publicaciones con #Temas lo encuentras aquí.

Cómo realizar una pregunta en Chatter?

Publicar una Pregunta en Chatter es la mejor forma de dirigir la consulta directamente a las personas más expertas sobre ese tema y obtener la respuesta más acertada para lo que necesitamos resolver.

Podemos simplemente publicar una pregunta o agregarle detalles para brindar un contexto para ayudar a comprender el panorama a los usuarios para brindarnos la mejor respuesta posible.

Las instrucciones para publicar una pregunta te las indicamos en el siguiente video:

📚📖Para instrucciones detalladas y más información sobre cómo publicar una pregunta en Chatter tenemos un tutorial completo visita este link.

Redactando una pregunta:

Formular pregunta chatter EGA Futura ERP nube
1- Pregunta, 2- Detalles, 3- Botón Preguntar

Mejor respuesta

Luego de haber publicado la pregunta las personas que la puedan visualizar darán sus repuestas.

Pregunta respuestas Chatter EGA Futura ERP nube
Pregunta en el recuadro y debajo sus respuestas

A continuación, el usuario que hizo la pregunta o un administrador moderador podrá seleccionar una de las respuestas como Mejor respuesta.

Puede ser elegida solamente una mejor respuesta por pregunta.

La mejor respuesta quedará en una ubicación destacada para que en el futuro, cada vez que se vuelva a necesitar respuesta para esa pregunta se encuentre la colaboración más acertada junto a la pregunta en las noticias en tiempo real.

Cuando se ha marcado la mejor respuesta, se visualizará junto a ella una marca de verificación

La mejor respuesta va a aparecer ubicada en la parte superior de todas las demás respuestas para que sea la primera entre todas.

Mejor respuesta pregunta Chatter EGA Futura ERP nube
Tener una buena base de datos de preguntas con su mejor respuesta es la mejor forma de tener la información vital para el desempeño del trabajo fácil y rápido de localizar.

De la misma forma que el autor de la pregunta o el moderador marcaron una mejor respuesta, también pueden eliminar ese estado de Mejor respuesta.

Parte de la funcionalidad especial que vuelve importante publicar las preguntas mediante el publicador de preguntas de Chatter es el filtro para preguntas que ofrecen las noticias en tiempo real de los Grupos de Chatter.

Aquí vemos una imagen del filtro de las noticias en tiempo real de grupos:

Noticias tiempo real grupos filtro para preguntas Chatter EGA Futura ERP nube
Filtro para preguntas en los Grupos de Chatter

📚📖Si quieres conocer toda la funcionalidad de Grupos de Chatter aquí está detallada.

Sondeos o encuestas de Chatter

El sondeo es un tipo de publicación de Chatter que permite hacer una consulta rápida a muchos usuarios y que cada uno de ellos participe con su voto.

En una encuesta que ofrece opciones entre las cuales las personas que participen podrán elegir una para emitir su opinión.

El formato especial que tiene la publicación de un sondeo hace que luego recopilar los datos sea mucho más fácil.

El sondeo también es conocido como: consulta, encuesta o votación. Cualquiera de estas denominaciones hace referencia a un sondeo.

Un sondeo sirve para que el creador de la encuesta logre recopilar de forma rápida gran número de respuestas de los participantes

¿Cómo se participa en un sondeo?

Cada participante elegirá una respuesta entre la lista de opciones disponibles y al final de la encuesta tendremos la opción más votada y los porcentajes de selección para cada opción propuesta.

En el siguiente tutorial te contamos qué es un sondeo y cómo se usa:

¿En qué lugares de la Plataforma podemos crear un sondeo?

Es posible crear un sondeo desde un perfil de usuario, desde un registro, un grupo y desde los lugares donde dispongamos del componente Chatter.

Las personas pueden publicar un sondeo en las noticias en tiempo real de:

  • Su propio perfil de usuario. (El sondeo llegará a los seguidores)
  • El perfil de usuario de otra persona al que tenga acceso. (El sondeo llegará a esa persona y a los seguidores)‍
  • Grupos públicos. (Podrán ver el sondeo y votar todos los que vayan a las noticias en tiempo real del grupo)
  • ‍Grupos privados donde es integrante. (El sondeo llegará a los miembros y sólo ellos lo podrán ver y votar)
  • Registros a los que tiene acceso. (El sondeo llegará a los seguidores. Podrán ver la encuesta y votar todos tengan acceso al registro)
En las noticias en tiempo real de un #tema no se pueden hacer publicaciones, solamente hacer comentarios a publicaciones

Para poder asociar un sondeo a un #Tema solamente hay que agregar en el texto de la pregunta de la encuesta, la etiqueta o hashtag correspondiente a ese #Tema y publicarla en las noticias en tiempo real de un perfil, grupo o registro.

📚📖Todo lo que necesitas saber sobre cómo agrupar las publicaciones con #Temas lo encuentras aquí.

¿Quiénes pueden ver y participar en un sondeo?

Una vez que el sondeo esté publicado será accesible en las noticias en tiempo real de la siguiente manera:

  1. En la página de Chatter, el sondeo estará disponible para las personas que nos siguen,
  2. En un grupo privado, está disponible para miembros del grupo, y
  3. En un grupo público, cualquier usuario puede participar del sondeo.
  4. En un registro, para quienes puedan acceder al registro.
  5. En la página de un #Tema si en la pregunta de la encuesta se agregó el hashtag de ese #Tema.

¿Cómo se compone un sondeo?

El creador de un sondeo debe formular una pregunta clara que se responda con la elección de una de las opciones que va a brindar.

No se busca acertar una pregunta correcta sino conocer las opiniones de los encuestados.

Vemos señaladas en las siguiente imagen los componentes de un sondeo:

  1. Campo para escribir la pregunta. (1) (Se pueden incluir menciones y #temas o hashtag).
  2. Campo para escribir la que será la primera opción de respuesta. (2)
  3. Campo para escribir las segunda opción de respuesta. (3)
  4. Botón para agregar más opciones de respuesta. (4) (Admite hasta 10)
Sondeo encuesta votacion Chatter EGA Futura ERP nube
Campos para publicar un sondeo

En el campo Pregunta del sondeo se pueden incluir:

  • @mención a personas para que sean notificadas o estén relacionadas por algún motivo.
  • #Temas (hashtag o etiquetas) agrupadoras para agrupar las publicaciones en determinados hilos de conversación.

Después de escribir la pregunta se deben establecer las opciones que van a ofrecer, cada una con una casilla de opción que permitirá elegir una sola entre las respuestas disponibles.

Cuando el creador del sondeo lo ha publicado, será accesible para todos sus seguidores.

Así luce en Noticias en tiempo real una encuesta publicada:

Sondeo consulta encuesta votacion Chatter EGA Futura ERP nube
Sondeo con sus opciones para votar

Crear un sondeo es de máxima utilidad en Grupos de Chatter para conseguir de la forma más rápida posible los votos de los integrantes agilizando la toma de decisiones que dependen de la preferencia de la mayoría.

Podrá intervenir en la encuesta cualquier persona que tenga acceso a la publicación en noticias en tiempo real.

¿Cómo se crea un sondeo?

Para crear el sondeo debemos definir una pregunta para la encuesta y ofrecer como mínimo dos opciones de respuesta.

Con este formato, los participantes podrán seleccionar una sola de las respuestas usando el método conocido como multiple choice o cuestionario con respuesta de opción múltiple:

📚📖Para instrucciones detalladas y más información sobre cómo realizar un Sondeo o Encuesta en Chatter tenemos un tutorial completo visita este link.

¿Cómo votar?

Así se participa en la votación:

  1. Elegir y seleccionar una opción (1) y
  2. Presionar el botón Votar (2).

También de puede consultar los resultados actuales (3), como se ve marcada con números en la siguiente imagen:

Componentes Sondeo Chatter encuesta votacion Plataforma EGA Futura ERP nube
Cómo se participa de una votación o encuesta de Chatter

Como en todas las publicaciones de Chatter es posible indicar Me gusta, compartir la publicación y hacer comentarios.

Resultados del sondeo

Presionando el vínculo Ver resultados se accede al estado actual de la votación.

Los resultados de las encuestas aparecen expresados en porcentajes y sin decimales.

En el panel de resultados vemos el botón que nos permite cambiar el voto y un vínculo Actualizar datos:

Resultados parciales votacion cambiar voto sondeo encuesta consulta Chatter EGA Futura ERP nube
Resultados parciales del sondeo, cantidades y porcentajes

Características de los sondeos

Ciertas particularidades deben ser tenidas en cuenta a la hora de publicar un sondeo o encuesta.

A continuación hay una lista de las más importantes:

  • Un sondeo admite hasta diez opciones.
  • Se puede votar eligiendo una sola opción.
  • Se puede modificar el voto y volver a votar.
  • El voto es anónimo.
  • Se puede saber cuántas personas participaron de la votación.
  • Dando clic a Actualizar se pueden conocer los resultados actualizados de la votación.
  • Luego de votar, aparecerá cada una de las opciones con el porcentaje de elección que ha tenido.
  • Los porcentajes de elección sufren un redondeo para no aparecer con decimales.
  • Los sondeos no se indexan para búsquedas.
  • Los sondeos admiten comentarios de Chatter.
  • No se puede volver a publicar un sondeo.
  • En una búsqueda global no aparecen los sondeos como resultados.
  • Se recibirán las notificaciones por correo electrónico según se tenga establecida la configuración de notificaciones.📚📖
Una vez publicado un sondeo no se podrá modificar la pregunta.

Destacar un sondeo

El creador de una encuesta puede anclarla en el encabezado de su perfil o del grupo donde se publica la encuesta para que figure a la vista de todos.

Para anclar el sondeo hay que desplegar el menú de la publicación y elegir la opción Anclar como se ve en esta imagen:

Anclar sondeo encuesta votacion Chatter noticias en tiempo real EGA Futura nube
Anclar el sondeo en el encabezado de Noticias en tiempo real

¿Quién puede ver mis publicaciones?

Tanto las preguntas como los sondeos dependen de la participación de otras personas, por eso deben ser publicadas estratégicamente para conseguir los mejores resultados y la mayor participación posible.

Es importante conocer cuál será nuestra audiencia para cada publicación y saber si los usuarios recibirán notificaciones sobre las mismas.

Según el lugar donde hagamos la publicación podrá tener distintos espectadores

📚📖En este tutorial te contamos a quiénes llegarán tus publicaciones dependiendo del lugar donde las publiques.

Notificaciones

Es posible recibir notificaciones de casi toda la actividad en Chatter y sobre los registros, #temas que se están siguiendo, Grupos, etc.

Es importante habilitar o deshabilitar notificaciones y establecer tipo de notificación y frecuencia para cada categoría de interés, configurando las preferencias de notificaciones.

📚📖Tenemos una unidad en el curso de Habitat donde te explicamos todo lo que necesitas saber sobre Notificaciones.

Anuncios en Chatter

Es un tipo de publicación disponible solamente para Grupos de Chatter.

Un Anuncio sirve para comunicar un mensaje de importancia a los integrantes de un grupo.

El mensaje publicado se ubicará en posición central en el encabezado de las noticias en tiempo real del grupo y estará destacado por un icono en forma de altavoz:

Anuncio Grupo Chatter EGA Futura ERP nube
Anuncio destacado en el encabezado de las noticias en tiempo real del grupo
El anuncio queda fijado en el encabezado de noticias en tiempo real por un tiempo establecido o hasta la publicación del siguiente anuncio.

Sólo pueden publicar anuncios los gestores o administradores del grupo.

Un anuncio se ubica por encima de todos los mensajes de las noticias en tiempo real del grupo.

Para publicar un anuncio debemos seleccionar la acción del publicador de Chatter llamada: Anuncio.

¿Qué sucede al publicar un Anuncio?

Cuando se comparte un anuncio en un Grupo de Chatter se generan 2 publicaciones con el mismo contenido y son las siguientes:

En noticias en tiempo real

Una publicación clásica ubicada en Noticias en tiempo real del grupo:

  • Es una publicación más del muro, ordenada cronológicamente.
  • En la imagen aparece señalada con el número (1)
  • ‍Esta publicación puede ser compartida, puede recibir comentarios, e interacciones, como indicar me gusta de los integrantes del grupo y personas con acceso al grupo.

En la cabecera del Grupo

Otra publicación con el mismo mensaje que es el Anuncio propiamente dicho:

  • Se ubicará por encima de todas las publicaciones en el encabezado del grupo.
  • Quedará anclada en ese sector superior con un icono de un altavoz.
  • ‍En la imagen aparece señalada con el número (2)
  • Antes de compartir el anuncio se debe establecer una fecha de caducidad del anuncio.
  • Esta publicación destacada permanecerá en ese lugar hasta el día especificado en el campo Fecha de caducidad o hasta que aparezca otro anuncio en el grupo.
Publicacion Anuncio Grupo Chatter ERP nube EGA Futura
La publicación de un anuncio se establece en dos ubicaciones. En el encabezado del grupo y en noticias en tiempo real
La publicación de un nuevo anuncio estando uno vigente, reemplazará al anterior en la ubicación destacada.

Cuando se publique un anuncio nuevo en el grupo estando un anuncio vigente, hará que el más antiguo desaparezca del sitio destacado.

Un anuncio nunca desaparece de las noticias en tiempo real del grupo.

Aún habiendo desaparecido de la cabecera del grupo permanecerá ubicado cronológicamente ordenado en su lugar en las noticias en tiempo real del grupo con todo su contenido tal cual como fue publicado originalmente y los archivos adjuntos si los tuviera.

Es importante saber que puede haber publicado solamente un anuncio destacado por grupo de Chatter.

¿Cómo se compone un anuncio?

Cuando se redacta un anuncio, predeterminadamente el texto no admite otro formato que texto plano, ya que el destaque de importancia se lo brinda el anclaje en la ubicación de preferencia.

Tiene un límite de 5.000 caracteres, por cuestiones de espacio, solamente se muestran 137 caracteres del anuncio en la página del grupo.

Haciendo clic en Más se podrá leer la totalidad de la publicación.

Solamente puede publicar anuncios el administrador del Grupo de Chatter.
El icono del altavoz indica que se ha publicado un mensaje importante

Elementos señalados en la siguiente imagen:

  • La persona quien está haciendo la publicación es el gestor del grupo,
  • Inicialmente el texto aparece como texto plano y
  • Se debe establecer una fecha de caducidad para que el mensaje permanezca en la ubicación destacada.
Componentes Anuncio grupo Chatter EGA Futura nube
Redacción de un anuncio en un grupo de Chatter

Todo el texto se va a publicar con el tipo de alineación de texto: Centrado.

Se deberá completar el campo: fecha de caducidad luego de la cual el anuncio dejará de estar en ubicación destacada.

Un anuncio va a aparecer en la cabecera del grupo hasta las 11:59 p.m. en la fecha de caducidad establecida, a menos que aparezca un nuevo anuncio que lo sustituya y ocupe su lugar destacado

¿Se puede cambiar la fecha caducidad de un anuncio?

Una vez que el anuncio se ha publicado ya no se podrá modificar la fecha de caducidad o vencimiento del anuncio.

¿Se puede dar formato al texto de un anuncio?

Los anuncios, una vez publicados, se pueden modificar editando su contenido o dándole formato al texto.

El anuncio se publica como texto plano, luego accediendo a la modificación de la publicación se puede enriquecer el formato.

📚📖El procedimiento para modificar un anuncio te lo explicamos en este tutorial.

En el caso de adjuntar archivos estos no se mostrarán en el anuncio destacado en la cabecera del grupo sino que se verán adjuntos a la publicación del anuncio que figura en las noticias en tiempo real del grupo.

Notificaciones

Cuando se publica un anuncio, los integrantes del grupo recibirán notificación por email.

Será una notificación igual a las que reciben por otras publicaciones

📚📖Se recibirán notificaciones según tenga establecidas las preferencias en la configuración de notificaciones.

¿Por qué no aparece la acción Anuncio en el publicador del grupo?

Si no se visualiza la Acción del publicador de Chatter Anuncio es por dos motivos posibles:

  • Porque solamente el propietario, gestor o administrador del grupo o usuario con el permiso “Modificar todos los datos” pueden publicar o eliminar anuncios y solamente él visualizará esa acción disponible.
  • Porque la acción Anuncios no está habilitada para ese grupo o para la compañía, por lo que se deberá solicitar al administrador de la plataforma que lo habilite.
No aparece Anuncio en publicador Grupo Chatter EGA Futura ERP nube
No aparece la acción Anuncio en el publicador del Grupo de Chatter
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