Entiende c贸mo se distribuye la informaci贸n en una Tarea de proyecto

馃帗 Unidad
3
Objetivos de aprendizaje
Despu茅s de completar esta unidad, podr谩s:
  • Conocer la organizaci贸n de la informaci贸n en el registro de una Tarea de proyecto.
  • Saber qu茅 informaci贸n se almacena en los campos de las secciones informaci贸n y de detalles de una Tarea de proyecto.

En la ventana Crear Tarea de proyecto agrupamos la informaci贸n en sectores

Para tener ordenados los campos que integran la informaci贸n b谩sica de una Tarea de proyecto la pantalla est谩 organizada en secciones.

Contamos con 4 sectores principales para agrupar datos. Los sectores b谩sicos son: Informaci贸n, Detalles, Personas y Relaciones.

Estos sectores pueden llevar otros nombres si fuera necesario y la cantidad de secciones es una preferencia que podr谩 definir cada compa帽铆a seg煤n su conveniencia para componer la tarea de informaci贸n 煤til y relevante.

Los campos del sector informaci贸n

Se refieren a la informaci贸n principal de la Tarea de proyecto y en la versi贸n b谩sica de EGA Futura Project son los dos m谩s importantes:

Nombre de la Tarea: Para escribir el nombre de la tarea debemos ser muy claros, concisos y explicativos a la vez. Definir en una oraci贸n corta de lo que se trata esta tarea.聽

Ya que el Nombre de la tarea es el dato que aparecer谩 en listas e informes, es fundamental que se pueda saber de lo que se trata la tarea de un solo vistazo sin tener que ingresar al registro.

Estado:聽 Es un campo de selecci贸n o tipo picklist, donde cada una de las opciones indica el estado de progreso actual de la Tarea de proyecto y ese estado ir谩 siendo cambiado a medida que avance la tarea hasta ser finalizada.

Se puede elegir una sola opci贸n de las que se encuentran en la lista.

En la configuraci贸n inicial de la instancia podr谩n modificarse quitarse o agregarse nuevos estados de progreso de una tarea de proyecto seg煤n lo necesite cada organizaci贸n.

Los estados de progreso t铆picos de una tarea de proyecto son: Ninguno (es una buena opci贸n para proyectos permanentes), Planificado, En progreso, En espera, Completado, Cancelado.聽

Veamos los campos del sector Informaci贸n en la siguiente imagen:

El sector informaci贸n de la Tarea de proyecto incluye los campos Nombre de la Tarea de proyecto y estado de progreso
El sector informaci贸n de la Tarea de proyecto incluye los campos Nombre de la Tarea de proyecto y estado de progreso

Los campos del sector Detalles

Contienen la informaci贸n necesaria para poder llevar la tarea a cabo.

Sin que olvidemos que pueden agregarse los campos que cada compa帽铆a necesite los campos b谩sicos y fundamentales de la secci贸n detalles son:

  • Deadline o fecha l铆mite: Para que un proyecto se mantenga activo y finalice de forma exitosa las tareas deben tener una fecha l铆mite para su realizaci贸n. El deadline que debemos completar en este campo es la fecha para la cual la tarea ya debe estar cumplida.
  • Prioridad: Es un campo tipo picklist o de selecci贸n de una sola opci贸n, donde cada una de las opciones indica el grado de importancia de la tarea en relaci贸n con las dem谩s. La prioridad se determina al momento de la creaci贸n de la tarea y es 煤til para poder clasificar seg煤n relevancia y elegir mejor a la hora de balancear la carga del trabajo diario.

Tanto el campo Deadline como el campo Prioridad de la tarea son de gran ayuda a la hora de organizar nuestra jornada laboral.聽

Con los valores de los campos Deadline y Prioridad podremos priorizar las actividades, crear listas e informes, gr谩ficos, alarmas y reglas de validaci贸n o auditor铆a de tareas seg煤n importancia y seg煤n fecha de vencimiento, evitando olvidos o confundir la importancia de tareas.

Continuemos con los dos 煤ltimos campos de la secci贸n detalles:

Objetivos: para cumplir una tarea acertadamente posiblemente debamos indicar el objetivo concreto que se persigue con la realizaci贸n de esta tarea y tal vez alguna lista de pasos o de requisitos indispensables.聽

En el campo Objetivos este campo es necesario explicar de lo que se trata esta tarea para que el d铆a que vayamos a trabajar en ella tengamos bien claro lo que debemos conseguir y con mucha m谩s raz贸n deberemos ser muy espec铆ficos y simples para explicar esta tarea si la estamos creando para que la realice otro colaborador de la compa帽铆a.

Forma de redactar los objetivos de la Tarea de proyecto: Simple y puntual, claro y breve, pero no por chiquito que las instrucciones lleguen a ser confusas o insuficientes.

No olvidemos que desde el momento en que creamos la tarea hasta el momento de su realizaci贸n puede pasar bastante tiempo y muchas veces cuesta recordar lo que uno mismo quiso expresar en ciertas frases inspiradas que al final de cuentas terminan siendo cr铆pticas justo el d铆a que m谩s apurados estamos.聽

Comentarios: En este campo podemos escribir todas las aclaraciones que sean necesarias, que tal vez no son parte de las instrucciones pero vale la pena o es importante tener en cuenta para la realizaci贸n de la tarea.

Veamos los campos del sector Detalles en la siguiente imagen:

El sector detalles incluye los campos con las instrucciones para poder desarrollar la Tarea de proyecto
El sector detalles incluye los campos con las instrucciones para poder desarrollar la Tarea de proyecto

Continuaremos en la siguiente unidad con las otras dos secciones que forman parte de una Tarea de proyecto.

Acelera el alcance de objetivos asignando tareas y actividades a tu equipo de trabajo
Trabajando con Tareas de proyecto
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