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Las listas que vemos disponibles en el menú no son todas las que podemos usar para trabajar de la forma más cómoda. Hay más y más posibilidades!
Si nos hiciera falta alguna lista particular para poder organizar nuestro trabajo de la mejor forma también podemos crear nuestras propias listas.
Para crear una nueva lista debemos presionar el botón Controles de vista de lista que encontramos en el sector superior derecho de la pantalla con el dibujo de un engranaje.
Del menú que se despliega podemos elegir dos de sus opciones:
Al crear una nueva lista debemos asignarle un nombre, agregarle filtros y seleccionar los campos para mostrar. A medida que le vayamos agregando parámetros y estableciendo una configuración a la nueva lista los efectos de lo que vamos aplicando se irán viendo en la vista actual de la lista, por lo que podremos comprobar los resultados de nuestras elecciones en tiempo real.
Los filtros aportan la magia que necesitamos a las listas para que en cada una de ellas aparezcan los registros que cumplen los criterios convenientes.
Aplicar un filtro es brindarle el toque de automatización a la selección de los registros integrantes de la lista.
También podemos aplicar, modificar o quitar un filtro a una lista existente.
Para establecer filtros debemos presionar el botón Mostrar Filtros que tiene la imagen de un embudo y está ubicado en el sector superior derecho de la lista.
El panel de filtros se abrirá a la derecha de la lista actual sobre la que estamos haciendo las modificaciones.
El primer filtro a establecer es:
El filtro por propietario cuenta con diversas opciones dependiendo del objeto al que pertenezca la lista que estamos configurando, pero básicamente nos invita a elegir entre:
Si fueran tareas, por ejemplo el primer filtro me va a ofrecer seleccionar los registros que integrarán la lista entre las siguientes opciones de filtro por propietario:
Para seguir aplicando filtros debemos presionar el vínculo Agregar filtro.
Los componentes del nuevo filtro son campos que nos permiten seleccionar opciones desde un menú o un campo libre para ingresar un valor si fuera necesario u otro tipo de campo condicionado por los campos anteriores y son los siguientes:
Luego de establecer los parámetros del filtro debemos presionar el botón Listo.
Campo de texto.
La lógica del filtro rige cómo y cuándo se aplican los filtros a la lista.
Utilicemos los operadores AND y OR para refinar nuestros resultados. El filtro debe utilizar paréntesis para encerrar expresiones AND y OR sucesivas.
Por ejemplo si tenemos tres filtros y queremos que se apliquen a la lista los tres filtros a la vez, la lógica será:
1 AND 2 AND 3
Mediante el vínculo Eliminar todos que encontramos en el panel de filtros hacemos desaparecer todos los filtros que hayamos aplicado.
El único filtro que no se desactiva es el filtro por propietario que es el básico.
Ubicado en el sector superior derecho del panel de filtros.
El botón se habilita cuando hemos agregado un nuevo filtro.
Podemos seguir agregando filtros que sean necesarios.
Una vez que finalizamos la configuración de filtros presionemos el botón Guardar y quedarán grabados los filtros y serán siempre aplicados a esta lista.
Vemos que el botón tiene una flecha para desplegar menú y nos habilita la opción Guardar como que nos ofrece copiar la lista con este conjunto de filtros como una lista nueva, dejando intacta la lista sobre la que estuvimos trabajando como base.
Si elegimos esta opción que encontramos al desplegar el menú del botón Guardar, se abrirá la ventana que nos ofrece Guardar una nueva vista de lista, es decir una nueva lista, que será una copia de la lista de base donde estuvimos trabajando con el esquema de filtrado que hemos establecido recién.
A esa lista nueva deberemos asignar:
Y luego debemos seleccionar Quién podrá ver esta Lista? con las siguientes opciones:
Luego de elegir los datos de la nueva lista debemos presionar el botón Guardar. y la nueva lista habrá quedado disponible.
Si queremos descartar la totalidad de condiciones que fuimos estableciendo para el filtrado de la lista actual debemos presionar el botón Cancelar ubicado en el sector superior derecho del panel de filtros.
Con el botón de la X cerramos el panel de filtros de lista.
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Crear una lista nueva y filtrarla genera dudas sobre qué se guarda, qué se descarta y qué pasa con la lista original. Estas respuestas las resuelven con lo que vimos en esta unidad.
Nuevo empieza una lista desde cero y Duplicar aprovecha una lista existente. Ambas opciones están en el menú del botón Controles de vista de lista, el que tiene el dibujo de un engranaje.
Sí. A medida que agregamos parámetros y configuración, los efectos se van viendo en la vista actual de la lista, así que comprobamos los resultados en tiempo real.
Eliminar todos hace desaparecer todos los filtros que aplicamos, pero el filtro por propietario no se desactiva porque es el filtro básico.
Guardar graba los filtros en la lista actual y quedan aplicados siempre a esa lista. Guardar como, que aparece al desplegar el menú del botón Guardar, crea una lista nueva que copia la lista base con el esquema de filtrado y deja intacta la lista sobre la que trabajamos.
En el campo Lógica de filtro escribimos 1 AND 2 AND 3. Si combinamos expresiones AND y OR sucesivas debemos encerrarlas entre paréntesis.
Cancelar descarta la totalidad de las condiciones de filtrado que fuimos estableciendo para la lista actual. El botón X solamente cierra el panel de filtros.
Vemos el funcionamiento básico de las vistas de lista, que es como se trabaja a diario con la información de la base de datos.
Vemos cómo una vista de lista organiza registros, columnas y filtros, y armamos un espacio de trabajo adaptado a una tarea concreta.
Creamos una vista de lista con su nombre, privacidad, filtros y columnas, sin confundirla con la creación de un registro nuevo.
Duplicamos una vista de lista antes de cambiar filtros o columnas, para no afectar el trabajo de las otras personas que usan la vista original.
Vemos cómo una vista de lista combina registros, columnas, filtros, búsqueda, orden y acciones para organizar el trabajo dentro de cada objeto.
Buscamos dentro de una vista de lista, entendemos qué campos se consultan y combinamos búsqueda con filtros para encontrar registros con más precisión.
Personaliza el sistema adaptándolo a tu forma de trabajar, cambiando el orden de las columnas en una Vista de lista.
Identificamos la columna de orden, alternamos entre ascendente y descendente, y distinguimos el ordenamiento de los filtros en una vista de lista.
Comparamos el uso de filtros en informes y en vistas de lista, definimos condiciones, validamos resultados y protegemos los recursos compartidos.
Duplicamos una vista de lista para conservar una base útil, y ajustamos filtros, columnas y visibilidad sin tocar la vista compartida original.
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