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Encontramos la forma más cómoda de distribuir los datos en la interfaz para conseguir administrar los registros y sus campos en una sola pantalla.
Las listas son la mejor forma de clasificar, priorizar y analizar los registros que nos interesan
y a la vez nos permiten la creación de registros, la modificación de datos y variadas opciones para el control de toda la información desde la misma lista.
Accedemos a las listas desde las páginas de inicio de cada objeto de la plataforma.
Identificamos la lista por el el icono típico de cada objeto de la plataforma que visualizamos en la esquina superior izquierda por delante del nombre de la lista.
Las listas pueden ser visualizadas con diferente formato de distribución de datos en la interfaz para que nos resulte más cómodo según el tipo de tarea que necesitemos ejecutar.
En cada lista contamos con un conjunto de controles en el sector superior derecho que están señalados en la siguiente imagen:
Despliega todas las listas disponibles para ese objeto de la plataforma.
Para ver las opciones del menú debemos presionar el botón con forma de triángulo que apunta hacia abajo.
Es un botón que sirve para que podamos establecer como predeterminada la lista que elijamos y para eso debemos anclarla a la página de inicio del objeto de la plataforma al que hemos accedido.
Anclando una lista conseguimos que cada vez que abramos la página de inicio del objeto en el que queremos trabajar aparezca siempre la lista preferida.
Es el botón que despliega el menú de variadas acciones que podemos ejecutar sobre la lista que estamos visualizando.
El botón tiene forma de engranaje.
Ofrece diversas acciones que estarán habilitadas según las preferencias y necesidades de cada compañía entre las que podemos encontrar : Crear nueva lista, Duplicar la lista actual, Cambiar nombre de la lista, Configuración de colaboración o uso compartido, Modificar filtros de lista, Seleccionar los campos que se visualizarán, Eliminar lista, Restablecer anchura de columnas.
Es el botón que nos permite alternar entre una forma de visualizar las listas y otra.
Hay tres forma de presentación de las listas en la interfaz: Tabla, Kanban o Vista dividida o de detalles.
Tabla es el formato tipo grilla parecido a como luce una hoja de cálculo.
Kanban es un tablero de visualización de progreso o flujo de trabajo.
Vista dividida o de detalles permite ver todas las tareas en el panel del lado izquierdo de la página y a la derecha se ven los detalles de la tarea seleccionada en el panel izquierdo.
En las listas de algunos objetos no están disponibles las tres opciones sino solamente los formatos más útiles según el objeto.
Es un botón con el dibujo de una flecha circular.
Sirve para actualizar la información que muestra la tabla de forma mucho más rápida que la que se consigue recargando toda la página completa por ejemplo con la tecla F5.
Es un botón en forma de lápiz que encontramos en los controles de lista en el sector superior derecho de la lista que al presionarlo pasamos al primer campo modificable de la lista en modo edición. Luego con la tecla tabulador vamos al siguiente campos y así podemos recorrer desde el teclado uno por uno los campos de la lista.
También encontramos el botón modificar en cada uno de los campos de la lista que permiten la funcionalidad.
Sirve para habilitar la edición del campo seleccionado.
Esta funcionalidad permite realizar cambios en varios campos de los distintos registros de la lista mediante lo que se denomina la edición in-line o modificación en línea.
La edición inline consiste en presionar directamente el botón de cada campo en una lista, modificar la información, presionar la tecla Escape del teclado y continuar de esta manera con otros campos si fuera necesario y al final de toda la edición presionar el botón Guardar que encontramos en el sector inferior de la lista para que queden grabadas las modificaciones.
Los campos que vayamos modificando se van resaltando en color amarillo para recordarnos guardar los cambios.
Los campos que no permiten la edición inline en lugar de un botón en forma de lápiz presentan un candado.
Presionando este botón transformamos los datos de la lista en gráficos que son imágenes fáciles de comprender pudiendo elegir entre otras opciones anillos o barras horizontales o verticales.
La información que brindan los gráficos puede incluir porcentajes, totales, promedio, recuento, suma, proporciones en datos comparados y otra información útil. También es posible en este momento crear gráficos nuevos con las opciones más convenientes para facilitar nuestro trabajo.
Presionando el botón filtro podremos restringir o ampliar los registros que aparecen en cada lista.
Podremos aplicar diversas opciones de filtro para ajustar la lista con los parámetros que nos faciliten el trabajo sobre los registros específicos que buscamos.
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Ya vimos qué es una Vista de lista y qué hace cada botón de su barra superior. Estas dudas resuelven situaciones concretas que aparecen al trabajar con las listas de tu empresa.
Cuando el botón Anclar lista está activado se ve de color azul y con forma de tachuela en posición vertical. Si está desactivado es gris y la tachuela aparece inclinada.
Tabla es el formato tipo grilla, parecido a una hoja de cálculo. La Vista dividida muestra el listado en el panel izquierdo y a la derecha los detalles del elemento seleccionado.
No siempre. En las listas de algunos objetos solo están disponibles los formatos más útiles según el objeto.
Ese campo no permite la edición inline. Solo los campos que muestran el botón con forma de lápiz se pueden modificar directamente desde la lista.
Los campos que vamos modificando se resaltan en amarillo para recordarnos que debemos presionar el botón Guardar del sector inferior de la lista. Hasta que lo presionemos las modificaciones no quedan grabadas.
Actualiza la información que muestra la tabla de forma mucho más rápida que recargar toda la página, por ejemplo con la tecla F5.
Vemos cómo una vista de lista organiza registros, columnas y filtros, y armamos un espacio de trabajo adaptado a una tarea concreta.
Vemos el funcionamiento básico de las vistas de lista, que es como se trabaja a diario con la información de la base de datos.
Creamos una vista de lista con su nombre, privacidad, filtros y columnas, sin confundirla con la creación de un registro nuevo.
Vemos cómo una vista de lista combina registros, columnas, filtros, búsqueda, orden y acciones para organizar el trabajo dentro de cada objeto.
Buscamos dentro de una vista de lista, entendemos qué campos se consultan y combinamos búsqueda con filtros para encontrar registros con más precisión.
Personaliza el sistema adaptándolo a tu forma de trabajar, cambiando el orden de las columnas en una Vista de lista.
Identificamos la columna de orden, alternamos entre ascendente y descendente, y distinguimos el ordenamiento de los filtros en una vista de lista.
Comparamos el uso de filtros en informes y en vistas de lista, definimos condiciones, validamos resultados y protegemos los recursos compartidos.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
